Apskaitos procesų transformacija didelio prekybos tinklo įmonėje

Didžiausias Uzbekistano prekybos centrų tinklas "Makro" sėkmingai perėjo prie tarptautinių finansinės atskaitomybės standartų (TFAS) ir įdiegė geriausią verslo procesų valdymo praktiką dabartinėje SAP ERP sistemoje.

Kliento apžvalga

"Makro" priklauso "Orient Group", finansų holdingui ir vienam didžiausių Uzbekistano privačių investuotojų. 1999 m. įsteigtai "Orient Group" priklauso prekybos centrų valdymo grupė "The Tower Mall Management Group", didžiausia Centrinėje Azijoje skaldyto granito gavybos ir perdirbimo įmonė, modernus logistikos centras, "FT Textile" gamykla ir kt.

Iš pradžių "Makro" veikė kaip prekybos centras, tačiau 2015 m. transformavosi ir persivadino į "Makro Express" - patogaus formato parduotuvę. Šis strateginis pokytis atitiko šiuolaikinį maisto prekių mažmenininkų požiūrį, kuriuo siekiama, kad vartotojai rinktųsi prekybos centrus ir patogias parduotuves, atsisakydami įprastų turgaviečių po atviru dangumi.

Žengdama koja kojon su šia evoliucija, 2020 m. "Makro" išplėtė savo veiklos teritoriją, pasirinkdama kompaktiškas 65-450 kv. m ploto parduotuves. Šiose parduotuvėse pirkėjams siūloma 4 000 parduotuvių, kuriose galima įsigyti beveik 500 kasdienio vartojimo prekių. Šiuo metu "Makro" gali pasigirti plačia veikla, apimančia daugiau nei 50 "Express" parduotuvių Taškente ir įvairiuose regionuose. Be to, šis tinklas unikalus tuo, kad turi savo paskirstymo centrą, logistikos sistemą ir maisto produktų gamybos įmonę.

Akivaizdu, kad "Makro" atsidavusiai aptarnauja savo klientus, nes kasdien aptarnauja apie 20 000 lankytojų. Neabejotina, kad šis prekės ženklas, nepaliaujamai siekiantis pagerinti apsipirkimo patirtį, neabejotinai užsitarnavo didelę įtaką mažmeninėje prekyboje.

Bendrovės naujoviška programėlė "E-Makro" siūlo nuo 1 % iki 3 % grynųjų pinigų grąžinimo atlygį, kuris priklauso nuo akcijų, pirkinių sumos ir sukauptų taškų. Ji jau tapo hitu - 140 000 parsisiuntimų ir 350 000 lojalumo programos dalyvių. Mokėjimai internetu pakeitė žaidimo taisykles, nes padvigubino numatomus užsakymus, o klientai liko patenkinti sklandžiu aptarnavimu.

Pripažindama savo triumfuojančias pastangas, "Makro" užsitikrino prestižinius apdovanojimus, įskaitant garbingus "Metų patogios parduotuvės" ir "Metų vietinės mažmeninės prekybos įmonės (Uzbekistanas)" titulus, kurie jai buvo suteikti 2021 m. vykusiuose išskirtiniuose "Retail Asia Awards of 2021" apdovanojimuose.

Apie įmonę:

• Parduotuvių skaičius: 109*
• Darbuotojų skaičius: 4,285
• Bendras mažmeninės prekybos plotas: 70 000 kv.m.
• Lankytojų skaičius per dieną: 88,000
• Pirkimų skaičius per dieną: 88 000: 85,000

* nuo 2022 m.

30-yje Uzbekistano miestų "Makro" turi daugiau nei 109 prekybos centrus. Tinklas buvo įkurtas 2010 m. Uzbekistane ir pagal parduotuvių skaičių yra didžiausias šalies mažmeninės prekybos maisto produktais tinklas.

"Orient Group" užbaigė savo strategiją, 2022 m. ypatingą dėmesį skirdama "Makro". Uzbekistane matome didelį modernių mažmeninės prekybos formatų potencialą. Todėl 2023 m. ypatingas dėmesys skiriamas mūsų prekybos centrų tinklo plėtrai,"

sakė "Orient Group" generalinis direktorius Andrejus Maslovas.

Bendrovė ketina toliau pertvarkyti savo prekybos centrų formatą ir koncepciją visame Uzbekistane.

Kliento verslo pavyzdys

2015 m. "Makro" sėkmingai integravo SAP ERP sistemą, apimančią FI, CO, MM ir SD modulius. Tačiau 2021 m. bendrovė nustatė, kad reikia prisitaikyti prie besikeičiančių rinkos tendencijų ir laikytis besikeičiančių teisinių reikalavimų. Kad pasiektų suplanuotus tikslus, jie išsikėlė naujus tikslus - automatizuoti procesus ir suderinti juos su tarptautiniais finansinės atskaitomybės standartais (TFAS). Įgyvendindama strategiją, bendrovė siekė pertvarkyti ir automatizuoti įvairius savo veiklos aspektus, įskaitant apskaitos, pardavimo, logistikos ir kontrolės procesus.

