SAP S/4HANA Private Cloud -toteutus Safialle

LeverX auttoi menestyksekkäässä digitaalisessa muutoksessa yhtä Uzbekistanin suurimmista makeisketjuista.

Asiakas

Safia Cafe&Bakery on yksi Uzbekistanin suurimmista makeisbrändeistä, joka on erikoistunut leivonnaisiin, kakkuihin, kekseihin ja jälkiruokiin. Yrityksen tuotteet ovat tunnettuja korkeasta laadusta ja monipuolisuudesta, ja sen valikoimassa on yli 500 tuotetta, mukaan lukien ranskalaiset leivonnaiset.

Vähän historiaa

Safia Cafe&Bakery -yrityksen tarina kertoo rakkaudesta ja omistautumisesta leipomistaidolle, joka on kietoutunut yhteen koko perheen matkan kanssa. Kaikki alkoi vuonna 2001, kun Mukhaia Ayupova päätti seurata sydäntään ja jatkaa intohimoaan makeisten valmistamiseen. Yhdessä miehensä Akmal Ayupovin kanssa he alkoivat valmistaa herkkuja kotikeittiössään. Heidän vaatimaton yrityksensä sai nopeasti suosiota, ja perheyritys alkoi kukoistaa.

Vanhempiensa menestyksen innoittamana heidän tyttärensä Madina avasi ensimmäisen myymälän vuonna 2008: "Madinan leipomo". Hän uppoutui uuteen yritykseen ja otti koko perheensä mukaan matkalle. Madinan ainutlaatuisten ideoiden ja omaperäisten reseptien ansiosta tuotteiden laatu parani huomattavasti. Vuoteen 2015 mennessä he olivat laajentuneet kolmeen leipomoon, ja heidän makeisista oli tullut asiakkaiden todellisia suosikkeja.

Vuonna 2015 Madinan poika Bekzod Samigzhanov ehdotti perheyrityksen muuttamista täysimittaiseksi brändiksi. Näin syntyi Safia Cafe&Bakery, josta tuli nopeasti laadun ja hienon maun symboli. Leipomomyymälät kehittyivät viihtyisiksi, ranskalaistunnelmaisiksi kahviloiksi, joissa kävijät voivat nauttia leivonnaisista ja viettää aikaa lämpimässä ja kutsuvassa ilmapiirissä.

Sittemmin Safia Cafe&Bakery on kasvanut nopeasti ja laajentanut toimintaansa Uzbekistanissa ja sen ulkopuolella. Viimeisten yhdeksän vuoden aikana brändi on avannut 125 toimipistettä, joista kolme Kazakstanissa. Nykyään Safia on yksi Keski-Aasian suurimmista makeistehtaista, joka työllistää tuhansia työntekijöitä ja ilahduttaa satojatuhansia asiakkaita päivittäin.

Digitaalisen matkan alku

Kun Safia Cafe&Bakery kasvoi nopeasti, syntyi uusia liiketoimintaprosesseja, tuotevalikoima laajeni ja vähittäismyymälöiden, logistiikkaketjujen ja työntekijöiden määrä kasvoi. Tämä kasvu johti siihen, että yritys tajusi, että tehokkaan kehityksen takaamiseksi se tarvitsi nykyaikaisen, kattavan järjestelmän, joka auttaisi:

• Automatisoida ydinprosesseja, kuten tuotantoa, myyntiä, logistiikkaa, rahoitusta jne.
• Varmistaa liiketoiminnan skaalautuvuus.
• Parantaa kilpailukykyä ja päästä uusille markkinoille.
• pitämään tiedot ajan tasalla oikea-aikaista päätöksentekoa varten.
• Hallitsemaan tuotevalikoimaa ja elinkaarta reaaliajassa.

Asiantuntevan ja taloudellisesti järkevän päätöksen tekemiseksi asiakas neuvotteli suoraan useiden yritysten kanssa ja järjesti sisäisen tarjouskilpailun. Tämän prosessin avulla hän pystyi analysoimaan olemassa olevia ratkaisuja ja integraattoreiden tarjouksia, mikä johti lopulta SAP S/4HANA Cloud Private Editionin ja LeverXin valintaan.

