Da Email a SAP Ariba: Come LeverX ha guidato con successo la trasformazione del procurement

Un rivenditore europeo ha sbloccato il ROI di SAP Ariba con LeverX. L'onboarding dei fornitori è triplicato, il tempo del ciclo di sourcing è diminuito del 40% e l'80% delle trattative è passato alla piattaforma grazie a un'efficace gestione del cambiamento.

Il cliente

Il nostro cliente è un importante rivenditore europeo che lavora con una vasta rete di fornitori e ha un modello di approvvigionamento decentralizzato.

La sfida

Il cliente aveva investito in SAP Ariba per digitalizzare il sourcing, migliorare la collaborazione con i fornitori e ridurre il lavoro manuale negli acquisti.

Tuttavia, sei mesi dopo l'avvio, la leadership ha riscontrato gravi problemi:

• Gli acquirenti continuavano a negoziare tramite telefonate ed e-mail, aggirando la piattaforma.
• L'inserimento dei fornitori è in fase di stallo, con meno del 30% dei fornitori attivi in Ariba.
• Il sistema era visto come un "lavoro amministrativo extra", non come uno strumento di produttività.

Di conseguenza, l'efficienza degli acquisti ristagnava, mettendo a rischio l'intero ROI della trasformazione digitale.

La soluzione

Il team di LeverX ha applicato il Procurement Change Management Framework, concentrandosi sull'allineamento di persone, processi e tecnologia. Gli esperti hanno completato una serie di attività:

1. Preparazione al cambiamento e mappatura degli stakeholder

• Interviste a buyer, fornitori e category manager per identificare i punti di resistenza.

   

• Hanno riscontrato che molti acquirenti temevano di perdere la leva negoziale e le relazioni con i fornitori se avessero utilizzato Ariba.

   

• Sviluppo di una mappa dell'influenza degli stakeholder per affrontare queste preoccupazioni con strategie ad hoc

2. Allineamento dei processi e dimostrazione del valore

• Abbiamo progettato simulazioni di processi basati sui ruoli, mostrando agli acquirenti come Ariba abbia ridotto i tempi di ciclo del 40% e tagliato il lavoro amministrativo.

• Dimostrazione dei vantaggi per i fornitori: onboarding più rapido, conformità semplificata e visibilità delle offerte.

• Collegare l'utilizzo del sistema direttamente ai KPI del procurement: spesa gestita, risparmi ottenuti e conformità dei fornitori.

3. Sponsorizzazione e governance a livello esecutivo

• Abbiamo collaborato con il Chief Procurement Officer (CPO) per integrare l'utilizzo di SAP Ariba nella politica ufficiale di approvvigionamento.

• Introdotto il requisito obbligatorio di emettere tutte le RFQ attraverso la piattaforma SAP Ariba, rendendola il motore principale per l'inserimento dei fornitori.

• Creazione di dashboard di governance per consentire alla leadership di monitorare in tempo reale i tassi di adozione e i risultati del sourcing.

4. Incentivi all'adozione e gamification

• È stata creata una classifica di Procurement Excellence che ha classificato gli acquirenti in base a metriche chiave come gli eventi di sourcing basati sulla piattaforma e i risparmi ottenuti con Ariba.

• Riconoscimento dei "top adopter" durante le riunioni mensili della leadership, collegando l'adozione alla visibilità della carriera.

• Ha organizzato un coaching mirato per i team a bassa adozione per portarli al passo con i tempi.

Tecnologia

La soluzione si basa su SAP Ariba per rendere più produttiva la collaborazione tra acquirenti e fornitori.

Piattaforma di approvvigionamento e collaborazione: SAP Ariba
Questa piattaforma SAP supporta l'intero ciclo delle operazioni, dall'approvvigionamento al pagamento. Gli acquirenti e i fornitori possono comunicare all'interno di un unico canale.

Gestione della spesa conforme: SAP Ariba Buying and Invoicing

Questo componente supporta i flussi di lavoro degli acquisti. Viene utilizzato anche per convalidare le fatture rispetto ai dettagli degli ordini e delle ricevute.

Strumento di sourcing: SAP Ariba Sourcing

Il modulo aiuta a gestire le richieste di preventivo e gli eventi di sourcing. Semplifica il processo di confronto delle offerte dei fornitori e standardizza i flussi di lavoro di sourcing.

Ecosistema di partnership digitali: SAP Business Network

Questo ambiente SAP basato sul cloud è progettato per mettere in contatto fornitori e acquirenti. In particolare, possono scambiarsi ordini, conferme, avvisi di spedizione e fatture in tempo reale, supportando un flusso di transazioni automatizzato.

Monitoraggio e analisi: SAP Analytics Cloud (SAC)

La soluzione trasforma i dati di approvvigionamento in cruscotti e report strutturati, offrendo l'opportunità di monitorare i KPI, le prestazioni di sourcing e l'adozione.

I risultati

Nel giro di nove mesi, l'organizzazione di procurement ha ottenuto una trasformazione misurabile:

• L'onboarding dei fornitori è triplicato rispetto al periodo iniziale post-go-live, con un significativo ampliamento della base di fornitori digitali attivi.
• Il tempo del ciclo di sourcing si è ridotto del 40%, riducendo la media degli eventi di sourcing da settimane a giorni.
• L'80% delle attività di sourcing e delle trattative è stato condotto attraverso Ariba, garantendo la conformità e la predisposizione alle verifiche.
• Il team di approvvigionamento si è trasformato da amministratori transazionali a consulenti strategici, concentrandosi sulla realizzazione di risparmi e sulla promozione dell'innovazione dei fornitori.