LeverX ha assistito con successo la trasformazione digitale di una delle maggiori catene dolciarie dell'Uzbekistan.
Il cliente
Safia Cafe&Bakery è uno dei maggiori marchi dolciari dell'Uzbekistan, specializzato in prodotti da forno, torte, biscotti e dessert. I prodotti dell'azienda sono rinomati per l'alta qualità e la varietà, con un menu di oltre 500 articoli, compresi i dolci francesi.
Un po' di storia
La storia di Safia Cafe&Bakery è una storia di amore e dedizione all'arte della panificazione, intrecciata al viaggio di un'intera famiglia. Tutto ebbe inizio nel 2001, quando Mukhaia Ayupova decise di seguire il suo cuore e la sua passione per i dolci. Insieme al marito, Akmal Ayupov, iniziarono a preparare dolci nella cucina di casa. La loro umile attività ha rapidamente guadagnato popolarità e l'azienda di famiglia ha iniziato a prosperare.
Ispirata dal successo dei genitori, la figlia Madina ha aperto il primo negozio nel 2008: "Madina's Bakery House". Si è immersa nella nuova impresa, portando con sé tutta la famiglia. Grazie alle idee uniche e alle ricette originali di Madina, la qualità dei prodotti è notevolmente migliorata. Nel 2015, l'azienda si era allargata a tre panetterie e i suoi dolci erano diventati i preferiti dai clienti.
Nel 2015, il figlio di Madina, Bekzod Samigzhanov, propose di trasformare l'attività di famiglia in un vero e proprio marchio. È così che è nato Safia Cafe&Bakery, che è diventato rapidamente un simbolo di qualità e gusto squisito. Le panetterie si sono trasformate in accoglienti caffè dal sapore francese, dove i visitatori potevano gustare i prodotti da forno e trascorrere il tempo in un'atmosfera calda e invitante.
Da allora, Safia Cafe&Bakery è cresciuta rapidamente, espandendo la propria presenza in Uzbekistan e oltre. Negli ultimi nove anni, il marchio ha aperto 125 filiali, tra cui tre in Kazakistan. Oggi Safia è una delle più grandi fabbriche di dolciumi dell'Asia centrale, che impiega migliaia di dipendenti e delizia centinaia di migliaia di clienti ogni giorno.
L'inizio del viaggio digitale
Con la rapida crescita di Safia Cafe&Bakery, sono emersi nuovi processi aziendali, la gamma di prodotti si è ampliata e il numero di punti vendita, catene logistiche e dipendenti è aumentato. Questa crescita ha portato alla consapevolezza che, per uno sviluppo efficace, l'azienda aveva bisogno di un sistema moderno e completo che l'aiutasse:
- Automatizzare i processi principali come produzione, vendite, logistica, finanza, ecc.
- garantire la scalabilità dell'azienda
- Migliorare la competitività e accedere a nuovi mercati.
- Mantenere i dati aggiornati per prendere decisioni tempestive.
- Gestire l'assortimento e il ciclo di vita dei prodotti in tempo reale.
Per prendere una decisione informata ed economicamente valida, il cliente ha negoziato direttamente con diverse aziende e ha indetto una gara d'appalto interna. Questo processo ha permesso di analizzare le soluzioni esistenti e le proposte degli integratori, portando infine alla scelta di SAP S/4HANA Cloud Private Edition e LeverX.
Processo di implementazione del progetto
L'implementazione del progetto ha comportato la migrazione dal sistema ERP esistente del cliente a SAP S/4HANA Cloud Private Edition, nonché l'integrazione del nuovo sistema con i processi aziendali chiave, come le operazioni di vendita al dettaglio, l'assemblaggio dei prodotti e le spedizioni. Il progetto comprendeva diverse fasi chiave che hanno aumentato l'efficienza aziendale e ridotto i rischi associati all'errore umano e alla frammentazione dei dati.
Il primo passo importante è stato l'armonizzazione dei dati anagrafici dei materiali. In questa fase sono stati definiti i tipi e le classificazioni delle scorte, sono state ottimizzate le materie prime e i semilavorati (come le basi per farina e pan di Spagna) e sono stati eliminati gli articoli obsoleti. Questa semplificazione ha facilitato la ricerca dei materiali durante la pianificazione e la logistica, oltre che nelle operazioni finanziarie e di controllo.
Uno dei compiti principali del team LeverX è stato quello di implementare una funzione di contabilità dei costi e di calcolo dei costi dei prodotti. Per soddisfare questo requisito è stato utilizzato il modulo SAP Controlling. Il suo ambito funzionale consente di considerare tutti i componenti necessari per effettuare calcoli accurati, compresi i prezzi dei materiali, i costi di manodopera per i dipendenti coinvolti nella produzione e le varie spese generali.
L'implementazione di un calcolo della varianza a più livelli e la ridistribuzione dei costi generali di produzione hanno consentito l'allocazione precisa di queste spese al costo del prodotto. I risultati finanziari dell'azienda sono ora generati considerando tutte le componenti di costo, compresi i costi di produzione, i ricavi, gli sconti e i ricarichi.