Hankkeen toteutusprosessi

Projektin toteutukseen kuului siirtyminen asiakkaan nykyisestä ERP-järjestelmästä SAP S/4HANA Cloud Private Editioniin sekä uuden järjestelmän integrointi keskeisiin liiketoimintaprosesseihin, kuten vähittäiskaupan toimintoihin, tuotteiden kokoonpanoon ja toimituksiin. Projekti sisälsi useita keskeisiä vaiheita, jotka lisäsivät liiketoiminnan tehokkuutta ja vähensivät inhimillisiin virheisiin ja tietojen pirstaleisuuteen liittyviä riskejä.

Ensimmäinen tärkeä vaihe oli materiaalin masterdatan yhdenmukaistaminen. Tämän vaiheen aikana määriteltiin varastotyypit ja -luokitukset, optimoitiin raaka-aineet ja puolivalmisteet (kuten jauhot ja sienikakkupohjat) ja poistettiin vanhentuneet tuotteet. Tämä yksinkertaistaminen helpotti materiaalien etsimistä suunnittelussa ja logistiikassa sekä talous- ja valvontatoiminnoissa.

Yksi LeverX-tiimin ensisijaisista tehtävistä oli kustannuslaskenta- ja tuotekustannuslaskentatoiminnon toteuttaminen. Tämä vaatimus ratkaistiin SAP Controlling -moduulin avulla. Sen toiminnallinen laajuus mahdollistaa kaikkien tarkkojen laskelmien edellyttämien osatekijöiden huomioon ottamisen, mukaan lukien materiaalihinnat, tuotantoon osallistuvien työntekijöiden työvoimakustannukset ja erilaiset yleiskustannukset.

Monitasoisen poikkeamalaskennan käyttöönotto ja valmistuksen yleiskustannusten uudelleenjako mahdollistivat näiden kustannusten tarkan kohdistamisen tuotekustannuksiin. Yrityksen taloudelliset tulokset tuotetaan nyt ottaen huomioon kaikki kustannuskomponentit, mukaan lukien tuotantokustannukset, tuotot, alennukset ja katteet.

Lisäksi tuotantovaiheen aikana tiimimme järjesti eritelmiä ja reseptejä koskevat tiedot, mikä mahdollisti tarkemmat kustannuslaskelmat kaikissa tuotteen elinkaaren vaiheissa. Erityistä huomiota kiinnitettiin kustannusseurantaan ja tuotantoprosessien hallintaan kunkin varastokohteen osalta.

Poikkeavuuksien ja virheiden poistamiseksi tiimimme auttoi varastoprosessien automatisoinnissa tiedonkeruupäätteiden (DCT) avulla. Nyt kaikki kunkin tuotteen tiedot kerätään automaattisesti ja näytetään raportteina, jotka perustuvat tiettyihin asiakirjoihin, kuten toimitustilauksiin, tuotantotilauksiin ja varastointiasiakirjoihin. Tämä automatisointi mahdollistaa tavaroiden liikkumisen seurannan kaikissa vaiheissa.

Toinen tärkeä vaihe oli raaka-aineiden, puolivalmiiden tuotteiden ja valmiiden tuotteiden erien seurannan toteuttaminen. Tämä mahdollisti vanhentumispäivämäärien seurannan, tuotteiden valinnan FEFO-periaatteen (First Expired, First Out) mukaisesti ja laadun ja turvallisuuden valvonnan merkittävän parantamisen.

LeverX:n asiantuntijat auttoivat asiakasta myös integroimaan nykyiset myyntipisteiden (POS) hallintajärjestelmät tehtaan keskitettyyn SAP-järjestelmään. Tätä varten kehitettiin yleistyökalu, joka helpotti järjestelmien välistä tiedonvaihtoa ja mahdollisti kaikkien toimintojen reaaliaikaisen synkronoinnin, mikä paransi merkittävästi tietojen tarkkuutta järjestelmässä.

Integrointi paransi myös valmiiden tuotteiden tarpeiden suunnittelua. Tuotantosuunnitelma luodaan nyt vähittäismyymälöissä kerättyjen ja keskitettyyn tehtaaseen välitettyjen tietojen perusteella. Järjestelmä valitsee automaattisesti sopivan suunnittelumenetelmän tuotetyypin mukaan.

