Modernisation d'un paysage informatique pour un avenir durable Transformation des processus d'entreprise vers la plateforme SAP S/4HANA pour un distributeur officiel de matériel agricole.
Présentation du client
Eurasia Group Kazakhstan a été fondé en 2002. Depuis plus de deux décennies, Eurasia Group entretient un partenariat florissant en tant que concessionnaire national de John Deere au Kazakhstan et au Kirghizistan. L'objectif premier de la société a été de fournir à ses clients des solutions agricoles avancées ainsi qu'une assistance après-vente tout au long de cette période.
Les principales activités d'Eurasia Group Kazakhstan sont les suivantes
- la vente de machines et d'équipements agricoles
- fourniture de pièces de rechange d'origine
- le service après-vente
- solutions de gestion agricole
- formation des opérateurs de machines agricoles, des agriculteurs et des étudiants
- numérisation de l'agriculture
Forte de sa position dans le secteur, l'entreprise a joué un rôle déterminant dans l'évolution de l'esprit des agriculteurs kazakhs vers l'agriculture moderne. Plus de 3,6 millions d'hectares sont ensemencés à l'aide des solutions de semis de pointe John Deere, tandis que 6,5 millions d'hectares sont récoltés efficacement à l'aide des solutions de récolte avancées John Deere.
En complément de la gamme John Deere, la société fournit au marché agricole des équipements pour l'élevage, l'irrigation et la culture de légumes provenant des principaux fabricants mondiaux tels que JCB, Väderstad, GRIMME, Gaugele, Lindsay, etc.
En outre, l'approche prospective d'Eurasia Group s'étend à la numérisation de plus de 4 millions d'hectares grâce aux solutions innovantes de John Deere, soulignant ainsi son engagement à faire entrer les pratiques agricoles dans l'ère numérique.
Eurasia Group dispose d'entrepôts régionaux de pièces détachées et fournit aux agriculteurs une assistance professionnelle régionale en matière de pièces détachées.
En 2022, Eurasia Group a reçu le prix de la Chambre de commerce américaine pour l'excellence en matière d'innovation et en 2023, pour la deuxième fois, il a été nommé pour le programme de formation le plus innovant.
La mission de l'entreprise se résume ainsi : Nous nourrissons le monde en aidant les agriculteurs à mettre en œuvre et à appliquer des solutions innovantes pour le développement de l'agriculture et la production de biens de la plus haute qualité.
L'analyse de rentabilité du client
Compte tenu de l'évolution constante du paysage commercial, l'impératif de rester compétitif et efficace a conduit à une décision cruciale : la migration vers un nouveau système ERP. Le système SAP ECC actuel, qui a déjà rempli sa fonction, présente désormais des limites qui entravent la croissance de l'entreprise. Cette décision n'a pas été prise à la hâte, mais s'appuie sur une évaluation complète des défis existants et des aspirations futures.
Le système SAP ECC existant, bien que mis en œuvre dans le passé, est progressivement devenu un goulot d'étranglement au fur et à mesure de l'évolution de l'entreprise. Les signes étaient clairs - un faible taux de mise à jour, sans aucune mise à jour substantielle depuis 2014, peignait une image de stagnation. Cette stagnation était encore amplifiée par la faible utilisation des procédures SAP standard, qui entravait la capacité de l'organisation à exploiter pleinement le potentiel du système ERP.
En outre, la complexité des besoins de l'entreprise nécessite souvent des développements personnalisés. Sur la base de l'analyse préliminaire, Eurasia Group Kazakhstan a approché LeverX avec une proposition de coopération conjointe sur le projet de migration.
Le rythme rapide du développement d'activités innovantes a encore accentué l'urgence du changement. La nécessité d'une intégration transparente avec de nouveaux systèmes et l'utilisation d'outils contemporains sont devenues des éléments clés de la réussite. Cette reconnaissance est fondée sur la compréhension du fait que les opérations commerciales modernes exigent des systèmes qui s'adaptent, communiquent et orchestrent dynamiquement les processus sur diverses plates-formes.
Grâce à une planification et une exécution méticuleuses, nous avons entrepris la tâche critique de mettre à jour la version de leur système. Avec un regard stratégique sur l'avenir, nos efforts collectifs ont ouvert la voie à la prochaine mise en œuvre de SAP EWM. Alignée sur les aspirations du client, cette initiative a le potentiel de révolutionner le paysage de la gestion d'entrepôt.
