SAP S/4HANA-Migration für Eurasia Group Kazakhstan

Modernisierung der IT-Landschaft für eine nachhaltige Zukunft Transformation der Geschäftsprozesse auf die SAP S/4HANA-Plattform für einen offiziellen Händler von Landtechnik.

Kundenübersicht

Die Eurasia Group Kazakhstan wurde 2002 gegründet. Seit über zwei Jahrzehnten pflegt Eurasia Group eine erfolgreiche Partnerschaft als führender nationaler Händler von John Deere in Kasachstan und Kirgisistan. Das Unternehmen hat sich vor allem darauf spezialisiert, Kunden fortschrittliche landwirtschaftliche Lösungen sowie umfassenden Aftermarket-Support anzubieten.

Hauptaktivitäten der Eurasia Group Kazakhstan:

• Verkauf von landwirtschaftlichen Maschinen und Geräten

• Lieferung originaler Ersatzteile

• Serviceunterstützung

• Agro-Management-Lösungen

• Schulung von Landmaschinenführern, Landwirten und Studierenden

• Digitalisierung der Landwirtschaft

Dank einer starken Position in der Branche hat das Unternehmen maßgeblich dazu beigetragen, kasachische Landwirte für moderne Landwirtschaft zu begeistern. Über 3,6 Millionen Hektar werden mit modernsten John-Deere-Sämaschinen bestellt, während 6,5 Millionen Hektar effizient mit fortschrittlichen John-Deere-Erntemaschinen geerntet werden.

Ergänzend zur John-Deere-Produktlinie stellt Eurasia Group der Agrarwirtschaft Geräte für Viehzucht, Bewässerung und Gemüseanbau von führenden Herstellern wie JCB, Väderstad, GRIMME, Gaugele, Lindsay u. v. m. zur Verfügung.

Darüber hinaus verfolgt Eurasia Group eine zukunftsorientierte Strategie, indem sie über 4 Millionen Hektar digitalisiert und so die landwirtschaftliche Praxis ins digitale Zeitalter überführt.

Das Unternehmen unterhält regionale Ersatzteillager und bietet Landwirten professionellen Aftermarket-Support vor Ort.

Auszeichnungen:

2022: American Chamber of Commerce Award für Excellence in Innovation

2023: Zweite Nominierung für das innovativste Schulungsprogramm

Kundengeschäftsfall

Angesichts des sich ständig wandelnden Geschäftsumfelds und des zunehmenden Drucks, wettbewerbsfähig und effizient zu bleiben, traf Eurasia Group Kazakhstan eine strategische Entscheidung: die Migration zu einem neuen ERP-System. Das bisherige SAP ECC-System, das einst seine Zwecke erfüllte, stößt mittlerweile an Grenzen, die das Unternehmenswachstum hemmen. Diese Entscheidung wurde nicht übereilt getroffen, sondern basiert auf einer umfassenden Analyse der bestehenden Herausforderungen und zukünftigen Ziele.

Das bestehende SAP ECC-System entwickelte sich mit der Zeit zum Engpass, da das Unternehmen wuchs. Deutliche Anzeichen hierfür waren: geringe Update-Frequenz – seit 2014 keine wesentlichen Updates – und die geringe Nutzung standardmäßiger SAP-Prozesse, die das volle Potenzial des ERP-Systems einschränkten.

Zudem erfordern die komplexen Geschäftsanforderungen häufig kundenspezifische Entwicklungen. Basierend auf dieser Voranalyse wandte sich Eurasia Group Kazakhstan an LeverX mit einem Vorschlag zur gemeinsamen Zusammenarbeit im Rahmen des Migrationsprojekts.

Die schnelle Entwicklung innovativer Geschäftsprozesse unterstrich zusätzlich die Dringlichkeit für Veränderungen. Eine nahtlose Integration mit neuen Systemen und die Nutzung moderner Werkzeuge wurden zu zentralen Erfolgsfaktoren. Die Erkenntnis: Moderne Geschäftsabläufe erfordern Systeme, die sich dynamisch anpassen, kommunizieren und Prozesse über unterschiedliche Plattformen hinweg orchestrieren können.

Durch sorgfältige Planung und Umsetzung übernahmen wir die kritische Aufgabe, die Systemversion zu aktualisieren. Mit strategischem Blick auf die Zukunft legten unsere gemeinsamen Anstrengungen den Grundstein für die bevorstehende SAP EWM-Implementierung, die das Potenzial hat, das Lagerverwaltungssystem grundlegend zu transformieren.

Zusammenfassend: Die Migration zu SAP S/4HANA war sowohl ein operativer Wandel als auch ein strategisches Muss. Sie begann mit der Erkenntnis, dass das bestehende System nicht mehr die erforderliche Agilität, Skalierbarkeit und Innovationsfähigkeit bietet, um in einem dynamischen Marktumfeld erfolgreich zu sein. Ziel des Projekts war es, Geschäftsprozesse zu beschleunigen, Innovationen zu fördern und das Unternehmen zu befähigen, sich im datengetriebenen Umfeld souverän zu bewegen.

