Трансформация процессов бухгалтерского учета в крупной сети супермаркетов

Крупнейшая сеть супермаркетов Узбекистана Makro успешно перешла на международные стандарты финансовой отчетности (МСФО) и внедрила лучшие практики управления бизнес-процессами в рамках действующей системы SAP ERP.

Клиент

Makro входит в состав Orient Group, финансового холдинга и одного из крупнейших частных инвесторов Узбекистана. Основанная в 1999 году, компания Orient Group включает в себя The Tower Mall Management Group, крупнейший в Центральной Азии завод по добыче и переработке гранитного щебня, современный логистический центр, фабрику FT Textile и многое другое.

Изначально Makro работала как сеть супермаркетов, но в 2015 году была трансформирована в сеть магазинов шаговой доступности и переименована в Makro Express. В рамках этого стратегического шага, Makro в 2020 году расширили свое присутствие на рынке, открыв новые магазины площадью от 65 до 450 кв. м. В этих магазинах покупатели могут найти более 4000 единиц товаров первой необходимости. 

В настоящее время Makro — это более 50 магазинов Express в Ташкенте и различных регионах, которые ежедневно обслуживает около 20 000 посетителей. Кроме того, сеть уникальна собственным распределительным центром, логистической системой и предприятием по производству продуктов питания.

E-Makro — приложение компании — предлагает кэшбэк в размере от 1% до 3% в зависимости от акций, суммы покупок и накопленных баллов. У него 140 000 скачиваний и 350 000 участников программы лояльности. Внедрение онлайн-платежей помогло удвоить заказы и обеспечило высокий уровень удовлетворенности клиентов благодаря бесперебойному обслуживанию.
Усилия компании Makro были отмечены престижными наградами, в том числе почетными званиями “Лучший круглосуточный магазин года” и “Лучший внутренний ритейлер года (Узбекистан)”, полученными в рамках премии Retail Asia Awards 2021.

О компании:

• Число магазинов: 109*
• Количество сотрудников: 4 285
• Общая площадь магазинов: 70,000 кв. м.
• Кол-во посетителей ежедневно: 88 000
• Кол-во покупок ежедневно: 85 000

Сегодня сеть является крупнейшим продуктовым ритейлером Узбекистана по количеству магазинов.

“В 2022 году Orient Group завершила разработку своей стратегии, уделив особое внимание Makro. Мы видим большой потенциал в современных форматах розничной торговли в Узбекистане, поэтому в 2023 году особое внимание уделяется развитию именно нашей сети супермаркетов”,

— рассказал Андрей Маслов, генеральный директор группы компаний Orient.

Компания намерена перезагрузить формат и концепцию своих супермаркетов по всему Узбекистану.

Бизнес-кейс заказчика

В 2015 году Makro успешно интегрировала систему SAP ERP, включающую модули FI, CO, MM и SD. Чтобы обеспечить адаптивность компании к тенденциям рынка и соответствие изменяющимся требованиям законодательства, в 2021 году компания решила автоматизировать все связанные с этим процессы и стандартизировать их согласно международным стандартам финансовой отчетности (МСФО). 

В рамках этой стратегии компания планировала реинжиниринг и автоматизацию различных аспектов своей деятельности, включая процессы бухгалтерского учета, продаж, логистики и контроля.

Компания определила ряд следующих улучшений:

• Трансформация процессов бухгалтерского учета для внедрения МСФО, чтобы улучшить процессы продаж, логистики и контроля;
• Обеспечение прозрачности финансового и управленческого учета, чтобы снизить трудозатраты на оперативные задачи;
• Интеграция со сторонней системой faktura.uz в части приема/отправки счетов-фактур и подписания их ЭЦП в ERP-системе, интеграция с государственной инспекцией Республики Узбекистан;
• Автоматическое обновление курсов валют по курсу Центрального банка Республики Узбекистан и расчет цен с учетом текущего обменного курса;
• Увеличение складского оборота;
• Сокращение времени обработки входящих и исходящих документов.

