Modernizzare un panorama IT per un futuro sostenibile Trasformazione dei processi aziendali sulla piattaforma SAP S/4HANA per un rivenditore ufficiale di attrezzature agricole.
Panoramica del cliente
Eurasia Group Kazakhstan è stata fondata nel 2002. Per oltre due decenni, Eurasia Group ha promosso una fiorente collaborazione come importante concessionario nazionale di John Deere in Kazakistan e Kirghizistan. L'impegno principale dell'azienda è stato quello di fornire ai clienti soluzioni agricole avanzate e assistenza post-vendita per tutto questo periodo.
Le principali attività di Eurasia Group Kazakhstan sono:
- vendita di macchine e attrezzature agricole
- fornitura di ricambi originali
- assistenza tecnica
- soluzioni di gestione agricola
- formazione di operatori di macchine agricole, agricoltori e studenti
- digitalizzazione dell'agricoltura
Con una forte posizione nel settore, l'azienda ha svolto un ruolo strumentale nel trasformare le menti degli agricoltori kazaki verso l'agricoltura moderna. Oltre 3,6 milioni di ettari vengono seminati utilizzando soluzioni di semina John Deere all'avanguardia, mentre 6,5 milioni di ettari vengono raccolti in modo efficiente utilizzando le avanzate soluzioni di raccolta John Deere.
A completamento della gamma John Deere, l'azienda fornisce al mercato agricolo attrezzature per l'allevamento, l'irrigazione e la coltivazione di ortaggi dei principali produttori mondiali come JCB, Väderstad, GRIMME, Gaugele, Lindsay, ecc.
Inoltre, l'approccio lungimirante del Gruppo Eurasia si estende alla digitalizzazione di oltre 4 milioni di ettari grazie alle innovative soluzioni John Deere, sottolineando l'impegno a portare le pratiche agricole nell'era digitale.
Il Gruppo Eurasia dispone di magazzini regionali di ricambi e fornisce agli agricoltori un'assistenza post-vendita professionale a livello regionale.
Nel 2022 il Gruppo Eurasia ha ricevuto il premio della Camera di Commercio americana per l'eccellenza nell'innovazione e nel 2023 è stato nominato per la seconda volta per il programma di formazione più innovativo.
La missione dell'azienda suona come: Nutriamo il mondo aiutando gli agricoltori a implementare e applicare soluzioni innovative per lo sviluppo dell'agricoltura e la produzione di beni di altissima qualità.
Il caso aziendale del cliente
Alla luce della continua evoluzione del panorama aziendale, l'imperativo di rimanere competitivi ed efficienti ha portato a una decisione cruciale: la migrazione a un nuovo sistema ERP. L'attuale sistema SAP ECC, che un tempo serviva allo scopo, ora presenta limitazioni che ostacolano la crescita aziendale. Questa decisione non è stata presa frettolosamente, ma si basa su una valutazione completa delle sfide esistenti e delle aspirazioni future.
Il sistema SAP ECC esistente, sebbene implementato in passato, è diventato gradualmente un collo di bottiglia con l'evolversi dell'attività. I segnali erano chiari: un basso tasso di aggiornamento, senza aggiornamenti sostanziali dal 2014, dipingeva un quadro di stagnazione. Questa stagnazione è stata ulteriormente amplificata dallo scarso utilizzo delle procedure SAP standard, che ha ostacolato la capacità dell'organizzazione di sfruttare appieno il potenziale del sistema ERP.
Inoltre, la complessità dei requisiti aziendali richiede spesso sviluppi personalizzati. Sulla base dell'analisi preliminare, Eurasia Group Kazakhstan ha contattato LeverX con una proposta di collaborazione congiunta sul progetto di migrazione.
Il rapido ritmo di sviluppo del business innovativo ha ulteriormente accentuato l'urgenza del cambiamento. La necessità di una perfetta integrazione con i nuovi sistemi e l'utilizzo di strumenti moderni sono diventati un elemento fondamentale per il successo. Questo riconoscimento si basa sulla consapevolezza che le moderne operazioni commerciali richiedono sistemi che si adattino dinamicamente, comunichino e orchestrino i processi attraverso piattaforme diverse.
Attraverso una pianificazione e un'esecuzione meticolose, abbiamo intrapreso il compito critico di aggiornare la versione del sistema. Con una visione strategica del futuro, i nostri sforzi collettivi hanno aperto la strada all'imminente implementazione di SAP EWM. In linea con le aspirazioni del cliente, questa iniziativa ha il potenziale per rivoluzionare il panorama della gestione del magazzino.