En résumé, la migration vers SAP S/4HANA a été un changement opérationnel et un impératif stratégique. Il s'agissait d'abord de reconnaître que le système existant ne correspondait plus à l'agilité, à l'évolutivité et à l'innovation nécessaires pour prospérer sur le marché dynamique d'aujourd'hui. Ce projet a permis d'accélérer les processus opérationnels, d'adopter l'innovation et de donner à l'organisation les moyens de naviguer avec finesse dans un paysage dominé par les données.
L'entreprise a identifié plusieurs améliorations à apporter, dont les suivantes :
- Transférer les processus de gestion actuels vers la plateforme SAP S/4HANA
- Revoir les fonctionnalités actuelles, restaurer l'évolutivité du système et assurer une prise en charge globale du système par SAP au-delà de 2027.
- Stabiliser les processus et les développements critiques
- Assurer la disponibilité des nouvelles fonctionnalités et des nouveaux outils standard de SAP S/4HANA.
L'approche de LeverX en matière de méthodologie de migration S/4HANA pour ce projet a été développée pour améliorer la stabilité des processus et l'accès aux fonctionnalités et outils standards de pointe. Une telle approche favorise l'innovation, l'efficacité et la compétitivité au sein des opérations commerciales.
Découvrir de nouvelles opportunités commerciales
Un partenariat transformateur s'est développé entre LeverX et Eurasia Group. LeverX a réuni une équipe de 13 experts, tandis qu'Eurasia Group a fourni 25 professionnels qualifiés, entamant leur collaboration en avril 2022.
Le point culminant de leur effort de 8,5 mois est arrivé en décembre 2022. Ensemble, ils ont transféré en toute transparence les processus de gestion vers la plateforme SAP S/4HANA, assuré l'évolutivité du système au-delà de 2027 et exploité de nouvelles fonctionnalités, ce qui témoigne de leur dévouement et de leur expertise collectifs. Cette collaboration, guidée par des compétences et des objectifs, illustre la fusion de l'ambition et de la réalisation dans un délai défini.
Vision de la migration de SAP ERP vers SAP S/4HANA
LeverX a proposé d'utiliser la méthodologie SAP Activate comme cadre pour introduire SAP S/4HANA et d'autres solutions SAP.
- L'utilisation des meilleures pratiques et de l'entreprise modèle
Utilisation de contenus et de démonstrations pré-développés et pré-configurés.
- Validation de la solution
Validation par rapport aux meilleures pratiques et aux résultats de l'analyse Fit-Gap.
- Modularité et agilité
Configuration du projet, mise en œuvre de la solution de manière incrémentale par parties.
- Outils d'assurance qualité de la solution
Identification précoce des risques avec une approche améliorée de la qualité pendant la mise en œuvre.
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Produits et services
Comment nous avons réussi
Le succès du projet de migration peut être attribué à l'adoption méticuleuse par LeverX d'une approche prédéfinie, étape par étape. Cette méthode a permis de s'assurer que chaque aspect du projet était traité en profondeur, minimisant ainsi les risques d'oubli ou de mauvaise communication.
Au cours des réunions de lancement, LeverX a mené les activités suivantes :
- Définition et documentation de la portée du projet
- Élaboration du projet et du plan de conversion du système
- Définition de la structure organisationnelle du projet
- Formation de l'équipe de projet
- Définition de la liste des principales parties prenantes et des méthodes de communication.
Tout d'abord, les systèmes ECC existants ont été consolidés et harmonisés. Une fois ce nettoyage terminé, le passage à la nouvelle plateforme SAP a eu lieu. La préparation et la planification initiales, ainsi que la définition préliminaire des objectifs et des procédures du projet, ont permis de respecter le calendrier du projet.
L'ensemble du processus peut être segmenté en cinq étapes :
Préparation (durée - 1 mois)
- Portée du projet et documentation
- Plan du projet et conversion du système
- Structure organisationnelle du projet
- Constitution de l'équipe
- Liste des principales parties prenantes et méthodes de communication
Analyse du système (durée - 2 mois)
- Modèles "As-is" et "To-be
- Liste des codes personnalisés
- Approche de la migration des données d'entreprise
- Stratégies de test et formation des utilisateurs clés
- Test de migration et liste d'erreurs
Mise en œuvre (durée - 4 mois)
- Migration des données d'entreprise
- Tests d'intégration
- Système productif et système de qualité
- Développement et test des interfaces et des rapports
- Formation des utilisateurs clés
Préparation du lancement (durée - 1 mois)
- Manuels de l'utilisateur et matériel de formation
- Plan de migration du paysage productif
- Changements organisationnels
- Migration du système de production
Lancement (durée - 1 mois)
- La migration vers l'exploitation expérimentale est entièrement achevée
- Le système est utilisé en mode productif
- Les problèmes identifiés sont résolus.
