Modernización de un entorno de TI para un futuro sostenible Transformación de los procesos empresariales a la plataforma SAP S/4HANA para un distribuidor oficial de equipos agrícolas.
Visión general del cliente
Eurasia Group Kazakhstan se fundó en 2002. Durante más de dos décadas, Eurasia Group ha fomentado una floreciente asociación como destacado concesionario nacional de John Deere en Kazajstán y Kirguistán. La dedicación primordial de la empresa ha sido proporcionar a los clientes soluciones agrícolas avanzadas, así como asistencia posventa durante todo este período.
Las principales actividades de Eurasia Group Kazakhstan son:
- venta de maquinaria y equipos agrícolas
- suministro de recambios originales
- asistencia técnica
- soluciones de gestión agrícola
- formación de operadores de maquinaria agrícola, agricultores y estudiantes
- digitalización de la agricultura
Con una sólida posición en el sector, la empresa ha desempeñado un papel decisivo en la transformación de la mentalidad de los agricultores kazajos hacia la agricultura moderna. Más de 3,6 millones de hectáreas se siembran con las soluciones de siembra más avanzadas de John Deere, mientras que 6,5 millones de hectáreas se cosechan de forma eficiente con las soluciones avanzadas de cosecha de John Deere.
Para completar la gama John Deere, la empresa ofrece al mercado agrícola equipos para ganadería, riego y cultivo de hortalizas de los principales fabricantes mundiales, como JCB, Väderstad, GRIMME, Gaugele, Lindsay, etc.
Además, el enfoque con visión de futuro de Eurasia Group se extiende a la digitalización de más de 4 millones de hectáreas a través de soluciones innovadoras de John Deere, lo que subraya su compromiso de impulsar las prácticas agrícolas hacia la era digital.
El Grupo Eurasia mantiene almacenes regionales de piezas de repuesto y ofrece a los agricultores asistencia posventa profesional regional.
En 2022 el grupo Eurasia recibió el premio de la Cámara de Comercio Americana a la Excelencia en Innovación y en 2023 fue nominado por segunda vez al Programa de Formación más Innovador.
La misión de la empresa suena como: Alimentamos al mundo ayudando a los agricultores a implementar y aplicar soluciones innovadoras para el desarrollo de la agricultura y la producción de bienes de la más alta calidad.
El caso del cliente
A la luz del panorama empresarial en constante evolución, la necesidad imperiosa de seguir siendo competitivos y eficientes ha llevado a tomar una decisión crucial: la migración a un nuevo sistema ERP. El actual sistema SAP ECC, que en su día cumplió su función, presenta ahora limitaciones que obstaculizan el crecimiento de la empresa. En particular, esta decisión no se ha tomado precipitadamente, sino que se basa en una evaluación exhaustiva de los retos existentes y las aspiraciones futuras.
El sistema SAP ECC existente, aunque implantado en el pasado, se convirtió gradualmente en un cuello de botella a medida que la empresa evolucionaba. Las señales eran claras: una baja tasa de actualización, sin actualizaciones sustanciales desde 2014, pintaba un panorama de estancamiento. Este estancamiento se vio aún más magnificado por la escasa utilización de los procedimientos estándar de SAP, lo que obstaculizó la capacidad de la organización para aprovechar plenamente el potencial del sistema ERP.
Además, las complejidades de los requisitos empresariales a menudo requieren desarrollos a medida. Basándose en el análisis preliminar, Eurasia Group Kazakhstan se dirigió a LeverX con una propuesta de cooperación conjunta en el proyecto de migración.
El rápido ritmo de desarrollo de empresas innovadoras ha acentuado aún más la urgencia del cambio. La necesidad de una integración perfecta con los nuevos sistemas y la utilización de herramientas contemporáneas se ha convertido en el eje del éxito. Este reconocimiento se basa en la comprensión de que las operaciones empresariales modernas exigen sistemas que se adapten, comuniquen y orquesten dinámicamente los procesos a través de diversas plataformas.
Mediante una planificación y ejecución meticulosas, emprendimos la tarea crítica de actualizar la versión de su sistema. Con una visión estratégica de futuro, nuestros esfuerzos colectivos han allanado el camino para la próxima implantación de SAP EWM. Alineada con las aspiraciones del cliente, esta iniciativa tiene el potencial de revolucionar su panorama de gestión de almacenes.
