SAP Activate -menetelmä SAP S/4HANA -transformaatioon

SAP Activate selitettynä: vaiheet, toimitusmallit ja miten menetelmä tukee SAP S/4HANA -käyttöönottoja.

Vuosia kestävä ERP-käyttöönotto, joka sitoo merkittävästi resursseja mutta ei silti tue asetettuja liiketoimintatavoitteita, muodostaa yritykselle huomattavan riskin. Perinteisesti SAP-hankkeita on usein lähestytty laajoina, pitkälle räätälöityinä kokonaisuuksina, joissa ratkaisu suunnitellaan lähes alusta lähtien organisaation nykyisten prosessien ympärille.

Nopeasti muuttuvassa liiketoimintaympäristössä tällainen lähestymistapa voi kuitenkin kasvattaa teknistä velkaa, pidentää käyttöönottoa ja johtaa tilanteeseen, jossa alkuperäiset vaatimukset ehtivät muuttua jo ennen tuotantoon siirtymistä. SAP Activate tarjoaa tähän vaihtoehtoisen toimintamallin. Sen lähtökohtana ovat SAP valmiit parhaat käytännöt, esikonfiguroidut liiketoimintaprosessit ja fit-to-standard-periaate, joiden avulla organisaatio voi keskittyä olennaisiin liiketoimintavaatimuksiin tarpeettoman räätälöinnin sijaan.

SAP Activate -menetelmän tavoitteena on nopeuttaa arvon realisoitumista, vähentää käyttöönottoon liittyviä riskejä ja tukea hallittua SAP-ympäristön kehittämistä myös tuotantoon siirtymisen jälkeen.

SAP Activate -menetelmän pääpiirteet

SAP Activate on SAP-ratkaisujen käyttöönottoa ja kehittämistä ohjaava viitekehys, jota voidaan hyödyntää esimerkiksi SAP S/4HANA -hankkeissa, migraatioissa ja jatkuvassa kehittämisessä.

SAP toi SAP Activate -menetelmän käyttöön vuonna 2015 tukemaan SAP S/4HANA käyttöönottoa. Menetelmä kokoaa yhteen SAP parhaat käytännöt, ohjatun konfiguroinnin sekä vaiheistetun ja iteratiivisen toteutusmallin.

Keskeinen periaate on standardoinnin suosiminen tarpeettoman räätälöinnin sijaan. Fit-to-standard-työpajoissa organisaation vaatimuksia verrataan valmiisiin SAP-prosesseihin, minkä jälkeen tunnistetaan ne alueet, joissa standardiratkaisu riittää ja joissa tarvitaan perusteltuja laajennuksia tai muutoksia. Näin voidaan vähentää teknistä velkaa, selkeyttää ratkaisun arkkitehtuuria ja helpottaa tulevia päivityksiä.

SAP Activate muodostaa siten käytännönläheisen rungon SAP S/4HANA -transformaation suunnitteluun ja toteutukseen. Menetelmä perustuu SAP parhaisiin käytäntöihin, ohjattuun konfigurointiin ja vaiheittaiseen toteutusmalliin.

SAP parhaat käytännöt

SAP Best Practices tarjoaa valmiita liiketoimintaprosesseja, konfiguraatiosisältöjä, dokumentaatiota ja käyttöönottoa tukevia materiaaleja. Niiden tavoitteena on auttaa organisaatioita hyödyntämään SAP standarditoiminnallisuutta ja vähentämään tarpeettoman räätälöinnin tarvetta.

Sisältö ei rajoitu yhteen yleiseen malliin, vaan SAP tarjoaa myös toimiala- ja maakohtaisia prosesseja ja konfiguraatioita. Niissä voidaan huomioida esimerkiksi:

• toimialakohtaiset prosessit, kuten mittaritietojen käsittely ja laskutus energia- ja yleishyödyllisten palvelujen toimialalla

• toimialalle ominaiset tietomallit ja prosessit esimerkiksi valmistavassa teollisuudessa ja autoteollisuudessa

• paikalliset ja toimialakohtaiset sääntely- ja raportointivaatimukset.

Ohjattu konfigurointi ja käyttöönoton työkalut

SAP Activate hyödyntää automatisoituja toimintoja, ohjattua konfigurointia ja valmiita käyttöönottosisältöjä, jotka helpottavat järjestelmän alkuasetusten määrittämistä ja myöhempää kehittämistä. Organisaatio voi valita käyttöön tarvittavat liiketoimintaprosessit, kuten varastonhallinnan tai automatisoidun laskutuksen, minkä jälkeen niitä tukevat asetukset voidaan määrittää hallitusti SAP tarjoamien työkalujen avulla.

