SAP S/4HANA Private Cloud ieviešana uzņēmumam Safia

LeverX palīdzēja veiksmīgi veikt digitālo transformāciju vienā no lielākajām konditorejas izstrādājumu ķēdēm Uzbekistānā.

Klients

Safia Cafe&Bakery ir viens no lielākajiem konditorejas zīmoliem Uzbekistānā, kas specializējas konditorejas izstrādājumu, kūku, cepumu un desertu ražošanā. Uzņēmuma produkti ir pazīstami ar savu augsto kvalitāti un daudzveidību, un to ēdienkartē ir vairāk nekā 500 izstrādājumu, tostarp franču konditorejas izstrādājumi.

Nedaudz vēstures

Safia Cafe&Bakery stāsts ir mīlestības un uzticības maizes mākslai stāsts, kas savijies ar visas ģimenes ceļojumu. Viss sākās 2001. gadā, kad Mukhaia Ayupova nolēma sekot savai sirdij un īstenot savu aizraušanos ar saldumu gatavošanu. Kopā ar vīru Akmalu Ajupovu viņi sāka gatavot gardumus savā mājas virtuvē. Viņu pieticīgais darbs ātri ieguva popularitāti, un ģimenes uzņēmums sāka plaukt.

Iedvesmojoties no vecāku panākumiem, viņu meita Madina 2008. gadā atvēra pirmo veikalu: "Madina's Bakery House". Viņa iegremdējās jaunajā uzņēmumā, līdzi paņemot visu ģimeni. Pateicoties Madinas unikālajām idejām un oriģinālajām receptēm, viņu izstrādājumu kvalitāte ievērojami uzlabojās. Līdz 2015. gadam viņi bija paplašinājuši savu darbību līdz trim maiznīcām, un viņu saldumi bija kļuvuši par klientu iecienītāko produktu.

2015. gadā Madinas dēls Bekzods Samigžanovs ierosināja pārveidot ģimenes uzņēmumu par pilnvērtīgu zīmolu. Tā radās Safia Cafe&Bakery, kas ātri vien kļuva par kvalitātes un izsmalcinātas garšas simbolu. Maiznīcas veikaliņi pārtapa par mājīgām kafejnīcām ar franču noskaņu, kur apmeklētāji varēja baudīt konditorejas izstrādājumus un pavadīt laiku siltā un aicinošā atmosfērā.

Kopš tā laika Safia Cafe&Bakery ir strauji attīstījusies, paplašinot savu klātbūtni Uzbekistānā un ārpus tās. Pēdējo deviņu gadu laikā zīmols ir atvēris 125 filiāles, tostarp trīs Kazahstānā. Šodien Safia ir viena no lielākajām konditorejas rūpnīcām Vidusāzijā, kas nodarbina tūkstošiem darbinieku un katru dienu priecē simtiem tūkstošu klientu.

Digitālā ceļojuma sākums

Safia Cafe&Bakery strauji attīstoties, radās jauni uzņēmējdarbības procesi, paplašinājās produktu klāsts, pieauga mazumtirdzniecības vietu, loģistikas ķēžu un darbinieku skaits. Šī izaugsme lika saprast, ka efektīvai attīstībai uzņēmumam ir nepieciešama mūsdienīga, visaptveroša sistēma, kas palīdzētu:

• automatizēt pamatprocesus, piemēram, ražošanu, pārdošanu, loģistiku, finanses utt.
• Nodrošināt uzņēmuma mērogojamību.
• uzlabot konkurētspēju un ienākt jaunos tirgos.
• atjaunināt datus savlaicīgai lēmumu pieņemšanai.
• Pārvaldīt produktu sortimentu un dzīves ciklu reālajā laikā.

Lai pieņemtu pamatotu un ekonomiski pamatotu lēmumu, klients veica tiešas sarunas ar vairākiem uzņēmumiem un izsludināja iekšējo konkursu. Šis process ļāva izanalizēt esošos risinājumus un integratoru piedāvājumus, kā rezultātā galu galā tika izvēlēts SAP S/4HANA Cloud Private Edition un LeverX.