Bendrovė nustatė keletą tobulintinų dalykų, kuriuos reikėjo atlikti, pvz:

• apskaitos procesų pertvarkymą, kad būtų galima taikyti TFAS, taip pagerinant pardavimo, logistikos ir kontrolės procesus.
• Užtikrinti finansinės ir valdymo apskaitos skaidrumą diversifikuotų įmonių savininkams, taip sumažinant darbo sąnaudas veiklos užduotims atlikti.
• Integravimas su trečiosios šalies sistema faktura.uz, kalbant apie sąskaitų faktūrų gavimą / siuntimą ir jų pasirašymą su EDS ERP sistemoje, integravimas su Uzbekistano Respublikos valstybine inspekcija.
• Automatinis valiutų kursų atnaujinimas pagal Uzbekistano Respublikos centrinio banko valiutų kursą ir kainų apskaičiavimas atsižvelgiant į esamą valiutų kursą.
• Sandėlio apyvartos didinimas.
• Gaunamų ir išsiunčiamų dokumentų apdorojimo laiko sutrumpinimas.

Naujų verslo galimybių atradimas

Norėdama atnaujinti esamą SAP ERP modulį, "LeverX" pasiūlė naudoti laipsnišką esamų SAP sistemų perkėlimą. SAP ekspertams, pereinantiems prie "SAP S/4HANA", labai naudinga "SAP Activate" metodika, sudaranti neatsiejamą visapusiškos "SAP Activate" sistemos komponentą.

Ši metodika naudinga vidaus projektų vadovams ir konsultantams, siekiantiems panaudoti geriausią SAP praktiką ir vadovaujamas konfigūracijas sklandžiam ir sėkmingam perėjimui prie "S/4HANA". Laikydamiesi metodikoje pateikto veiksmų plano, projektų vadovai efektyviai vykdė SAP sprendimų diegimą, kuris buvo paprastesnis ir efektyvesnis.

Pagrindiniai projekto rezultatai:

Per dvi savaites "LeverX" konsultantai tris kartus apsilankė pas klientą Taškente. Šie vizitai parodė, kad tiesioginis bendravimas akis į akį yra labai svarbus siekiant užtikrinti sklandų ir sėkmingą SAP sprendimų įgyvendinimą.

Buvo surengti įvadiniai susitikimai ir misijos į šalį, kad būtų suteiktos rekomendacijos ir nuorodos renkant duomenis, įskaitant toliau nurodytą veiklą:

• funkcinis testavimas
• Darbuotojų mokymas
• Pasirengimas įgyvendinti projektą ir jo paleidimas

Asmeninis bendravimas leidžia nuodugniai suprasti unikalius kliento reikalavimus, palengvina problemų sprendimą realiuoju laiku ir skatina glaudesnį konsultantų ir kliento komandos bendradarbiavimą, o tai lemia labiau pritaikytą ir efektyvesnį įgyvendinimo procesą.

Kaip mums pavyko pasiekti sėkmę

Pagrindinis audito tikslas - suteikti įmonėms įžvalgų apie jų dabartinę veiklą, nustatant sritis, kurias reikia optimizuoti arba visiškai pertvarkyti.

Audito metu "LeverX" konsultantai glaudžiai bendradarbiavo su "Makro" ekspertais, kruopščiai analizuodami ir vertindami esamus verslo procesus. Jie nustatė, kurie procesai vis dar aktualūs ir veiksmingi, ir kartu identifikavo tuos, kuriuos būtų naudinga optimizuoti arba kuriuos reikia visiškai pertvarkyti. Praktinis "LeverX" požiūris užtikrino, kad visi kliento veiklos aspektai buvo kruopščiai įvertinti, nepaliekant akmens ant akmens.

Atlikę auditą "LeverX" konsultantai nustatė tobulintinas sritis ir žengė dar vieną žingsnį pirmyn. Jie parengė specialiai pritaikytus sprendimus, kad palengvintų sklandų apskaitos procesų perėjimą prie Tarptautinių finansinės atskaitomybės standartų (TFAS).

Kliento verslo procesų auditas

Audito metu "LeverX" konsultantai kartu su klientu nustatė, kurie iš dabartinių verslo procesų yra tinkami, o kuriuos reikėtų optimizuoti arba konfigūruoti iš naujo.

Be to, "LeverX" konsultantai parengė ir pasiūlė apskaitos procesų pertvarkymo sprendimus, kad būtų galima pereiti prie TFAS ir patobulinti pardavimo, logistikos ir kontrolės procesus.

