Migracja SAP S/4HANA dla Eurasia Group Kazahstan

Modernizacja krajobrazu IT dla zrównoważonej przyszłości Transformacja procesów biznesowych na platformę SAP S/4HANA dla oficjalnego dystrybutora sprzętu rolniczego.

Ogólne informacje o Kliencie

Eurasia Group Kazakhstan powstała w 2002 roku. Od ponad dwóch dziesięcioleci Eurasia Group w ramach pomyślnej współpracy z John Deere jest uznanym krajowym dystrybutorem sprzętu tej marki na terenie Kazachstanu i Kirgistanu. Na przestrzeni tych wszystkich lat głównym celem firmy było dostarczanie klientom zaawansowanych rozwiązań rolniczych, a także zapewnienie wsparcia posprzedażowego.

Zakres działalności Eurasia Group Kazakhstan obejmuje przede wszystkim:

• sprzedaż maszyn i urządzeń rolniczych
• dostawy oryginalnych części zamiennych
• wsparcie serwisowe
• rozwiązania w zakresie zarządzania rolnictwem
• szkolenia operatorów maszyn rolniczych, rolników i studentów
• cyfryzacja sektora rolniczego

Dzięki silnej pozycji w branży, firma odegrała znaczącą rolę w zmianie myślenia kazachstańskich rolników o nowoczesnym rolnictwie. Przy użyciu najnowocześniejszego sprzętu do siewu, uprawy i zbioru marki John Deere obsiano ponad 3,6 miliona ha, a plony zebrano z powierzchni 6,5 miliona ha.

Obok produktów z oferty John Deere, firma dostarcza na rynek rolniczy sprzęt do hodowli zwierząt, nawadniania i uprawy warzyw od wiodących światowych producentów, takich jak JCB, Väderstad, GRIMME, Gaugele, Lindsay itp.

Ponadto, w ramach ukierunkowanej na przyszłość strategii Eurasia Group, ponad 4 miliony hektarów zostało poddanych cyfryzacji dzięki innowacyjnym rozwiązaniom John Deere. To dowód zaangażowania grupy w przenoszenie praktyk rolniczych do ery cyfrowej.

Eurasia Group prowadzi regionalne magazyny części zamiennych i zapewnia rolnikom profesjonalne wsparcie posprzedażowe. 

W 2022 r. Eurasia Group otrzymała nagrodę Amerykańskiej Izby Handlowej w kategorii Excellence in Innovation, a w 2023 r. została po raz drugi nominowana do nagrody za najbardziej innowacyjny program szkoleniowy.

Misja firmy brzmi następująco: Żywimy świat, pomagając rolnikom we wdrażaniu i stosowaniu innowacyjnych rozwiązań na rzecz rozwoju rolnictwa i produkcji towarów najwyższej jakości. 

Business Case Klienta

W obliczu ciągłych zmian w otoczeniu biznesowym, konieczność pozostania konkurencyjnym i wydajnym doprowadziła do podjęcia przełomowej decyzji - migracji do nowego systemu ERP. Dotychczasowy system SAP ECC, który kiedyś dobrze spełniał swoje zadanie, dziś ma pewne ograniczenia, które utrudniają rozwój biznesu. Warto zaznaczyć, że decyzja ta nie została podjęta pochopnie, lecz w oparciu o kompleksową ocenę bieżących wyzwań i przyszłych aspiracji.

Istniejący system SAP ECC, wdrożony jakiś czas temu, stopniowo przeradzał się w wąskie gardło w miarę rozwoju firmy. Oznaki były wyraźne - niski wskaźnik aktualizacji, bez znaczących uaktualnień od 2014 roku, tworzył obraz stagnacji. Stagnacja ta była dodatkowo potęgowana przez niskie wykorzystanie standardowych procedur SAP, co utrudniało organizacji pełne wykorzystanie potencjału systemu ERP.