Projekta īstenošanas process

Projekta īstenošana ietvēra migrēšanu no klienta esošās ERP sistēmas uz SAP S/4HANA Cloud Private Edition, kā arī jaunās sistēmas integrēšanu ar galvenajiem uzņēmējdarbības procesiem, piemēram, mazumtirdzniecības operācijām, produktu montāžu un nosūtīšanu. Projekts ietvēra vairākus galvenos posmus, kas palielināja uzņēmējdarbības efektivitāti un samazināja riskus, kas saistīti ar cilvēku kļūdām un datu sadrumstalotību.

Pirmais svarīgais solis bija materiālu pamatdatu saskaņošana. Šajā posmā tika definēti krājumu veidi un klasifikācijas, optimizēti izejmateriāli un pusfabrikāti (piemēram, miltu un biskvīta pamatnes), kā arī izņemtas novecojušās preces. Šī vienkāršošana atviegloja materiālu meklēšanu plānošanas un loģistikas, kā arī finanšu un kontroles operāciju laikā.

Viens no galvenajiem LeverX komandas uzdevumiem bija ieviest izmaksu uzskaites un produktu pašizmaksas noteikšanas funkciju. Šī prasība tika izpildīta, izmantojot SAP Controlling moduli. Tā funkcionālā darbības joma ļauj ņemt vērā visas precīziem aprēķiniem nepieciešamās sastāvdaļas, tostarp materiālu cenas, ražošanā iesaistīto darbinieku darbaspēka izmaksas un dažādas pieskaitāmās izmaksas.

Daudzlīmeņu noviržu aprēķina ieviešana un ražošanas pieskaitāmo izmaksu pārdalīšana ļāva precīzi sadalīt šīs izmaksas uz produkta izmaksām. Tagad uzņēmuma finanšu rezultāti tiek veidoti, ņemot vērā visus izmaksu komponentus, tostarp ražošanas izmaksas, ieņēmumus, atlaides un uzcenojumus.

Turklāt ražošanas posmā mūsu komanda sakārtoja informāciju par specifikācijām un receptūrām, kas ļāva precīzāk aprēķināt izmaksas visos produkta dzīves cikla posmos. Īpaša uzmanība tika pievērsta izmaksu izsekošanai un ražošanas procesu pārvaldībai katrai inventāra vienībai.

Lai novērstu neatbilstības un kļūdas, mūsu komanda palīdzēja automatizēt noliktavas procesus, izmantojot datu vākšanas termināļus (DCT). Tagad visa informācija par katru produktu tiek apkopota automātiski un parādīta pārskatos, pamatojoties uz konkrētiem dokumentiem, piemēram, piegādes pasūtījumiem, ražošanas pasūtījumiem un inventāra dokumentiem. Šī automatizācija ļauj izsekot preču kustībai visos posmos.

Vēl viens svarīgs solis bija partiju izsekošanas ieviešana izejvielām, pusfabrikātiem un gatavai produkcijai. Tas ļāva uzraudzīt derīguma termiņus, atlasīt produktus, pamatojoties uz FEFO (First Expired, First Out) principu, un ievērojami uzlabot kvalitātes un drošības kontroli.

LeverX speciālisti arī palīdzēja klientam integrēt esošās tirdzniecības vietu (POS) pārvaldības sistēmas ar centrālo SAP sistēmu rūpnīcā. Lai to panāktu, tika izstrādāts universāls rīks, kas atviegloja datu apmaiņu starp sistēmām un ļāva reāllaikā sinhronizēt visas operācijas, ievērojami uzlabojot datu precizitāti sistēmā.

Šī integrācija uzlaboja arī gatavās produkcijas prasību plānošanu. Tagad ražošanas plāns tiek ģenerēts, pamatojoties uz datiem, kas iegūti mazumtirdzniecības vietās un nosūtīti uz centrālo rūpnīcu. Sistēma automātiski izvēlas atbilstošu plānošanas metodi atkarībā no produkta veida.