SAP-ympäristön käyttöönottoa ja sovellusten elinkaaren hallintaa tukevat erityisesti seuraavat ratkaisut:

• SAP Cloud ALM — SAP pilvipohjainen ratkaisu käyttöönottojen, testauksen, liiketoimintaprosessien ja järjestelmän operatiivisen toiminnan hallintaan ja seurantaan.
• SAP Solution Manager (SolMan) — ratkaisu, jota käytetään edelleen monissa olemassa olevissa SAP-ympäristöissä erityisesti on-premise- ja hybridiratkaisujen elinkaaren hallintaan.

Yhdessä SAP BTP sekä muiden SAP integraatio- ja teknologiapalvelujen kanssa nämä työkalut tukevat SAP-ympäristön hallittua kehittämistä myös käyttöönoton jälkeen. Muutoksia voidaan toteuttaa vaiheittain ja keskitetysti siten, että järjestelmän vakaus, liiketoiminnan jatkuvuus ja SAP-ytimen ylläpidettävyys säilyvät mahdollisimman hyvin.

Mitä SAP Clean Core tarkoittaa? Periaatteet, hyödyt ja käyttöönoton ensiaskeleet

Yhdistä SAP-järjestelmien skaalautuvuus ja operatiivinen toimintavarmuus.

Tutustu

SAP Activate -menetelmän rakenne

SAP Activate tarjoaa modulaarisen ja vaiheistetun toteutusmallin, joka soveltuu pilvi-, on-premise- ja hybridiympäristöihin. Menetelmä määrittää projektin keskeiset vaiheet, tehtävät ja vastuut, mikä auttaa eri sidosryhmiä etenemään yhteisen rakenteen mukaisesti aina suunnittelusta käyttöönottoon ja jatkuvaan kehittämiseen.

Menetelmässä yhdistyvät suunnitelmallinen projektinhallinta ja ketterät työskentelytavat. Selkeästi määritellyt vaiheet tukevat aikataulujen, resurssien ja budjetin hallintaa, kun taas iteratiivinen kehitys ja sprintit mahdollistavat ratkaisun testaamisen ja tarkentamisen projektin edetessä. Näin organisaatio voi reagoida muuttuviin liiketoimintavaatimuksiin ilman, että koko toteutuksen hallittavuus kärsii.

Miten SAP Activate eroaa SAP ASAP- ja SAP Launch -menetelmistä?

SAP Activate kehittyi aiemmista SAP ASAP- ja SAP Launch -menetelmistä. ASAP oli suunniteltu ensisijaisesti on-premise-hankkeisiin, joissa räätälöintiä oli usein paljon ja käyttöönotot kestivät pitkään. SAP Launch puolestaan keskittyi SAP pilviratkaisujen käyttöönottoon.

SAP Activate yhdistää näiden mallien vahvuuksia ja tukee nykyisiä pilvi-, on-premise- ja hybridiympäristöjä.

Seuraavaksi tarkastelemme menetelmien keskeisiä eroja.

SAP Activate -menetelmän kuusi vaihetta

SAP Activate jakaa digitaalisen transformaation kuuteen selkeään vaiheeseen. Jokaisella vaiheella on omat tavoitteensa ja tuotoksensa, jotka luovat perustan seuraavalle vaiheelle.

Discover

Discover-vaiheessa arvioidaan SAP-ratkaisun soveltuvuutta liiketoimintatavoitteisiin, määritellään digitaalisen transformaation suunta ja valitaan sopiva etenemistapa, kuten RISE with SAP tai on-premise-käyttöönotto.

Tärkeimmät tulokset:

• Ylätason etenemissuunnitelma

• Toteutuksen alustava laajuus ja SAP-moduulit

• Pääsy kokeiluympäristöön

Prepare

Prepare-vaiheessa määritellään projektin hallintamalli, roolit ja vastuut sekä valmistellaan tekninen ympäristö. Samalla varmistetaan, että projektitiimi, liiketoimintayksiköt, IT ja muutoksenhallinta etenevät yhteisten tavoitteiden mukaisesti.