Dodatkowo, skomplikowane wymagania biznesowe często wymagały niestandardowych rozwiązań. Bazując na wstępnej analizie, Eurasia Group Kazakhstan zwróciła się do LeverX z propozycją wspólnej pracy przy projekcie migracji.

Szybkie tempo rozwoju innowacyjnego biznesu jeszcze bardziej zwiększyło potrzebę zmian. Płynna integracja z nowymi systemami i wykorzystanie nowoczesnych narzędzi stały się podstawą sukcesu. Realizacja nowoczesnych operacji biznesowych nie będzie możliwa bez systemów, które dynamicznie dostosowują się, komunikują i koordynują procesy na różnych platformach.

Poprzez staranne planowanie i realizację, podjęliśmy się krytycznego zadania aktualizacji ich wersji systemu. Patrząc strategicznie w przyszłość wspólnie wytyczyliśmy kierunek dla zaplanowanego wdrożenia SAP EWM. Ta inicjatywa, dostosowana do ambicji klienta, ma szansę zrewolucjonizować jego sposób zarządzania magazynem.

Podsumowując, migracja do SAP S/4HANA była zmianą operacyjną i strategicznym priorytetem. Warunkiem wstępnym było przyznanie, że dotychczasowy system nie spełnia wymagań współczesnego rynku w zakresie zwinności, skalowalności i innowacyjności niezbędnych do rozwoju. Projekt ten zapoczątkował podróż prowadzącą do przyspieszenia procesów biznesowych, wprowadzenia innowacji i umożliwienia organizacji sprawnego nawigowania w środowisku opartym na danych.

Zidentyfikowaliśmy szereg usprawnień, które powinny zostać wprowadzone, w tym m.in.:

• Przeniesienie istniejących procesów biznesowych na platformę SAP S/4HANA
• Przegląd bieżącej funkcjonalności, przywrócenie możliwości aktualizacji systemu i zapewnienie globalnego wsparcia SAP dla systemu po 2027 roku
• Stabilizacja krytycznych procesów i zmian
• Zapewnienie dostępności nowych standardowych funkcji i narzędzi SAP S/4HANA

Aby poprawić stabilność procesów i dostęp do najnowocześniejszych standardowych funkcji i narzędzi, zespół LeverX opracował odpowiednią dla tego projektu metodologię migracji do S/4HANA. Takie podejście sprzyja innowacyjności, wydajności i konkurencyjności w ramach operacji biznesowych.

Odkrywanie nowych możliwości biznesowych

LeverX i Eurasia Group połączyły wysiłki w ramach transformacyjnego partnerstwa. W kwietniu 2022 roku rozpoczęła się wspólna podróż, w której wzięło udział 13 ekspertów LeverX oraz 25 wykwalifikowanych specjalistów Eurasia Group.

Kulminacja 8,5-miesięcznej pracy nastąpiła w grudniu 2022 roku. Wykorzystując synergię z połączenia wiedzy i zaangażowania obu zespołów, udało się płynnie przenieść procesy biznesowe na platformę SAP S/4HANA, zapewnić możliwość aktualizacji systemu po 2027 r. oraz wykorzystać nowe funkcjonalności. Ta współpraca, napędzana umiejętnościami i celem, ilustruje połączenie ambicji i osiągnięć w określonym horyzoncie czasowym.

Wizja migracji SAP ERP do SAP S/4HANA

LeverX zasugerował wykorzystanie metodyki SAP Activate jako ram do wprowadzenia SAP S/4HANA i innych rozwiązań SAP.

• Wykorzystanie Best Practices i Model Company

Wykorzystanie wstępnie opracowanych i skonfigurowanych treści i wersji demo.

• Walidacja rozwiązania

Walidacja pod kątem Best Practice i wyników analizy Fit-Gap.

• Modularność i Zwinność

Konfiguracja projektu, przyrostowe wdrażanie rozwiązania w częściach.

• Narzędzia zapewnienia jakości rozwiązania

Wczesna identyfikacja ryzyka z udoskonalonym podejściem do jakości podczas wdrażania.

