Comment LeverX a aidé Sky Chefs à obtenir une visibilité complète et un contrôle total sur les dépenses d’approvisionnement

LeverX a aidé Sky Chefs à centraliser et à normaliser l'approvisionnement, en obtenant une visibilité totale des dépenses, un meilleur contrôle des fournisseurs et des achats plus efficaces et conformes sur tous les sites.

Le client

LSG Sky Chefs, leader mondial de la restauration aérienne, exploite une chaîne d'approvisionnement très complexe " de la commande à l'avion ". La société possède plus de 46 sites aux États-Unis, avec plus de 1 800 utilisateurs professionnels impliqués dans des activités d'approvisionnement dans le cadre de leurs opérations quotidiennes.

Défi à relever

Sky Chefs exploite l'une des chaînes d'approvisionnement les plus rapides et les plus complexes. Elle gère des denrées périssables tout au long du cycle de production : préparation, conditionnement et, enfin, livraison à l'avion - sans aucune marge de manœuvre pour les retards.

À la suite du COVID-19, la société a réparti ses opérations d'approvisionnement sur environ 37 cuisines - une décentralisation dictée par la nécessité. Ce changement a entraîné les problèmes suivants

• Manque de visibilité des dépenses : Il n'y avait pas de vision consolidée et en temps réel des achats dans les différents sites, ce qui limitait l'analyse des coûts et réduisait la capacité à tirer parti de la puissance d'achat de l'ensemble de l'entreprise.
• Processus fragmentés : Chaque site effectuait ses achats de manière indépendante, ce qui entraînait des flux de travail incohérents, un contrôle réduit et des inefficacités opérationnelles.
• Complexité de la conformité : Un comportement d'achat non contrôlé et une faible conformité avec les fournisseurs privilégiés ont conduit à des dépenses hors contrat et à une moindre optimisation des coûts.
• Mauvaise qualité des données de base : Le client a rencontré des milliers d'UGS en double pour des articles identiques, ce qui a rendu l'analyse des dépenses, la consolidation de la demande et les activités d'approvisionnement moins efficaces.
• Processus manuels de gestion des comptes fournisseurs : Le traitement des factures reposait sur une combinaison de traitement des factures au format PDF (via Calpion) et de traitement manuel dans SAP ECC, ce qui entraînait de fréquentes incohérences entre les bons de commande, les reçus et les factures, une charge de travail accrue et des cycles de traitement des factures trop lents.
• Collaboration et transparence limitées avec les fournisseurs : Le manque de communication en temps réel avec les fournisseurs a réduit la visibilité sur l'état des commandes et limité la capacité à réagir rapidement aux perturbations de la chaîne d'approvisionnement.

Dans le même temps, les perturbations externes (telles que les retards de vols, les annulations ou les conditions météorologiques) nécessitaient des réponses rapides et en temps réel, ce que les processus existants ne pouvaient pas fournir.

La solution

LeverX a réalisé une transformation complète de l'approvisionnement de l'entreprise en mettant en œuvre SAP Ariba. Sur la base des exigences du client, nos objectifs étaient de centraliser les opérations, de standardiser les processus et de permettre une transparence totale des dépenses sur tous les sites.

La solution s'est concentrée sur la mise en place d'un cadre d'approvisionnement contrôlé et évolutif.

Amélioration de la visibilité des dépenses

Notre équipe a mis en place un environnement d'approvisionnement centralisé en consolidant les données de tous les sites. Cette unification a permis d'établir des rapports en temps réel et des analyses approfondies par fournisseur, catégorie et centre de coûts, offrant aux dirigeants de Sky Chefs une transparence et un contrôle complets sur les dépenses à l'échelle de l'entreprise.

Normalisation des processus

Un processus d'approvisionnement unifié de bout en bout a été conçu et déployé sur tous les sites. Ce processus englobe les demandes, les approbations, la création de bons de commande, la réception des marchandises, la facturation et le paiement.

Des flux de travail normalisés ont permis d'éliminer la variabilité des processus et de garantir une exécution cohérente sur tous les sites.