En resumen, la migración a SAP S/4HANA fue un cambio operativo y un imperativo estratégico. Comenzó reconociendo que el sistema existente ya no se ajustaba a la agilidad, escalabilidad e innovación necesarias para prosperar en el dinámico mercado actual. Este proyecto se embarcó en un viaje para agilizar los procesos empresariales, adoptar la innovación y capacitar a la organización para navegar con destreza por el panorama de los datos.
La empresa identificó varias mejoras que debían realizarse, entre ellas las siguientes
- Transferir los procesos empresariales actuales a la plataforma SAP S/4HANA
- Revisar la funcionalidad actual, restaurar la capacidad de actualización del sistema y garantizar el soporte global de SAP para el sistema más allá de 2027.
- Estabilizar los procesos y desarrollos críticos
- Garantizar la disponibilidad de las nuevas funciones y herramientas estándar de SAP S/4HANA
El enfoque de LeverX de la metodología de migración a S/4HANA para este proyecto se desarrolló para mejorar la estabilidad de los procesos y el acceso a funciones y herramientas estándar de vanguardia. Este enfoque fomenta la innovación, la eficiencia y la competitividad en las operaciones empresariales.
Descubriendo nuevas oportunidades de negocio
Entre LeverX y Eurasia Group surgió una asociación transformadora. LeverX reunió un equipo de 13 expertos, mientras que Eurasia Group contribuyó con 25 profesionales cualificados, iniciando su viaje de colaboración en abril de 2022.
La culminación de su esfuerzo de 8,5 meses llegó en diciembre de 2022. Juntos transfirieron sin problemas los procesos empresariales a la plataforma SAP S/4HANA, garantizaron la capacidad de actualización del sistema más allá de 2027 y aprovecharon las nuevas funcionalidades, lo que constituye un testimonio de su dedicación y experiencia colectivas. Esta colaboración, guiada por la habilidad y el propósito, ilustra la fusión de la ambición y el logro dentro de un plazo definido.
Visión de la migración de SAP ERP a SAP S/4HANA
LeverX propuso utilizar la metodología SAP Activate como marco para introducir SAP S/4HANA y otras soluciones SAP.
- El uso de Mejores Prácticas y Empresa Modelo
Utilización de contenidos y demos predesarrollados y preconfigurados.
- Validación de la solución
Validación contra las Mejores Prácticas y los resultados del análisis Fit-Gap.
- Modularidad y Agilidad
Configuración del proyecto, implantación de la solución de forma incremental por partes.
- Herramientas de aseguramiento de la calidad de la solución
Identificación temprana de riesgos con un enfoque de calidad mejorado durante la implantación.
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Productos y Servicios
Cómo logramos el éxito
El éxito del proyecto de migración puede atribuirse a la adopción meticulosa por parte de LeverX de un enfoque paso a paso y predefinido. Este método garantizó que cada aspecto del proyecto se abordara a fondo, minimizando la posibilidad de descuidos o errores de comunicación.
Durante las reuniones iniciales, LeverX llevó a cabo las siguientes actividades:
- Definió y documentó el alcance del proyecto
- Desarrollo del proyecto y del plan de conversión del sistema
- Definición de la estructura organizativa del proyecto
- Formación del equipo del proyecto
- Definición de la lista de partes interesadas clave y de los métodos de comunicación.
En primer lugar, se consolidaron y armonizaron los sistemas ECC existentes. Una vez finalizada esta limpieza, se procedió al traslado a la nueva plataforma SAP. La preparación y planificación iniciales, así como la definición preliminar de objetivos y procedimientos del proyecto, permitieron que éste se mantuviera dentro de los plazos previstos.
Todo el proceso puede segmentarse en las cinco etapas siguientes:
Preparación (duración - 1 mes)
- Alcance del proyecto y documentación
- Plan del proyecto y conversión del sistema
- Estructura organizativa del proyecto
- Formación del equipo
- Lista de las principales partes interesadas y métodos de comunicación
Análisis del sistema (duración: 2 meses)
- Modelos "As-is" y "To-be
- Lista de códigos personalizados
- Enfoque de la migración de datos empresariales
- Estrategias de pruebas y formación de usuarios clave
- Pruebas de migración y lista de errores
Implementación (duración - 4 meses)
- Migración de datos empresariales
- Pruebas de integración
- Sistema productivo y sistema de calidad
- Desarrollo y prueba de interfaces e informes
- Formación de usuarios clave
Preparación del lanzamiento (duración - 1 mes)
- Manuales de usuario y material de formación
- Plan de migración del entorno productivo
- Cambios organizativos
- Migración del sistema de producción
Lanzamiento (duración - 1 mes)
- La migración al funcionamiento de prueba está totalmente completada
- El sistema se utiliza en modo productivo
- Se solucionan los problemas identificados
El proyecto abarcó la migración de módulos esenciales de SAP, cada uno de los cuales aporta características únicas para optimizar diversas facetas de las operaciones empresariales:
SAP Finanzas y Controlling: gestión e informes financieros racionalizados, que abarcan la presupuestación, la contabilidad y el análisis de costes.