Le projet comprenait la migration de modules SAP essentiels, chacun apportant des caractéristiques uniques permettant d'optimiser diverses facettes des activités de l'entreprise :
SAP Finance and Controlling : gestion financière et reporting rationalisés, englobant la budgétisation, la comptabilité et l'analyse des coûts.
SAP Procurement and Material Management : processus d'approvisionnement efficaces, gestion des stocks et contrôle des flux de matériel pour rationaliser les opérations de la chaîne d'approvisionnement.
SAP Sales and Distribution : gestion transparente des processus de vente, de la création des commandes à la livraison, pour garantir la satisfaction des clients et l'exécution des commandes dans les délais impartis.
SAP Customer Service : gestion réactive du service client, permettant une résolution rapide des problèmes, des demandes de service et un suivi des dossiers.
SAP Basis : administration du système de base, comprenant la configuration du système, la gestion des utilisateurs et l'optimisation des performances.
Développement SAP ABAP : développement d'applications personnalisées, permettant des solutions sur mesure pour répondre aux exigences uniques de l'entreprise grâce à l'expertise en programmation et en codage.
L'implication proactive des experts d'Eurasia Group a été palpable tout au long du processus de migration. Leur empressement transparaît lorsqu'ils s'engagent sans réserve dans les activités suivantes :
- Participation active à l'enquête et harmonisation des exigences
Le dévouement d'Eurasia Group à ce projet est évident dans sa participation enthousiaste aux enquêtes et aux sessions d'harmonisation des exigences. Leur contribution et leurs idées ont joué un rôle essentiel dans l'alignement des fonctionnalités du système sur les processus d'entreprise, démontrant ainsi leur engagement pour une transition en douceur.
- Coordination efficace et approbation des documents
Avec un sens aigu du détail, le client a coordonné et approuvé efficacement la documentation du projet. Son implication a permis de s'assurer que tous les aspects de la migration étaient couverts de manière exhaustive, ce qui témoigne de sa volonté de garantir la précision et la réussite du projet.
- Se faire le champion de la gestion du changement organisationnel
L'engagement enthousiaste du client dans les activités de gestion du changement organisationnel a permis de préparer activement les utilisateurs finaux au nouveau système SAP S/4 HANA. Son empressement à faciliter une transition en douceur a contribué à maximiser les avantages de la migration.
- Collaboration en matière de tests
Seuls des tests approfondis et complets pouvaient garantir le lancement réussi de la solution et le fonctionnement stable du système. Le respect de la portée convenue du projet a facilité la perspective de son expansion et de ses mises à jour futures.
L'empressement d'Eurasia Group à participer et à s'engager dans chaque phase de la migration a contribué à la réussite du projet. Son approche proactive et son dévouement à la collaboration et à la préparation témoignent d'un engagement remarquable à adopter SAP S/4 HANA et à ouvrir la voie à un avenir prospère.
Résultats
Les professionnels de LeverX ont participé au prestigieux événement SAP NOW à Almaty en juin 2022, démontrant leur expertise en tant que partenaire SAP. Conscients de l'importance de l'événement, nous avons saisi l'occasion de présenter ce projet réussi qui est devenu une référence dans le domaine de la migration vers SAP S/4HANA. Cela était particulièrement pertinent, étant donné l'accent mis par SAP sur la facilitation des transitions en douceur des anciens systèmes ERP SAP vers la plateforme avancée S/4HANA.
Avis du client
"Notre entreprise connaît actuellement une croissance rapide, ce qui nécessite l'adoption d'outils modernes et robustes capables de s'intégrer de manière transparente à de nouveaux systèmes tout en incorporant les meilleures pratiques mondiales. En outre, nous avons besoin d'un système rapide capable de traiter rapidement les données opérationnelles en constante augmentation. Cet impératif a motivé notre décision de lancer un projet de migration vers la plateforme SAP S/4HANA. Notre stratégie comprend sa mise en œuvre initiale et son développement progressif, y compris l'intégration de nouveaux modules et l'exploitation des outils analytiques intégrés dans le nouveau système", explique Alena Sorokoumova,
- a expliqué Alena Sorokoumova, responsable du département de développement et d'automatisation des processus d'entreprise chez Eurasia Group Kazakhstan.
