كيف ساعدت LeverX شركة Sky Chefs في الحصول على رؤية كاملة وتحكّم تام في نفقات المشتريات

ساعدت شركة LeverX شركة Sky Chefs على جعل عمليات الشراء مركزية وموحدة وتحقيق رؤية كاملة للإنفاق، ومراقبة أقوى للموردين، ومشتريات أكثر كفاءة وتوافقًا في جميع المواقع.

العميل

تدير شركة سكاي شيفز (LSG Sky Chefs)، وهي شركة رائدة في العالم في مجال تقديم الطعام لشركات الطيران، سلسلة توريد معقدة للغاية "من الطلب إلى الطائرة". وتمتلك الشركة أكثر من 46 موقعًا في الولايات المتحدة الأمريكية، ويشارك أكثر من 1800 مستخدم تجاري في أنشطة المشتريات كجزء من عملياتها اليومية.

التحدي

نظرًا لأن شركة Sky Chefs تدير واحدة من أكثر سلاسل التوريد تعقيدًا وحساسية من حيث الوقت، فإنها تدير البضائع القابلة للتلف خلال دورة الإنتاج بأكملها: التحضير والتعبئة والتغليف، وأخيرًا التسليم إلى الطائرات - دون أي مجال للتأخير.

نتيجةً لجائحة COVID-19، قامت الشركة بتوزيع عمليات الشراء الخاصة بها على حوالي 37 مطبخاً - وهي خطوة لامركزية مدفوعة بالضرورة. نتج عن هذا التغيير المشكلات التالية

• عدم وجود رؤية واضحة للإنفاق: لم يكن هناك رؤية موحدة وفي الوقت الفعلي لعمليات الشراء عبر المواقع الموزعة، مما حد من تحليل التكاليف وقلل من القدرة على الاستفادة من القوة الشرائية على مستوى الشركة.
• عمليات مجزأة: كان كل موقع يجري عمليات الشراء بشكل مستقل، مما أدى إلى عدم اتساق سير العمل وانخفاض التحكم وعدم الكفاءة التشغيلية.
• تعقيدات الامتثال: أدى سلوك الشراء غير المنضبط والامتثال المنخفض مع الموردين المفضلين إلى إنفاق خارج نطاق العقد وتقليل تحسين التكلفة.
• ضعف جودة البيانات الرئيسية: واجه العميل الآلاف من وحدات حفظ المخزون المكررة لعناصر متطابقة، مما جعل تحليل الإنفاق وتوحيد الطلب وأنشطة التوريد أقل كفاءة.
• عمليات الحسابات الدائنة اليدوية: اعتمدت معالجة الفواتير على مزيج من معالجة الفواتير المستندة إلى ملف PDF (عبر Calpion) والمعالجة اليدوية في نظام SAP ECC، مما أدى إلى عدم تطابق متكرر بين أوامر الشراء والإيصالات والفواتير، وزيادة عبء العمل، وبطء دورات معالجة الفواتير.
• محدودية التعاون والشفافية مع الموردين: أدى الافتقار إلى التواصل في الوقت الفعلي مع الموردين إلى تقليل وضوح حالة الطلبات والحد من القدرة على الاستجابة السريعة لتعطل سلسلة التوريد.

وفي الوقت نفسه، تطلبت الاضطرابات الخارجية (مثل تأخر الرحلات الجوية أو الإلغاءات أو الظروف الجوية) استجابات فورية في الوقت الفعلي، وهو ما لم تستطع العمليات القديمة توفيره.

الحل

أجرت شركة LeverX عملية تحويل شاملة لمشتريات الشركة من خلال تطبيق نظام SAP Ariba. واستناداً إلى متطلبات العميل، كانت أهدافنا تتمثل في جعل العمليات مركزية وتوحيد العمليات وتمكين الشفافية الكاملة في الإنفاق في جميع المواقع.

ركز الحل على إنشاء إطار عمل محكم وقابل للتطوير للمشتريات.

تمكين رؤية الإنفاق

قدم فريقنا بيئة مشتريات مركزية من خلال دمج البيانات في جميع المواقع. وقد أتاح هذا التوحيد إمكانية إعداد التقارير في الوقت الفعلي وإجراء تحليلات تفصيلية حسب المورد والفئة ومركز التكلفة، مما منح قيادة سكاي شيفز الشفافية الكاملة والتحكم في الإنفاق على مستوى المؤسسة.

توحيد العمليات

تم تصميم عملية مشتريات موحدة ومتكاملة وتم نشرها في جميع المواقع. وشملت هذه العملية تقديم طلبات الشراء والموافقات وإنشاء أوامر الشراء واستلام البضائع وإصدار الفواتير والدفع.

وقد أدت عمليات سير العمل القياسية إلى التخلص من التباين في العمليات وضمان التنفيذ المتسق في جميع المواقع.

