Развитие и оптимизация системы SAP S/4HANA для ведущего поставщика IT-решений

LeverX разработала индивидуальные решения, которые позволили клиенту расширить возможности SAP S/4HANA, оптимизировать бизнес-процессы и повысить стратегическую гибкость компании.

Заказчик

Крупная компания, предоставляющая инфраструктурные IT-решения и услуги для бизнеса и государственных организаций в странах Северной Европы и Балтии. Работает в разных отраслях и разрабатывает решения для повышения эффективности и обеспечения соответствия нормативным требованиям. 

Исходная ситуация

В рамках программы цифрового развития компании заказчик внедрил SAP S/4HANA с другим подрядчиком. Ожидалось, что система поможет обновить бизнес-процессы и сделать их более прозрачными и управляемыми.

Однако после начала работы выяснилось, что стандартной функциональности недостаточно. Система не в полной мере учитывала специфику бизнеса, часть процессов была настроена формально и не отражала реальную модель работы компании. Кроме того, возникла потребность в дополнительной интеграции с другими решениями, которые уже использовались в компании.

В результате:

• Отдельные операции выполнялись сложнее и дольше, чем планировалось;
• Сотрудники не могли в полной мере использовать аналитические инструменты для принятия решений;
• Система требовала доработок, чтобы соответствовать отраслевым особенностям и внутренним требованиям.

Стало очевидно, что SAP S/4HANA нуждается не просто в технической поддержке, а в глубокой настройке с учетом реальных бизнес-задач. Поэтому было принято решение провести детальный анализ текущего состояния системы и внести необходимые изменения. С этой задачей клиент обратился к команде LeverX.

В рамках проекта планировалось:

• Расширить функциональные возможности системы за счет точечных настроек и доработок;
• Выстроить стабильное взаимодействие с другими IT-системами;
• Привести процессы в SAP в соответствие с фактической моделью работы компании;
• Подготовить систему к дальнейшему развитию и масштабированию.

Главная задача состояла в том, чтобы система стала полноценной опорой для бизнеса.

Объем проекта

Проект велся сразу в двух странах: в шведском и норвежском подразделениях заказчика. И вот тут была главная сложность: в Швеции компания работала в облачной SAP S/4HANA Cloud 2023 FP2, а в Норвегии — в локальной SAP ERP 6.0 (EHP8). То есть мы имели два разных подхода к эксплуатации, разные технические условия и при этом общую задачу — привести обе системы к тому уровню, который нужен бизнесу.

Поэтому решения подбирались с учетом того, как реально устроена работа в каждом регионе и что требует местная IT-среда. Ниже — полный перечень работ, которые были выполнены.

Работы по SAP Basis

Большой блок проекта был связан с администрированием и стабильной работой всей системы.

В первую очередь команда завершила перенос продуктивной системы SAP BW в Microsoft Azure. Параллельно были проведены ежегодные обновления всей среды (ERP, BW и PI) — так, чтобы все компоненты соответствовали плану обновлений заказчика и были приведены к актуальным уровням пакетов поддержки (SP), базы данных и ядра системы.

Чтобы система работала предсказуемо и без простоев, мониторинг и отчеты Early Watch Alert велись через SAP Solution Manager. Дополнительно были настроены параметры и доработки для мониторинга через SAP Cloud ALM (Application Lifecycle Management).

Команда также обеспечивала поддержку SAP Basis для облачной модели RISE with SAP в рамках проекта AHS и для SAP Signavio. В эту часть входило создание субаккаунтов, подключение Signavio к ERP-системам и обработка запросов, связанных с безопасностью SAP, сетью и архитектурой.

Помимо этого, были выполнены:

• Настройка SAP Fiori;
• Поддержка безопасности, включая матрицу разделения полномочий SoD;
• Оптимизация базы данных HANA;
• Настройка и улучшение SAP Focus Build для тестирования, разработки и промышленной эксплуатации систем S/4HANA.

Отдельный блок — работа с доступами. Команда пересмотрела роли и полномочия: проанализировала и исправила существующие пространства (Spaces) и страницы (Pages) в Fiori под конкретные бизнес-роли, а также проверила подходы к авторизациям в рамках организационной структуры.

Дополнительно обеспечивалась поддержка SAP HEC: обработка обращений, настройка облачной среды, а также перенос отдельных систем в локальную инфраструктуру.

И чтобы заказчик мог уверенно поддерживать среду дальше, была подготовлена подробная документация: ежедневные процедуры, резервное копирование и восстановление, параметры производительности, мониторинг и требования по безопасности.

