Implementierung von SAP S/4HANA Private Cloud für Safia

LeverX hat bei der Umsetzung eines Digitalisierungsprojekts für eines der größten Konditoreinetzwerke in Usbekistan unterstützt.

Kunde

Safia Cafe&Bakery ist eine der größten Konditoreimarken in Usbekistan und spezialisiert sich auf Backwaren, Torten, Kekse und Desserts. Die Produkte des Unternehmens sind für ihre hohe Qualität und Vielfalt bekannt: Die Speisekarte umfasst über 500 Artikel, darunter auch französisches Feingebäck.

Ein Blick in die Geschichte

Die Geschichte von Safia Cafe&Bakery ist eine Geschichte von Liebe und Hingabe zur Backkunst – eng verwoben mit dem Schicksal einer ganzen Familie. Alles begann im Jahr 2001, als Mukhaya Ayupova beschloss, ihrem Herzen zu folgen und sich ihrer Leidenschaft für das Herstellen von Süßwaren zu widmen. Gemeinsam mit ihrem Ehemann Akmalk Ayupov begannen sie, in ihrer heimischen Küche Leckereien zuzubereiten. Ihr bescheidenes Vorhaben gewann schnell an Beliebtheit, und das Familienunternehmen entwickelte sich rasant.

Sechs Jahre später, im Jahr 2008, eröffnete ihre Tochter Madina, inspiriert vom Erfolg ihrer Eltern, das erste Geschäft unter dem Namen „Madinas Backhaus“. Sie widmete sich dem neuen Projekt mit voller Hingabe und riss die gesamte Familie mit. Durch Madinas einzigartige Ideen und hauseigene Rezepte verbesserte sich die Qualität der Produkte deutlich. Bis 2015 hatten sie bereits drei Konditoreifilialen, und ihre Süßwaren wurden zu echten Verkaufsschlagern.

Im selben Jahr, 2015, schlug Bekzod Samigdzhanov, Madinas Sohn, vor, das Familienunternehmen in eine vollwertige Marke zu verwandeln. So entstand Safia Cafe&Bakery, das schnell zu einem Symbol für Qualität und erlesenen Geschmack wurde. Die Konditoreien verwandelten sich in gemütliche Cafés mit französischem Flair, in denen die Gäste nicht nur die Backwaren genießen, sondern auch eine angenehme und heimelige Atmosphäre erleben konnten.

Seitdem hat sich Safia Cafe&Bakery rasant entwickelt und seine Präsenz sowohl in Usbekistan als auch darüber hinaus erweitert. In nur neun Jahren eröffnete die Marke 125 Filialen, darunter drei in Kasachstan. Heute ist Safia eine der größten Konditoreifabriken in Zentralasien, mit Tausenden von Mitarbeitenden, die täglich Hunderttausende von Kunden erfreuen.

Der Beginn der digitalen Reise

Safia Cafe&Bakery entwickelte sich rasant weiter – es entstanden neue Geschäftsprozesse, das Produktsortiment wurde erweitert, die Anzahl der Verkaufsstellen, Logistikketten und Mitarbeitenden wuchs stetig. All dies führte zu der Erkenntnis, dass für eine effektive Weiterentwicklung eine moderne, integrierte Lösung notwendig ist, die Folgendes ermöglicht:

• Skalierbarkeit des Geschäfts;
• Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit und Erschließung neuer Märkte;
• Pflege aktueller Datenbestände für schnelle und fundierte Entscheidungen;
• Echtzeitmanagement des Sortiments und Produktlebenszyklus;
• Automatisierung der zentralen Unternehmensprozesse – Produktion, Vertrieb, Logistik, Finanzen und weitere.