Tärkeimmät tulokset:

• Projektisuunnitelma sekä määritellyt roolit ja vastuut

• Toteutusaikataulu

• Teknisen ympäristön alustava valmistelu

• Muutoksenhallintasuunnitelma

• Projektin käynnistysmateriaalit

Explore

Explore-vaiheessa määritellään, miten SAP-ratkaisu tukee organisaation prosesseja. Fit-to-standard-työpajoissa tarkastellaan SAP standardiprosesseja ja tunnistetaan mahdolliset poikkeamat, jotka lisätään projektin backlogiin.

Tärkeimmät tulokset:

• Fit-to-standard-arviointi

  Projektin backlog vaatimuksineen ja laajennuksineen

  Vahvistettu prosessidokumentaatio

  Hyväksytty ratkaisun laajuus

  Päivitetty business case sekä ROI- ja TCO-arviot

Realize

Realize-vaiheessa ratkaisu konfiguroidaan, kehitetään ja testataan aiemmin määritettyjen vaatimusten perusteella. Työ etenee yleensä sprinteissä, joissa tuloksia tarkastellaan säännöllisesti.

Tärkeimmät tulokset:

• Konfiguroitu ja testattu järjestelmä

• Valmiit laajennukset ja räätälöidyt kehitystyöt

• Testidokumentaatio ja tulokset

• Käyttäjäkoulutuksen materiaalit

Deploy

Deploy-vaiheessa valmistaudutaan tuotantoon siirtymiseen. Vaihe sisältää muun muassa lopullisen datamigraation, järjestelmän tarkistukset ja käyttäjäkoulutuksen.

Tärkeimmät tulokset:

• Lopullinen käyttöönottosuunnitelma

• Suoritettu käyttäjäkoulutus

• Tuotantokäyttöön valmis järjestelmä

Run

Run-vaihe alkaa tuotantoon siirtymisen jälkeen. Tavoitteena on vakauttaa uusi SAP-ympäristö, ratkaista käyttöönoton jälkeiset ongelmat ja siirtyä jatkuvaan kehittämiseen.

Tärkeimmät tulokset:

• Hypercare-tuki käyttöönoton jälkeen

• Operatiivisen valmiuden arviointi

• SAP-osaamiskeskuksen (SAP CoE) toimintamalli

• Jatkuvan kehittämisen suunnitelma

• Käyttöönoton jälkeinen arviointi

• Liiketoimintahyötyjen toteutumisen seuranta

Keskeiset toteutustavat

SAP Activate on joustava menetelmä SAP-hankkeiden toteuttamiseen. Käytännössä voidaan hyödyntää kolmea keskeistä lähestymistapaa.

Fit-to-standard

SAP ASAP -menetelmässä vaatimukset määriteltiin pitkälti ennen järjestelmän rakentamista. SAP Activate lähtee sen sijaan SAP valmiista standardiprosesseista ja tunnistaa vain liiketoiminnan kannalta tarpeelliset poikkeamat.

Esimerkiksi yritys voi hyödyntää standarditoiminnallisuutta talous- ja varastoprosesseissa ja keskittää kehitystyön hinnoitteluun tai muihin kilpailuetua tukeviin prosesseihin.

Agile

Ketterä toteutus perustuu kolmeen keskeiseen elementtiin: priorisoituja vaatimuksia sisältävään backlogiin, lyhyisiin sprintteihin sekä Scrum-käytäntöihin, jotka tukevat projektitiimin yhteistä työrytmiä ja jatkuvaa palautetta.

Hybridimalli

Hybridimalli yhdistää suunnitelmallisen projektinhallinnan ja ketterän toteutuksen. Projektin laajuus, budjetti ja tavoiteaikataulu määritellään etukäteen, mutta esimerkiksi Realize-vaiheessa ratkaisu etenee sprinteissä ja tuloksia validoidaan vaiheittain.

SAP Activate eri käyttöönottomalleissa

SAP Activate mukautuu erilaisiin SAP-ympäristöihin ja niiden teknisiin sekä liiketoiminnallisiin vaatimuksiin.

SAP Cloud ERP (SAP S/4HANA Cloud Public Edition)

SAP Cloud ERP perustuu standardoituihin pilvipalveluihin ja valmiiksi konfiguroituihin prosesseihin. SAP S/4HANA Cloud Public Editionissa painopiste on nopeassa käyttöönotossa, standardoinnissa ja SAP parhaiden käytäntöjen hyödyntämisessä. Säännölliset päivitykset edellyttävät myös jatkuvaa muutosten ja käyttöönottojen hallintaa.