SAP finansinė apskaita (FI)

SAP FI modulyje ekspertai atliko šiuos pakeitimus:

• Pateikė tris apskaitos registrus: IRFS (pagrindinis registras), NAS (Uzbekistano Respublikos nacionalinis apskaitos standartas) ir mokesčių registras (pajamų mokestis).
• Sukonfigūravo didžiosios knygos sąskaitų planą.
• Įdiegta netiesioginių mokesčių apskaita.
• Įdiegtas atidėtųjų sąnaudų apskaitos procesas.
• Įdiegė automatinį banko mokėjimų generavimą.
• Pertvarkė sąnaudų apskaitos procesus ir gautinų bei mokėtinų sumų procesus.
• Suaktyvintas medžiagų registras, leidžiantis tiksliausiai apskaičiuoti medžiagų kainas dviem valiutomis.
• Sukonfigūruota priemonė, leidžianti visiškai automatizuoti laikotarpio uždarymo procesą apskaitoje ir valdyme.

Tarp integracijos užduočių buvo įgyvendintos šios:

• Integracija su trečiosios šalies sistema faktura.uz dėl sąskaitų faktūrų gavimo / siuntimo ir jų EDS pasirašymo ERP sistemoje. Savo ruožtu trečiosios šalies sistema faktura.uz yra integruota su Uzbekistano Respublikos mokesčių inspekcija.
• Automatinis valiutų kursų atnaujinimas pagal Uzbekistano Respublikos nacionalinį banką ir kainų apskaičiavimas pagal galiojantį valiutos kursą.

SAP Controlling (CO)

LeverX konsultantai kartu su užsakovu suformavo įmonės veiklos apskaitos ir analizės koncepciją. Taip buvo užtikrinta, kad kliento specialistams įvedant pagrindines finansines operacijas būtų tik vienas tikslus įrašas. SAP CO modulis sujungia įvairią informaciją, pavyzdžiui, sąnaudų centrus, užsakymus ir kt. ir prideda esminę informaciją, pavyzdžiui, pelno centrą ir funkcinę sritį.

Jis taip pat stebi pinigų srautus kitoms finansinėms operacijoms ir padeda klientui matyti, kaip tai veikia įvairias verslo dalis.

SAP CO įgyvendino šias galimybes:

• Skaidri organizacinė struktūra, pagrįsta sąnaudų centro hierarchija ir pelno centru.
• Administracinių ir gamybos sąnaudų santykio analizė.
• Išsami investicinių priemonių apskaita, pagrįsta SAP CO investiciniais užsakymais.
• Valdymo ataskaitų, supaprastinančių biudžeto išlaidų analizę, įdiegimas.

SAP Medžiagų valdymas (MM) ir SAP Pardavimai ir paskirstymas (SD)

Įdiegus SAP Material Management (MM), racionalizuojami atsargų valdymo, pirkimų ir medžiagų planavimo procesai, o SAP Sales and Distribution (SD) - užsakymų apdorojimas, pardavimai ir ryšių su klientais valdymas; juos įdiegus prekybos grandinėje galima optimizuoti atsargų lygį, užtikrinti savalaikį jų papildymą ir padidinti klientų pasitenkinimą dėl efektyvaus užsakymų apdorojimo ir geresnio atsargų matomumo.

LeverX konsultantai kartu su klientu išsprendė šias verslo problemas, susijusias su viešaisiais pirkimais ir pardavimais:

• verslo procesų auditas ir standartizavimas
• Pardavimo kainų schemų modifikavimas naujiems verslo procesams kainų valdymo požiūriu, kuris didina kliento prekių konkurencingumą ir gerina klientų lojalumą.
• Automatinis PVM apskaičiavimas nuo prekių savikainos ir perėjimas prie grynosios kainos.
• Logistikos procesų diferencijavimas rodant skirtingus srautus, kad būtų galima sekti būsenas ir kurti skaidrias ataskaitas.

TOP SAP Company

Valdykite finansinės apskaitos duomenis su SAP FI

 

Pasiekite finansinį meistriškumą kartu su LeverX ir SAP FI. Gaukite realius įžvalgų duomenis, užtikrinkite atitiktį reikalavimams ir optimizuokite finansinius procesus verslo sėkmei.

Tobulėkite su SAP FI

Projekto rezultatai

Šiandieniniame apskaitos pasaulyje veikia vieninga apskaitos ir finansinės atskaitomybės standartų sistema. TFAS vaidina lemiamą vaidmenį kaip jos pagrindas.

Naudodama "LeverX", "Makro" įgijo gilesnį savo procesų supratimą ir atskleidė produktyvumo didinimo, operacijų racionalizavimo ir pelningumo didinimo galimybes.

