LeverX a contribué à la transformation numérique réussie de l'une des plus grandes chaînes de confiseries en Ouzbékistan.
Client
Safia Cafe&Bakery est l'une des plus grandes marques de confiserie en Ouzbékistan, spécialisée dans les produits de boulangerie, les gâteaux, les biscuits et les desserts. Les produits de la société sont réputés pour leur haute qualité et leur variété, avec un menu de plus de 500 articles, y compris des pâtisseries françaises.
Un peu d'histoire
L'histoire de Safia Cafe&Bakery est celle d'un amour et d'un dévouement à l'art de la pâtisserie, mêlés au parcours de toute une famille. Tout a commencé en 2001 lorsque Mukhaia Ayupova a décidé de suivre son cœur et de poursuivre sa passion pour la confection de sucreries. Avec son mari, Akmal Ayupov, ils ont commencé à préparer des friandises dans leur cuisine. Leur modeste entreprise a rapidement gagné en popularité et l'entreprise familiale a commencé à prospérer.
Inspirée par la réussite de ses parents, leur fille Madina a ouvert le premier magasin en 2008 : "Madina's Bakery House". Elle s'est plongée dans cette nouvelle entreprise, entraînant toute sa famille dans son sillage. Grâce aux idées uniques et aux recettes originales de Madina, la qualité des produits s'est nettement améliorée. En 2015, l'entreprise s'est étendue à trois boulangeries et ses sucreries sont devenues les préférées de ses clients.
En 2015, le fils de Madina, Bekzod Samigzhanov, a proposé de transformer l'entreprise familiale en une marque à part entière. C'est ainsi qu'est née Safia Cafe&Bakery, qui est rapidement devenue un symbole de qualité et de goût exquis. Les boulangeries se sont transformées en cafés accueillants à la française, où les visiteurs pouvaient déguster des produits de boulangerie et passer du temps dans une atmosphère chaleureuse et accueillante.
Depuis, Safia Cafe&Bakery s'est rapidement développée, étendant sa présence en Ouzbékistan et au-delà. Au cours des neuf dernières années, la marque a ouvert 125 succursales, dont trois au Kazakhstan. Aujourd'hui, Safia est l'une des plus grandes confiseries d'Asie centrale, employant des milliers de personnes et régalant des centaines de milliers de clients chaque jour.
Le début du voyage numérique
La croissance rapide de Safia Cafe&Bakery s'est accompagnée de l'apparition de nouveaux processus commerciaux, d'un élargissement de la gamme de produits et d'une augmentation du nombre de points de vente, de chaînes logistiques et d'employés. Cette croissance a conduit à la prise de conscience que pour un développement efficace, l'entreprise avait besoin d'un système moderne et complet qui l'aiderait à
- automatiser les processus de base tels que la production, les ventes, la logistique, les finances, etc.
- Assurer l'évolutivité de l'entreprise.
- Améliorer la compétitivité et pénétrer de nouveaux marchés.
- Maintenir les données à jour pour une prise de décision rapide.
- Gérer l'assortiment et le cycle de vie des produits en temps réel.
Pour prendre une décision éclairée et économiquement rationnelle, le client a négocié directement avec plusieurs entreprises et a lancé un appel d'offres interne. Ce processus lui a permis d'analyser les solutions existantes et les propositions des intégrateurs, ce qui l'a finalement conduit à choisir SAP S/4HANA Cloud Private Edition et LeverX.
Processus de mise en œuvre du projet
La mise en œuvre du projet a impliqué la migration du système ERP existant du client vers SAP S/4HANA Cloud Private Edition, ainsi que l'intégration du nouveau système avec les processus métier clés, tels que les opérations de vente au détail, l'assemblage des produits et l'expédition. Le projet comprenait plusieurs étapes clés qui ont permis d'accroître l'efficacité de l'entreprise et de réduire les risques associés à l'erreur humaine et à la fragmentation des données.
La première étape importante a consisté à harmoniser les données de base des matériaux. Au cours de cette phase, les types et les classifications des stocks ont été définis, les matières premières et les produits semi-finis (tels que les bases de farine et de génoise) ont été optimisés et les articles obsolètes ont été supprimés. Cette simplification a facilité la recherche de matériaux lors de la planification et de la logistique, ainsi que lors des opérations financières et de contrôle.
L'une des principales tâches de l'équipe LeverX consistait à mettre en place une fonction de comptabilité analytique et de calcul du coût de revient des produits. Cette exigence a été satisfaite à l'aide du module SAP Controlling. Son champ d'application fonctionnel permet de prendre en compte tous les éléments nécessaires à des calculs précis, y compris les prix des matériaux, les coûts de la main-d'œuvre pour les employés impliqués dans la production et divers frais généraux.
Lamise en œuvre d'un calcul des écarts à plusieurs niveaux et la redistribution des frais généraux de fabrication ont permis l'affectation précise de ces dépenses au coût du produit. Les résultats financiers de l'entreprise sont désormais générés en tenant compte de tous les éléments de coût, y compris les coûts de production, les recettes, les remises et les majorations.
