Intégration de BMAX & IPS pour JBS

Notre équipe a intégré avec succès IPS et BMAX pour transformer la création de données de base pour une entreprise de transformation alimentaire.

Le client

JBS est une entreprise mondiale de transformation alimentaire et l'un des principaux transformateurs de protéines au monde, avec plus de 200 000 membres d'équipe dans le monde, plus de 300 unités de production, et des clients à l'exportation dans plus de 150 pays. En tant que premier producteur mondial de bœuf, de poulet et de produits en cuir, l'entreprise opère à grande échelle sur tous les marchés.

Au fur et à mesure que l'entreprise se développait, JBS avait besoin d'une méthode plus fiable et plus efficace pour gérer les données de base des matériaux dans plusieurs unités commerciales et régions.

Défi à relever

Le processus de demande de nouveaux matériaux dans SAP n'était pas intégré à SAP. Il était très manuel, ce qui entraînait une charge opérationnelle élevée et des risques de qualité des données pour l'équipe de gestion des données de référence.

Les principaux points problématiques étaient les suivants

• Des canaux de collecte de données fragmentés : Les données relatives aux demandes de matériel étaient collectées et stockées dans divers sites SharePoint et modèles d'e-mails à travers le monde. Les demandes provenaient de différentes unités commerciales, dans des formats différents.
• Saisie manuelle des données dans SAP : Les spécialistes des données de référence devaient saisir manuellement les informations de SharePoint et les courriels dans SAP. Le risque d'erreur humaine était élevé, et certaines demandes n'ont jamais été intégrées dans la base de données des matériaux.
• Faible qualité des données et remaniement : Les champs étaient mal remplis, les données manquaient souvent et les formats n'étaient pas valides. Les utilisateurs professionnels perdaient du temps à cause des retouches et des allers-retours pour clarifier les choses.
• Plate-forme SharePoint héritée et non évolutive : La principale solution SharePoint fonctionnait sur une plateforme obsolète qui ne pouvait pas être mise à niveau, ce qui augmentait le risque opérationnel et limitait les améliorations futures.
• Lenteur de la mise sur le marché des nouveaux matériels : Le processus existant prenait beaucoup de temps et était inefficace. De nouveaux matériaux étaient nécessaires dès que possible pour que les commandes puissent être passées, mais les étapes manuelles et les flux de travail dispersés retardaient la création et l'extension des matériaux.

JBS avait besoin d'un workflow centralisé, natif de SAP, qui normaliserait les demandes de matériel, appliquerait les règles de gouvernance des données et réduirait de manière significative les efforts manuels des utilisateurs professionnels et de l'équipe chargée des données de base du matériel.

La solution

LeverX a conçu et mis en œuvre une solution combinant la solution LeverX Integrated Process Solution (IPS) avec BOMS et Material Master Allocation Extension (BMAX) afin d'automatiser et d'orchestrer les flux de travail de la base de données matériaux directement dans SAP.

La solution a été mise en œuvre dans le paysage ERP existant du client et conçue pour soutenir sa future transition vers SAP S/4HANA, en assurant la continuité des processus de la base de données des matériaux au fur et à mesure de l'évolution de la plateforme principale.

Automatisation des processus avec IPS

IPS a été utilisé comme moteur de workflow et d'approbation, fournissant :

• un processus unifié, basé sur des tickets, pour la création, la révision et l'approbation des demandes de matériel
• Des flux de travail configurables pour les différentes unités commerciales, les types de matériel et les chaînes d'approbation.
• des notifications en temps réel pour que les parties prenantes restent impliquées dans le processus
• La possibilité pour les utilisateurs professionnels d'ajouter des approbateurs supplémentaires si nécessaire après qu'une demande soit déjà en cours de traitement.

Ce processus fragmenté, basé sur le courrier électronique et SharePoint, a été transformé en un flux de travail structuré et intégré à SAP.

Création d'une base de données matérielles basée sur des règles avec BMAX

BMAX a exécuté le processus de création et d'extension de la base de données articles conformément aux directives de gouvernance des données de référence (MDG). Elle :

• Utilisé les règles définies par le cadre de gouvernance des données de référence pour piloter la création et l'extension des matériaux.
• Appliqué 125 règles de gestion, configurées pour couvrir différents types d'articles, d'usines, de vues et de scénarios de gestion.
• Utilisation de 3 groupes de règles pour les articles afin d'acheminer les demandes par les voies logiques correctes.
• Les données de 18 vues de la base de données des matériaux ont été alimentées ou étendues, ce qui a permis de garantir la cohérence et l'exhaustivité.