In sintesi, la migrazione a SAP S/4HANA è stata un cambiamento operativo e un imperativo strategico. È iniziata riconoscendo che il sistema esistente non era più in linea con l'agilità, la scalabilità e l'innovazione necessarie per prosperare nel mercato dinamico di oggi. Questo progetto ha intrapreso un viaggio per accelerare i processi aziendali, abbracciare l'innovazione e mettere l'organizzazione in grado di navigare con precisione nel panorama dei dati.
L'azienda ha identificato diversi miglioramenti da apportare, tra cui i seguenti:
- Trasferire gli attuali processi aziendali alla piattaforma SAP S/4HANA.
- Rivedere le funzionalità attuali, ripristinare l'aggiornabilità del sistema e garantire il supporto globale di SAP per il sistema oltre il 2027.
- Stabilizzare i processi e gli sviluppi critici
- Garantire la disponibilità di nuove funzionalità e strumenti standard di SAP S/4HANA.
L'approccio di LeverX alla metodologia di migrazione S/4HANA per questo progetto è stato sviluppato per migliorare la stabilità dei processi e l'accesso a funzionalità e strumenti standard all'avanguardia. Questo approccio favorisce l'innovazione, l'efficienza e la competitività delle operazioni aziendali.
Scoprire nuove opportunità di business
Tra LeverX ed Eurasia Group è nata una partnership trasformativa. LeverX ha messo insieme un team di 13 esperti, mentre Eurasia Group ha contribuito con 25 professionisti qualificati, iniziando il loro percorso di collaborazione nell'aprile 2022.
Il culmine del loro impegno, durato 8,5 mesi, è arrivato nel dicembre 2022. Insieme, hanno trasferito senza problemi i processi aziendali alla piattaforma SAP S/4HANA, hanno garantito l'aggiornabilità del sistema oltre il 2027 e hanno sfruttato nuove funzionalità, a testimonianza della loro dedizione e competenza collettiva. Questa collaborazione, guidata da competenze e obiettivi, illustra la fusione di ambizioni e risultati in un arco di tempo definito.
Visione della migrazione di SAP ERP a SAP S/4HANA
LeverX ha suggerito di utilizzare la metodologia SAP Activate come quadro di riferimento per introdurre SAP S/4HANA e altre soluzioni SAP.
- L'uso di best practice e di aziende modello
Utilizzo di contenuti e demo pre-sviluppati e pre-configurati.
- Convalida della soluzione
Validazione rispetto alle Best Practice e ai risultati dell'analisi Fit-Gap.
- Modularità e Agilità
Configurazione del progetto, implementazione incrementale della soluzione in parti.
- Strumenti di garanzia della qualità della soluzione
Identificazione precoce dei rischi con un approccio di qualità migliorato durante l'implementazione.
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Prodotti e servizi
Come abbiamo ottenuto il successo
Il successo del progetto di migrazione può essere attribuito alla meticolosa adozione da parte di LeverX di un approccio graduale e predefinito. Questo metodo ha garantito che ogni aspetto del progetto fosse affrontato in modo approfondito, riducendo al minimo il potenziale di sviste o di errori di comunicazione.
Durante le riunioni di avvio, LeverX ha svolto le seguenti attività:
- Definizione e documentazione dell'ambito del progetto
- Sviluppo del piano di conversione del progetto e del sistema
- Definizione della struttura organizzativa del progetto
- Formazione del team di progetto
- Definizione dell'elenco dei principali stakeholder e dei metodi di comunicazione.
Prima di tutto, i sistemi ECC esistenti sono stati consolidati e armonizzati. Una volta completata questa pulizia, è avvenuto il passaggio alla nuova piattaforma SAP. La preparazione e la pianificazione iniziali, così come la definizione preliminare degli obiettivi e delle procedure del progetto, hanno permesso di rispettare i tempi previsti.
L'intero processo può essere suddiviso nelle seguenti cinque fasi:
Preparazione (durata - 1 mese)
- Ambito del progetto e documentazione
- Piano di progetto e conversione del sistema
- Struttura organizzativa del progetto
- Costruzione del team
- Elenco dei principali stakeholder e metodi di comunicazione
Analisi del sistema (durata - 2 mesi)
- Modelli As-is e To-be
- Elenco del codice personalizzato
- Approccio alla migrazione dei dati aziendali
- Strategie di test e formazione dei principali utenti
- Test di migrazione ed elenco degli errori
Implementazione (durata - 4 mesi)
- Migrazione dei dati aziendali
- Test di integrazione
- Sistema produttivo e sistema di qualità
- Sviluppo e test di interfacce e report
- Formazione dei principali utenti
Preparazione al lancio (durata - 1 mese)
- Manuali per gli utenti e materiali di formazione
- Piano di migrazione del paesaggio produttivo
- Modifiche organizzative
- Migrazione del sistema di produzione
Lancio (durata - 1 mese)
- La migrazione al funzionamento di prova è completamente completata
- Il sistema viene utilizzato in modalità produttiva
- I problemi identificati vengono risolti
Il progetto comprendeva la migrazione di moduli SAP essenziali, ognuno dei quali apportava caratteristiche uniche per ottimizzare i vari aspetti delle operazioni aziendali:
SAP Finance and Controlling: gestione finanziaria e reporting semplificati, che comprendono budgeting, contabilità e analisi dei costi.