• تحديد عملية منظمة لتأهيل الموردين ← العلاقات العامة ← أمر الشراء ← أمر الشراء ← أمر الشراء ← الفاتورة ← تدفق الدفع
• عمليات سير عمل الموافقة المضمنة المتوافقة مع السياسات التنظيمية وتفويض السلطة (تفويض السلطة)
• الأدوار والمسؤوليات الموحدة للمشتريات

إدارة الموردين

باستخدام دورة حياة وأداء الموردين (SLP) من SAP Ariba، قمنا بتنفيذ عملية منظمة لإدارة الموردين لضمان اتساق تأهيل الموردين وتأهيلهم وحوكمة الموردين في جميع المواقع.

• تمكين تأهيل الموردين بشكل موحد، بما في ذلك التسجيل وجمع البيانات
• تنفيذ تدفقات عمل تأهيل الموردين للتحقق من صحة الموردين والموافقة عليهم
• إنشاء إدارة الموردين المفضلين لتعزيز عمليات الشراء المتوافقة وتقليل الإنفاق خارج نطاق العقود
• تحسين جودة بيانات الموردين واتساقها على مستوى المؤسسة

تمكين الكتالوج والشراء الموجه

تم تنفيذ وظيفة الشراء الموجه من SAP Ariba لتبسيط تجربة المستخدم مع ضمان سلوك الشراء المتوافق. سُمح للموظفين بالشراء من خلال القنوات المعتمدة باستخدام كتالوجات معدة مسبقًا.

• تمكين أكثر من 8 كتالوجات مثقوبة (مثل Amazon وGrainger)
• تقليل الشراء المجاني والشراء خارج نطاق العقد
• تحسين اعتماد المستخدم من خلال واجهات شراء سهلة الاستخدام

تطبيق السياسات والتحكم في الامتثال

تم تضمين سياسات المشتريات مباشرةً في النظام من خلال الضوابط الآلية ومنطق الموافقة، مما يضمن الامتثال المتسق دون إشراف يدوي.

• توحيد عملية تأهيل الموردين وتأهيلهم عبر نظام إدارة المشتريات الموحد
• التوصية باستخدام الموردين المفضلين
• تطبيق قواعد التحقق من الصحة أثناء طلب الشراء والطلب

التعاون مع الموردين عبر شبكة أعمال SAP

قام الحل بتوسيع نطاق عمليات الشراء لتشمل الموردين من خلال شبكة SAP Business Network، مما يتيح التفاعل في الوقت الفعلي ورؤية المعاملات.

• تمكين إرسال وتأكيد أوامر الشراء إلكترونيًا
• توفير تحديثات في الوقت الفعلي لتواريخ التسليم والكميات
• دعم تأهيل موردين متنوعين، بما في ذلك الموردين الصغار

أتمتة الحسابات الدائنة

تمت رقمنة معالجة الفواتير ودمجها بإحكام مع تدفقات عمل المشتريات، مما قلل بشكل كبير من الجهد اليدوي والأخطاء.

• تم تنفيذ التحقق الآلي من صحة الفواتير ومطابقتها (مطابقة ثلاثية)
• تمكين الفواتير الإلكترونية عبر شبكة أعمال SAP Business Network
• الحد من معالجة الاستثناءات والتسوية اليدوية

تكامل تخطيط موارد المؤسسات والبنية القابلة للتطوير

تم دمج حل SAP Ariba من SAP Ariba بالكامل مع SAP ECC، مما يضمن تدفق البيانات بسلاسة بين المشتريات والشؤون المالية مع الحفاظ على بنية نظام موحدة وقابلة للتطوير.

• التكامل عبر حزمة التكامل SAP Integration Suite والبوابة المدارة (CIG)
• الترحيلات المالية المؤتمتة مع تعيينات دقيقة لمراكز GL ومراكز التكلفة
• إنشاء بنية مستقرة وجاهزة للمستقبل

إدارة التغيير التنظيمي

قاد فريق Sky Chefs إدارة التغيير التنظيمي لضمان سلاسة اعتماد عمليات وأدوات المشتريات الجديدة في جميع المواقع.

• إجراء ورش عمل ومناقشات في الموقع لمواءمة أصحاب المصلحة وتوصيل التغييرات العملية
• تنظيم دورات تدريبية وتأهيلية للمستخدمين لدعم اعتماد حلول SAP Ariba من SAP Ariba
• إنشاء شبكة من المستخدمين الرئيسيين لتعزيز التبني المحلي وتوفير الدعم المستمر
• ضمان التنفيذ المتسق للعمليات والسياسات الجديدة في جميع المواقع.