Identifizierte Verbesserungen:

• Übertragung bestehender Geschäftsprozesse auf die SAP S/4HANA-Plattform
• Überprüfung der aktuellen Funktionalität, Wiederherstellung der Upgrade-Fähigkeit und Sicherstellung des globalen SAP-Supports über 2027 hinaus
• Stabilisierung kritischer Prozesse und Entwicklungen
• Sicherstellung der Verfügbarkeit neuer SAP S/4HANA-Standardfunktionen und -Werkzeuge

Ansatz von LeverX für die S/4HANA-Migration:
Die Methode wurde entwickelt, um Prozessstabilität zu verbessern und den Zugang zu innovativen Standardfunktionen und Werkzeugen zu erleichtern. Dieser Ansatz fördert Innovation, Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit innerhalb der Geschäftsabläufe.

Neue Geschäftsmöglichkeiten entdecken

Eine transformative Partnerschaft entstand zwischen LeverX und Eurasia Group. LeverX stellte ein Team von 13 Experten zusammen, während Eurasia Group 25 qualifizierte Fachkräfte beitrug. Gemeinsam begann ihre Zusammenarbeit im April 2022.

Nach 8,5 Monaten intensiver Arbeit erreichten sie im Dezember 2022 einen Meilenstein: Geschäftsprozesse wurden nahtlos auf die SAP S/4HANA-Plattform übertragen, die System-Upgrade-Fähigkeit über 2027 hinaus sichergestellt und neue Funktionalitäten erfolgreich genutzt. Dieses Ergebnis zeugt von der kollektiven Kompetenz und dem Engagement beider Teams. Die Partnerschaft ist ein Beispiel für die Verschmelzung von Ambition und Erfolg innerhalb eines klar definierten Zeitrahmens.

Vision der SAP ERP-Migration zu SAP S/4HANA:

LeverX schlug vor, die SAP Activate Methodik als Rahmenwerk zu nutzen, um SAP S/4HANA und andere SAP-Lösungen einzuführen.

• Einsatz der SAP Activate Methodik:

Nutzung von vorentwickelten und vorkonfigurierten Inhalten und Demos

• Lösungsvalidierung

Validierung anhand von Best Practices und Fit-Gap-Analyseergebnissen

• Modularität und Agilität

Projektkonfiguration und schrittweise Implementierung der Lösung in Teilen

• Werkzeuge zur Qualitätssicherung der Lösung

Frühe Risikobewertung mit einem verbesserten Qualitätsansatz während der Implementierung

Produkte und Dienstleistungen

• SAP S/4HANA
• SAP S/4HANA Migration
• SAP Implementierung

So haben wir den Erfolg möglich gemacht

Der Erfolg des Migrationsprojekts ist auf die gründliche und schrittweise Vorgehensweise von LeverX zurückzuführen. Dieser Ansatz stellte sicher, dass jeder Aspekt des Projekts sorgfältig berücksichtigt wurde, wodurch mögliche Fehler oder Missverständnisse minimiert wurden.

• Definition und Dokumentation des Projektumfangs
• Erstellung des Projekt- und Systemkonvertierungsplans
• Festlegung der Projektorganisationsstruktur
• Zusammenstellung des Projektteams
• Definition der wichtigsten Stakeholder und Kommunikationswege

Zunächst wurden die bestehenden ECC-Systeme konsolidiert und harmonisiert. Nach Abschluss dieser Bereinigung erfolgte die Migration auf die neue SAP-Plattform. Die initiale Vorbereitung und Planung sowie die vorläufige Definition von Zielen und Projektabläufen ermöglichten es, das Projekt innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens erfolgreich umzusetzen.

Der gesamte Prozess lässt sich in die folgenden fünf Phasen unterteilen:

Vorbereitung (Dauer – 1 Monat)

•  Projektumfang und Dokumentation
• Projektplan und Systemkonvertierung
• Organisationsstruktur des Projekts
• Teambildung
• Liste der wichtigsten Stakeholder und Kommunikationsmethoden

Systemanalyse (Dauer – 2 Monate)

• Ist- und Soll-Modelle
• Liste des kundenspezifischen Codes
• Ansatz für die Migration von Geschäftsdaten
• Teststrategien und Schulung der Key-User
• Testmigration und Fehlerliste

Implementierung (Dauer – 4 Monate)

• Migration der Geschäftsdaten
• Integrationstests
• Produktivsystem und Qualitätssystem
• Entwicklung und Test von Schnittstellen und Berichten
• Schulung der Key-User

Vorbereitung auf den Go-Live (Dauer – 1 Monat)

