Миграция на SAP S/4HANA для Eurasia Group Kazakhstan

LeverX помогла заказчику модернизировать текущий и трансформировать бизнес-процессы благодаря миграции на ERP нового поколения SAP S/4HANA.

Клиент

Eurasia Group Kazakhstan была основана в 2002 году. На протяжении более двух десятилетий компания действует на рынке как национальный дилер John Deere в Казахстане и Кыргызстане. Главной задачей компании на протяжении всего этого периода было предоставление клиентам передовых решений для сельского хозяйства, а также послепродажное обслуживание.

Основными направлениями деятельности Eurasia Group Kazakhstan являются:

•  Продажа сельскохозяйственной техники и оборудования;
• Поставка оригинальных запчастей;
• Служба поддержки;
• Решения для агроменеджмента;
• Обучение операторов сельскохозяйственной техники, фермеров и студентов;
• Цифровизация сельского хозяйства.

Занимая сильные позиции в отрасли, компания помогла многим местным фермерам перейти к современным способам ведения сельского хозяйства. Более 3,6 млн гектаров засеяно с использованием посевной техники John Deere, а с помощью техники для уборки урожая от John Deere ежегодно обрабатывается 6,5 млн гектаров земли.

Дополняя линейку John Deere, компания обеспечивает аграрный рынок оборудованием для животноводства, орошения, овощеводства от ведущих мировых производителей, таких как JCB, Väderstad, GRIMME, Gaugele, Lindsay и других.

Более того, стратегия Eurasia Group также распространяется на цифровизацию более 4 млн гектаров территории с помощью инновационных решений John Deere, что подчеркивает их стремление продвигать передовые методы ведения сельского хозяйства.

Eurasia Group имеет региональные склады запасных частей и предоставляет фермерам региональную профессиональную поддержку на этапе послепродажного обслуживания.

В 2022 году компания получила награду Американской торговой палаты за выдающиеся достижения в области инноваций, а в 2023 году во второй раз была номинирована на самую инновационную программу обучения.

Миссия компании звучит так: “Мы кормим мир, помогая фермерам внедрять и применять инновационные решения для развития сельского хозяйства и производства продукции наивысшего качества.”

Предпосылки к запуску проекта

В свете постоянно меняющегося бизнес-ландшафта необходимость оставаться конкурентоспособными и эффективными привела заказчика к важному решению, принятому благодаря всесторонней оценке текущей системы и будущих целей, — переходу на новую ERP-систему. Это стало необходимым из-за того, что текущая система SAP ECC, которая уже была внедрена в инфраструктуру клиента, начала устаревать и препятствовать росту бизнеса.

Из-за редких обновлений системы и отсутствия существенных апгрейдов с 2014 года система начала стагнировать. Эта стагнация еще больше усугублялась низким уровнем использования стандартных процедур SAP, что препятствовало полноценному раскрытию потенциала системы ERP.

Кроме того, сложность бизнес-требований диктовала необходимость разработки индивидуальных решений. После предварительного анализа Eurasia Group обратилась к LeverX с предложением о совместном сотрудничестве в рамках проекта миграции на SAP S/4HANA.

Быстрые темпы развития инновационного бизнеса еще больше подчеркнули необходимость перемен. При этом залогом успеха должна была стать плавная интеграция с новыми системами и использование современных инструментов. Такой подход был продиктован пониманием того, что современные бизнес-операции требуют систем, которые динамически адаптируются, взаимодействуют и координируют процессы на различных платформах.

Забегая вперед, можно сказать, что переход на SAP S/4HANA стал операционным сдвигом и стратегическим императивом. Все началось с признания того, что существующая система больше не соответствует гибкости, масштабируемости и инновациям, необходимым для процветания на современном динамичном рынке. Этот проект положил начало ускорению бизнес-процессов, внедрению инноваций и расширению возможностей организации в сфере данных.

Компания определила ряд улучшений, которые необходимо было внести, в том числе:

• Перенос текущих бизнес-процессов на платформу SAP S/4HANA;
• Пересмотр текущей функциональности и восстановление возможности обновления системы и глобальной поддержки SAP-системы после 2027 года;
• Стабилизация критически важных процессов и событий;
• Обеспечение доступности новых стандартных функций и инструментов SAP S/4HANA.

Подход LeverX к методологии миграции на S/4HANA для этого проекта был разработан с целью повышения стабильности процессов и предоставления заказчику доступа к передовым функциям и инструментам SAP. Такой подход способствует инновациям, эффективности и конкурентоспособности в рамках бизнес-операций.

Поиск новых бизнес-возможностей

Специалисты LeverX и Eurasia Group выстроили эффективное взаимодействие с самого начала проекта. 13 экспертов со стороны LeverX и 25 квалифицированных специалистова от Eurasia Group начали совместную работу в апреле 2022 года.

