Kā LeverX palīdzēja Sky Chefs iegūt pilnīgu pārskatāmību un kontroli pār iepirkumu izdevumiem

LeverX palīdzēja Sky Chefs centralizēt un standartizēt iepirkumus, panākot pilnīgu izdevumu pārredzamību, stingrāku piegādātāju kontroli un efektīvākus, atbilstošākus iepirkumus visās filiālēs.

Klients

LSG Sky Chefs, pasaulē vadošais aviokompāniju ēdināšanas pakalpojumu sniedzējs, pārvalda ļoti sarežģītu piegādes ķēdi "no pasūtījuma līdz lidmašīnai". Uzņēmumam ir vairāk nekā 46 filiāles ASV, un vairāk nekā 1800 biznesa lietotāju ir iesaistīti iepirkumu darbībās, kas ir daļa no to ikdienas darbības.

Izaicinājums

Tā kā Sky Chefs pārvalda vienu no laika ziņā vissarežģītākajām un sarežģītākajām piegādes ķēdēm, tas pārvalda ātrbojīgās preces visā ražošanas ciklā: sagatavošanu, iepakošanu un, visbeidzot, piegādi lidmašīnām - bez kavēšanās iespējām.

COVID-19 rezultātā uzņēmums sadalīja savas piegādes operācijas ~37 virtuvēs - decentralizācijas soli, ko noteica nepieciešamība. Šīs pārmaiņas radīja šādas problēmas:

• Izdevumu pārredzamības trūkums: Nebija konsolidēta, reāllaika pārskata par iepirkumiem dažādās vietās, kas ierobežoja izmaksu analīzi un samazināja iespēju izmantot uzņēmuma iepirkuma jaudu.
• sadrumstaloti procesi: Katrā vietā iepirkumi tika veikti neatkarīgi, kas radīja nekonsekventas darba plūsmas, samazināja kontroli un radīja darbības neefektivitāti.
• Atbilstības sarežģījumi: Nekontrolēta iepirkumu veikšana un zema atbilstība vēlamajiem piegādātājiem noveda pie izdevumiem ārpus līguma un samazināja izmaksu optimizāciju.
• Slikta pamatdatu kvalitāte: Klients saskārās ar tūkstošiem dublējošu SKU vienādām precēm, kas padarīja izdevumu analīzi, pieprasījuma konsolidāciju un iepirkumu darbības mazāk efektīvas.
• Manuāli grāmatvedībā veicami kreditoru parādu procesi: Rēķinu apstrāde bija atkarīga no PDF formāta rēķinu apstrādes (izmantojot Calpion) un manuālas apstrādes SAP ECC, kas noveda pie biežām nesakritībām starp pirkuma pasūtījumiem, kvītīm un rēķiniem, palielināja darba slodzi un palēnināja rēķinu apstrādes ciklus.
• Ierobežota piegādātāju sadarbība un pārredzamība: Reāllaika saziņas trūkums ar piegādātājiem samazināja pasūtījumu statusa pārskatāmību un ierobežoja spēju ātri reaģēt uz piegādes ķēdes traucējumiem.

Tajā pašā laikā ārēji traucējumi (piemēram, lidojumu kavējumi, atcelšana vai laikapstākļi) prasīja ātru reakciju reālajā laikā, ko vecie procesi nevarēja nodrošināt.

Risinājums

LeverX veica visaptverošu uzņēmuma iepirkumu pārveidi, ieviešot SAP Ariba. Pamatojoties uz klienta prasībām, mūsu mērķi bija centralizēt darbību, standartizēt procesus un nodrošināt pilnīgu izdevumu pārredzamību visās uzņēmuma atrašanās vietās.

Risinājums bija vērsts uz kontrolētas, mērogojamas iepirkumu sistēmas izveidi.

Izdevumu pārredzamības nodrošināšana

Mūsu komanda ieviesa centralizētu iepirkumu vidi, konsolidējot datus visās vietās. Šī unifikācija ļāva izveidot reāllaika pārskatus un padziļinātu analīzi pēc piegādātāja, kategorijas un izmaksu centra, nodrošinot Sky Chefs vadībai pilnīgu pārredzamību un kontroli pār uzņēmuma izdevumiem.

Procesu standartizācija

Tika izstrādāts un ieviests vienots, visaptverošs iepirkuma process visās filiālēs. Šis process ietvēra pieprasījumu sagatavošanu, apstiprinājumus, iepirkuma pasūtījumu izveidi, preču saņemšanu, rēķinu izrakstīšanu un apmaksu.

Standarta darba plūsmas novērsa procesa mainīgumu un nodrošināja konsekventu izpildi visās vietās.