Jak przyczyniliśmy się do sukcesu

Projekt migracji zakończył się sukcesem dzięki temu, że LeverX zastosował sprawdzone podejście oparte na pracy etapami. W ramach tej metody nie pominięto żadnego aspektu projektu, co zminimalizowało ryzyko przeoczeń lub nieporozumień. 

Podczas serii spotkań kick-off zespół LeverX przeprowadził następujące działania:

• Zdefiniował i udokumentował zakres projektu
• Opracował plan projektu i konwersji systemu
• Określił strukturę organizacyjną projektu
• Powołał zespół projektowy
• Zdefiniował listę kluczowych interesariuszy i metody komunikacji

Przede wszystkim skonsolidowano i zharmonizowano istniejące systemy ECC. Po ich uporządkowaniu nastąpiło przejście na nową platformę SAP. Dzięki wstępnemu przygotowaniu i planowaniu, a także wstępnemu zdefiniowaniu celów i procedur projektowych, udało się zmieścić w wyznaczonych ramach czasowych projektu.

Cały proces można podzielić na pięć następujących etapów:

Przygotowanie (czas trwania — 1 miesiąc)

• Zakres projektu i dokumentacja
• Plan projektu i konwersja systemu
• Struktura organizacyjna projektu
• Zbudowanie zespołu
• Lista kluczowych interesariuszy i metody komunikacji

Analiza systemu (czas trwania — 2 miesiące)

• Modele As-is i To-be
• Lista kodów niestandardowych
• Podejście do migracji danych biznesowych
• Strategie testowania i szkolenie kluczowych użytkowników 
• Migracja testowa i lista błędów

Wdrożenie (czas trwania — 4 miesiące)

• Migracja danych biznesowych
• Testowanie integracji
• Wydajny system i system jakości
• Development oraz testowanie interfejsów i raportów
• Szkolenie kluczowych użytkowników

Przygotowanie do uruchomienia (czas trwania — 1 miesiąc)

• Instrukcje użytkownika i materiały szkoleniowe
• Wydajny plan migracji krajobrazu
• Zmiany organizacyjne
• Migracja systemu produkcyjnego

Uruchomienie (czas trwania — 1 miesiąc)

• Migracja do trybu próbnego została w pełni zakończona
• System jest używany w trybie produkcyjnym
• Zidentyfikowane błędy zostały usunięte

Projekt obejmował migrację najważniejszych modułów SAP, z których każdy oferował unikalne funkcje optymalizujące różne aspekty działalności firmy:

SAP Finance and Controlling: usprawnione zarządzanie finansami i raportowanie, obejmujące budżetowanie, księgowość i analizę kosztów.

SAP Procurement and Material Management: wydajne procesy zaopatrzenia, zarządzanie zapasami i kontrola przepływu materiałów dla usprawnienia operacji łańcucha dostaw.

SAP Sales and Distribution: płynne zarządzanie procesami sprzedaży, od tworzenia zamówień po dostawę, dla zapewnienia satysfakcji klienta i terminowej realizacji zamówień.

SAP Customer Service: responsywne zarządzanie obsługą klienta, umożliwiające szybkie rozwiązywanie problemów, obsługę zgłoszeń serwisowych i śledzenie spraw.

SAP Basis: podstawowa obsługa administracyjna systemu, obejmująca konfigurację systemu, zarządzanie użytkownikami i optymalizację wydajności.

SAP ABAP development: tworzenie niestandardowych aplikacji, umożliwiających dostosowanie rozwiązań do unikalnych wymagań biznesowych dzięki specjalistycznej wiedzy w zakresie programowania i kodowania.