Turklāt pēc pārdošanas datu apkopošanas tika ieviesta iespēja izmantot mašīnmācīšanās algoritmus nākotnes pieprasījuma prognozēšanai. Pieprasījuma prognozēšana kļuva par vienu no projekta galvenajām priekšrocībām, jo integrētie algoritmi ņēma vērā spontānas pieprasījuma svārstības konkrētos periodos.

Rezultāti

Projekts ievērojami uzlaboja Safia vadāmību, nodrošināja uzņēmējdarbības procesu pārredzamību, automatizēja noliktavas darbību un uzlaboja produktu pašizmaksas aprēķinu efektivitāti. Runājot par atsevišķām uzņēmējdarbības jomām, SAP S/4HANA Cloud Private Edition ieviešana palīdzēja uzlabot šādus galvenos rādītājus:

Iepirkumi

• Tika izveidotas pārredzamas un abpusēji izdevīgas attiecības ar piegādātājiem.
• Tika uzlabota produktu kvalitāte, pateicoties nepārtrauktai preču un izejvielu testēšanai.
• Iepirkumu pārvaldība tagad balstās uz FMCG nozares paraugpraksi.
• Klientam ir pieejama pilnīga un aktuāla informācija par krājumu līmeņiem, kas ļauj savlaicīgi iepirkt nepieciešamās izejvielas.

Pārdošana un izplatīšana

• Uzņēmuma mērogojamība atbilst tā izaugsmes tempam.
• Klientu lojalitāte palielinājās, pateicoties personalizācijai.
• Piekļuve detalizētai informācijai par pārdošanas rezultātiem atvieglo vadības lēmumu pieņemšanu, pamatojoties uz informāciju.

Ražošana

• Visu fiziskās ražošanas procesa nianšu un sarežģījumu uzskaite.
• SAP izveidoto materiālu izmantošana ir uzlabojusi recepšu sagatavošanas procesu, vienkāršojot recepšu atjaunināšanu un uzraudzību sistēmā.
• Materiālu patēriņa aprēķini ir racionalizēti, jo tagad visai informācijai var piekļūt no viena darījuma.
• Ir vienkāršota steidzamās ražošanas kontrole un izsekošana.

Noliktava

Ieviešot noliktavas pārvaldības sistēmu(SAP EWM) saldētavām un nosūtīšanas zonām, ir iespējams:

• uzraudzīt derīguma termiņus un novērst krājumu pārpalikumu veidošanos.
• savlaicīgi koriģēt krājumu līmeņus.
• FIFO un FEFO stratēģiju ieviešanu, nodrošinot to principu ievērošanu preču komplektēšanas, uzglabāšanas un saņemšanas laikā.
• Nodrošināt nevainojamu produktu piegādi darījuma partneriem.

Finanses

Projektā tika īstenotas šādas funkcijas:

• Automatizēta masveida izdevumu ievadīšana no bankas izrakstiem, kā arī kvīšu pārbaude, pamatojoties uz maksājuma veidu.
• Detalizēti pārskati par fiksētajām un mainīgajām izmaksām, kā arī kopējo produktu izmaksu aprēķini.
• Rēķinu ģenerēšana.
• Bilances sagatavošana.
• Maksājumu plānošana.

Kontrole

SAP CO ieviešana palīdzēja:

• Iegūt segmentētu izmaksu pārskatu, kas ļauj precīzi analizēt izdevumus un uzlabot izmaksu pārvaldību.
• Identificēt neefektivitāti un augstas izmaksas, ļaujot veikt korekcijas, kas uzlabo darbības rentabilitāti.
• Nodrošināt padziļinātu izpratni par finanšu rādītājiem un detalizētām izmaksām katram produktam, izmantojot tādus rīkus kā izmaksu centru pārskati, pārdošanas un peļņas analīze un produktu izmaksu aprēķini.