Transformation des processus internes dans une grande banque d’Europe de l’Est

LeverX a aidé l'une des principales banques à automatiser plus de 90% de ses processus d'affaires grâce à l'implémentation de SAP.

Le client

L'une des plus grandes banques, fondée au début des années 1990, est aujourd'hui un leader sur le marché financier de la région. Son réseau d'agences couvre les principaux centres économiques de plusieurs pays. La banque offre un large éventail de services financiers, notamment des prêts, des solutions d'investissement, des services bancaires aux entreprises et des services bancaires aux particuliers.

La banque emploie 15 000 personnes et sert des millions de clients. Elle exerce une influence significative sur le marché financier régional et participe activement au développement de projets économiques. Elle se concentre également sur l'adoption de technologies modernes et la mise en œuvre de solutions innovantes pour améliorer l'efficacité et la qualité des services.

Définir les défis

Cependant, même les entreprises les plus prospères sont confrontées à la nécessité de se moderniser et de s'optimiser. Les processus internes de la banque étaient devenus obsolètes et n'offraient pas l'efficacité souhaitée. L'exécution manuelle des tâches et la duplication des informations entraînaient une redondance des données et des erreurs, ce qui avait un impact négatif sur les performances de gestion.

Des systèmes disparates n'offraient pas de transparence et empêchaient une prise de décision rapide. L'absence d'une approche cohérente de la gestion des liquidités et des budgets des entrepôts a suscité des inquiétudes parmi les dirigeants. Tous ces problèmes ont déterminé la nécessité de lancer un projet d'automatisation. Le client recherchait une solution capable d'intégrer des systèmes disparates et d'automatiser les processus clés, améliorant ainsi le contrôle des flux financiers et matériels.

Les objectifs du projet ont été clairement définis :

• Réduire le volume des processus manuels
• Automatiser les opérations
• Améliorer les capacités de reporting
• Améliorer l'évolutivité

La nécessité d'augmenter la liquidité des entrepôts et de contrôler les budgets est devenue la tâche principale de la nouvelle solution. Il fallait mettre en place un système capable de s'adapter aux exigences de toutes les succursales tout en garantissant la transparence et la pertinence des données.

LeverX a suggéré l'intégration du système via SAP

Après avoir analysé tous les systèmes et processus d'affaires du client, nous avons proposé de créer un écosystème unifié sur la plateforme SAP, incluant les modules FI, MM, FM, RCM, PS, RE-FX, HR, CO, FI-AA et BW. Cette solution visait à éliminer la fragmentation des systèmes et à créer un espace d'information cohérent pour toutes les divisions de la banque. Une attention particulière a été accordée à l'intégration de la gestion électronique des documents et du contrôle budgétaire, ce qui a permis à la banque d'avoir une vue d'ensemble de ses opérations en temps réel.

Mise en œuvre de nouvelles solutions et transformation des processus

Notre équipe de neuf professionnels expérimentés a passé en revue les procédures commerciales de la banque et a mis en évidence les points à améliorer. Nous savions que nous devions nous atteler à des tâches difficiles qui impliquaient de renforcer la communication entre les départements et de modifier les rôles fonctionnels des membres du personnel. La mise en œuvre de la solution s'est étalée sur deux ans.

Au début du projet, l'accent a été mis sur le maintien du contrôle des processus, de la planification à la mise en œuvre. Nous avons également veillé à ce que la comptabilité et le reporting automatisés soient conformes aux normes internationales IFRS et respectent des normes strictes en matière de sécurité de l'information.

Les professionnels de LeverX ont intégré le système et l'ont adapté à plusieurs catégories d'utilisateurs, allant des achats et de la finance à la comptabilité et à la gestion. Nous avons minutieusement ajusté chaque fonction et module du système pour nous assurer qu'ils correspondent exactement aux activités de la banque.

La reformulation de procédures anciennes pour y intégrer l'automatisation a nécessité une réévaluation de la façon dont certaines tâches étaient effectuées. Après la mise en place de la technologie, nous avons assuré une formation complète. Les experts de LeverX ont expliqué comment les nouvelles procédures allaient modifier leurs tâches et ont aidé le personnel à se préparer à la transition vers un nouveau format de travail.

Résultats

Plus de 90 % des opérations commerciales du client ont été automatisées. Ainsi, la banque a amélioré la transparence opérationnelle et a considérablement réduit les activités manuelles. Avec des informations en temps réel à portée de main, les dirigeants de la banque sont désormais en mesure de faire des choix plus rapides et mieux informés. En outre, l'automatisation des processus a permis de réduire les dépenses d'exploitation et d'accroître les performances globales de la banque.

Plus d'un millier d'employés de plusieurs départements - gestion budgétaire, achats, ressources humaines, comptabilité, finances et inventaire - utilisent actuellement le système.

Le projet a été achevé dans les délais et dans les limites du budget.