Prisijungimas prie vieningos apskaitos ir finansinės atskaitomybės standartų sistemos išryškino šiuos "Makro" tobulėjimo rodiklius:

• Didesnis finansinis skaidrumas - buvo išskirti du pagrindiniai finansinės apskaitos registrai: TFAS (pagrindinis registras), mokesčių apskaita (papildomas registras) ir papildomai specialus registras (pelno mokestis). Pagerėjęs finansinės atskaitomybės tikslumas ir nuoseklumas parodė aiškų ir skaidrų prekybos centrų tinklo finansinės būklės ir veiklos rezultatų vaizdą pagal TFAS sistemą. Klientas pasiekė laukiamą našumo lygį, susijusį su mokėjimų apdorojimu, banko sutikrinimais ir automatinėmis išmokomis.
• Efektyvus išteklių paskirstymas - įdiegus naująją SAP sistemą, klientas 20 % padidino sandėlio apyvartą. Dėl supaprastintų verslo procesų SAP ERP sistemoje, optimizavus išteklių paskirstymą, pagerėjo sąnaudų valdymas ir išteklių panaudojimas. Visi ištekliai suvienodinti medžiagų registre, o tai leidžia kuo tiksliau apskaičiuoti medžiagų kainas dviem funkcinėmis valiutomis.
• Padidėjo produktyvumas - gaunamų ir siunčiamų dokumentų apdorojimo laikas sutrumpėjo 40 proc. Efektyvus darbas su finansiniais duomenimis leido klientui išspręsti nesuderinamumo problemą, greičiau priimti sprendimus ir išvengti brangiai kainuojančių klaidų.
• Atitikties ir rizikos valdymas - Sėkmingas TFAS standartų laikymasis sumažina finansinę riziką ir užtikrina atitiktį tarptautinėms apskaitos normoms, didina grandinės patikimumą ir investuotojų pasitikėjimą.
• Geresni santykiai su suinteresuotosiomis šalimis - 30 proc. padidėjęs finansinis skaidrumas dėl FRSI standartų įdiegimo ir pasaulinių standartų laikymosi teigiamai veikia santykius su investuotojais, skatina suinteresuotųjų šalių pasitikėjimą ir patikimumą.
• Sėkmingas perėjimas prie TFAS ir optimizuoti verslo procesai suteikia prekybos centrų tinklui galimybę plėstis ir plėstis tiek šalies, tiek tarptautiniu mastu dėl didesnio finansinio aiškumo ir veiklos efektyvumo.

Įvykdžius projekto užduotis ir įdiegus naujus verslo procesus, klientas įgyvendino:

• Tinkamą apskaitos ir mokesčių apskaitos tvarkymą pagal teisės aktų reikalavimus.
• Sąnaudų straipsnių analizę visose dukterinėse įmonėse (parduotuvėse). Ši analizė padeda priimti teisingus valdymo sprendimus dėl sąnaudų koregavimo.
• Skaidri apskaita ir valdymo apskaita.
• Darbo sąnaudų, patiriamų sprendžiant veiklos klausimus, sumažėjimą, leidžiantį kliento darbuotojams daugiau laiko skirti analitinių ir strateginių klausimų sprendimui.

Pirmiau minėti privalumai leis klientui padidinti savo žinomumą taikant visame pasaulyje pripažintus TFAS apskaitos standartus, ypač siekiant patekti į tarptautines kapitalo rinkas.

TFAS taikymo ir efektyvaus verslo procesų valdymo SAP ERP sistemoje sujungimas pabrėžia sėkmingą "Makro" transformaciją, pasižyminčią geresne finansine praktika, veiklos efektyvumu ir bendrais verslo rezultatais.

Produktai ir paslaugos

• SAP Controlling (CO)
• SAP finansai (FI)
• SAP S/4HANA
• SAP S/4HANA perkėlimas
• SAP diegimas

Kliento atsiliepimas

"LeverX" tapo patikimu partneriu bendrovės "Makro" skaitmeninės transformacijos kelyje. LeverX komanda greitai padėjo įgyvendinti svarbius projektus, susijusius su perėjimu prie TFAS ir elektroninio keitimosi dokumentais su mūsų tiekėjais diegimu. Vykdydami bendrus projektus visi "LeverX" komandos nariai pademonstravo aukštą profesionalumo lygį ir sugebėjo pateikti mums geriausius sprendimus, atsižvelgdami į mūsų apribojimus. Iki šiol mes ir toliau glaudžiai bendradarbiaujame su "LeverX" komanda ir pasitikime ja, spręsdami svarbiausias užduotis siekiant veiklos efektyvumo didėjant konkurencijai modernioje Uzbekistano mažmeninės prekybos rinkoje."

Ali Karimovas, ERP sistemos plėtros skyriaus vadovas.