Hur LeverX hjälpte Sky Chefs att få full insyn i och kontroll över sina inköpskostnader

LeverX hjälpte Sky Chefs att centralisera och standardisera inköpen, vilket gav full insyn i utgifterna, starkare leverantörskontroll och effektivare, mer kompatibla inköp på alla platser.

Kunden

LSG Sky Chefs, världens ledande leverantör av catering till flygbolag, driver en mycket komplex leveranskedja "order-to-plane". Företaget har mer än 46 anläggningar i USA, med över 1 800 affärsanvändare som är involverade i inköpsaktiviteter som en del av den dagliga verksamheten.

Utmaning

Eftersom Sky Chefs driver en av de mest tidskritiska och komplexa leveranskedjorna hanterar företaget lättfördärvliga varor genom hela produktionscykeln: förberedelse, förpackning och slutligen leverans till flygplan - utan utrymme för förseningar.

Som ett resultat av COVID-19 distribuerade företaget sin inköpsverksamhet över ~37 kök - en decentralisering som drevs av nödvändighet. Förändringen resulterade i följande problem:

• Bristande synlighet av utgifter: Det fanns ingen konsoliderad realtidsvy över inköpen på de olika platserna, vilket begränsade kostnadsanalysen och minskade möjligheten att utnyttja den företagsövergripande köpkraften.
• Fragmenterade processer: Varje plats genomförde inköp oberoende av varandra, vilket ledde till inkonsekventa arbetsflöden, minskad kontroll och ineffektivitet i verksamheten.
• Komplicerad efterlevnad: Okontrollerat inköpsbeteende och låg efterlevnad av avtal med prioriterade leverantörer ledde till utgifter utanför avtal och minskad kostnadsoptimering.
• Dålig kvalitet på masterdata: Kunden stötte på tusentals duplicerade SKU:er för identiska artiklar, vilket gjorde utgiftsanalys, konsolidering av efterfrågan och inköpsaktiviteter mindre effektiva.
• Manuella processer för leverantörsreskontra: Fakturahanteringen bestod av en kombination av PDF-baserad fakturahantering (via Calpion) och manuell hantering i SAP ECC, vilket ledde till frekventa felmatchningar mellan inköpsorder, kvitton och fakturor, ökad arbetsbelastning och långsamma fakturahanteringscykler.
• Begränsat samarbete och transparens med leverantörer: Brist på realtidskommunikation med leverantörer minskade insynen i orderstatus och begränsade möjligheten att reagera snabbt på störningar i leveranskedjan.

Samtidigt krävde externa störningar (t.ex. flygförseningar, inställda flyg eller väderförhållanden) snabba svar i realtid, vilket inte kunde åstadkommas med äldre processer.

Lösning

LeverX genomförde en omfattande omvandling av företagets upphandling genom att implementera SAP Ariba. Baserat på kundens krav var våra mål att centralisera verksamheten, standardisera processerna och möjliggöra full transparens på alla platser.

Lösningen fokuserade på att etablera ett kontrollerat och skalbart ramverk för inköp.

Möjliggörande av insyn i utgifterna

Vårt team införde en centraliserad upphandlingsmiljö genom att konsolidera data på alla platser. Detta möjliggjorde rapportering i realtid och analyser per leverantör, kategori och kostnadsställe, vilket gav Sky Chefs ledning full insyn i och kontroll över hela företagets utgifter.

Standardisering av processer

En enhetlig, heltäckande upphandlingsprocess utformades och infördes på alla anläggningar. Processen omfattade rekvisitioner, godkännanden, skapande av inköpsorder, varumottagning, fakturering och betalning.

Standardiserade arbetsflöden eliminerade processvariationer och säkerställde ett konsekvent utförande på alla platser.