• Benutzerhandbücher und Schulungsunterlagen
• Migrationsplan für die Produktivlandschaft
• Organisatorische Änderungen
• Migration des Produktionssystems

Go-Live (Dauer – 1 Monat)

• Migration in den Probe-/Produktivbetrieb vollständig abgeschlossen
• Das System wird im Produktivmodus genutzt
• Identifizierte Probleme werden behoben

1. SAP Finance and Controlling (FICO): Optimiertes Finanzmanagement und Reporting, einschließlich Budgetierung, Buchhaltung und Kostenanalyse.
2. SAP Procurement and Material Management (MM): Effiziente Beschaffungsprozesse, Bestandsverwaltung und Materialflusssteuerung zur Optimierung der Lieferkettenabläufe.
3. SAP Sales and Distribution (SD): Nahtloses Management der Verkaufsprozesse – von der Auftragserstellung bis zur Lieferung – zur Sicherstellung der Kundenzufriedenheit und termingerechten Auftragsabwicklung.
4. SAP Customer Service (CS): Reaktionsschnelles Kundenservice-Management mit schneller Problemlösung, Bearbeitung von Serviceanfragen und Fallverfolgung.
5. SAP Basis: Fundamentale Systemadministration, einschließlich Systemkonfiguration, Benutzerverwaltung und Performanceoptimierung.
6. SAP ABAP-Entwicklung: Entwicklung kundenspezifischer Anwendungen zur Bereitstellung maßgeschneiderter Lösungen, die individuelle Geschäftsanforderungen durch Programmier- und Entwicklungskompetenz erfüllen.

Das engagierte Mitwirken der Experten der Eurasia Group war während des gesamten Migrationsprozesses deutlich spürbar. Ihre Einsatzbereitschaft zeigte sich insbesondere in ihrer aktiven Beteiligung an den folgenden Aktivitäten:

• Aktive Teilnahme an Umfragen und Harmonisierung der Anforderungen
  Das Engagement der Eurasia Group für dieses Projekt zeigte sich in ihrer aktiven Teilnahme an Umfragen und Sitzungen zur Harmonisierung der Anforderungen. Ihre Beiträge und Erkenntnisse spielten eine entscheidende Rolle bei der Abstimmung der Systemfunktionen mit den Geschäftsprozessen und verdeutlichten ihr Bestreben, einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.
• Effektive Koordination und Freigabe von Dokumenten
  Mit großem Augenmerk auf Details koordinierte und genehmigte der Kunde effizient die Projektdokumentation. Durch ihre Mitwirkung wurde sichergestellt, dass alle Aspekte der Migration umfassend abgedeckt waren – ein Beweis für ihre Entschlossenheit, Genauigkeit und Projekterfolg sicherzustellen.
• Förderung des organisatorischen Change Managements
  Der Kunde engagierte sich aktiv im organisatorischen Change Management und bereitete die Endbenutzer gezielt auf das neue SAP S/4HANA-System vor. Diese proaktive Unterstützung trug wesentlich zu einem nahtlosen Übergang bei und half, den Nutzen der Migration voll auszuschöpfen.
• Zusammenarbeit beim Testen
  Nur durch gründliche und umfassende Tests konnte ein erfolgreicher Go-Live und ein stabiler Systembetrieb gewährleistet werden. Die Einhaltung des vereinbarten Projektumfangs schuf zugleich die Grundlage für zukünftige Erweiterungen und Updates.

Die Bereitschaft der Eurasia Group, sich in jeder Phase der Migration aktiv einzubringen, war ein entscheidender Erfolgsfaktor des Projekts. Ihr proaktiver Ansatz sowie ihr Engagement für Zusammenarbeit und sorgfältige Vorbereitung zeigen ein außergewöhnliches Maß an Hingabe, mit dem sie den Weg für eine erfolgreiche Einführung von SAP S/4HANA und eine vielversprechende Zukunft ebneten.

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Ergebnisse

Das Team von LeverX nahmen im Juni 2022 an der renommierten Veranstaltung SAP NOW in Almaty teil und präsentierten dort ihre Expertise als geschätzter SAP-Partner. Angesichts der Bedeutung dieses Events nutzten wir die Gelegenheit, dieses erfolgreiche Projekt vorzustellen – ein Projekt, das sich mittlerweile als Benchmark im Bereich der SAP S/4HANA-Migration etabliert hat.

Dies war besonders relevant, da SAP weiterhin großen Wert darauf legt, den reibungslosen Übergang von älteren SAP ERP-Systemen zur modernen S/4HANA-Plattform zu fördern und zu beschleunigen.

