Integracja BMAX i IPS dla JBS

Nasz zespół z powodzeniem zintegrował IPS i BMAX, aby przekształcić tworzenie danych podstawowych dla firmy zajmującej się przetwórstwem żywności.

O kliencie

JBS to jeden z wiodących na świecie przetwórców białka — przedsiębiorstwo zatrudniające ponad 200 000 pracowników w ponad 300 zakładach produkcyjnych, eksportujące do ponad 150 krajów. Jako największy światowy producent wyrobów wołowych, drobiowych i skórzanych, firma prowadzi działalność na ogromną skalę w wielu regionach świata.

W miarę dynamicznego rozwoju organizacji JBS potrzebował bardziej niezawodnego i efektywnego sposobu zarządzania danymi podstawowymi materiałów (Master Data) w wielu jednostkach biznesowych i regionach jednocześnie.

Wyzwanie

Proces składania wniosków o nowe materiały w SAP nie był zintegrowany z systemem. Był prowadzony w sposób wysoce ręczny, generując duże obciążenie operacyjne i ryzyka jakości danych dla zespołu Master Data Management.

Kluczowe problemy operacyjne:

• Rozproszone kanały zbierania danych
  Dane dotyczące wniosków materiałowych były zbierane i przechowywane w różnych witrynach SharePoint oraz szablonach e-mail na całym świecie. Wnioski napływały w różnych formatach z różnych jednostek biznesowych.

• Ręczne wprowadzanie danych do SAP
  Specjaliści ds. danych podstawowych musieli ręcznie przepisywać informacje z SharePoint i e-maili do SAP. Ryzyko błędu ludzkiego było wysokie, a część wniosków w ogóle nie trafiała do Material Master.

• Niska jakość danych i konieczność poprawek
  Pola były wypełniane nieprawidłowo, często brakowało danych lub były w błędnym formacie. Użytkownicy biznesowi tracili czas na poprawki i wielokrotne wyjaśnienia z zespołem danych.

• Przestarzała platforma SharePoint bez możliwości aktualizacji
  Główne rozwiązanie SharePoint działało na zbyt starej platformie, której nie można było zaktualizować — co zwiększało ryzyko operacyjne i ograniczało możliwości rozwoju.

• Długi czas wprowadzania nowych materiałów na rynek
  Stary proces był czasochłonny i mało wydajny. Nowe materiały były potrzebne natychmiast, aby umożliwić realizację zamówień — jednak ręczne etapy i rozproszony przepływ pracy opóźniały tworzenie i rozszerzanie materiałów.

JBS potrzebował scentralizowanego przepływu pracy zintegrowanego z SAP, który standaryzowałby wnioski materiałowe, egzekwował reguły zarządzania danymi i znacząco ograniczał ręczną pracę zarówno dla użytkowników biznesowych, jak i zespołu Master Data.

Rozwiązanie

LeverX zaprojektował i wdrożył rozwiązanie łączące Integrated Process Solution (IPS) z BOMS i Material Master Allocation Extension (BMAX), automatyzując przepływy pracy dotyczące danych podstawowych materiałów bezpośrednio w środowisku SAP.

Rozwiązanie zostało zaimplementowane w istniejącym środowisku ERP klienta i zaprojektowane z myślą o przyszłym przejściu na SAP S/4HANA — zapewniając ciągłość procesów Material Master w miarę ewolucji platformy.

Automatyzacja procesów z IPS

IPS pełnił rolę silnika przepływu pracy i zatwierdzeń. Rozwiązanie zapewniało:

• Ujednolicony, zgłoszeniowy (ticket-based) proces tworzenia, przeglądu i zatwierdzania wniosków materiałowych.

• Konfigurowalne przepływy pracy dla różnych jednostek biznesowych, typów materiałów i łańcuchów zatwierdzania.

• Powiadomienia w czasie rzeczywistym, utrzymujące interesariuszy biznesowych zaangażowanych w proces.

• Możliwość dodawania przez użytkowników biznesowych dodatkowych osób zatwierdzających nawet po złożeniu wniosku.

Efekt: rozproszony proces oparty na e-mailach i SharePoint został zastąpiony ustrukturyzowanym przepływem zintegrowanym z SAP.

Tworzenie Material Master oprarte na regułach - BMAX

BMAX realizował proces tworzenia i rozszerzania wpisów w Material Master zgodnie z wytycznymi zarządzania danymi głównymi (Master Data Governance). System:

• Wykorzystywał reguły zdefiniowane przez framework Master Data Governance do sterowania sposobem tworzenia i rozszerzania materiałów.

• Zastosował 125 reguł biznesowych skonfigurowanych dla różnych typów materiałów, zakładów, widoków i scenariuszy biznesowych.