Спустя 8,5 месяцев активной работы, в декабре 2022 года, мы плавно перенесли бизнес-процессы компании на платформу SAP S/4HANA, обеспечили возможность обновления системы после 2027 года и внедрили новые функциональные возможности. 

Видение миграции с SAP ERP на SAP S/4HANA

LeverX предложила использовать методологию SAP Activate в качестве основы для внедрения SAP S/4HANA и других решений SAP.

• Использование лучших практик и модели компании

Использование предварительно разработанного и настроенного контента и демо.

• Проверка решения

Проверка на соответствие результатам анализа передовой практики и требованиям.

• Модульность и гибкость

Настройка проекта, поэтапное внедрение решения.

• Инструменты обеспечения качества решения

Раннее выявление рисков благодаря повышенному контролю качества во время реализации.

Путь к успеху

Успех проекта миграции можно объяснить применением поэтапного и заранее определенного подхода. Этот метод гарантировал, что каждый аспект проекта был тщательно спланирован, тем самым сведя к минимуму вероятность оплошностей или недопонимания.

В ходе стартовых встреч компания LeverX и Eurasia Group:

• Определили и задокументировали объем проекта;
• Разработали проект и план конверсии системы;
• Определили организационную структуру проекта;
• Сформировали команду проекта;
• Определили список ключевых заинтересованных сторон и методы коммуникации.

Прежде всего были консолидированы и гармонизированы существующие в рамках SAP ECC системы. Следующим за этапом очистки была миграция на новую платформу SAP. Благодаря первоначальной подготовке и планированию, а также предварительному определению целей и процедур проекта мы уложились в установленные сроки. 

Весь процесс можно разделить на следующие пять этапов:

Подготовка (Длительность — 1 месяц)

• Определение объема проекта и подготовка документации.
• План проекта и конверсия системы.
• Организационная структура проекта.
• Формирование команды.
• Подготовка списка ключевых заинтересованных сторон и определение методов коммуникации.

Анализ системы (Длительность — 2 месяца)

• Разработка моделей “Как есть” и “Как будет”.
• Подготовка пользовательского списка кодов.
• Определение подхода к миграции бизнес-данных.
• Разработка стратегии тестирования и обучения ключевых пользователей.
• Тестовая миграция и список ошибок.

Внедрение (Длительность — 4 месяца)

• Миграция бизнес-данных.
• Интеграционное тестирование.
• Производственная система и система качества.
• Разработка и тестирование интерфейсов и отчетов.
• Обучение ключевых пользователей.

Подготовка к запуску (Длительность — 1 месяц)

• Руководства для пользователей и обучающие материалы.
• План продуктивной миграции ландшафта.
• Организационные изменения.
• Миграция производственной системы.

Запуск (Длительность — 1 месяц)

• Переход на опытную эксплуатацию полностью завершен.
• Система используется в продуктивном режиме.
• Выявленные проблемы устранены. 

Проект включал миграцию основных модулей SAP, каждый из которых обладает уникальными функциями для оптимизации различных аспектов бизнес-операций:

SAP Finance and Controlling
Оптимизированное финансовое управление и отчетность, включая составление бюджета, бухгалтерский учет и анализ затрат.

SAP Procurement and Material Management
Эффективные процессы закупок, управление запасами и контроль материальных потоков для оптимизации операций цепочки поставок.

SAP Sales and Distribution
Бесшовное управление процессами продаж от создания заказа до доставки, обеспечивающее удовлетворенность клиентов и своевременное выполнение заказов.

SAP Customer Service
Оперативное управление обслуживанием клиентов, обеспечивающее быстрое решение проблем, обработку запросов на обслуживание и отслеживание обращений.

SAP Basis
Базовое системное администрирование, включающее настройку системы, управление пользователями и оптимизацию производительности.

SAP ABAP-разработка
Разработка индивидуальных приложений для удовлетворения уникальных бизнес-требований заказчика.

Нам удалось добиться успеха проекта во многом благодаря активному участию экспертов Eurasia Group в следующих процессах:

• Сбор требований

Сотрудники компании активно участвовали в исследованиях и сессиях по гармонизации требований. Их вклад и идеи сыграли ключевую роль в согласовании функциональных возможностей системы с бизнес-процессами.

• Координация и согласование документов 

С тщательным вниманием к деталям заказчик эффективно координировал и утверждал проектную документацию. Его участие помогло охватить все аспекты миграции на SAP S/4HANA. 

• Поддержка управления организационными изменениями

Заказчик принимал активное участие в управлении организационными изменениями и готовил своих сотрудников к работе с новой системой SAP S/4HANA. Это способствовало максимизации выгод от миграции.

