LeverX colaboró en la exitosa transformación digital de una de las mayores cadenas de confitería de Uzbekistán.
Cliente
Safia Cafe&Bakery es una de las mayores marcas de confitería de Uzbekistán, especializada en productos horneados, pasteles, galletas y postres. Los productos de la empresa son famosos por su alta calidad y variedad, y cuentan con una carta de más de 500 referencias, entre ellas bollería francesa.
Un poco de historia
La historia de Safia Cafe&Bakery es una historia de amor y dedicación al arte de la repostería, entrelazada con el viaje de toda una familia. Todo empezó en 2001, cuando Mukhaia Ayupova decidió seguir su corazón y su pasión por los dulces. Junto con su marido, Akmal Ayupov, empezaron a preparar dulces en la cocina de su casa. Su humilde empeño no tardó en ganar popularidad y el negocio familiar empezó a florecer.
Inspirada por el éxito de sus padres, su hija Madina abrió la primera tienda en 2008: "Madina's Bakery House". Se sumergió de lleno en la nueva aventura y trajo consigo a toda su familia. Con las ideas únicas y las recetas originales de Madina, la calidad de sus productos mejoró notablemente. En 2015, ya tenían tres pastelerías y sus dulces se habían convertido en los favoritos de los clientes.
En 2015, el hijo de Madina, Bekzod Samigzhanov, propuso transformar el negocio familiar en una marca de pleno derecho. Así nació Safia Cafe&Bakery, que rápidamente se convirtió en un símbolo de calidad y sabor exquisito. Las panaderías evolucionaron hasta convertirse en acogedores cafés con un toque francés, donde los visitantes podían disfrutar de productos horneados y pasar el tiempo en un ambiente cálido y acogedor.
Desde entonces, Safia Cafe&Bakery ha crecido rápidamente, ampliando su presencia en Uzbekistán y más allá. En los últimos nueve años, la marca ha abierto 125 sucursales, tres de ellas en Kazajstán. En la actualidad, Safia es una de las mayores confiterías de Asia Central, con miles de empleados y cientos de miles de clientes cada día.
El comienzo del viaje digital
Con el rápido crecimiento de Safia Cafe&Bakery, surgieron nuevos procesos empresariales, se amplió la gama de productos y aumentó el número de puntos de venta, cadenas logísticas y empleados. Este crecimiento llevó a darse cuenta de que, para un desarrollo eficaz, el negocio necesitaba un sistema moderno y completo que ayudara a:
- Automatizar procesos básicos como producción, ventas, logística, finanzas, etc.
- Garantizar la escalabilidad de la empresa.
- Aumentar la competitividad y entrar en nuevos mercados.
- Mantener los datos actualizados para tomar decisiones a tiempo.
- Gestionar el surtido y el ciclo de vida de los productos en tiempo real.
Para tomar una decisión bien informada y económicamente sólida, el cliente negoció directamente con varias empresas y convocó un concurso interno. Este proceso les permitió analizar las soluciones existentes y las propuestas de los integradores, lo que condujo finalmente a la elección de SAP S/4HANA Cloud Private Edition y LeverX.
Proceso de implementación del proyecto
La implementación del proyecto implicó la migración del sistema ERP existente del cliente a SAP S/4HANA Cloud Private Edition, así como la integración del nuevo sistema con los procesos empresariales clave, como las operaciones minoristas, el ensamblaje de productos y el envío. El proyecto comprendía varias etapas clave que aumentaron la eficiencia empresarial y redujeron los riesgos asociados a los errores humanos y la fragmentación de datos.
El primer paso importante fue la armonización de los datos maestros de materiales. Durante esta fase, se definieron los tipos y clasificaciones de inventario, se optimizaron las materias primas y los productos semiacabados (como las bases de harina y bizcocho) y se eliminaron los artículos obsoletos. Esta simplificación facilitó la búsqueda de materiales durante la planificación y la logística, así como en las operaciones financieras y de control.
Una de las principales tareas del equipo de LeverX era implantar una función de contabilidad de costes y cálculo de costes de productos. Este requisito se abordó utilizando el módulo de Controlling de SAP. Su alcance funcional permite tener en cuenta todos los componentes necesarios para realizar cálculos precisos, incluidos los precios de los materiales, los costes laborales de los empleados que intervienen en la producción y diversos gastos generales.
Laimplantación de un cálculo de desviaciones a varios niveles y la redistribución de los gastos generales de fabricación permitieron asignar con precisión estos gastos al coste del producto. Los resultados financieros de la empresa se generan ahora teniendo en cuenta todos los componentes del coste, incluidos los costes de producción, los ingresos, los descuentos y los márgenes.