• Définition d'un flux structuré d'intégration des fournisseurs → PR → PO → GR → Facture → Paiement
• Flux d'approbation intégrés, alignés sur les politiques de l'organisation et la délégation de pouvoir (DOA)
• Rôles et responsabilités normalisés en matière d'approvisionnement

Gestion des fournisseurs

Grâce à SAP Ariba Supplier Lifecycle & Performance (SLP), nous avons mis en place un processus structuré de gestion des fournisseurs afin de garantir la cohérence de l'intégration, de la qualification et de la gouvernance des fournisseurs sur l'ensemble des sites.

• Mise en place d'un processus normalisé d'intégration des fournisseurs, y compris l'enregistrement et la collecte de données.
• Mise en œuvre de flux de travail de qualification des fournisseurs pour valider et approuver les fournisseurs
• Mise en place d'une gestion des fournisseurs privilégiés pour favoriser les achats conformes et réduire les dépenses hors contrat.
• Amélioration de la qualité et de la cohérence des données sur les fournisseurs à l'échelle de l'entreprise

Activation du catalogue et achats guidés

La fonctionnalité d'achat guidé de SAP Ariba a été mise en œuvre pour simplifier l'expérience de l'utilisateur tout en garantissant un comportement d'achat conforme. Les employés ont été autorisés à acheter par le biais de canaux approuvés en utilisant des catalogues préconfigurés.

• Activation de plus de 8 catalogues perforés (par exemple, Amazon, Grainger).
• Réduction des achats en texte libre et hors contrat
• Amélioration de l'adoption par les utilisateurs grâce à des interfaces d'achat intuitives

Application des politiques et contrôle de la conformité

Les politiques d'achat ont été intégrées directement dans le système par le biais de contrôles automatisés et d'une logique d'approbation, garantissant une conformité constante sans supervision manuelle.

• Normalisation de l'intégration et de la qualification des fournisseurs via SLP
• Recommandation d'utiliser des fournisseurs privilégiés
• Application de règles de validation lors de la demande et de la commande.

Collaboration avec les fournisseurs via SAP Business Network

La solution a étendu les processus d'approvisionnement aux fournisseurs par l'intermédiaire de SAP Business Network, ce qui permet une interaction en temps réel et une visibilité des transactions.

• Transmission et confirmation électroniques des bons de commande
• Mise à jour en temps réel des dates de livraison et des quantités
• Prise en charge de l'intégration de divers fournisseurs, y compris les plus petits.

Automatisation de la comptabilité fournisseurs

Le traitement des factures a été numérisé et étroitement intégré aux flux de travail de l'approvisionnement, ce qui a permis de réduire considérablement les efforts manuels et les erreurs.

• Mise en œuvre d'une validation et d'un rapprochement automatisés des factures (rapprochement à trois voies)
• Activation de la facturation électronique via le réseau SAP Business Network
• Réduction de la gestion des exceptions et du rapprochement manuel

Intégration ERP et architecture évolutive

La solution SAP Ariba a été entièrement intégrée à SAP ECC, ce qui a permis d'assurer une circulation transparente des données entre les services d'approvisionnement et les services financiers, tout en conservant un système standardisé et évolutif.

• Intégration via SAP Integration Suite et Managed Gateway (CIG)
• Automatisation des écritures financières avec des affectations précises de GL et de centres de coûts
• Mise en place d'une architecture stable et prête pour l'avenir

Gestion du changement organisationnel

La gestion du changement organisationnel a été menée par l'équipe Sky Chefs afin d'assurer l'adoption harmonieuse des nouveaux processus et outils d'approvisionnement dans tous les sites.

• Organisation d'ateliers et de discussions sur place afin d'aligner les parties prenantes et de communiquer les changements de processus.
• Organisation de sessions d'intégration et de formation des utilisateurs pour soutenir l'adoption des solutions SAP Ariba.
• Mise en place d'un réseau d'utilisateurs clés pour favoriser l'adoption des solutions au niveau local et fournir un soutien continu.
• Assurer un déploiement cohérent des nouveaux processus et des nouvelles politiques dans tous les sites.