• Noteikta strukturēta piegādātāju uzņemšanas plūsma → PR → PO → PO → GR → GR → rēķins → maksājuma plūsma.
• iestrādātas apstiprināšanas darbplūsmas, kas saskaņotas ar organizācijas politiku un DOA (pilnvaru deleģēšana).
• Standartizētas iepirkuma lomas un pienākumi

Piegādātāju pārvaldība

Izmantojot SAP Ariba Supplier Lifecycle & Performance (SLP), mēs ieviesām strukturētu piegādātāju pārvaldības procesu, lai nodrošinātu konsekventu piegādātāju uzņemšanu, kvalifikāciju un pārvaldību visās vietās.

• Nodrošināta standartizēta piegādātāju uzņemšana, tostarp reģistrācija un datu vākšana.
• Ieviestas piegādātāju kvalifikācijas darba plūsmas, lai apstiprinātu un apstiprinātu piegādātājus.
• Izveidota ieteicamo piegādātāju pārvaldība, lai veicinātu atbilstošu iepirkumu veikšanu un samazinātu ārpuslīguma izdevumus.
• Uzlabota piegādātāju datu kvalitāte un konsekvence visā organizācijā.

Kataloga pilnveidošana un iepirkšanas vadīšana

Tika ieviesta SAP Ariba vadītās iepirkšanas funkcionalitāte, lai vienkāršotu lietotāja pieredzi, vienlaikus nodrošinot atbilstošu iepirkumu veikšanu. Darbiniekiem tika atļauts iepirkties apstiprinātos kanālos, izmantojot iepriekš konfigurētus katalogus.

• Iespēja izmantot vairāk nekā 8 perforācijas katalogus (piemēram, Amazon, Grainger).
• Samazināts brīvteksta un ārpuslīgumisko iepirkumu skaits
• Uzlabota lietotāju pieņemšana, izmantojot intuitīvas iepirkšanas saskarnes.

Politikas ieviešana un atbilstības kontrole

Iepirkuma politikas tika iestrādātas tieši sistēmā, izmantojot automatizētas kontroles un apstiprināšanas loģiku, nodrošinot konsekventu atbilstību bez manuālas pārraudzības.

• Standartizēta piegādātāju uzņemšana un kvalifikācija, izmantojot SLP
• Ieteicams izmantot vēlamos piegādātājus
• Piemēroti apstiprināšanas noteikumi pieprasīšanas un pasūtīšanas laikā

Piegādātāju sadarbība, izmantojot SAP Business Network

Risinājums paplašināja iepirkuma procesus, iekļaujot piegādātājus SAP Business Network tīklā, nodrošinot mijiedarbību reālajā laikā un darījumu redzamību.

• Nodrošināta elektroniska PO nosūtīšana un apstiprināšana
• Nodrošināja reāllaika atjauninājumus par piegādes datumiem un daudzumiem.
• Atbalstīja dažādu piegādātāju, tostarp mazāku piegādātāju, iesaistīšanu.

Maksājamo kontu automatizācija

Rēķinu apstrāde tika digitalizēta un cieši integrēta ar iepirkumu darba plūsmām, ievērojami samazinot manuālo darbu un kļūdas.

• Ieviesta automatizēta rēķinu apstiprināšana un saskaņošana (3 virzienu saskaņošana).
• Nodrošināta elektroniskā rēķinu izrakstīšana, izmantojot SAP Business Network.
• Samazināta izņēmumu apstrāde un manuāla saskaņošana

ERP integrācija un mērogojama arhitektūra

SAP Ariba risinājums tika pilnībā integrēts ar SAP ECC, nodrošinot netraucētu datu plūsmu starp iepirkumu un finansēm, vienlaikus saglabājot standartizētu un mērogojamu sistēmas ainavu.

• Integrēts, izmantojot SAP Integration Suite un Managed Gateway (CIG)
• Automatizēti finanšu grāmatojumi ar precīziem GL un izmaksu centru piešķīrumiem
• Izveidota stabila, nākotnei gatava arhitektūra

Organizācijas izmaiņu pārvaldība

Organizācijas pārmaiņu pārvaldību vadīja Sky Chefs komanda, lai nodrošinātu vienmērīgu jauno iepirkuma procesu un rīku ieviešanu visās filiālēs.

• Notika semināri un diskusijas uz vietas, lai saskaņotu ieinteresētās personas un informētu par procesu izmaiņām.
• Organizēja lietotāju ievadapmācības un apmācības sesijas, lai atbalstītu SAP Ariba risinājumu ieviešanu.
• Izveidoja galveno lietotāju tīklu, lai veicinātu vietējo lietotāju pieņemšanu un nodrošinātu pastāvīgu atbalstu.
• Nodrošināja konsekventu jauno procesu un politiku ieviešanu visās filiālēs.