Además, durante la fase de producción, nuestro equipo organizó la información sobre especificaciones y recetas, lo que permitió realizar cálculos de costes más precisos en todas las fases del ciclo de vida del producto. Se prestó especial atención al seguimiento de los costes y a la gestión de los procesos de producción de cada artículo del inventario.
Para eliminar discrepancias y errores, nuestro equipo ayudó a automatizar los procesos de almacén mediante terminales de recogida de datos (TCD). Ahora, toda la información de cada producto se recoge automáticamente y se muestra en informes basados en documentos específicos, como órdenes de suministro, órdenes de producción y documentos de inventario. Esta automatización permite seguir el movimiento de las mercancías en todas las fases.
Otro paso importante fue la implantación del seguimiento de lotes de materias primas, productos semiacabados y productos acabados. Esto permitió controlar las fechas de caducidad, seleccionar los productos según el principio FEFO (First Expired, First Out) y mejorar significativamente el control de calidad y seguridad.
Los especialistas de LeverX también ayudaron al cliente a integrar los sistemas de gestión de puntos de venta (TPV) existentes con el sistema SAP central de la planta. Para lograrlo, se desarrolló una herramienta universal que facilitaba el intercambio de datos entre los sistemas y permitía la sincronización en tiempo real de todas las operaciones, mejorando significativamente la precisión de los datos dentro del sistema.
Esta integración también mejoró la planificación de las necesidades de productos acabados. El plan de producción se genera ahora a partir de los datos recogidos en los puntos de venta y se transmite a la planta central. El sistema selecciona automáticamente el método de planificación adecuado en función del tipo de producto.
Además, se implementó la capacidad de desplegar algoritmos de aprendizaje automático para prever la demanda futura tras recopilar datos de ventas. La previsión de la demanda se convirtió en una de las principales ventajas del proyecto, ya que los algoritmos integrados tenían en cuenta las fluctuaciones espontáneas de la demanda durante periodos concretos.
Resultados
El proyecto mejoró notablemente la capacidad de gestión de Safia, garantizó la transparencia de los procesos empresariales, automatizó las operaciones de almacén y aumentó la eficacia de los cálculos del coste de los productos. En términos de áreas de negocio individuales, la implementación de SAP S/4HANA Cloud Private Edition ayudó a mejorar las siguientes métricas clave:
Aprovisionamiento
- Se establecieron relaciones transparentes y mutuamente beneficiosas con los proveedores.
- Se mejoró la calidad de los productos gracias a las pruebas continuas de mercancías y materias primas.
- La gestión de las adquisiciones se basa ahora en las mejores prácticas de la industria de bienes de consumo.
- El cliente dispone de información completa y actualizada sobre los niveles de existencias, lo que le permite adquirir a tiempo las materias primas necesarias.
Ventas y distribución
- La escalabilidad del negocio se ajusta a su ritmo de crecimiento.
- La fidelización de los clientes aumenta gracias a la personalización.
- El acceso a información detallada sobre el rendimiento de las ventas facilita la toma de decisiones de gestión con conocimiento de causa.
Producción
- Contabilización de todos los matices y complejidades del proceso de producción física.
- El uso de materiales creados en SAP ha mejorado el proceso de preparación de recetas, simplificando su actualización y seguimiento dentro del sistema.
- Se han agilizado los cálculos de consumo de materiales, ya que ahora se puede acceder a toda la información desde una única transacción.
- El control y el seguimiento de la producción urgente se han simplificado.
Almacén
La implantación del sistema de gestión de almacenes (SAP EWM) para las zonas de almacenamiento en frío y expedición permite:
- Controlar las fechas de caducidad y evitar el exceso de existencias.
- Ajustar oportunamente los niveles de inventario.
- La aplicación de las estrategias FIFO y FEFO, garantizando el cumplimiento de sus principios durante la preparación de pedidos, el almacenamiento y la recepción de mercancías.
- Garantizar la entrega ininterrumpida de productos a las contrapartes.
Finanzas
El proyecto implementó las siguientes funciones:
- Introducción masiva automatizada de gastos a partir de extractos bancarios, junto con la verificación de recibos en función del tipo de pago.
- Informes detallados sobre costes fijos y variables, así como cálculos de los costes totales del producto.
- Generación de facturas.
- Elaboración de balances.
- Programación de pagos.
Controlling
La implantación de SAP CO ayudó a:
- Conseguir una visión segmentada de los costes, permitiendo un análisis preciso de los gastos y una mejor gestión de los mismos.
- Identificar ineficiencias y costes elevados, permitiendo correcciones que mejoran la rentabilidad operativa.
- Proporcionar un conocimiento profundo de las métricas financieras y los costes detallados de cada producto mediante herramientas como informes de centros de costes, análisis de ventas y beneficios, y cálculos de costes de productos.