SAP Procurement and Material Management: procesos eficientes de aprovisionamiento, gestión de inventarios y control del flujo de materiales para agilizar las operaciones de la cadena de suministro.
SAP Ventas y Distribución: gestión sin fisuras de los procesos de ventas, desde la creación del pedido hasta la entrega, garantizando la satisfacción del cliente y el cumplimiento puntual de los pedidos.
SAP Customer Service: gestión ágil del servicio de atención al cliente, que permite la resolución rápida de problemas, las solicitudes de servicio y el seguimiento de casos.
SAP Basis: administración básica del sistema, que abarca la configuración del sistema, la gestión de usuarios y la optimización del rendimiento.
Desarrollo de SAP ABAP: desarrollo de aplicaciones personalizadas, que permite soluciones a medida para satisfacer requisitos empresariales únicos a través de la experiencia en programación y codificación.
La implicación proactiva de los expertos del Grupo Eurasia ha sido palpable durante todo el proceso de migración. Su entusiasmo brilla al comprometerse de todo corazón en las siguientes actividades:
- Participación activa en encuestas y armonización de requisitos
La dedicación del Grupo Eurasia a este proyecto queda patente en su entusiasta participación en encuestas y sesiones de armonización de requisitos. Sus aportaciones y puntos de vista han desempeñado un papel fundamental en la alineación de las funcionalidades del sistema con los procesos empresariales, lo que demuestra su compromiso con una transición fluida.
- Coordinación eficaz y aprobación de documentos
Con un gran ojo para los detalles, el cliente coordinó y aprobó eficazmente la documentación del proyecto. Su implicación garantizó que todos los aspectos de la migración se cubrieran a fondo, lo que refleja su afán por mantener la precisión y el éxito del proyecto.
- Defender la gestión del cambio organizativo
El compromiso entusiasta del cliente en las actividades de gestión del cambio organizativo, ya que prepararon activamente a sus usuarios finales para el nuevo sistema SAP S/4 HANA. Su afán por facilitar una transición fluida contribuyó a maximizar los beneficios de la migración.
- Colaboración en las pruebas
Sólo unas pruebas exhaustivas y completas podían garantizar el éxito del lanzamiento de la solución y el funcionamiento estable del sistema. El cumplimiento del alcance acordado para el proyecto facilitó la perspectiva de su ampliación y futuras actualizaciones.
El afán de Eurasia Group por participar y comprometerse en cada fase de la migración impulsó el éxito del proyecto. Su enfoque proactivo y su dedicación a la colaboración y la preparación ponen de manifiesto un notable compromiso para adoptar SAP S/4 HANA y allanar el camino hacia un futuro próspero.
Resultados
Los profesionales de LeverX participaron en el prestigioso evento SAP NOW en Almaty en junio de 2022, mostrando su experiencia como valioso socio de SAP. Reconociendo la importancia de la ocasión, aprovechamos la oportunidad para mostrar este exitoso proyecto que se ha convertido en una referencia en el campo de la migración a SAP S/4HANA. Esto era particularmente pertinente, dado el énfasis continuo de SAP en facilitar las transiciones sin problemas de los sistemas ERP SAP heredados a la avanzada plataforma S/4HANA.
Reseña del cliente
"Nuestra empresa está experimentando actualmente un rápido crecimiento, lo que requiere la adopción de herramientas modernas y robustas que puedan integrarse a la perfección con los nuevos sistemas al tiempo que incorporan las mejores prácticas globales. Además, necesitamos un sistema ágil capaz de procesar rápidamente los crecientes datos operativos. Este imperativo impulsó nuestra decisión de iniciar un proyecto de migración a la plataforma SAP S/4HANA. Nuestra estrategia implica su implantación inicial y su desarrollo progresivo, incluida la integración de nuevos módulos y el aprovechamiento de las herramientas analíticas integradas en el nuevo sistema", ,
- articuló Alena Sorokoumova, Jefa del Departamento de Desarrollo y Automatización de Procesos Empresariales de Eurasia Group Kazakhstan.