La création d'articles basée sur des règles a permis d'éliminer la saisie manuelle des données, sujette aux erreurs, et de s'assurer que les fiches articles respectaient les règles de gouvernance standardisées.

Gouvernance et libre-service pour l'entreprise

Pour favoriser l'évolutivité à long terme et l'appropriation par l'entreprise, LeverX :

• a fourni des outils de configuration simples qui ont permis aux responsables des processus métier de maintenir et de modifier les flux de travail après le déploiement, notamment en ajoutant de nouvelles unités commerciales, règles et chaînes d'approbation, réduisant ainsi le coût total de possession (TCO).
• Permettre à l'équipe chargée des données de base des matériaux de se concentrer sur la gouvernance et la qualité des données plutôt que sur le traitement manuel des tickets et la saisie des données.
• Création d'une source unique de vérité dans SAP, avec toutes les données de demande, les approbations et les mises à jour de la base de données matérielles gérées directement dans le paysage SAP.

Pile technologique

• Orchestration du flux de travail : LeverX IPS
  IPS a fourni un moteur de workflow configurable pour initier, acheminer, réviser et approuver les demandes de matériel. Il permet un traitement basé sur les tickets, des notifications en temps réel, des chaînes d'approbation flexibles et une visibilité centralisée de l'état des demandes.
• Automatisation des matériaux basée sur des règles : BOMS et BMAX
  BMAX a exécuté la création et l'extension des bases de données matérielles en se basant sur les règles de gouvernance des données de référence. Il a appliqué 125 règles d'affaires organisées en 3 groupes de règles pour remplir et étendre 18 vues de la base de données des matériaux, en s'assurant que les matériaux étaient créés de façon cohérente et en accord avec les exigences de gouvernance. BOMS a collaboré avec BMAX dans le cadre de la couche d'automatisation basée sur les règles.
• Couche de données et de gouvernance : SAP Material Master
  Il s'agit du référentiel central pour toutes les données relatives aux matériaux, où IPS et BMAX ont créé et étendu les enregistrements. Des règles de gouvernance et des vues ont été appliquées ici pour maintenir la qualité et la cohérence des données entre les divisions et les régions.

Résultats

En intégrant IPS et BMAX et en incorporant le processus dans SAP, JBS a obtenu des améliorations significatives en termes d'efficacité, de qualité des données et d'évolutivité :

• Réduction considérable du temps de traitement : Le processus de demande et de création de matériel de bout en bout, qui pouvait auparavant prendre jusqu'à deux jours, a été réduit à moins de 30 minutes du début à la fin.
• Jusqu'à 90 % de gain de temps dans le processus : L'automatisation de la collecte des données, la création de matériel basée sur des règles et la rationalisation des approbations ont permis des gains de temps considérables par rapport à l'ancien processus manuel.
• Une seule source de vérité dans SAP : Toutes les données et tous les flux de travail ont été transférés des anciens sites SharePoint et chaînes de courrier électronique vers SAP, créant ainsi une source de vérité unique et cohérente pour les données de base des matériaux.
• Amélioration de la qualité des données et de la gouvernance : L'équipe chargée des données de base sur les matériaux est passée de la saisie manuelle des données à la gouvernance des données de base, ce qui a permis d'améliorer l'intégrité globale des données et de réduire le nombre d'erreurs et de reprises.
• Amélioration de l'engagement et de la transparence de l'entreprise : Les utilisateurs professionnels ont bénéficié d'une visibilité en temps réel sur l'état des tickets, les approbations et l'avancement de la création des matériaux, et ont pu ajouter des approbateurs en cas de besoin. Cela a permis de renforcer l'appropriation et de réduire le nombre de demandes perdues ou bloquées.
• Évolutivité pour répondre à une demande croissante : La solution prend en charge environ 62 000 nouveaux matériaux par an pour cette division, avec la possibilité d'évoluer en fonction de la croissance de l'entreprise et de déployer le processus dans d'autres divisions sans intervention lourde de l'informatique ou de consultants.

LeverX a aidé JBS à transformer un processus manuel et fragmenté de demande de matériel en un flux de travail intégré à SAP, rationalisé, gouverné et évolutif, optimisé par IPS et BMAX.