Lisäksi otettiin käyttöön kyky ottaa käyttöön koneoppimisalgoritmeja tulevan kysynnän ennustamiseen myyntitietojen keräämisen jälkeen. Kysynnän ennustamisesta tuli yksi hankkeen tärkeimmistä eduista, sillä integroidut algoritmit ottivat huomioon kysynnän spontaanit vaihtelut tiettyinä ajanjaksoina.

Tulokset

Hanke paransi merkittävästi Safian hallittavuutta, varmisti liiketoimintaprosessien läpinäkyvyyden, automatisoi varastotoimintoja ja tehosti tuotekustannuslaskentaa. Yksittäisten liiketoiminta-alueiden osalta SAP S/4HANA Cloud Private Editionin käyttöönotto auttoi parantamaan seuraavia keskeisiä mittareita:

Hankinnat

• Toimittajien kanssa luotiin läpinäkyvät ja molempia osapuolia hyödyttävät suhteet.
• Tuotteiden laatu parani tavaroiden ja raaka-aineiden jatkuvan testauksen ansiosta.
• Hankintojen hallinta perustuu nyt FMCG-teollisuuden parhaisiin käytäntöihin.
• Asiakkaalla on käytössään täydelliset ja ajantasaiset tiedot varastotasoista, mikä mahdollistaa tarvittavien raaka-aineiden oikea-aikaisen hankinnan.

Myynti ja jakelu

• Liiketoiminnan skaalautuvuus vastaa sen kasvuvauhtia.
• Asiakasuskollisuus lisääntyi personoinnin ansiosta.
• Pääsy yksityiskohtaisiin myynnin suorituskykyä koskeviin tietoihin helpottaa tietoon perustuvien johtopäätösten tekemistä.

Tuotanto

• Fyysisen tuotantoprosessin kaikkien vivahteiden ja monimutkaisuuksien huomioon ottaminen.
• SAP:ssa luotujen materiaalien käyttö on tehostanut reseptien valmisteluprosessia ja yksinkertaistanut reseptien päivittämistä ja seurantaa järjestelmässä.
• Materiaalinkulutuslaskelmia on tehostettu, koska kaikki tiedot ovat nyt saatavilla yhdestä tapahtumasta.
• Kiireellisen tuotannon valvonta ja seuranta on yksinkertaistunut.

Varastointi

Varastonhallintajärjestelmän(SAP EWM) käyttöönotto kylmävarasto- ja lähetysalueilla mahdollistaa:

• Viimeisten käyttöpäivien seuraamisen ja ylivarastojen välttämisen.
• Varastotasojen oikea-aikaisen mukauttamisen.
• FIFO- ja FEFO-strategioiden toteuttaminen ja niiden periaatteiden noudattamisen varmistaminen tavaroiden poiminnassa, varastoinnissa ja vastaanotossa.
• Tuotteiden saumattoman toimituksen varmistaminen vastapuolille.

Rahoitus

Hankkeessa toteutettiin seuraavat toiminnot:

• Kulujen automaattinen massasyöttö pankkitiliotteista sekä kuittien tarkistaminen maksutyypin perusteella.
• Yksityiskohtaiset raportit kiinteistä ja muuttuvista kustannuksista sekä laskelmat tuotteiden kokonaiskustannuksista.
• Laskujen luominen.
• Taseen laatiminen.
• Maksujen aikataulutus.

Controlling

SAP CO:n käyttöönotto auttoi:

• Saavutettiin segmentoitu kustannusnäkymä, joka mahdollistaa tarkan kulujen analysoinnin ja paremman kustannusten hallinnan.
• tunnistaa tehottomuus ja korkeat kustannukset, mikä mahdollistaa toiminnan kannattavuutta parantavien korjausten tekemisen.
• Syvällinen ymmärrys taloudellisten mittareiden ja yksityiskohtaisten kustannusten osalta kunkin tuotteen osalta esimerkiksi kustannuspaikka-raporttien, myynti- ja voittoanalyysin sekä tuotekustannuslaskelmien avulla.