Поиск новых возможностей для бизнеса

Для обновления существующего модуля SAP ERP компания LeverX предложила постепенную миграцию существующих систем SAP по методологии SAP Activate. Этот подход подходит тем компаниям, которые хотят внедрить лучшие практики SAP и управлять конфигурациями для плавного и успешного перехода на S/4HANA. 

Придерживаясь дорожной карты, предусмотренной методологией SAP Activate, менеджеры проекта обеспечили эффективное внедрение решений SAP. 

Ключевые этапы проекта

Личное общение позволяет глубже понять уникальные требования клиента, облегчает решение проблем в режиме реального времени и способствует более тесному сотрудничеству между консультантами и командой клиента, что приводит к более индивидуальному и эффективному процессу внедрения.

Именно поэтому консультанты LeverX неоднократно лично встречались с заказчиком, чтобы обсудить ключевые этапы проекта, включая:

• Функциональное тестирование;
• Обучение персонала;
• Подготовка и запуск проекта.

Путь к успеху

Шаг 1: Аудит бизнес-процессов клиента

Основная цель аудита, который провели наши специалисты, — предоставить заказчику представление о текущей деятельности компании, выявив области, которые требуют оптимизации или полной реконфигурации.

Консультанты LeverX тесно сотрудничали с экспертами Makro в ходе этого этапа, тщательно анализируя и оценивая существующие бизнес-процессы. Мы выяснили, какие процессы по-прежнему актуальны для компании и эффективны, а также определили те, которые могут выиграть от оптимизации или требуют полного пересмотра. 

В результате аудита консультанты LeverX определили области, требующие улучшения, и разработали индивидуальные решения для плавного внедрения МСФО в процессы бухгалтерского учета компании Makro и повышения эффективности продаж, логистики и контроля.

Шаг 2: SAP Financial Accounting (FI)

В рамках модуля SAP FI эксперты внесли следующие изменения:

• Предусмотрено три регистра для бухгалтерского учета: МФСО (основной регистр), НСБУ (Национальный стандарт бухгалтерского учета Республики Узбекистан) и налоговый регистр (налог на прибыль);
• Настройка планов счетов главной бухгалтерской книги;
• Внедрение косвенного налогового учета;
• Внедрение процесса учета расходов будущих периодов;
• Автоматическое формирование банковских платежей;
• Трансформация процессов учета затрат, а также дебиторской и кредиторской задолженности;
• Активация реестра материалов, позволяющего максимально точно рассчитать цены материалов в двух валютах;
• Настройеп инструмента, позволяющего полностью автоматизировать процесс закрытия периода бухгалтерского учета и управления.

В рамках интеграции были реализованы следующие задачи:

• Интеграция со сторонней системой faktura.uz по части приема/отправки счетов и подписания их ЭЦП в ERP-системе. Сторонняя система faktura.uz, в свою очередь, интегрирована с налоговой инспекцией Республики Узбекистан;
• Автоматическое обновление курсов валют по данным Национального банка Республики Узбекистан и расчет цен по текущему обменному курсу.

Шаг 3: SAP Controlling (CO)

Консультанты LeverX совместно с заказчиком сформировали концепцию учета и анализа деятельности предприятия, которая гарантировала, что при проведении основных финансовых транзакций каждой из них будет присвоена только одна запись в системе. 

Он также отслеживает движение финансовых средств по различным операциям и помогает клиенту увидеть, как это влияет на различные части бизнеса.

В рамках SAP CO мы реализовали следующие возможности:

• Прозрачную организационную структуру, основанную на иерархии центров затрат и центров прибыли;
• Анализ соотношения управленческих и производственных затрат;
• Подробный учет инвестиционных мероприятий на основе инвестиционных заказов SAP CO;
• Управленческую отчетность, которая упрощает анализ бюджетных расходов.

Шаг 4: SAP Material Management (MM) и SAP Sales and Distribution (SD)

Внедрение SAP Material Management (MM) оптимизировало процессы управления запасами, закупками и планированием материалов, а SAP Sales and Distribution (SD) улучшило обработку заказов, продажи и управление взаимоотношениями с клиентами. 

Внедрение этих компонентов в сети супермаркетов оптимизировало уровень запасов, обеспечило их своевременное пополнение и повысило удовлетворенность клиентов за счет эффективной обработки заказов и улучшения видимости запасов.