Um eine durchdachte und wirtschaftlich fundierte Entscheidung zu treffen, führte der Auftraggeber direkte Gespräche mit zahlreichen Unternehmen und schrieb außerdem eine interne Ausschreibung aus. Diese Maßnahmen ermöglichten eine umfassende Analyse der bestehenden Lösungen und Integratorangebote – und führten letztlich zur Entscheidung zugunsten von SAP S/4HANA Cloud Private Edition in Zusammenarbeit mit LeverX.

Projektverlauf

Die Umsetzung des Projekts umfasste den Wechsel vom bisherigen ERP-System des Auftraggebers zu SAP S/4HANA Cloud Private Edition sowie die Integration des neuen Systems in zentrale Geschäftsprozesse des Unternehmens, wie beispielsweise den Betrieb der Verkaufsstellen, die Kommissionierung und den Versand der Produkte. Das Projekt bestand aus mehreren Schlüsselphasen, die dazu beitrugen, die Geschäftseffizienz zu steigern und Risiken zu minimieren, die durch menschliche Fehler und fragmentierte Daten entstehen.

Ein erster wichtiger Schritt war die Harmonisierung des Materialstamms. Im Rahmen dieses Abschnitts wurden die Arten und Klassifikationen der Artikel festgelegt, Rohstoffe und Halbfabrikate (wie Mehl und Biskuitrohlinge) optimiert und veraltete Positionen entfernt. Dies erleichterte die Materialsuche im Planungs- und Logistikprozess sowie in den Finanz- und Controlling-Operationen.

Eine der Hauptaufgaben des LeverX-Teams war zudem die Implementierung der Kostenrechnung und der Kalkulation der Selbstkosten der Fertigprodukte. Diese Anforderung wurde mithilfe des SAP Controlling-Moduls erfüllt. Dessen Funktionsbereich ermöglicht die Berücksichtigung aller notwendigen Komponenten für eine präzise Kalkulation, darunter Materialbewertungspreise, Arbeitskosten der in der Produktion beschäftigten Mitarbeiter sowie verschiedene Gemeinkosten.

Die Einführung einer mehrstufigen Abweichungsrechnung und die Umlage der Gemeinkosten ermöglichten eine höchst präzise Verrechnung dieser Kosten auf die Produktkosten. Die finanziellen Geschäftsergebnisse des Unternehmens werden nun unter Berücksichtigung aller Kostenbestandteile gebildet, einschließlich der Selbstkosten, Umsätze, Rabatte und Aufschläge.

Darüber hinaus hat unser Team in der Produktionsphase die Informationen zu Spezifikationen und Rezepturen systematisiert, was eine genauere Kalkulation der Selbstkosten in allen Phasen des Produktlebenszyklus ermöglichte. Besonderes Augenmerk wurde auf die Kostenrechnung und das Management der Produktionsprozesse für jede einzelne Artikelposition gelegt.

Um Fehlbestände und Fehler zu vermeiden, half unser Team bei der Automatisierung der Lagerprozesse mithilfe von Datenerfassungsterminals (DET). Nun werden alle Informationen zu jedem Produkt automatisch erfasst und in Berichten im Kontext spezifischer Dokumente dargestellt, wie z. B. Lieferaufträge, Fertigungsaufträge und Inventurdokumente. Dies ermöglicht die lückenlose Nachverfolgung der Warenbewegungen in allen Prozessphasen.

Ein weiterer wichtiger Schritt war die Einführung der Chargenverwaltung für Rohstoffe, Halbfabrikate und Fertigprodukte. Dies ermöglichte die Nachverfolgung von Haltbarkeitsdaten, die Auswahl der Produkte nach dem FEFO-Prinzip (First Expired, First Out) sowie eine deutlich verbesserte Kontrolle über Qualität und Sicherheit.

Die Experten von LeverX unterstützten den Kunden zudem bei der Integration der bestehenden Kassensysteme (POS) mit dem zentralen SAP-System im Werk. Hierfür wurde ein universelles Tool entwickelt, das den Datenaustausch zwischen den Systemen sicherstellt, alle Vorgänge in Echtzeit synchronisiert und die Datenqualität im System erheblich verbessert.

