Come LeverX ha aiutato Sky Chefs a ottenere piena visibilità e controllo sulla spesa per gli acquisti

LeverX ha aiutato Sky Chefs a centralizzare e standardizzare gli acquisti, ottenendo una visibilità completa delle spese, un maggiore controllo dei fornitori e acquisti più efficienti e conformi in tutte le sedi.

Il cliente

LSG Sky Chefs, leader mondiale nella ristorazione aerea, gestisce una catena di approvvigionamento "order-to-plane" molto complessa. L'azienda ha più di 46 sedi negli Stati Uniti, con oltre 1.800 utenti aziendali coinvolti nelle attività di approvvigionamento come parte delle loro operazioni quotidiane.

La sfida

Poiché Sky Chefs opera in una delle catene di fornitura più complesse e critiche dal punto di vista temporale, gestisce i prodotti deperibili attraverso l'intero ciclo di produzione: preparazione, imballaggio e infine consegna agli aerei, senza ritardi.

A seguito del COVID-19, l'azienda ha distribuito le sue operazioni di approvvigionamento in ~37 cucine, una decentralizzazione dettata dalla necessità. Questo cambiamento ha comportato i seguenti problemi:

• Mancanza di visibilità della spesa: Non esisteva una visione consolidata e in tempo reale degli approvvigionamenti nelle sedi distribuite, il che limitava l'analisi dei costi e riduceva la capacità di sfruttare il potere d'acquisto dell'intera azienda.
• Processi frammentati: Ogni sede effettuava gli acquisti in modo indipendente, con conseguenti flussi di lavoro incoerenti, riduzione del controllo e inefficienze operative.
• Complessità legate alla conformità: Un comportamento di acquisto incontrollato e una scarsa conformità con i fornitori preferenziali hanno portato a spese fuori contratto e a una ridotta ottimizzazione dei costi.
• Scarsa qualità dei dati master: Il cliente ha riscontrato migliaia di SKU duplicati per articoli identici, rendendo meno efficiente l'analisi della spesa, il consolidamento della domanda e le attività di sourcing.
• Processi di contabilità manuale: La gestione delle fatture si basava su una combinazione di elaborazione delle fatture in formato PDF (tramite Calpion) e di elaborazione manuale in SAP ECC, con conseguenti frequenti discrepanze tra ordini di acquisto, ricevute e fatture, aumento del carico di lavoro e lentezza dei cicli di elaborazione delle fatture.
• Collaborazione e trasparenza limitate con i fornitori: La mancanza di comunicazione in tempo reale con i fornitori ha ridotto la visibilità sullo stato degli ordini e ha limitato la capacità di rispondere rapidamente alle interruzioni della catena di approvvigionamento.

Allo stesso tempo, le interruzioni esterne (come i ritardi dei voli, le cancellazioni o le condizioni meteorologiche) richiedevano risposte rapide e in tempo reale, che i processi tradizionali non erano in grado di fornire.

La soluzione

LeverX ha effettuato una trasformazione completa degli acquisti dell'azienda implementando SAP Ariba. Sulla base dei requisiti del cliente, i nostri obiettivi erano la centralizzazione delle operazioni, la standardizzazione dei processi e la piena trasparenza delle spese in tutte le sedi.

La soluzione si è concentrata sulla creazione di un quadro di approvvigionamento controllato e scalabile.

Abilitazione della visibilità delle spese

Il nostro team ha introdotto un ambiente di approvvigionamento centralizzato consolidando i dati in tutte le sedi. Questa unificazione ha permesso di creare report in tempo reale e analisi drill-down per fornitore, categoria e centro di costo, dando alla leadership di Sky Chefs piena trasparenza e controllo sulla spesa a livello aziendale.

Standardizzazione dei processi

È stato progettato e implementato un processo di approvvigionamento unificato end-to-end in tutte le sedi. Questo processo comprendeva le richieste, le approvazioni, la creazione di ordini di acquisto, il ricevimento delle merci, la fatturazione e il pagamento.

I flussi di lavoro standard hanno eliminato la variabilità del processo e garantito un'esecuzione coerente in tutte le sedi.