En outre, grâce à cette présentation perspicace, nous nous sommes fièrement présentés comme un partenaire de confiance sur le marché kazakh en plein essor. Notre participation à l'événement nous a permis de contribuer aux dialogues de l'industrie. Il a consolidé notre position en tant que force motrice dans la mise en œuvre de solutions innovantes et de changements transformateurs au sein de l'écosystème SAP.
"Avec la transition vers SAP S/4HANA, Eurasia Group augmentera l'efficacité des processus de gestion grâce aux meilleures pratiques SAP et à l'expérience mondiale accumulée. L'entreprise réduira les coûts financiers liés à l'utilisation du système et pourra passer à des interfaces Fiori modernes et pratiques, qui aideront les utilisateurs de l'entreprise à organiser leur travail d'une nouvelle manière "
- commente Evgeny Teremov, directeur général de SAP Kazakhstan.
Le terrain a été méticuleusement préparé, promettant une efficacité accrue, un contrôle renforcé et une allocation des ressources optimisée.
Réduction des coûts financiers liés à la maintenance des systèmes
L'entreprise a réussi à réduire de 10 % les coûts de maintenance du système. En outre, le client peut désormais unifier davantage les processus de budgétisation et de gestion financière au sein d'une seule instance. Le loyer mensuel permet désormais une planification financière propre et fiable des dépenses informatiques.
Amélioration de la cohérence des données
La technologie de base de données en mémoire de S/4HANA accélère le traitement des données, ce qui permet d'accélérer le reporting, l'analyse et la prise de décision. La révision des processus métier obsolètes et du code personnalisé existant a permis à Eurasia Group d'améliorer la cohérence des données de 15 %.
Récupération des données
Auparavant, les sauvegardes n'étaient pas effectuées régulièrement. L'absence de procédure de sauvegarde et l'insuffisance de l'espace de stockage empêchaient la mise en place de pratiques de sauvegarde cohérentes. Le projet a permis de mettre en place un système de génération de sauvegardes. Des sauvegardes complètes et incrémentielles sont désormais effectuées régulièrement. Cette approche permet de restaurer rapidement des données à jour dans des situations critiques.
Analyse en temps réel des données consolidées
La migration a permis au client de bénéficier d'une transparence totale de l'environnement des processus d'entreprise, basée sur les données.
Transformation de l'environnement système
SAP ECC 6.0, qui fonctionnait sur les propres installations informatiques du client, a été remplacé par SAP S/4HANA 2021 avec support package stack 02 (05/2022) qui utilise la puissance de l'informatique en nuage.
En outre, une autorisation de signature unique (SSO) a été mise en œuvre, remplaçant la méthode précédente où les utilisateurs devaient se connecter au système à l'aide d'une interface graphique avec leurs noms d'utilisateur et leurs mots de passe. Cette transition a permis de résoudre des problèmes persistants tels que l'oubli de mots de passe et le verrouillage de comptes d'utilisateurs, qui étaient particulièrement gênants après les vacances des employés.
Intégrations avec de nouveaux systèmes
SAP Cloud for Customer (C4C) a été lancé simultanément.
Performances accrues du système
La migration de SAP ERP vers SAP S/4HANA a augmenté la vitesse de travail en utilisant la technologie in-memory. Elle a offert d'autres possibilités de développer l'apprentissage automatique et d'intégrer des robots logiciels afin d'optimiser et d'accélérer les processus de gestion.
Interfaces Fiori à la pointe de la technologie
Parallèlement au nouveau système, le client prévoit d'exploiter les interfaces SAP Fiori pour rationaliser les interactions et les rendre plus intuitives. Une conception moderne et centrée sur l'utilisateur stimulera la productivité, simplifiera les tâches et améliorera l'efficacité opérationnelle globale.
En nous appuyant sur les résultats triomphants de cette étude de cas, nous attendons avec impatience de futures collaborations. Le partenariat dynamique entre LeverX et Eurasia Group, initié cette année, a donné des résultats impressionnants.
Notre feuille de route comprend la mise en œuvre de la gestion de l'eau et la rationalisation des processus de gestion des programmes de fidélisation (remises, primes, etc.). Ces initiatives reflètent notre engagement commun en faveur de l'innovation et de la croissance.
Nos réalisations actuelles renforcent les bases de notre futur voyage. Ensemble, nous continuerons à faire progresser la technologie et l'excellence organisationnelle.