Inoltre, durante la fase di produzione, il nostro team ha organizzato le informazioni su specifiche e ricette, consentendo un calcolo più accurato dei costi in tutte le fasi del ciclo di vita del prodotto. Particolare attenzione è stata dedicata al monitoraggio dei costi e alla gestione dei processi di produzione per ogni articolo dell'inventario.
Per eliminare discrepanze ed errori, il nostro team ha contribuito ad automatizzare i processi di magazzino utilizzando terminali di raccolta dati (DCT). Ora tutte le informazioni relative a ciascun prodotto vengono raccolte automaticamente e visualizzate in rapporti basati su documenti specifici, come ordini di fornitura, ordini di produzione e documenti di inventario. Questa automazione consente di tracciare il movimento delle merci in tutte le fasi.
Un altro passo importante è stato l'implementazione della tracciabilità dei lotti per le materie prime, i semilavorati e i prodotti finiti. Ciò ha permesso di monitorare le date di scadenza, di selezionare i prodotti in base al principio FEFO (First Expired, First Out) e di migliorare significativamente il controllo della qualità e della sicurezza.
Gli specialisti di LeverX hanno anche assistito il cliente nell'integrazione dei sistemi di gestione dei punti vendita (POS) esistenti con il sistema SAP centrale dello stabilimento. A tal fine, è stato sviluppato uno strumento universale che ha facilitato lo scambio di dati tra i sistemi e ha permesso la sincronizzazione in tempo reale di tutte le operazioni, migliorando in modo significativo l'accuratezza dei dati all'interno del sistema.
Questa integrazione ha migliorato anche la pianificazione dei requisiti dei prodotti finiti. Il piano di produzione viene ora generato sulla base dei dati raccolti presso i punti vendita e trasmessi all'impianto centrale. Il sistema seleziona automaticamente il metodo di pianificazione appropriato in base al tipo di prodotto.
Inoltre, dopo la raccolta dei dati di vendita, è stata implementata la capacità di utilizzare algoritmi di apprendimento automatico per la previsione della domanda futura. La previsione della domanda è diventata uno dei vantaggi principali del progetto, in quanto gli algoritmi integrati tengono conto delle fluttuazioni spontanee della domanda in periodi specifici.
I risultati
Il progetto ha migliorato in modo significativo la gestibilità di Safia, ha garantito la trasparenza dei processi aziendali, ha automatizzato le operazioni di magazzino e ha aumentato l'efficienza dei calcoli dei costi dei prodotti. In termini di singole aree aziendali, l'implementazione di SAP S/4HANA Cloud Private Edition ha contribuito a migliorare le seguenti metriche chiave:
Approvvigionamento
- Sono stati instaurati rapporti trasparenti e reciprocamente vantaggiosi con i fornitori.
- La qualità dei prodotti è migliorata grazie ai continui test su merci e materie prime.
- La gestione degli acquisti si basa ora sulle best practice del settore FMCG.
- Il cliente ha accesso a informazioni complete e aggiornate sui livelli di inventario, consentendo l'approvvigionamento tempestivo delle materie prime necessarie.
Vendite e distribuzione
- La scalabilità dell'azienda è in linea con il suo tasso di crescita.
- La fedeltà dei clienti è aumentata grazie alla personalizzazione.
- L'accesso a informazioni dettagliate sulle performance di vendita facilita l'adozione di decisioni gestionali informate.
Produzione
- Gestione di tutte le sfumature e le complessità del processo di produzione fisica.
- L'utilizzo di materiali creati in SAP ha migliorato il processo di preparazione delle ricette, semplificando l'aggiornamento e il monitoraggio delle ricette all'interno del sistema.
- I calcoli del consumo di materiali sono stati semplificati, poiché ora è possibile accedere a tutte le informazioni da un'unica transazione.
- Il controllo e il monitoraggio della produzione urgente sono stati semplificati.
Magazzino
L'implementazione del sistema di gestione del magazzino(SAP EWM) per le aree di stoccaggio a freddo e di spedizione consente di:
- Monitorare le date di scadenza ed evitare l'eccesso di scorte.
- Adeguamenti tempestivi dei livelli di inventario.
- L'implementazione delle strategie FIFO e FEFO, garantendo il rispetto dei loro principi durante il prelievo, lo stoccaggio e il ricevimento delle merci.
- Garantire la consegna dei prodotti alle controparti senza soluzione di continuità.
Finanza
Il progetto ha implementato le seguenti funzioni:
- Inserimento automatico di massa delle spese dagli estratti conto bancari, con verifica delle ricevute in base al tipo di pagamento.
- Rapporti dettagliati sui costi fissi e variabili, nonché calcoli sui costi totali dei prodotti.
- Generazione di fatture.
- Preparazione del bilancio.
- Pianificazione dei pagamenti.
Controllo
L'implementazione di SAP CO ha contribuito a:
- Ottenere una visione segmentata dei costi, consentendo un'analisi precisa delle spese e una migliore gestione dei costi.
- Identificare le inefficienze e i costi elevati, consentendo correzioni che migliorano la redditività operativa.
- fornire una comprensione approfondita delle metriche finanziarie e dei costi dettagliati per ciascun prodotto, grazie a strumenti quali i rapporti sui centri di costo, l'analisi delle vendite e dei profitti e il calcolo dei costi dei prodotti.