• Definito un flusso strutturato di onboarding del fornitore → PR → PO → GR → Fattura → Pagamento
• Flussi di approvazione incorporati allineati alle politiche organizzative e alla DOA (delega di autorità)
• Ruoli e responsabilità di approvvigionamento standardizzati

Gestione dei fornitori

Utilizzando SAP Ariba Supplier Lifecycle & Performance (SLP), abbiamo implementato un processo di gestione dei fornitori strutturato per garantire un onboarding, una qualificazione e una governance coerenti dei fornitori in tutte le sedi.

• Abbiamo reso possibile l'onboarding standardizzato dei fornitori, compresa la registrazione e la raccolta dei dati.
• Implementazione di flussi di lavoro per la qualificazione dei fornitori per convalidare e approvare i fornitori.
• Creazione di una gestione dei fornitori preferenziali per promuovere acquisti conformi e ridurre le spese fuori contratto.
• Miglioramento della qualità e della coerenza dei dati dei fornitori in tutta l'organizzazione.

Abilitazione al catalogo e acquisto guidato

La funzionalità di acquisto guidato di SAP Ariba è stata implementata per semplificare l'esperienza dell'utente e garantire al contempo un comportamento di acquisto conforme. Ai dipendenti è stato consentito di acquistare attraverso i canali approvati utilizzando cataloghi preconfigurati.

• Abilitati più di 8 cataloghi di punchout (ad esempio, Amazon, Grainger).
• Riduzione degli acquisti a testo libero e fuori contratto.
• Miglioramento dell'adozione da parte degli utenti grazie a interfacce di acquisto intuitive.

Applicazione delle politiche e controllo della conformità

Le politiche di approvvigionamento sono state incorporate direttamente nel sistema attraverso controlli automatizzati e logiche di approvazione, garantendo una conformità costante senza necessità di supervisione manuale.

• Standardizzazione dell'onboarding e della qualificazione dei fornitori tramite SLP.
• Raccomandazione dell'uso di fornitori preferenziali
• Applicazione di regole di convalida durante le requisizioni e gli ordini.

Collaborazione con i fornitori tramite SAP Business Network

La soluzione ha esteso i processi di approvvigionamento ai fornitori attraverso SAP Business Network, consentendo l'interazione in tempo reale e la visibilità delle transazioni.

• Ha permesso la trasmissione e la conferma elettronica dei PO
• Fornisce aggiornamenti in tempo reale su date di consegna e quantità
• Ha supportato l'inserimento di diversi fornitori, compresi quelli più piccoli.

Automazione della contabilità fornitori

L'elaborazione delle fatture è stata digitalizzata e strettamente integrata con i flussi di lavoro di approvvigionamento, riducendo significativamente il lavoro manuale e gli errori.

• Implementazione della convalida e della corrispondenza automatizzata delle fatture (3-way match)
• Abilitazione della fatturazione elettronica tramite SAP Business Network
• Riduzione della gestione delle eccezioni e della riconciliazione manuale

Integrazione ERP e architettura scalabile

La soluzione SAP Ariba è stata completamente integrata con SAP ECC, assicurando un flusso di dati ininterrotto tra gli acquisti e la finanza e mantenendo un'architettura di sistema standardizzata e scalabile.

• Integrato tramite SAP Integration Suite e Managed Gateway (CIG)
• Automatizzazione delle registrazioni finanziarie con assegnazioni accurate di centri di costo e GL
• Creazione di un'architettura stabile e pronta per il futuro.

Gestione del cambiamento organizzativo

La gestione del cambiamento organizzativo è stata guidata dal team di Sky Chefs per garantire l'adozione senza problemi dei nuovi processi e strumenti di approvvigionamento in tutte le sedi.

• Ha condotto workshop e discussioni in loco per allineare le parti interessate e comunicare le modifiche ai processi.
• Ha organizzato sessioni di onboarding e formazione degli utenti per supportare l'adozione delle soluzioni SAP Ariba.
• Creazione di una rete di utenti chiave per promuovere l'adozione locale e fornire un supporto continuo.
• Garantire l'implementazione coerente di nuovi processi e politiche in tutte le sedi.