حزمة التكنولوجيا

نواة المشتريات: نظام SAP Ariba Buying & Invoicing (B&I) مع الشراء الموجّه

تعمل SAP Ariba Ariba B&I كحل مركزي للمشتريات، مما يتيح عمليات الشراء من البداية إلى النهاية بدءًا من طلب الشراء إلى الفاتورة. يوفر نظام الشراء الموجّه واجهة سهلة الاستخدام تشبه واجهة Fiori التي تعمل على توحيد سلوك الشراء وفرض الامتثال وتبسيط عمليات الشراء لكل من المستخدمين المحترفين والعرضيين.

إدارة الموردين: SAP Ariba Supplier Lifecycle & Performance (SLP)

يُمكِّن SAP Ariba SLP من إدارة دورة حياة الموردين وتأهيلهم وإدارة دورة حياتهم بشكل منظم. ويضمن اتساق بيانات الموردين، ويدعم الامتثال من خلال تدفقات عمل التحقق من الصحة، ويوفر أساسًا لإدارة أداء الموردين والمخاطر.

شبكة تعاون الموردين: شبكة أعمال SAP Business Network

تسهل شبكة الأعمال من SAP Business Network التعاون في الوقت الفعلي مع الموردين من خلال رقمنة المعاملات، مثل أوامر الشراء والتأكيدات والفواتير. تعمل على تحسين الشفافية وتسريع التواصل وتمكين الاستجابة الأسرع لتغيرات سلسلة التوريد.

العمود الفقري لتخطيط موارد المؤسسات: SAP ECC

يعمل نظام SAP ECC كنظام خلفي أساسي يدير عمليات المحاسبة والرقابة والخدمات اللوجستية. ويضمن تسجيل معاملات المشتريات بدقة ومواءمتها مع البيانات المالية، مما يدعم الترحيلات الآلية وتكامل العمليات من البداية إلى النهاية.

طبقة التكامل: SAP Integration Suite مع البوابة المُدارة (CIG)

تمكّن حزمة التكامل من SAP Integration Suite، بما في ذلك البوابة المُدارة لإدارة الإنفاق وشبكة SAP Business Network (CIG)، التكامل الآمن والموحد بين SAP Ariba وSAP Business Network وSAP ECC. يضمن مزامنة البيانات الموثوقة في الوقت الفعلي عبر عمليات الشراء والموردين والعمليات المالية.

تمكين الكتالوج: كتالوجات الفهارس

تدمج كتالوجات Punchout كتالوجات الموردين الخارجيين مباشرةً في عملية الشراء، مما يسمح للمستخدمين باختيار السلع المعتمدة مسبقًا من منصات الموردين مثل Amazon وGrainger. وهذا يضمن الشراء المتوافق، ويحسن تجربة المستخدم، ويعزز دقة البيانات من خلال تقليل إدخالات النص الحر.

النتائج

• شفافية الإنفاق على مستوى المؤسسة على نطاق واسع: تم تحقيق رؤية مركزية عبر حوالي 46 موقعًا وأكثر من 1800 مستخدم، مما يتيح إعداد تقارير موحدة وتحليل الإنفاق التفصيلي الذي يشمل الموردين والفئات ومراكز التكلفة.
• اتساق المشتريات عبر العمليات الموزعة: مواءمة تنفيذ المشتريات في جميع المواقع، مما أدى إلى توحيد العمليات وتحسين التحكم في المشتريات.
• الشراء المنظم عبر الكتالوجات: من خلال 8 كتالوجات مثقوبة، قمنا بزيادة حصة المشتريات المتوافقة وتقليل الاعتماد على طرق الطلب اليدوية غير المنظمة.
• زيادة الالتزام بالعقود والتحكم في سلوك الشراء: تعزيز إنفاذ استخدام الموردين المفضلين وتقليل المعاملات خارج نطاق العقد من خلال ضوابط النظام المضمنة وسير العمل الموجه.
• تفاعلات أسرع وأكثر شفافية مع الموردين: تمكين تبادل مستندات المشتريات في الوقت الفعلي مع الموردين، وتحسين رؤية حالة الطلبات والتفاعل مع التغييرات التشغيلية.
• تبسيط معالجة الفواتير وتقليل عبء العمل اليدوي: إدخال التحقق الآلي من صحة الفواتير، مما أدى إلى معالجة الاستثناءات ودورات معالجة الفواتير بشكل أسرع.
• أساس قوي لتوسيع النطاق والمزيد من التحسين: إنشاء بيئة مشتريات نظيفة ومتكاملة قادرة على دعم زيادة حجم المعاملات، وإعداد الموردين، وقدرات سلسلة التوريد المتقدمة.

وأخيراً، حوّلت Sky Chefs عملية الشراء من وظيفة مجزأة ولا مركزية إلى نظام شفاف وموحد ومؤتمت. وقد أدى ذلك إلى تحقيق وفورات في التكاليف والكفاءة التشغيلية والتحكم الكامل في الإنفاق المؤسسي.