Diese Integration half auch, die Produktionsplanung für Fertigprodukte zu optimieren. Der Produktionsplan wird nun auf Basis der in den Verkaufsstellen gesammelten Daten erstellt und an das zentrale Werk übermittelt. Je nach Produkttyp wählt das System automatisch die passende Planungsmethode aus.

Ergebnisse

Das Projekt half Safia, die Steuerung zu verbessern, Transparenz in den Geschäftsprozessen zu schaffen, Lagerprozesse zu automatisieren und die Effizienz der Kalkulation der Produktkosten zu steigern. Im Bereich der einzelnen Geschäftsbereiche des Unternehmens trug die Einführung von SAP S/4HANA Cloud Private Edition zur Verbesserung folgender Kennzahlen bei:

Einkauf

• Transparente und für beide Seiten vorteilhafte Beziehungen zu Lieferanten wurden etabliert.
• Die Produktqualität verbesserte sich dank kontinuierlicher Tests von Waren und Rohstoffen.
• Das Einkaufsmanagement basiert jetzt auf bewährten Praktiken der FMCG-Branche.
• Der Auftraggeber hat Zugang zu vollständigen und aktuellen Informationen über Lagerbestände, was eine rechtzeitige Beschaffung der benötigten Rohstoffe ermöglicht.
  
  

Vertrieb und Distribution

• Die Skalierbarkeit des Geschäfts entspricht dem Wachstumstempo.
• Die Kundenbindung wurde durch individuelle Betreuung verbessert.
• Der Zugang zu detaillierten Verkaufsdaten ermöglicht fundierte Managemententscheidungen.
  
  

Produktion

• Berücksichtigung aller Besonderheiten und Komplexitäten des physischen Produktionsprozesses.
• Verbesserter Rezeptvorbereitungsprozess durch Nutzung der in SAP erfassten Materialien. Dies erleichtert die Aktualisierung und Überwachung der Rezepte im System.
• Vereinfachte Materialverbrauchsberechnung, da alle Informationen jetzt aus einer einzigen Transaktion abgerufen werden können.
• Erleichterte Kontrolle und Nachverfolgung der Herstellung von Eilprodukten.
  
  

Lagerhaltung

Die Einführung des Lagerverwaltungssystems (SAP EWM) für Tiefkühlräume und Versandbereiche ermöglicht:

• Kontrolle der Haltbarkeitsdaten und Vermeidung von Überbeständen;
• Rechtzeitige Anpassung der Lagerbestände;
• Implementierung der FIFO- und FEFO-Strategien und deren Einhaltung bei Kommissionierung, Lagerung und Wareneingang;
• Sicherstellung einer reibungslosen Warenabgabe an Geschäftspartner.
  
  

Finanzen

Im Rahmen des Projekts wurden folgende Funktionen umgesetzt:

• Massendaten-automatisierte Erfassung von Ausgaben aus Kontoauszügen sowie Prüfung von Belegen nach Zahlungsart;
• Detaillierte Berichte über fixe und variable Kosten sowie Berechnung der Gesamtkosten der Produkte;
• Erstellung von Rechnungen;
• Erstellung von Bilanzen;
• Zahlungsplan.

Controlling

Die Einführung von SAP CO half dabei:

• Eine segmentierte Kostenübersicht zu erhalten, die eine genaue Analyse der Ausgaben ermöglicht und das Kostenmanagement verbessert;
• Bereiche ineffizienter und hoher Kosten zu identifizieren und anzupassen, wodurch die operative Rentabilität gesteigert wurde;
• Ein tiefgehendes Verständnis der Finanzkennzahlen und detaillierter Produktkosten durch Werkzeuge wie Kostenstellenberichte, Verkaufs- und Gewinnanalysen sowie Produktkostenkalkulation zu gewährleisten.