• Тестирование

Только тщательное тестирование могло обеспечить успешный запуск решения и стабильную работу системы. Соответствие согласованному объему проекта облегчило перспективу ее расширения и будущих обновлений.

Именно участие Eurasia Group в каждом этапе проекта, их проактивный подход и стремление к сотрудничеству и обеспечило его конечный успех.

Результаты

Специалисты LeverX приняли участие в престижном мероприятии SAP NOW в Алматы в июне 2022 года и продемонстрировали совместный с Eurasia Group проект, который стал эталоном в области миграции на SAP S/4HANA.

“Наша компания в настоящее время переживает быстрый рост. Это требует внедрения современных и надежных инструментов, которые легко интегрируются с новыми системами и основаны на лучших мировых практиках. Кроме того, нам нужна система, способная быстро обрабатывать растущие оперативные данные. Этот императив побудил нас начать проект миграции на платформу SAP S/4HANA. Наша стратегия предполагает ее первоначальную реализацию и поэтапное развитие, включая интеграцию новых модулей и использование встроенных аналитических инструментов в рамках новой системы”,

— поясняет Алена Сорокоумова, руководитель департамента развития и автоматизации бизнес-процессов Eurasia Group Kazakhstan.

Участие экспертов LeverX в мероприятии позволило нам внести свой вклад в отраслевые диалоги и укрепить свои позиции в области разработки инновационных решений и трансформационных изменений в экосистеме SAP.

“С переходом на SAP S/4HANA Eurasia Group повысила эффективность бизнес-процессов за счет лучших практик SAP и накопленного мирового опыта. Компания снизила финансовые затраты на использование системы и перешла на современные и удобные интерфейсы Fiori, которые позволяют корпоративным пользователям по-новому организовать свою работу”,

— прокомментировал Евгений Теремов, управляющий директор SAP Kazakhstan.

Показатели, которых удалось достичь в результате успешной реализации проекта:

Снижение финансовых затрат на обслуживание системы

Компании удалось снизить затраты на обслуживание системы на 10%. Кроме того, теперь клиент может дополнительно унифицировать процессы бюджетирования и управления финансами в рамках одной инстанции. Ежемесячная арендная плата теперь позволяет четко и надежно планировать ИТ-расходы.

Улучшенная согласованность данных

Технология баз данных в памяти SAP S/4HANA ускоряет обработку данных, позволяя быстрее составлять отчеты, анализировать и принимать решения. Пересмотр устаревших бизнес-процессов и существующего пользовательского кода позволил Eurasia Group улучшить согласованность данных на 15%.

Восстановление данных

Раньше резервное копирование не проводилось регулярно из-за отсутствия такой процедуры и недостаточного пространства для хранения. В результате проекта создана система создания резервных копий. Как полное, так и инкрементальное резервное копирование теперь выполняется регулярно. Такой подход позволяет быстро восстановить актуальные данные в критических ситуациях.

Аналитика консолидированных данных в реальном времени

Миграция позволила заказчику получить стопроцентную прозрачность ландшафта бизнес-процессов на основе данных.

Трансформация системного ландшафта

SAP ECC 6.0, работавшая на собственных вычислительных мощностях клиента, была заменена на SAP S/4HANA 2021 со стеком пакетов поддержки 02 (05/2022), использующим возможности облачных вычислений.

Кроме того, была реализована авторизация с единым входом (SSO), заменившая предыдущий метод, при котором пользователи должны были входить в систему с помощью графического интерфейса со своими именами пользователей и паролями. Этот переход решил постоянные проблемы, такие как забывание пароля и блокировка учетных записей пользователей.

Интеграции с новыми системами

Одновременно была запущена система SAP Cloud for Customer (C4C).

Повышенная производительность системы

Переход с SAP ERP на SAP S/4HANA увеличил скорость работы благодаря технологии in-memory. Это открыло дополнительные возможности для развития машинного обучения и интеграции программных роботов для оптимизации и ускорения бизнес-процессов.

Современные интерфейсы Fiori

Наряду с новой системой заказчик планирует использовать интерфейсы SAP Fiori, чтобы упростить взаимодействие и сделать его более интуитивным. Современный, ориентированный на пользователя дизайн повысит производительность, упростит задачи и повысит общую эффективность работы.

Опираясь на результаты этого проекта, мы с нетерпением ожидаем дальнейшего сотрудничества с Eurasia Group.

Наша дорожная карта включает внедрение EWM и оптимизацию процессов управления программами лояльности (скидками, бонусами и т. д.). И наши нынешние достижения заложили надежную основу для будущего успеха.