• Definierade ett strukturerat flöde för leverantörsintroduktion → PR → PO → GR → Faktura → Betalning
• Inbyggda arbetsflöden för godkännande i linje med organisationens policyer och DOA (delegering av befogenheter)
• Standardiserade roller och ansvarsområden inom upphandling

Hantering av leverantörer

Med hjälp av SAP Ariba Supplier Lifecycle & Performance (SLP) implementerade vi en strukturerad process för leverantörshantering för att säkerställa konsekvent onboarding, kvalificering och styrning av leverantörer på alla platser.

• Möjliggjorde standardiserad onboarding av leverantörer, inklusive registrering och datainsamling
• Implementerade arbetsflöden för leverantörskvalificering för att validera och godkänna leverantörer
• Etablerade hantering av prioriterade leverantörer för att driva inköp i enlighet med gällande regler och minska utgifterna utanför kontraktet
• Förbättrad kvalitet och konsekvens i leverantörsdata i hela organisationen

Katalogaktivering och guidade inköp

SAP Aribas Guided Buying-funktionalitet implementerades för att förenkla användarupplevelsen och samtidigt säkerställa ett korrekt inköpsbeteende. Medarbetarna fick köpa via godkända kanaler med hjälp av förkonfigurerade kataloger.

• Aktiverade 8+ kataloger (t.ex. Amazon, Grainger)
• Minskade fritextinköp och inköp utanför avtal
• Förbättrad användaranpassning genom intuitiva inköpsgränssnitt

Tillämpning av policyer och kontroll av efterlevnad

Upphandlingspolicyer bäddades in direkt i systemet genom automatiserade kontroller och godkännandelogik, vilket säkerställde konsekvent efterlevnad utan manuell tillsyn.

• Standardiserad introduktion och kvalificering av leverantörer via SLP
• Rekommenderad användning av föredragna leverantörer
• Tillämpade valideringsregler vid rekvisitioner och beställningar

Leverantörssamarbete via SAP Business Network

Lösningen utökade inköpsprocesserna till att omfatta leverantörer via SAP Business Network, vilket möjliggjorde interaktion i realtid och insyn i transaktionerna.

• Möjliggjorde elektronisk överföring och bekräftelse av beställningar
• Tillhandahöll uppdateringar i realtid om leveransdatum och kvantiteter
• Stödde integrationen av olika leverantörer, inklusive mindre leverantörer

Automatisering av leverantörsreskontra

Fakturahanteringen digitaliserades och integrerades tätt med arbetsflödena för inköp, vilket avsevärt minskade manuella insatser och fel.

• Implementering av automatiserad fakturavalidering och matchning (3-vägs matchning)
• Möjliggjorde elektronisk fakturering via SAP Business Network
• Minskad hantering av undantag och manuell avstämning

ERP-integration och skalbar arkitektur

SAP Ariba-lösningen var helt integrerad med SAP ECC, vilket säkerställde ett sömlöst dataflöde mellan inköp och ekonomi samtidigt som ett standardiserat och skalbart systemlandskap upprätthölls.

• Integrerad via SAP Integration Suite och Managed Gateway (CIG)
• Automatiserade finansiella bokföringar med korrekta GL- och kostnadsställeindelningar
• Etablerade en stabil och framtidssäkrad arkitektur

Organisatorisk förändringshantering

Sky Chefs-teamet ledde förändringsarbetet för att säkerställa ett smidigt införande av nya upphandlingsprocesser och verktyg på alla platser.

• Genomförde workshops och diskussioner på plats för att samordna intressenter och kommunicera processförändringar
• Organiserade introduktions- och utbildningstillfällen för användare för att stödja införandet av SAP Ariba-lösningar
• Etablerade ett nätverk av nyckelanvändare för att driva lokal användning och ge löpande support
• Säkerställde konsekvent utrullning av nya processer och policyer på alla platser

Teknisk stack

Kärnan i upphandlingslösningen: SAP Ariba Buying & Invoicing (B&I) med Guided Buying

SAP Ariba B&I fungerar som den centrala inköpslösningen och möjliggör heltäckande inköpsprocesser från rekvisition till faktura. Guided Buying ger ett användarvänligt, Fiori-liknande gränssnitt som standardiserar inköpsbeteende, upprätthåller efterlevnad och förenklar upphandling för både professionella och tillfälliga användare.