En outre, au cours de la phase de production, notre équipe a organisé les informations sur les spécifications et les recettes, ce qui a permis de calculer les coûts avec plus de précision à toutes les étapes du cycle de vie du produit. Une attention particulière a été accordée au suivi des coûts et à la gestion des processus de production pour chaque article en stock.
Afin d'éliminer les divergences et les erreurs, notre équipe a contribué à l'automatisation des processus d'entreposage à l'aide de terminaux de collecte de données (TCD). Désormais, toutes les informations relatives à chaque produit sont collectées automatiquement et affichées dans des rapports basés sur des documents spécifiques, tels que les commandes d'approvisionnement, les ordres de production et les documents d'inventaire. Cette automatisation permet de suivre le mouvement des marchandises à toutes les étapes.
Une autre étape importante a été la mise en œuvre du suivi des lots pour les matières premières, les produits semi-finis et les produits finis. Cela a permis de contrôler les dates de péremption, de sélectionner les produits selon le principe FEFO (First Expired, First Out) et d'améliorer considérablement le contrôle de la qualité et de la sécurité.
Les spécialistes de LeverX ont également aidé le client à intégrer les systèmes de gestion des points de vente existants au système SAP central de l'usine. Pour ce faire, un outil universel a été développé pour faciliter l'échange de données entre les systèmes et permettre une synchronisation en temps réel de toutes les opérations, améliorant ainsi de manière significative la précision des données au sein du système.
Cette intégration a également amélioré la planification des besoins en produits finis. Le plan de production est désormais généré sur la base des données collectées dans les points de vente et transmises à l'usine centrale. Le système sélectionne automatiquement la méthode de planification appropriée en fonction du type de produit.
En outre, la capacité de déployer des algorithmes d'apprentissage automatique pour prévoir la demande future a été mise en œuvre après la collecte des données de vente. La prévision de la demande est devenue l'un des principaux avantages du projet, car les algorithmes intégrés ont pris en compte les fluctuations spontanées de la demande au cours de périodes spécifiques.
Les résultats
Le projet a considérablement amélioré la capacité de gestion de Safia, assuré la transparence des processus commerciaux, automatisé les opérations d'entreposage et amélioré l'efficacité des calculs de coût des produits. En termes de domaines d'activité individuels, la mise en œuvre de SAP S/4HANA Cloud Private Edition a permis d'améliorer les indicateurs clés suivants :
Approvisionnement
- Des relations transparentes et mutuellement bénéfiques ont été établies avec les fournisseurs.
- La qualité des produits a été améliorée grâce aux tests continus des marchandises et des matières premières.
- La gestion des achats s'appuie désormais sur les meilleures pratiques de l'industrie des produits de grande consommation.
- Le client a accès à des informations complètes et actualisées sur les niveaux de stocks, ce qui lui permet d'acheter en temps voulu les matières premières nécessaires.
Ventes et distribution
- L'évolutivité de l'entreprise correspond à son taux de croissance.
- La fidélisation de la clientèle s'est accrue grâce à la personnalisation.
- L'accès à des informations détaillées sur les performances des ventes facilite la prise de décisions de gestion éclairées.
Production
- Prise en compte de toutes les nuances et complexités du processus de production physique.
- L'utilisation de matériaux créés dans SAP a amélioré le processus de préparation des recettes, simplifiant la mise à jour et le suivi des recettes dans le système.
- Les calculs de consommation de matériaux ont été rationalisés, toutes les informations étant désormais accessibles à partir d'une seule transaction.
- Le contrôle et le suivi de la production urgente ont été simplifiés.
L'entreposage
La mise en œuvre du système de gestion d'entrepôt(SAP EWM) pour les entrepôts frigorifiques et les zones d'expédition permet :
- de contrôler les dates de péremption et d'éviter le surstockage
- d'ajuster les niveaux de stock en temps voulu
- La mise en œuvre des stratégies FIFO et FEFO, en veillant au respect de leurs principes lors de la préparation des commandes, du stockage et de la réception des marchandises.
- d'assurer une livraison sans faille des produits aux contreparties.
Finances
Le projet a mis en œuvre les fonctions suivantes :
- Saisie automatisée en masse des dépenses à partir des relevés bancaires, avec vérification des reçus en fonction du type de paiement.
- Rapports détaillés sur les coûts fixes et variables, ainsi que sur le calcul du coût total des produits.
- Génération de factures.
- Préparation du bilan.
- Planification des paiements.
Contrôle de gestion
La mise en œuvre de SAP CO a permis de
- Obtenir une vision segmentée des coûts, permettant une analyse précise des dépenses et une meilleure gestion des coûts.
- Identifier les inefficacités et les coûts élevés, ce qui permet d'apporter des corrections qui améliorent la rentabilité opérationnelle.
- Fournir une compréhension approfondie des mesures financières et des coûts détaillés pour chaque produit grâce à des outils tels que les rapports sur les centres de coûts, l'analyse des ventes et des bénéfices, et le calcul des coûts des produits.