• Użył 3 grup reguł Material Master do kierowania wniosków przez właściwe ścieżki logiczne.

• Wypełnił lub rozszerzył dane dla 18 widoków Material Master,zapewniając spójność i kompletność danych.

Tworzenie materiałów oparte na regułach wyeliminowało ręczne, podatne na błędy wprowadzanie danych i zapewniło, że wpisy w Material Master są zgodne ze standaryzowanymi regułami zarządzania.

Zarządzanie i samodzielność po stronie biznesowej

Aby wspierać długoterminową skalowalność i odpowiedzialność po stronie organizacji, LeverX:

• Dostarczył proste narzędzia konfiguracyjne, które umożliwiają właścicielom procesów samodzielne utrzymywanie i modyfikowanie przepływów pracy po wdrożeniu — w tym dodawanie nowych jednostek biznesowych, reguł i łańcuchów zatwierdzania — ograniczając łączny koszt posiadania (TCO).

• Umożliwił zespołowi ds. Master Data skupienie się na zarządzaniu danymi i jakości zamiast na ręcznym przetwarzaniu zgłoszeń i wprowadzaniu danych.

• Stworzył jedno źródło prawdy w SAP, gdzie wszystkie dane wniosków, zatwierdzenia i aktualizacje Material Master są zarządzane bezpośrednio w środowisku SAP.

Zastosowane technologie

Orkiestracja przepływu pracy: LeverX IPS
IPS dostarczył konfigurowalny silnik przepływu pracy do inicjowania, kierowania, przeglądu i zatwierdzania wniosków materiałowych. Zapewnia przetwarzanie oparte na zgłoszeniach (ticketach), powiadomienia w czasie rzeczywistym, elastyczne łańcuchy zatwierdzania i scentralizowaną widoczność statusu wniosków.

Automatyzacja materiałów oparta na regułach: BMAX
BMAX realizuje tworzenie i rozszerzanie Material Master na podstawie reguł Master Data Governance. Zastosowano 125 reguł biznesowych zorganizowanych w 3 grupy reguł w celu wypełnienia i rozszerzenia 18 widoków Material Master, zapewniając spójne tworzenie materiałów zgodne z wymogami zarządzania. BOMS współpracował z BMAX jako element warstwy automatyzacji opartej na regułach.

Warstwa danych i zarządzania: SAP Material Master
Centralne repozytorium wszystkich danych związanych z materiałami, w którym IPS i BMAX tworzyły i rozszerzały wpisy. Reguły zarządzania i widoki były tu stosowane w celu utrzymania wysokiej jakości i spójności danych we wszystkich oddziałach i regionach.

Wyniki

Integrując IPS i BMAX oraz wbudowując proces w SAP, JBS osiągnął znaczące usprawnienia w zakresie efektywności, jakości danych i skalowalności:

• Drastycznie skrócony czas realizacji: Kompleksowy proces wniosku i tworzenia materiałów, który wcześniej mógł trwać do dwóch dni, został skrócony do mniej niż 30 minut od początku do końca.

• Oszczędność do 90% czasu w procesie: Automatyzacja wypełniania danych, tworzenia materiałów na podstawie reguł i uproszczenie zatwierdzeń przyniosły znaczące oszczędności czasu w porównaniu z dotychczasowym procesem ręcznym.

• Jedno źródło prawdy w SAP: Wszystkie dane i przepływy pracy zostały przeniesione ze starych witryn SharePoint i łańcuchów e-mail do SAP — tworząc jedno, spójne źródło prawdy dla danych podstawowych materiałów.

• Lepsza jakość danych i zarządzanie: Zespół ds. Master Data przesunął uwagę z ręcznego wprowadzania danych na zarządzanie danymi głównymi (governance), co poprawiło ogólną integralność danych i ograniczyło błędy i konieczność poprawek.

• Większe zaangażowanie biznesowe i przejrzystość: Użytkownicy biznesowi zyskali widoczność statusu zgłoszeń, zatwierdzeń i postępu tworzenia materiałów w czasie rzeczywistym, z możliwością elastycznego dodawania osób zatwierdzających w razie potrzeby. Ograniczyło to liczbę zgubionych lub zastopowanych wniosków.

• Skalowalność wobec rosnącego zapotrzebowania: Rozwiązanie obsługuje około 62 000 nowych materiałów rocznie dla tego oddziału, z możliwością dalszego skalowania w miarę wzrostu biznesu i rozszerzenia procesu na kolejne oddziały — bez angażowania zasobów IT lub usług doradczych.

LeverX pomógł JBS przekształcić rozproszony, ręczny proces wniosków materiałowych w usprawniony, zarządzany i skalowalny przepływ pracy zintegrowany z SAP — oparty na IPS i BMAX.