Integración de BMAX e IPS para JBS

Nuestro equipo integró con éxito IPS y BMAX para transformar la creación de datos maestros para una empresa de procesamiento de alimentos.

Cliente

JBS es una empresa global de procesamiento de alimentos y uno de los principales procesadores de proteínas del mundo, con más de 200.000 miembros de equipo en todo el mundo, más de 300 unidades de producción y clientes de exportación en más de 150 países. Como mayor productor mundial de carne de vacuno, pollo y productos de cuero, la empresa opera a una escala significativa en todos los mercados.

A medida que el negocio crecía, JBS necesitaba una forma más fiable y eficaz de gestionar los datos maestros de materiales en múltiples unidades de negocio y regiones.

Desafío

El proceso de solicitud de nuevos materiales en SAP no estaba integrado con SAP. Era muy manual, lo que suponía una gran carga operativa y riesgos para la calidad de los datos para el equipo de gestión de datos maestros.

Los puntos débiles clave incluían:

• Canales de recopilación de datos fragmentados: Los datos de las solicitudes de material se recopilaban y almacenaban en varios sitios de SharePoint y plantillas de correo electrónico de todo el mundo. Las solicitudes procedían de distintas unidades de negocio en formatos diferentes.
• Introducción manual de datos en SAP: Los especialistas en datos maestros tenían que introducir manualmente en SAP información procedente de SharePoint y de correos electrónicos. El riesgo de error humano era alto, y algunas solicitudes nunca llegaban al maestro de materiales.
• Baja calidad de los datos y reelaboración: Los campos se rellenaban incorrectamente, a menudo faltaban datos y los formatos no eran válidos. Los usuarios de negocio perdían tiempo debido a la repetición de tareas y a las aclaraciones de ida y vuelta.
• Plataforma SharePoint heredada y no actualizable: La solución principal de SharePoint se ejecutaba en una plataforma obsoleta que no podía actualizarse, lo que aumentaba el riesgo operativo y limitaba las mejoras futuras.
• Lentitud en la comercialización de nuevos materiales: El proceso heredado era lento e ineficaz. Se necesitaban nuevos materiales lo antes posible para poder realizar pedidos, pero los pasos manuales y los flujos de trabajo dispersos retrasaban la creación y ampliación de materiales.

JBS necesitaba un flujo de trabajo centralizado y nativo de SAP que estandarizara las solicitudes de materiales, aplicara las reglas de gobierno de datos y redujera significativamente el esfuerzo manual tanto para los usuarios empresariales como para el equipo de datos maestros de materiales.

Solución

LeverX diseñó e implementó una solución que combinaba la Solución de Proceso Integrado (IPS) de LeverX con BOMS y la Extensión de Asignación del Maestro de Materiales (BMAX) para automatizar y orquestar los flujos de trabajo del maestro de materiales directamente en SAP.

La solución se implementó dentro del entorno ERP existente del cliente y se diseñó para respaldar su futura transición a SAP S/4HANA, garantizando la continuidad de los procesos maestros de materiales a medida que evoluciona la plataforma central.

Automatización de procesos con IPS

IPS se utilizó como motor de flujo de trabajo y aprobación, proporcionando:

• Un proceso unificado basado en tickets para la creación, revisión y aprobación de solicitudes de material.
• Flujos de trabajo configurables para diferentes unidades de negocio, tipos de material y cadenas de aprobación.
• Notificaciones en tiempo real para mantener a las partes interesadas involucradas en el proceso.
• Posibilidad de que los usuarios empresariales añadan aprobadores adicionales cuando sea necesario, una vez que la solicitud ya esté en proceso.

Esto convirtió un proceso fragmentado basado en correo electrónico/SharePoint en un flujo de trabajo estructurado e integrado en SAP.

Creación del maestro de materiales basada en reglas con BMAX

BMAX ejecutó el proceso de creación y ampliación del maestro de materiales de acuerdo con las directrices de gobernanza de datos maestros (MDG). Para ello

• Utilizó reglas definidas por el marco de Gobernanza de Datos Maestros para dirigir cómo se creaban y ampliaban los materiales.
• Aplicó 125 reglas de negocio, configuradas para cubrir diferentes tipos de materiales, plantas, vistas y escenarios de negocio.
• Utilizó 3 grupos de reglas del Maestro de materiales para dirigir las solicitudes a través de las rutas lógicas correctas.
• Rellenó o amplió los datos de 18 vistas del Maestro de materiales, garantizando su coherencia e integridad.