Tehnoloģiju kopums

Iepirkumu kodols: SAP Ariba Buying & Invoicing (B&I) ar vadītu iepirkumu (Guided Buying)

SAP Ariba B&I kalpo kā centrālais iepirkumu risinājums, kas nodrošina visaptverošus iepirkuma procesus no pieprasījuma līdz rēķinam. Guided Buying nodrošina lietotājam draudzīgu, Fiori līdzīgu saskarni, kas standartizē iepirkumu veikšanu, nodrošina atbilstību un vienkāršo iepirkumus gan profesionāliem, gan neregulāriem lietotājiem.

Piegādātāju pārvaldība: SAP Ariba Supplier Lifecycle & Performance (SLP).

SAP Ariba SLP nodrošina strukturētu piegādātāju uzņemšanu, kvalifikāciju un dzīves cikla pārvaldību. Tā nodrošina konsekventus piegādātāju datus, atbalsta atbilstību, izmantojot apstiprināšanas darba plūsmas, un nodrošina pamatu piegādātāju darbības un riska pārvaldībai.

Piegādātāju sadarbības tīkls: SAP Business Network

SAP Business Network atvieglo sadarbību ar piegādātājiem reāllaikā, digitalizējot darījumus, piemēram, pirkuma pasūtījumus, apstiprinājumus un rēķinus. Tas uzlabo pārredzamību, paātrina saziņu un ļauj ātrāk reaģēt uz piegādes ķēdes izmaiņām.

ERP mugurkauls: SAP ECC

SAP ECC darbojas kā pamatsistēma, kas pārvalda grāmatvedības, kontroles un loģistikas procesus. Tā nodrošina, ka iepirkuma darījumi tiek precīzi reģistrēti un saskaņoti ar finanšu datiem, atbalstot automatizētus grāmatojumus un procesu integritāti no gala punkta līdz galam.

Integrācijas slānis: SAP Integration Suite ar pārvaldāmo vārteju (CIG)

SAP Integration Suite, tostarp Managed Gateway for Spend Management un SAP Business Network (CIG), nodrošina drošu un standartizētu integrāciju starp SAP Ariba, SAP Business Network un SAP ECC. Tas nodrošina uzticamu reāllaika datu sinhronizāciju iepirkumu, piegādātāju un finanšu procesos.

Kataloga papildināšana: Punchout katalogi

Punchout katalogi integrē ārējo piegādātāju katalogus tieši iepirkuma procesā, ļaujot lietotājiem izvēlēties iepriekš apstiprinātas preces no piegādātāju platformām, piemēram, Amazon un Grainger. Tas nodrošina iepirkumu atbilstību prasībām, uzlabo lietotāju pieredzi un uzlabo datu precizitāti, samazinot brīvteksta ierakstus.

Rezultāti

• Uzņēmuma mēroga izdevumu pārredzamība: Sasniegta centralizēta pārredzamība ~46 vietās un vairāk nekā 1800 lietotājiem, nodrošinot konsolidētu pārskatu sniegšanu un detalizētu izdevumu analīzi, kas aptver piegādātājus, kategorijas un izmaksu centrus.
• Iepirkumu konsekvence visās sadalītajās operācijās: Saskaņota iepirkumu izpilde visās filiālēs, ieviešot vienotus procesus un labāku iepirkumu kontroli.
• Strukturēti iepirkumi, izmantojot katalogus: Ar 8 cauršūšanas katalogiem mēs palielinājām atbilstošu iepirkumu īpatsvaru un samazinājām atkarību no manuālām, nestrukturētām pasūtīšanas metodēm.
• Labāka līgumu ievērošana un kontrolēta iepirkumu veikšana: Uzlabota vēlamā piegādātāja izmantošanas izpilde un samazināts ārpuslīgumisko darījumu skaits, izmantojot iestrādātās sistēmas kontroles un vadītās darba plūsmas.
• Ātrāka un pārredzamāka mijiedarbība ar piegādātājiem: Nodrošināta iepirkuma dokumentu apmaiņa ar piegādātājiem reāllaikā, uzlabojot pasūtījumu statusa redzamību un reakciju uz darbības izmaiņām.
• Racionalizēta rēķinu apstrāde un samazināta manuālā darba slodze: Ieviesta automatizēta rēķinu apstiprināšana, kas paātrināja izņēmumu apstrādi un rēķinu apstrādes ciklus.
• Drošs pamats paplašināšanai un turpmākai optimizācijai: Izveidota tīra, integrēta iepirkuma vide, kas spēj nodrošināt lielāku darījumu apjomu, piegādātāju iesaistīšanu un uzlabotas piegādes ķēdes iespējas.

Visbeidzot, Sky Chefs pārveidoja iepirkumu no sadrumstalotas, decentralizētas funkcijas par pārredzamu, standartizētu un automatizētu sistēmu. Tas nodrošināja izmaksu ietaupījumu, darbības efektivitāti un pilnīgu kontroli pār uzņēmuma izdevumiem.