Además, gracias a la perspicaz presentación, nos sentimos orgullosos de presentarnos como un socio de confianza en el floreciente mercado kazajo. Nuestra participación en el evento nos permitió contribuir a los diálogos del sector. Consolidó nuestra posición como fuerza líder en el impulso de soluciones innovadoras y cambios transformadores dentro del ecosistema SAP.
"Con la transición a SAP S/4HANA, Eurasia Group aumentará la eficiencia de los procesos de negocio a través de las mejores prácticas de SAP y la experiencia global acumulada. La compañía reducirá los costes financieros del uso del sistema y podrá cambiar a las modernas y cómodas interfaces Fiori, que ayudarán a los usuarios corporativos a organizar su trabajo de una nueva manera,"
- comentó Evgeny Teremov, Director General de SAP Kazajstán.
Se han sentado meticulosamente las bases, lo que promete una mayor eficiencia, un control mejorado y una asignación de recursos optimizada.
Reducción de los costes financieros de mantenimiento del sistema
La empresa ha conseguido reducir los costes de mantenimiento del sistema en un 10%. Además, ahora el cliente puede unificar aún más los procesos de gestión presupuestaria y financiera en una sola instancia. El alquiler mensual permite ahora una planificación financiera limpia y fiable de los gastos de TI.
Mayor coherencia de los datos
La tecnología de base de datos en memoria de S/4HANA acelera el procesamiento de datos, lo que permite una generación de informes, análisis y toma de decisiones más rápidos. La revisión de los procesos empresariales obsoletos y del código personalizado existente permitió a Eurasia Group mejorar la coherencia de los datos en un 15 %.
Recuperación de datos
Anteriormente, las copias de seguridad no se realizaban con regularidad. La falta de un procedimiento de copia de seguridad y la insuficiencia de espacio de almacenamiento dificultaban la coherencia de las prácticas de copia de seguridad. Como resultado del proyecto, se ha establecido un sistema de generación de copias de seguridad. Ahora se realizan regularmente copias de seguridad completas e incrementales. Este enfoque permite restaurar rápidamente los datos actualizados en situaciones críticas.
Análisis en tiempo real de datos consolidados
La migración permitió al cliente disponer de una transparencia de los procesos empresariales basada al cien por cien en los datos.
Transformación del entorno del sistema
El SAP ECC 6.0 que funcionaba en las instalaciones informáticas propias del cliente ha sido sustituido por SAP S/4HANA 2021 con el paquete de soporte stack 02 (05/2022) que utiliza la potencia de la computación en nube.
Además, se ha implementado una autorización de inicio de sesión único (SSO), que sustituye al método anterior en el que los usuarios tenían que iniciar sesión en el sistema mediante una GUI con sus nombres de usuario y contraseñas. Esta transición ha resuelto problemas persistentes como el olvido de contraseñas y el bloqueo de cuentas de usuario, que resultaban especialmente molestos tras las vacaciones de los empleados.
Integraciones con nuevos sistemas
Lanzamiento simultáneo de SAP Cloud for Customer (C4C).
Mayor rendimiento del sistema
La migración de SAP ERP a SAP S/4HANA aumentó la velocidad de trabajo gracias a la tecnología in-memory. Permitió nuevas oportunidades para desarrollar el aprendizaje automático e integrar robots de software para optimizar y acelerar los procesos empresariales.
Interfaces Fiori de última generación
Junto con el nuevo sistema, el cliente planea aprovechar las interfaces SAP Fiori para agilizar las interacciones y hacerlas más intuitivas. Un diseño moderno y centrado en el usuario impulsará la productividad, simplificará las tareas y mejorará la eficiencia operativa general.
Sobre la base de los resultados triunfantes de este estudio de caso, esperamos con impaciencia futuras colaboraciones. La dinámica asociación de LeverX y Eurasia Group, iniciada este año, ha dado resultados impresionantes.
Nuestra hoja de ruta incluye la implantación de EWM y la racionalización de los procesos de gestión de los programas de fidelización (descuentos, bonificaciones, etc.). Estas iniciativas reflejan nuestro compromiso conjunto con la innovación y el crecimiento.
Nuestros logros actuales sientan las bases de nuestra trayectoria futura. Juntos, seguiremos siendo pioneros en avances tecnológicos y excelencia organizativa.