La creación de materiales basada en reglas eliminó la introducción manual de datos, propensa a errores, y garantizó que los registros maestros de materiales siguieran reglas de gobierno estandarizadas.

Gobernanza y autoservicio para la empresa

Para apoyar la escalabilidad a largo plazo y la propiedad por parte de la empresa, LeverX:

• Proporcionó herramientas de configuración sencillas que permitieron a los propietarios de los procesos empresariales mantener y modificar los flujos de trabajo después de la implementación, incluida la adición de nuevas unidades empresariales, reglas y cadenas de aprobación, lo que redujo el coste total de propiedad (TCO).
• Permitió al equipo de datos maestros de materiales centrarse en la gobernanza y la calidad de los datos en lugar de en el procesamiento manual de tickets y la introducción de datos.
• Creó una única fuente de verdad en SAP, con todos los datos de solicitudes, aprobaciones y actualizaciones del maestro de materiales gestionados directamente en el entorno SAP.

Pila tecnológica

• Orquestación de flujos de trabajo: LeverX IPS
  IPS proporcionó un motor de flujo de trabajo configurable para iniciar, enrutar, revisar y aprobar solicitudes de material. Permitía un procesamiento basado en tickets, notificaciones en tiempo real, cadenas de aprobación flexibles y visibilidad centralizada del estado de las solicitudes.
• Automatización de materiales basada en reglas: BOMS y BMAX
  BMAX ejecutó la creación y ampliación de maestros de materiales basándose en reglas de gobernanza de datos maestros. Aplicó 125 reglas de negocio organizadas en 3 grupos de reglas para rellenar y ampliar 18 vistas del maestro de materiales, garantizando que los materiales se crearan de forma coherente y en línea con los requisitos de gobernanza. BOMS trabajó junto con BMAX como parte de la capa de automatización basada en reglas.
• Capa de datos y gobernanza: Maestro de materiales SAP
  El repositorio central para todos los datos relacionados con materiales, donde IPS y BMAX crearon y ampliaron registros. Aquí se aplicaron reglas de gobernanza y vistas para mantener una alta calidad y coherencia de los datos en todas las divisiones y regiones.

Resultados

Mediante la integración de IPS y BMAX y la incorporación del proceso en SAP, JBS consiguió mejoras significativas en eficiencia, calidad de datos y escalabilidad:

• Reducción drástica del tiempo de procesamiento: El proceso de solicitud y creación de material de principio a fin, que antes podía llevar hasta dos días, se redujo a menos de 30 minutos de principio a fin.
• Hasta un 90% de ahorro de tiempo en el proceso: La automatización de la población de datos, la creación de materiales basada en reglas y la agilización de las aprobaciones proporcionaron un ahorro de tiempo significativo en comparación con el proceso manual heredado.
• Fuente de información única en SAP: Todos los datos y flujos de trabajo se trasladaron de los sitios de SharePoint heredados y las cadenas de correo electrónico a SAP, creando una fuente de verdad única y coherente para los datos maestros de materiales.
• Mejora de la calidad y la gobernanza de los datos: El equipo de datos maestros de materiales cambió el enfoque de la entrada manual de datos a la gobernanza de datos maestros, mejorando la integridad general de los datos y reduciendo los errores y la reelaboración.
• Mayor compromiso y transparencia empresarial: Los usuarios empresariales obtuvieron visibilidad en tiempo real del estado de las solicitudes, las aprobaciones y el progreso en la creación de materiales, y pudieron añadir aprobadores de forma flexible cuando fue necesario. Esto aumentó la implicación y redujo el número de solicitudes perdidas o estancadas.
• Escalabilidad para una demanda creciente: La solución soporta aproximadamente 62.000 nuevos materiales al año para esta división, con la capacidad de escalar aún más a medida que crece el negocio y de extender el proceso a divisiones adicionales sin una gran implicación de TI o consultoría.

LeverX ayudó a JBS a transformar un proceso de solicitud de materiales manual y fragmentado en un flujo de trabajo integrado en SAP, racionalizado, gobernado y escalable, impulsado por IPS y BMAX.