Eksperci Eurasia Group byli mocno zaangażowani na każdym etapie procesu migracji. Ich szczery zapał był szczególnie widoczny podczas następujących działań:

• Aktywny udział w ankietach oraz harmonizacja wymagań

Zespół Eurasia Group z ogromnym entuzjazmem brał udział w ankietach i sesjach harmonizacji wymagań. Ich wkład i spostrzeżenia odegrały istotną rolę w kształtowaniu dostosowania funkcjonalności systemu do procesów biznesowych, co świadczy o ich zaangażowaniu w płynną transformację.

• Skuteczna koordynacja i zatwierdzanie dokumentów

Z najwyższą starannością klient skutecznie koordynował i zatwierdzał dokumentację projektową. Zaangażowany zespół zadbał o wszystkie aspekty migracji, co świadczy o dążeniu do zapewnienia dokładności i powodzenia projektu.

• Wspieranie zarządzania zmianami organizacyjnymi

Klient entuzjastycznie zaangażował się w działania związane z zarządzaniem zmianą organizacyjną, aktywnie przygotowując użytkowników końcowych do nowego systemu SAP S/4HANA. Ich wkład w płynne przejście przyczynił się do zmaksymalizowania korzyści płynących z migracji.

• Współpraca przy testach

Tylko dokładne i kompletne testy mogły zapewnić udane uruchomienie rozwiązania i stabilne działanie systemu. Dzięki zachowaniu zgodności z przyjętym zakresem projektu możliwe będzie jego rozszerzanie oraz przyszłe aktualizacje.

Fakt, że Eurasia Group chętnie uczestniczyła i angażowała się w każdą fazę migracji, był kluczem do sukcesu projektu. Proaktywna postawa klienta oraz jego wkład we współpracę świadczą o niezwykłym zaangażowaniu we wdrożenie SAP S/4 HANA i chęci podążania ścieżką ku pomyślnej przyszłości.

Rezultat

W czerwcu 2022 roku przedstawiciele LeverX wzięli udział w prestiżowym wydarzeniu SAP NOW w Ałmaty, gdzie mogli zademonstrować swoje kompetencje i doświadczenie w zakresie rozwiązań SAP. Korzystając z okazji zaprezentowaliśmy opisywany projekt, który okazał się wzorcowym przykładem dla migracji do SAP S/4HANA. Miało to ogromne znaczenie, zwłaszcza że SAP kładzie mocny nacisk na łatwe przechodzenie ze starszych systemów SAP ERP na zaawansowaną platformę S/4HANA.

“W ostatnim czasie nasza firma odnotowuje dynamiczny wzrost, co wymaga zastosowania nowoczesnych i niezawodnych narzędzi, które płynnie integrują się z nowymi systemami, a jednocześnie uwzględniają najlepsze światowe praktyki. Ponadto potrzebujemy sprawnego systemu zdolnego do szybkiego przetwarzania eskalujących danych operacyjnych. Ten wymóg skłonił nas do podjęcia decyzji o rozpoczęciu projektu migracji na platformę SAP S/4HANA. Nasza strategia obejmuje jej wstępne wdrożenie i stopniowy development, w tym integrację nowych modułów i wykorzystanie wbudowanych narzędzi analitycznych w nowym systemie”

— mówi Alena Sorokoumova, Dyrektor Business Process Development and Automation Department w Eurasia Group Kazakhstan.

Ponadto, podczas szczegółowej prezentacji, z dumą pokazaliśmy się jako zaufany partner na rozwijającym się rynku Kazachstanu. Nasz udział w wydarzeniu był doskonałą okazją do dołączenia do dialogu branżowego. Umocniło to naszą pozycję lidera w obszarze innowacyjnych rozwiązań i transformacyjnych zmian w ekosystemie SAP.

“Wraz z przejściem na SAP S/4HANA, Eurasia Group poprawi wydajność procesów biznesowych korzystając z najlepszych praktyk SAP i zgromadzonego globalnego doświadczenia. Firma obniży koszty finansowe użytkowania systemu i będzie mogła przełączyć się na nowoczesne i wygodne interfejsy Fiori, które pomogą użytkownikom korporacyjnym na nowo zorganizować swoją pracę”,

— wyjaśnia Evgeny Teremov, Managing Director SAP Kazakhstan.