Консультанты LeverX совместно с заказчиком решили следующие бизнес-вопросы, связанные с закупками и продажами:

• Аудит и стандартизация бизнес-процессов;
• Модификация схем ценообразования продаж под новые бизнес-процессы в части управления ценообразованием. Это повысило конкурентоспособность товаров заказчика и лояльность покупателей;
• Автоматический расчет НДС от стоимости товара и переход на цену нетто;
• Дифференциация логистических процессов за счет отображения разных потоков для отслеживания статусов и разработки прозрачной отчетности.

Результаты проекта

Благодаря LeverX компания Makro получила более глубокое понимание своих процессов, что в свою очередь помогло повысить производительность, оптимизировать операции и увеличить прибыльность.

Присоединение к единой системе стандартов бухгалтерского учета и финансовой отчетности выявило следующие показатели улучшения для Makro:

• Повышенная финансовая прозрачность — Выделены два основных реестра финансового учета — МСФО (главный реестр) и налоговый учет (дополнительный реестр) — и специальный реестр (налог на прибыль). Повышение точности и последовательности финансовой отчетности дало четкое и прозрачное представление о финансовом состоянии и результатах деятельности сети супермаркетов в соответствии с МСФО. Клиент достиг ожидаемого уровня производительности в отношении обработки платежей, банковских выверок и автоматических выплат.
• Эффективное распределение ресурсов — Благодаря внедрению новой системы SAP заказчик увеличил оборот склада на 20%. Благодаря оптимизации бизнес-процессов в системе SAP ERP оптимизация распределения ресурсов привела к улучшению управления затратами и более эффективному использованию ресурсов. Все ресурсы объединены в реестре материалов, что позволяет максимально точно рассчитывать цены материалов в двух функциональных валютах.
• Повышенная производительность — Время обработки входящих и исходящих документов сократилось на 40%. Эффективная работа с финансовыми данными позволила заказчику решить проблему разрозненности, быстрее принимать решения и избегать дорогостоящих ошибок.
• Обеспечение соответствия и управление рисками — Успешное следование стандартам МСФО минимизировало финансовые риски и обеспечило соблюдение международных норм бухгалтерского учета.
• Улучшение отношений с заинтересованными сторонами — Повышение финансовой прозрачности на 30% за счет внедрения и соблюдения стандартов МСФО положительно повлияло на отношения с инвесторами, повысив доверие и авторитет среди заинтересованных сторон.
• Масштабируемость и рост — Успешный переход на МСФО и оптимизация бизнес-процессов позволили сети супермаркетов масштабироваться и расширяться как внутри страны, так и за рубежом, благодаря повышению финансовой прозрачности и операционной эффективности.

Благодаря выполненным проектным задачам и внедрению новых бизнес-процессов заказчик организовал:

• Грамотное ведение бухгалтерского и налогового учета в соответствии с требованиями законодательства;
• Анализ статей затрат во всех филиалах (магазинах). Этот анализ помогает принять правильные управленческие решения по корректировке затрат;
• Прозрачный бухгалтерский и управленческий учет.

Помимо этого, компания Makro также снизила трудозатраты при решении оперативных вопросов, что позволило сотрудникам заказчика уделять больше времени решению аналитических и стратегических вопросов.

Вышеупомянутые преимущества помогли клиенту повысить свой авторитет, улучшить финансовые практики, повысить операционную эффективностью и общие показатели бизнеса.

Что говорит заказчик

“LeverX стала надежным партнером на пути цифровой трансформации компании Макро. Команда Leverx в короткие сроки помогла реализовать масштабные проекты по переходу на МСФО и внедрению электронного документооборота с нашими поставщиками. В совместных проектах все члены команды LeverX продемонстрировали высокий профессионализм и смогли предложить наилучшие решения для нас с учетом имеющихся ограничений. 

И по сей день мы тесно сотрудничаем и доверяем команде LeverX решение важнейших задач по достижению операционной эффективности в условиях усиливающейся конкуренции на современном розничном рынке Узбекистана.”  

— Али Каримов, Начальник отдела развития ERP-системы