SAP Cloud ERP Private (SAP S/4HANA Private Edition)

SAP Cloud ERP Private tarjoaa oman, SAP hallinnoiman pilviympäristön ja enemmän joustavuutta olemassa olevien prosessien sekä laajennusten säilyttämiseen. SAP Activate tukee niin teknistä siirtymää kuin prosessien uudistamista. SAP BTPä voidaan hyödyntää integraatioihin ja laajennuksiin clean core -periaatteiden mukaisesti.

SAP S/4HANA on-premise

On-premise-malli tarjoaa organisaatiolle laajan hallinnan SAP-ympäristöstä ja infrastruktuurista. SAP Activate auttaa hallitsemaan käyttöönoton teknisiä ja liiketoiminnallisia tehtäviä vaiheistettujen työpakettien, tarkistuslistojen ja laadunvarmistuksen avulla.

SAP Activate Roadmap Viewerin rooli

SAP Activate -roadmapit sisältävät eri rooleille määriteltyjä tehtäviä, tuotoksia, mallipohjia, tarkistuslistoja ja muita käyttöönottoa tukevia materiaaleja.

SAP Activate road map viewer tarjoaa keskitetyn näkymän näihin sisältöihin SAP for Me -palvelussa. Projektitiimit voivat hyödyntää ajantasaisia SAP-ohjeita ja acceleratoreita sekä seurata, mitä tehtäviä ja tuotoksia projektin eri vaiheisiin kuuluu.

SAP Activaten strategiset hyödyt

SAP Activate auttaa vastaamaan useisiin SAP-hankkeiden tyypillisiin haasteisiin:

• Migraation ja käyttöönoton monimutkaisuus: valmiit prosessit, selkeät projektivaiheet ja laadunvarmistus vähentävät tarvetta aloittaa suunnittelu tyhjästä.

• Teknisen velan vähentäminen: SAP-standardin ja clean core -periaatteiden hyödyntäminen helpottaa päivityksiä ja vapauttaa resursseja liiketoimintaa erottavaan kehitykseen.

• Viivästysten ja kustannusriskien hallinta: SAP Cloud ALM, roadmapit ja ketterät sprintit lisäävät projektin läpinäkyvyyttä ja helpottavat etenemisen seurantaa.

• Käyttäjien sitouttaminen: liiketoimintakäyttäjien osallistuminen työpajoihin, sprintteihin ja validointiin tukee muutoksenhallintaa ja uuden järjestelmän käyttöönottoa.

Asiakastarinat: miten LeverX tukee SAP S/4HANA -käyttöönottoja ja migraatioita

LeverX auttaa organisaatioita toteuttamaan SAP S/4HANA -hankkeita eri toimialoilla ja markkinoilla. Kokemuksemme kattaa sekä käyttöönotot että siirtymät olemassa olevista SAP-ympäristöistä.

SAP S/4HANA -migraatio Baltian alueen lämpöenergiayritykselle

LeverX auttoi organisaatiota siirtymään SAP ECCä SAP S/4HANAan osana laajempaa digitaalista uudistumista ja kestävän kehityksen tavoitteita.

SAP S/4HANA -migraatio globaalille valokuituvalmistajalle

Siirsimme asiakkaan SAP-ympäristön SAP ECCä SAP S/4HANAan ja tuimme samalla valmistusprosessien, laadunhallinnan ja operatiivisen tehokkuuden kehittämistä.

SAP S/4HANA -ympäristön uudistus IT-infrastruktuuripalvelujen tarjoajalle

LeverX asiantuntijat uudistivat SAP-ympäristöä tukemaan organisaation toimintaa ja tulevaa kehitystä.

Johtopäätös

Digitaalisessa transformaatiossa onnistumista ei mitata pelkästään sillä, että projekti saadaan päätökseen, vaan sillä, tuottaako uusi ratkaisu mitattavaa liiketoiminta-arvoa. SAP Activate auttaa yhdistämään teknisen toteutuksen, muutoksenhallinnan ja liiketoimintatavoitteet yhtenäiseksi etenemismalliksi.

Menetelmä parantaa projektin ennustettavuutta, auttaa hallitsemaan riskejä ja tukee SAP-investoinnin arvon realisoitumista pitkällä aikavälillä.

Usein kysytyt kysymykset