Hantering av leverantörer: SAP Ariba Supplier Lifecycle & Performance (SLP)

SAP Ariba SLP möjliggör strukturerad onboarding, kvalificering och livscykelhantering av leverantörer. Det säkerställer konsekventa leverantörsdata, stöder efterlevnad genom valideringsarbetsflöden och ger en grund för hantering av leverantörsprestanda och risk.

Samarbetsnätverk för leverantörer: SAP Business Network

SAP Business Network underlättar samarbete med leverantörer i realtid genom att digitalisera transaktioner, t.ex. inköpsorder, bekräftelser och fakturering. Det förbättrar transparensen, påskyndar kommunikationen och gör det möjligt att reagera snabbare på förändringar i leverantörskedjan.

Ryggrad för affärssystem: SAP ECC

SAP ECC fungerar som ett centralt backend-system som hanterar redovisnings-, kontroll- och logistikprocesser. Det säkerställer att upphandlingstransaktioner registreras korrekt och anpassas till finansiella data, vilket stöder automatiserade bokföringar och processintegritet från början till slut.

Integrationslager: SAP Integration Suite med Managed Gateway (CIG)

SAP Integration Suite, inklusive Managed Gateway for Spend Management och SAP Business Network (CIG), möjliggör säker och standardiserad integration mellan SAP Ariba, SAP Business Network och SAP ECC. Det säkerställer tillförlitlig datasynkronisering i realtid över inköps-, leverantörs- och finansiella processer.

Möjliggörande av kataloger: Punchout-kataloger

Punchout-kataloger integrerar externa leverantörskataloger direkt i upphandlingsprocessen, så att användarna kan välja förgodkända varor från leverantörsplattformar som Amazon och Grainger. Detta säkerställer att inköpen följer reglerna, förbättrar användarupplevelsen och ökar datanoggrannheten genom att minska antalet fritextinmatningar.

Resultat

• Transparens i utgifterna för hela företaget i stor skala: Uppnådde centraliserad synlighet på ~46 platser och 1 800+ användare, vilket möjliggjorde konsoliderad rapportering och detaljerad utgiftsanalys som spänner över leverantörer, kategorier och kostnadsställen.
• Enhetliga inköpsrutiner i distribuerade verksamheter: Anpassat inköpsarbetet på alla platser, vilket ger enhetliga processer och bättre kontroll över inköpen.
• Strukturerade inköp via kataloger: Med 8 kataloger ökade vi andelen inköp som uppfyller kraven och minskade beroendet av manuella, ostrukturerade beställningsmetoder.
• Högre avtalstrohet och kontrollerat inköpsbeteende: Stärkt efterlevnad av användningen av föredragna leverantörer och minskade transaktioner utanför avtal med hjälp av inbyggda systemkontroller och guidade arbetsflöden.
• Snabbare och mer transparenta interaktioner med leverantörer: Möjliggjorde utbyte av upphandlingsdokument med leverantörer i realtid, vilket förbättrade insynen i orderstatus och reaktionen på operativa förändringar.
• Effektiviserad fakturahantering och minskad manuell arbetsbelastning: Införde automatiserad fakturavalidering, vilket ledde till snabbare hantering av undantag och fakturahanteringscykler.
• Robust grund för uppskalning och ytterligare optimering: Etablerade en ren, integrerad upphandlingsmiljö som kan stödja ökade transaktionsvolymer, onboarding av leverantörer och avancerade funktioner för leveranskedjan.

Slutligen omvandlade Sky Chefs inköpsfunktionen från en fragmenterad och decentraliserad funktion till ett transparent, standardiserat och automatiserat system. Detta ledde till kostnadsbesparingar, operativ effektivitet och full kontroll över företagets utgifter.