SAP Procurement and Material Management: processi di approvvigionamento efficienti, gestione delle scorte e controllo del flusso di materiali per ottimizzare le operazioni della supply chain.
SAP Sales and Distribution: gestione continua dei processi di vendita, dalla creazione dell'ordine alla consegna, per garantire la soddisfazione dei clienti e l'evasione tempestiva degli ordini.
SAP Customer Service: gestione reattiva del servizio clienti, che consente una rapida risoluzione dei problemi, delle richieste di assistenza e del monitoraggio dei casi.
SAP Basis: amministrazione di sistema fondamentale, che comprende la configurazione del sistema, la gestione degli utenti e l'ottimizzazione delle prestazioni.
Sviluppo SAP ABAP: sviluppo di applicazioni personalizzate, che consente di realizzare soluzioni su misura per soddisfare requisiti aziendali unici grazie all'esperienza di programmazione e codifica.
Il coinvolgimento proattivo degli esperti di Eurasia Group è stato palpabile durante tutto il processo di migrazione. Il loro entusiasmo traspare quando si impegnano a fondo nelle seguenti attività:
- Partecipazione attiva al sondaggio e armonizzazione dei requisiti
La dedizione del Gruppo Eurasia a questo progetto è evidente nella sua entusiastica partecipazione ai sondaggi e alle sessioni di armonizzazione dei requisiti. I loro contributi e le loro intuizioni hanno svolto un ruolo fondamentale nel definire l'allineamento delle funzionalità del sistema con i processi aziendali, dimostrando il loro impegno per una transizione senza soluzione di continuità.
- Coordinamento efficace e approvazione dei documenti
Con un occhio attento ai dettagli, il cliente ha coordinato e approvato in modo efficiente la documentazione del progetto. Il loro coinvolgimento ha garantito che tutti gli aspetti della migrazione fossero coperti in modo esauriente, riflettendo il loro desiderio di sostenere l'accuratezza e il successo del progetto.
- Gestione del cambiamento organizzativo
Il cliente si è impegnato con entusiasmo nelle attività di gestione del cambiamento organizzativo, preparando attivamente i propri utenti finali al nuovo sistema SAP S/4 HANA. Il loro desiderio di facilitare una transizione senza soluzione di continuità ha contribuito a massimizzare i vantaggi della migrazione.
- Collaborazione per i test
Solo un collaudo completo e approfondito poteva garantire il successo del lancio della soluzione e il funzionamento stabile del sistema. Il rispetto dell'ambito del progetto concordato ha facilitato la prospettiva della sua espansione e degli aggiornamenti futuri.
La volontà di Eurasia Group di partecipare e impegnarsi in ogni fase della migrazione ha favorito il successo del progetto. Il loro approccio proattivo e la loro dedizione alla collaborazione e alla preparazione dimostrano un notevole impegno nell'abbracciare SAP S/4 HANA e nel preparare la strada per un futuro prospero.
I risultati
I professionisti di LeverX hanno partecipato al prestigioso evento SAP NOW ad Almaty nel giugno 2022, mettendo in mostra la loro esperienza come partner SAP di valore. Riconoscendo l'importanza dell'occasione, abbiamo colto l'opportunità di presentare questo progetto di successo che è diventato un punto di riferimento nel campo della migrazione a SAP S/4HANA. Ciò era particolarmente pertinente, data la continua enfasi di SAP nel facilitare le transizioni senza problemi dai sistemi ERP SAP legacy all'avanzata piattaforma S/4HANA.
Recensione del cliente
"La nostra azienda sta vivendo una rapida crescita, che richiede l'adozione di strumenti moderni e robusti in grado di integrarsi perfettamente con i nuovi sistemi e di incorporare le best practice globali. Inoltre, abbiamo bisogno di un sistema rapido in grado di elaborare prontamente i dati operativi in continuo aumento. Questo imperativo ci ha spinto a decidere di avviare un progetto di migrazione alla piattaforma SAP S/4HANA. La nostra strategia prevede l'implementazione iniziale e lo sviluppo progressivo, compresa l'integrazione di nuovi moduli e lo sfruttamento degli strumenti analitici integrati nel nuovo sistema",
- ha spiegato Alena Sorokoumova, responsabile del dipartimento di sviluppo e automazione dei processi aziendali di Eurasia Group Kazakhstan.