Kundenbewertung

"Unser Unternehmen befindet sich derzeit in einem rasanten Wachstum, was die Einführung moderner und robuster Werkzeuge erforderlich macht, die sich nahtlos in neue Systeme integrieren lassen und globale Best Practices berücksichtigen. Darüber hinaus benötigen wir ein leistungsstarkes System, das die steigenden operativen Daten schnell verarbeiten kann. Diese Notwendigkeit hat unsere Entscheidung vorangetrieben, ein Migrationsprojekt zur SAP S/4HANA-Plattform zu starten. Unsere Strategie umfasst die anfängliche Implementierung sowie die schrittweise Weiterentwicklung, einschließlich der Integration neuer Module und der Nutzung der integrierten Analysetools im neuen System."

— Alena Sorokoumova, Leiterin der Abteilung für Geschäftsprozessentwicklung und Automatisierung bei Eurasia Group Kazakhstan

Darüber hinaus haben wir uns in der aufschlussreichen Präsentation stolz als vertrauenswürdiger Partner auf dem wachsenden kasachischen Markt vorgestellt. Unsere Teilnahme an der Veranstaltung ermöglichte es uns, aktiv an Branchendiskussionen teilzunehmen. Gleichzeitig festigte sie unsere Position als führende Kraft bei der Umsetzung innovativer Lösungen und transformative Veränderungen im SAP-Ökosystem.

"Mit der Umstellung auf SAP S/4HANA wird Eurasia Group die Effizienz der Geschäftsprozesse durch SAP Best Practices und gesammelte globale Erfahrungen steigern. Das Unternehmen wird die finanziellen Kosten für die Nutzung des Systems senken und auf moderne und benutzerfreundliche Fiori-Oberflächen umsteigen können, die den Unternehmensanwendern helfen, ihre Arbeit auf neue Weise zu organisieren."

— Evgeny Teremov, Geschäftsführer von SAP Kazakhstan

Ergebnisse und Vorteile der SAP S/4HANA-Migration bei Eurasia Group Kazakhstan

Reduzierte IT-Kosten

Das Unternehmen konnte die Kosten für die Systemwartung um 10 % senken. Zudem ermöglicht die einheitliche SAP-Instanz eine bessere Abstimmung von Budgetierung und Finanzmanagement. Die monatliche Lizenzgebühr sorgt für eine verlässliche und transparente IT-Kostenplanung.

Verbesserte Datenkonsistenz

Dank der In-Memory-Datenbanktechnologie von S/4HANA werden Daten schneller verarbeitet, was Reporting, Analysen und Entscheidungsfindung beschleunigt. Durch die Überprüfung veralteter Geschäftsprozesse und bestehender kundenspezifischer Codes konnte die Datenkonsistenz um 15 % verbessert werden.

Datenwiederherstellung

Frühere Backup-Prozesse waren unregelmäßig und unzureichend. Mit dem Projekt wurde ein Backup-System etabliert, das vollständige und inkrementelle Backups regelmäßig durchführt und somit eine schnelle Wiederherstellung aktueller Daten in kritischen Situationen ermöglicht.

Echtzeit-Analysen auf konsolidierten Daten

Die Migration verschaffte dem Kunden 100 % datengetriebene Transparenz über die gesamte Prozesslandschaft.

Transformation der Systemlandschaft

Das bisherige SAP ECC 6.0 auf lokalen Servern wurde durch SAP S/4HANA 2021 mit Support Package Stack 02 (05/2022) ersetzt, das Cloud-Computing-Leistung nutzt. Single Sign-On (SSO) wurde implementiert, wodurch die bisherige Anmeldung über GUI mit Benutzernamen und Passwort entfiel. Probleme wie Passwortvergessenheit oder Sperrung von Benutzerkonten, insbesondere nach Urlaubszeiten, gehören nun der Vergangenheit an.

Integration neuer Systeme

SAP Cloud for Customer (C4C) wurde parallel eingeführt, um die Systemlandschaft zu erweitern.

Erhöhte Systemleistung

Die Migration von SAP ERP zu SAP S/4HANA steigerte die Arbeitsgeschwindigkeit durch In-Memory-Technologie. Gleichzeitig eröffnete sie neue Möglichkeiten für Machine Learning und die Integration von Software-Robotern zur Optimierung und Beschleunigung von Geschäftsprozessen.

Moderne Fiori-Oberflächen

Mit dem neuen System plant der Kunde die Nutzung von SAP Fiori Interfaces, um die Interaktion zu vereinfachen und benutzerfreundlicher zu gestalten. Das moderne, nutzerzentrierte Design steigert Produktivität, vereinfacht Aufgaben und verbessert die operative Effizienz.

Auf den erfolgreichen Ergebnissen dieses Projekts aufbauend, wird die Zusammenarbeit zwischen LeverX und Eurasia Group fortgesetzt. Die Roadmap umfasst:

• Implementierung von SAP EWM
• Optimierung von Prozessen für Treueprogramme (Rabatte, Boni etc.)