Stack tecnologico

Nucleo di approvvigionamento: SAP Ariba Buying & Invoicing (B&I) con Guided Buying

SAP Ariba B&I funge da soluzione centrale di approvvigionamento, consentendo processi di acquisto end-to-end dalla richiesta alla fattura. Guided Buying offre un'interfaccia di facile utilizzo, simile a quella di Fiori, che standardizza il comportamento di acquisto, impone la conformità e semplifica gli acquisti sia per gli utenti professionali che per quelli occasionali.

Gestione dei fornitori: SAP Ariba Supplier Lifecycle & Performance (SLP)

SAP Ariba SLP consente una gestione strutturata dell'onboarding, della qualificazione e del ciclo di vita dei fornitori. Assicura dati coerenti sui fornitori, supporta la conformità attraverso flussi di lavoro di convalida e fornisce una base per la gestione delle prestazioni e dei rischi dei fornitori.

Rete di collaborazione con i fornitori: SAP Business Network

SAP Business Network facilita la collaborazione in tempo reale con i fornitori digitalizzando le transazioni, come gli ordini di acquisto, le conferme e la fatturazione. Migliora la trasparenza, accelera la comunicazione e consente una risposta più rapida ai cambiamenti della supply chain.

Struttura portante dell'ERP: SAP ECC

SAP ECC è il sistema di backend principale che gestisce i processi di contabilità, controllo e logistica. Garantisce che le transazioni di approvvigionamento siano accuratamente registrate e allineate ai dati finanziari, supportando registrazioni automatiche e l'integrità del processo end-to-end.

Livello di integrazione: SAP Integration Suite con Managed Gateway (CIG)

SAP Integration Suite, che include Managed Gateway for Spend Management e SAP Business Network (CIG), consente un'integrazione sicura e standardizzata tra SAP Ariba, SAP Business Network e SAP ECC. Garantisce una sincronizzazione dei dati affidabile e in tempo reale tra i processi di approvvigionamento, fornitori e finanziari.

Abilitazione del catalogo: Cataloghi Punchout

I cataloghi Punchout integrano i cataloghi dei fornitori esterni direttamente nel processo di approvvigionamento, consentendo agli utenti di selezionare prodotti pre-approvati da piattaforme di fornitori come Amazon e Grainger. Questo garantisce acquisti conformi, migliora l'esperienza dell'utente e aumenta l'accuratezza dei dati riducendo gli inserimenti a testo libero.

I risultati

• Trasparenza delle spese su scala aziendale: Visibilità centralizzata su circa 46 sedi e più di 1.800 utenti, che ha permesso di creare report consolidati e analisi dettagliate delle spese per fornitori, categorie e centri di costo.
• Coerenza degli approvvigionamenti nelle operazioni distribuite: Allineamento dell'esecuzione degli acquisti in tutte le sedi, con processi unificati e un migliore controllo sugli acquisti.
• Acquisti strutturati tramite cataloghi: Con 8 cataloghi perforati, abbiamo aumentato la quota di acquisti conformi e ridotto la dipendenza da metodi di ordinazione manuali e non strutturati.
• Maggiore aderenza ai contratti e comportamento d'acquisto controllato: Abbiamo rafforzato l'applicazione dell'uso dei fornitori preferenziali e ridotto le transazioni fuori contratto grazie a controlli di sistema integrati e flussi di lavoro guidati.
• Interazioni con i fornitori più rapide e trasparenti: Scambio in tempo reale di documenti di acquisto con i fornitori, migliorando la visibilità dello stato degli ordini e la reazione alle modifiche operative.
• Elaborazione semplificata delle fatture e riduzione del carico di lavoro manuale: Introduzione della convalida automatica delle fatture, con conseguente accelerazione della gestione delle eccezioni e dei cicli di elaborazione delle fatture.
• Base solida per la scalabilità e l'ulteriore ottimizzazione: Creazione di un ambiente di approvvigionamento pulito e integrato, in grado di supportare un aumento dei volumi delle transazioni, l'inserimento dei fornitori e le funzionalità avanzate della supply chain.

Infine, Sky Chefs ha trasformato l'approvvigionamento da una funzione frammentata e decentralizzata in un sistema trasparente, standardizzato e automatizzato. Questo ha permesso di ottenere risparmi sui costi, efficienza operativa e pieno controllo sulle spese aziendali.