Inoltre, grazie all'approfondita presentazione, ci siamo presentati con orgoglio come partner di fiducia nel fiorente mercato kazako. Il nostro impegno nell'evento ci ha permesso di contribuire ai dialoghi del settore. Ha consolidato la nostra posizione di forza trainante nel promuovere soluzioni innovative e cambiamenti trasformativi all'interno dell'ecosistema SAP.
"Con il passaggio a SAP S/4HANA, Eurasia Group aumenterà l'efficienza dei processi aziendali grazie alle best practice SAP e all'esperienza globale accumulata. L'azienda ridurrà i costi finanziari legati all'utilizzo del sistema e sarà in grado di passare alle moderne e comode interfacce Fiori, che aiuteranno gli utenti aziendali a organizzare il proprio lavoro in modo nuovo", ha commentato Evgeny Teremov, amministratore delegato di SAP.
- ha commentato Evgeny Teremov, amministratore delegato di SAP Kazakistan.
Le basi sono state gettate meticolosamente e promettono una maggiore efficienza, un migliore controllo e un'allocazione ottimizzata delle risorse.
Riduzione dei costi finanziari per la manutenzione del sistema
L'azienda è riuscita a ridurre i costi di manutenzione del sistema del 10%. Inoltre, il cliente può ora unificare ulteriormente i processi di budgeting e di gestione finanziaria in un'unica istanza. Il canone mensile consente ora una pianificazione finanziaria pulita e affidabile delle spese IT.
Maggiore coerenza dei dati
La tecnologia del database in-memory di S/4HANA accelera l'elaborazione dei dati, consentendo di velocizzare i processi di reporting, analisi e decisione. La revisione dei processi aziendali obsoleti e del codice personalizzato esistente ha permesso a Eurasia Group di migliorare la coerenza dei dati del 15%.
Recupero dei dati
In precedenza, i backup non venivano eseguiti regolarmente. La mancanza di una procedura di backup e lo spazio di archiviazione insufficiente ostacolavano l'adozione di pratiche di backup coerenti. A seguito del progetto, è stato creato un sistema per la generazione di backup. I backup completi e incrementali vengono ora eseguiti regolarmente. Questo approccio consente di ripristinare rapidamente i dati aggiornati in situazioni critiche.
Analisi in tempo reale su dati consolidati
La migrazione ha permesso al cliente di avere una trasparenza al cento per cento del panorama dei processi aziendali basata sui dati.
Trasformazione del panorama del sistema
SAP ECC 6.0, che funzionava sulle strutture informatiche del cliente, è stato sostituito da SAP S/4HANA 2021 con il pacchetto di supporto 02 (05/2022) che utilizza la potenza del cloud computing.
Inoltre, è stata implementata un'autorizzazione single sign-on (SSO), che ha sostituito il metodo precedente in cui gli utenti dovevano accedere al sistema utilizzando una GUI con i loro nomi utente e password. Questa transizione ha risolto problemi persistenti come la dimenticanza della password e il blocco dell'account utente, che erano particolarmente fastidiosi dopo le vacanze dei dipendenti.
Integrazioni con nuovi sistemi
Il lancio di SAP Cloud for Customer (C4C) è avvenuto in contemporanea.
Aumento delle prestazioni del sistema
La migrazione da SAP ERP a SAP S/4HANA ha aumentato la velocità di lavoro grazie alla tecnologia in-memory. Ha consentito ulteriori opportunità di sviluppare l'apprendimento automatico e di integrare robot software per ottimizzare e accelerare i processi aziendali.
Interfacce Fiori all'avanguardia
Oltre al nuovo sistema, il cliente intende sfruttare le interfacce SAP Fiori per semplificare le interazioni e renderle più intuitive. Un design moderno e incentrato sull'utente aumenterà la produttività, semplificherà le attività e migliorerà l'efficienza operativa complessiva.
Sulla base dei risultati trionfali di questo caso di studio, prevediamo con impazienza collaborazioni future. La partnership dinamica tra LeverX ed Eurasia Group, iniziata quest'anno, ha dato risultati impressionanti.
La nostra tabella di marcia prevede l'implementazione dell'EWM e la semplificazione dei processi di gestione dei programmi di fidelizzazione (sconti, bonus, ecc.). Queste iniziative riflettono il nostro impegno comune per l'innovazione e la crescita.
I risultati attuali rafforzano le basi per il nostro percorso futuro. Insieme, continueremo a essere pionieri del progresso tecnologico e dell'eccellenza organizzativa.