Pile technologique

Approvisionnement de base : SAP Ariba Buying & Invoicing (B&I) avec Guided Buying

SAP Ariba B&I sert de solution centrale d'approvisionnement, permettant des processus d'achat de bout en bout, de la demande à la facture. Guided Buying offre une interface conviviale de type Fiori qui normalise le comportement d'achat, renforce la conformité et simplifie l'approvisionnement pour les utilisateurs professionnels et occasionnels.

Gestion des fournisseurs : SAP Ariba Supplier Lifecycle & Performance (SLP)

SAP Ariba SLP permet de structurer l'intégration, la qualification et la gestion du cycle de vie des fournisseurs. Il garantit la cohérence des données fournisseurs, favorise la conformité grâce à des flux de validation et fournit une base pour la gestion des performances et des risques des fournisseurs.

Réseau de collaboration avec les fournisseurs : SAP Business Network

SAP Business Network facilite la collaboration en temps réel avec les fournisseurs en numérisant les transactions, telles que les bons de commande, les confirmations et la facturation. Il améliore la transparence, accélère la communication et permet de réagir plus rapidement aux changements de la chaîne d'approvisionnement.

L'épine dorsale de l'ERP : SAP ECC

SAP ECC est le système central qui gère les processus de comptabilité, de contrôle et de logistique. Il garantit que les transactions d'approvisionnement sont enregistrées avec précision et alignées sur les données financières, ce qui permet d'automatiser les écritures et d'assurer l'intégrité des processus de bout en bout.

Couche d'intégration : SAP Integration Suite avec Managed Gateway (CIG)

SAP Integration Suite, y compris Managed Gateway for Spend Management et SAP Business Network (CIG), permet une intégration sécurisée et standardisée entre SAP Ariba, SAP Business Network et SAP ECC. Elle garantit une synchronisation fiable et en temps réel des données entre les processus d'approvisionnement, les fournisseurs et les processus financiers.

Activation des catalogues : Catalogues Punchout

Les catalogues Punchout intègrent les catalogues de fournisseurs externes directement dans le processus d'approvisionnement, ce qui permet aux utilisateurs de sélectionner des produits pré-approuvés à partir de plateformes de fournisseurs telles qu'Amazon et Grainger. Cela permet de garantir la conformité des achats, d'améliorer l'expérience des utilisateurs et d'accroître la précision des données en réduisant les entrées en texte libre.

Résultats

• Transparence des dépenses à l'échelle de l'entreprise : Visibilité centralisée sur 46 sites et plus de 1800 utilisateurs, permettant un reporting consolidé et une analyse détaillée des dépenses des fournisseurs, des catégories et des centres de coûts.
• Cohérence de l'approvisionnement dans les opérations distribuées : Alignement de l'exécution des achats sur tous les sites, avec des processus unifiés et un meilleur contrôle des achats.
• Achats structurés par le biais de catalogues : Avec 8 catalogues perforés, nous avons augmenté la part des achats conformes et réduit le recours aux méthodes de commande manuelles et non structurées.
• Meilleure adhésion aux contrats et comportement d'achat contrôlé : Renforcement de l'application de l'utilisation des fournisseurs privilégiés et réduction des transactions hors contrat grâce à des contrôles système intégrés et à des flux de travail guidés.
• Interactions plus rapides et plus transparentes avec les fournisseurs : L'échange en temps réel de documents d'achat avec les fournisseurs a permis d'améliorer la visibilité de l'état des commandes et la réaction aux changements opérationnels.
• Rationalisation du traitement des factures et réduction de la charge de travail manuelle : La validation automatisée des factures a permis d'accélérer la gestion des exceptions et les cycles de traitement des factures.
• Une base solide pour la mise à l'échelle et la poursuite de l'optimisation : Mise en place d'un environnement d'approvisionnement propre et intégré capable de prendre en charge des volumes de transactions accrus, l'intégration des fournisseurs et des capacités avancées de la chaîne d'approvisionnement.

Enfin, Sky Chefs a transformé l'approvisionnement d'une fonction fragmentée et décentralisée en un système transparent, normalisé et automatisé. Cela a permis de réaliser des économies, d'améliorer l'efficacité opérationnelle et de contrôler totalement les dépenses de l'entreprise.