Учет по центрам прибыли и закрытие отчетных периодов

Финансовый блок потребовал много внимания, потому что здесь важны и точность, и скорость закрытия периода.

В рамках проекта команда:

• Выполняла расчеты по договорам продаж с использованием RA KAY;
• Создавала новые объекты RA KAY, чтобы расширить возможности аналитики;
• Добавила дополнительные шаги в проверках и заменах данных (валидация и замещение), чтобы повысить качество и согласованность информации.

Был разработан отдельный отчет для анализа резервов на убытки — он дал более понятную картину финансовых результатов.

Также велась работа с элементами WBS: закрывались устаревшие позиции, чтобы можно было запускать массовые автоматические расчеты в фоне и не тратить время на ручные операции.

Команда отдельно разобрала проблему ошибок округления. Поскольку за годы добавлялись новые строки идентификации, потребовались изменения в пользовательских расширениях (User-exit).

Плюс к этому были устранены и другие проблемы, которые мешали закрытию периода — в итоге процесс стал стабильнее, а отчетность точнее.

Сопровождение и развитие SAP HCM

Важной частью проекта стала поддержка и настройка SAP HCM под требования заказчика.

Наша команда:

• Доработала формат файлов начисления зарплаты под стандарт ISO 20022 XML;
• Организовала управление фоновыми заданиями HCM;
• Отслеживала SAP-ноты, актуальные для Норвегии.

Отдельно была оптимизирована поддержка расчета заработной платы: периоды, даты выплат, накопления, тарифы, почтовые коды, создание новых видов начислений и ключей получателей, а также взаимодействие с государственными органами.

Команда также устранила проблемы в подмодуле управления персоналом (HCM-PA) и выполнила массовые изменения данных через LSMW — чтобы упростить работу со справочной и кадровой информацией.

В ходе устранения неполадок были исправлены ошибки:

• В драйверах расчета заработной платы;
• В оценке рабочего времени;
• В приложениях SAP Fiori (Timesheet, Approve Overtime);
• В интеграции с системой Catalyst (облачная HR-система).

Это обеспечило стабильную работу процессов расчета зарплаты и кадрового учета.

Закупки: индивидуальные решения и улучшение процессов

Этот блок включал и поддержку, и разработку решений под конкретные задачи бизнеса прежде всего для работы с восстановленной продукцией и закупками.

Было создано комплексное решение для учета восстановленных товаров и материалов на всем пути от поступления до продажи. Для этого:

• Добавили новые точки интеграции;
• Расширили существующие механизмы взаимодействия;
• Улучшили справочные и организационные данные.

Для закупок разработали решение, которое автоматизирует и упорядочивает переписку с поставщиками по электронной почте. Это усилило контроль за заказами и заметно облегчило работу отдела закупок.

Также проводилась модернизация старых доработок: команда пересмотрела и переработала пользовательский код, перевела часть функций на более современные подходы и активнее использовала стандартные возможности SAP. Например:

• Выполнен переход с SAPscript на PDF/BRF+ для печатных форм;
• Внедрены стандартные механизмы для управления серийными номерами.

Чтобы подготовить норвежское отделение компании к переходу с SAP ERP 6.0 (EHP8) на S/4HANA, был проведен точечный аудит, который помог выявить пробелы и оценить готовность. Параллельно прошли рабочие встречи, где выстроили понятный порядок поддержки, сопровождения и реализации запросов на изменения (CR), наладили взаимодействие и расставили приоритеты.

Существующие индивидуальные решения также разобрали на слабые места и подготовили рекомендации. Один из примеров — улучшение интеграции SAP с пользовательским порталом поставщиков, чтобы корректнее обрабатывать частично поставленные позиции.

В завершение подготовили полный комплект проектной документации: описания решений, руководства пользователей, функциональные и технические спецификации. Также были сделаны точные оценки и планы развития функциональности, чтобы дальнейшие улучшения шли в логике бизнес-целей и требований к системе.

Интеграции и развитие процессов продаж

Проект включал поддержку и улучшение интеграции с внешними системами. Основной упор был на то, чтобы обработка документов по продажам и отгрузке шла быстрее и точнее.

Ключевым этапом стало завершение внедрения EHF (Electronic Handling Format) и поддержка запуска в промышленную эксплуатацию. Это обеспечило соответствие требованиям и упростило электронный обмен документами.