Z najwyższą starannością przygotowano fundament dla zwiększenia wydajności, wzmocnienia kontroli oraz optymalizowania alokacji zasobów.

Obniżone koszty finansowe utrzymania systemu

Koszty utrzymania systemu zostały zredukowane o 10%. Klient może teraz dalej ujednolicać procesy budżetowania i zarządzania finansami w ramach jednej instancji. Miesięczny czynsz pozwala na rzetelne i przejrzyste planowanie finansowe wydatków IT.

Poprawiona spójność danych 

Technologia baz danych in-memory w S/4HANA przyspiesza przetwarzanie danych, umożliwiając szybsze raportowanie, analizę i podejmowanie decyzji. Przegląd przestarzałych procesów biznesowych i dotychczasowego niestandardowego kodu pozwolił Eurasia Group poprawić spójność danych o 15%..

Odzyskiwanie danych

Wcześniej kopie zapasowe nie były wykonywane regularnie. Brak procedury tworzenia kopii zapasowych i niewystarczająca przestrzeń dyskowa stanowiły przeszkodę dla spójnych praktyk tworzenia kopii zapasowych. W wyniku projektu powstał system generowania kopii zapasowych. Zarówno pełne, jak i przyrostowe kopie zapasowe są teraz wykonywane regularnie. Dzięki temu możliwe jest szybkie przywrócenie aktualnych danych w krytycznych sytuacjach.

Analiza skonsolidowanych danych w czasie rzeczywistym

Dzięki migracji klient uzyskał stuprocentową, opartą na danych przejrzystość procesów biznesowych.

Transformacja środowiska systemowego

SAP ECC 6.0, który działał na własnych urządzeniach obliczeniowych klienta, został zastąpiony przez SAP S/4HANA 2021 z pakietem wsparcia 02 (05/2022), który wykorzystuje moc obliczeniową chmury.

Ponadto wdrożono autoryzację pojedynczego logowania (SSO), zastępując poprzednią metodę, w której użytkownicy musieli logować się do systemu za pomocą GUI przy użyciu swoich nazw użytkowników i haseł. To przejście rozwiązało powtarzające się problemy, takie jak zapominanie haseł i blokady kont użytkowników, które występowały zwłaszcza po powrocie pracowników z urlopów.

Integracje z nowymi systemami

Równolegle uruchomiono SAP Cloud for Customer (C4C).

Zwiększona wydajność systemu

Migracja z SAP ERP do SAP S/4HANA zwiększyła szybkość pracy z wykorzystaniem technologii in-memory. Stworzyło to dalsze możliwości rozwijania tzw. machine learning i integracji robotów software'owych w celu optymalizacji i przyspieszenia procesów biznesowych.

Supernowoczesne interfejsy Fiori

Wraz z nowym systemem klient planuje wykorzystać interfejsy SAP Fiori, aby interakcje przebiegały sprawniej i były bardziej intuicyjne. Nowoczesny, zorientowany na użytkownika projekt zwiększy produktywność, uprości zadania i poprawi ogólną wydajność operacyjną.

Patrząc na wspaniałe wyniki tego case study, z niecierpliwością wyczekujemy przyszłej współpracy. Dynamiczne partnerstwo LeverX i Eurasia Group, zapoczątkowane w tym roku, przyniosło imponujące rezultaty. 

Nasz plan działania obejmuje wdrożenie EWM i usprawnienie procesów zarządzania programami lojalnościowymi (zniżki, bonusy itp.). Inicjatywy te odzwierciedlają nasze wspólne zaangażowanie w innowacje i rozwój.

Dotychczasowe osiągnięcia dobrze wróżą na dalszą wspólną podróż. Razem będziemy kontynuować pionierskie prace na rzecz postępu technologicznego i doskonałości organizacyjnej.