Также:

• Разработали новые отчеты для контроля продаж;
• Доработали существующие отчеты под новые потребности бизнеса;
• Внесли исправления и улучшения в стандартные расширения SAP, чтобы повысить надежность работы в критически важных процессах.

Оптимизация складских процессов с использованием EWM

В начале проекта LeverX провела серию встреч, чтобы собрать требования, уточнить цели и согласовать ожидания. Команда подробно изучила документацию и описания процессов, чтобы понять детали работы и заранее увидеть возможные сложности.

Дальше были подготовлены демонстрационные сценарии во внутренней системе:

• Входящий поток: создание и тестирование товаров, заказов на закупку и поставок;
• Исходящий поток: создание заказов на продажу и поставок с тестированием логистики отгрузки;
• Сборка под заказ: активация спецификаций (BOM), настройка процессов STO и комплексное тестирование.

Сценарии готовились так, чтобы показать, как система справляется с реальными процессами заказчика.

Финалом стала подробная демонстрация всех трех сценариев для заинтересованных сторон. Это помогло всем участникам проекта одинаково понимать, что именно будет реализовано, и закрепило основу для дальнейшей работы.

Управление данными и развитие отчетности

Отдельное направление проекта — развитие SAP BW в среде HANA, чтобы система работала стабильно и закрывала задачи отчетности.

Основные работы включали:

• Мониторинг загрузок данных и общего состояния системы;
• Оперативное устранение инцидентов, о которых сообщали бизнес-пользователи;
• Обеспечение бесперебойной работы.

Также были обновлены существующие модели данных, потоки обработки и отчеты — чтобы повысить скорость работы и удобство использования. Параллельно разработали новые модели и отчеты, расширив аналитические возможности под меняющиеся потребности бизнеса.

Технологический стек

• SAP S/4HANA Cloud 2023 FP2 и SAP ERP 6.0 (EHP8)

  В компании одновременно работали две ERP-системы: облачная S/4HANA в Швеции и локальная ERP 6.0 в Норвегии. На них были завязаны финансы, логистика, HR и вся повседневная операционная работа.

• SAP Basis, SAP Solution Manager, SAP Cloud ALM

  Эти инструменты использовались для поддержки и контроля среды, включая обновления, мониторинг, работу с инцидентами и контроль состояния систем.

• SAP BW на HANA

  Платформа для отчетности и аналитики. Через нее формировались управленческие отчеты, а в рамках проекта были доработаны модели данных и логика загрузки.

• SAP Signavio

  Инструмент для анализа процессов, который помог определить, как они работают на практике и где их нужно упростить или изменить.

• SAP Fiori, роли и SoD

  Настройка пользовательского интерфейса и системы авторизаций, включая адаптация Fiori-пространств и страниц под бизнес-роли, пересмотр полномочий и проверку разделения обязанностей (SoD) для обеспечения корректного и безопасного доступа к данным и операциям.

• SAP HCM

  Развитие и поддержка процессов расчета заработной платы и кадрового учета, адаптация к локальным требованиям, настройка формата ISO 20022 XML и интеграция с внешними HR-системами для стабильной и корректной обработки данных.

• SAP MM и SAP EWM

  Настройка и развитие процессов закупок и складской логистики, включая учет восстановленной продукции, автоматизацию работы с поставщиками и оптимизацию входящих, исходящих и сборочных операций.

• SAP PI/PO, PDF/BRF+

  Настройка и развитие интеграции SAP с внешними системами через SAP PI/PO, в том числе обмен электронными документами в формате EHF. Перевод печатных форм на PDF/BRF+ позволил отказаться от устаревших решений и сделать формирование документов более гибким и управляемым.

• Microsoft Azure и SAP HEC

  Размещение SAP BW и части систем в Microsoft Azure с одновременной поддержкой гибридной архитектуры через SAP HEC. Команда LeverX обеспечила стабильную работу облачной среды, сопровождение инцидентов и корректную настройку инфраструктуры, что позволило объединить облачные и локальные компоненты в единую управляемую среду.

Результаты

За два года реализации проекта LeverX провела комплексное развитие системы SAP S/4HANA заказчика, внедрив индивидуальные решения для повышения эффективности, упорядочивания процессов и подготовки к дальнейшему росту.

Ключевые результаты:

• Расширение функциональности системы за счет индивидуальных настроек и улучшенной интеграции;
• Оптимизация бизнес-процессов, включая закупки и работу с восстановленной продукцией;
• Повышение качества управления данными и отчетности;
• Создание устойчивой и масштабируемой IT-инфраструктуры.