Cómo LeverX ayudó a Sky Chefs a tener una visibilidad total y un control real sobre el gasto en compras

LeverX ayudó a Sky Chefs a centralizar y estandarizar las compras, consiguiendo una visibilidad total del gasto, un mayor control de los proveedores y unas compras más eficientes y conformes en todas las ubicaciones.

Cliente

LSG Sky Chefs, el principal proveedor de catering de líneas aéreas del mundo, opera una cadena de suministro "del pedido al avión" muy compleja. La empresa tiene más de 46 sedes en EE.UU., con más de 1.800 usuarios empresariales implicados en actividades de compras como parte de sus operaciones diarias.

Desafío

Dado que Sky Chefs opera una de las cadenas de suministro más complejas y con plazos de entrega más críticos, gestiona los productos perecederos a lo largo de todo el ciclo de producción: preparación, envasado y, por último, entrega a los aviones, sin margen para retrasos.

Como resultado de COVID-19, la empresa distribuyó sus operaciones de aprovisionamiento en ~37 cocinas, un movimiento de descentralización impulsado por la necesidad. Ese cambio dio lugar a los siguientes problemas

• Falta de visibilidad del gasto: No existía una visión consolidada y en tiempo real de las adquisiciones en todas las ubicaciones distribuidas, lo que limitaba el análisis de costes y reducía la capacidad de aprovechar el poder adquisitivo de toda la empresa.
• Procesos fragmentados: Cada ubicación realizaba las compras de forma independiente, lo que daba lugar a flujos de trabajo incoherentes, menor control e ineficiencias operativas.
• Complejidades de cumplimiento: El comportamiento de compra incontrolado y el escaso cumplimiento de los proveedores preferentes provocaban gastos fuera de contrato y reducían la optimización de costes.
• Calidad deficiente de los datos maestros: El cliente se encontró con miles de SKU duplicadas para artículos idénticos, lo que restaba eficacia al análisis del gasto, la consolidación de la demanda y las actividades de aprovisionamiento.
• Procesos manuales de cuentas por pagar: La gestión de facturas se basaba en una combinación de procesamiento de facturas en PDF (a través de Calpion) y procesamiento manual en SAP ECC, lo que provocaba frecuentes desajustes entre pedidos de compra, recibos y facturas, un aumento de la carga de trabajo y lentitud en los ciclos de procesamiento de facturas.
• Colaboración y transparencia limitadas con los proveedores: La falta de comunicación en tiempo real con los proveedores redujo la visibilidad del estado de los pedidos y limitó la capacidad de responder rápidamente a las interrupciones de la cadena de suministro.

Al mismo tiempo, las interrupciones externas (como retrasos en los vuelos, cancelaciones o condiciones meteorológicas) exigían respuestas rápidas y en tiempo real, que los procesos heredados no podían proporcionar.

Solución

LeverX llevó a cabo una transformación integral del aprovisionamiento de la empresa mediante la implantación de SAP Ariba. Basándonos en los requisitos del cliente, nuestros objetivos eran centralizar las operaciones, estandarizar los procesos y permitir una total transparencia del gasto en todas las ubicaciones.

La solución se centró en establecer un marco de aprovisionamiento controlado y escalable.

Habilitación de la visibilidad del gasto

Nuestro equipo introdujo un entorno de compras centralizado mediante la consolidación de datos en todas las ubicaciones. Esta unificación permitió la elaboración de informes en tiempo real y el análisis desglosado por proveedor, categoría y centro de costes, lo que proporcionó a la dirección de Sky Chefs total transparencia y control sobre el gasto en toda la empresa.

Estandarización de procesos

Se diseñó e implantó en todas las sedes un proceso de aprovisionamiento unificado e integral. Este proceso abarcaba la solicitud, la aprobación, la creación de órdenes de compra, la recepción de mercancías, la facturación y el pago.

Los flujos de trabajo estándar eliminaron la variabilidad del proceso y garantizaron una ejecución coherente en todas las sedes.

• Se definió un flujo estructurado de incorporación de proveedores → PR → PO → GR → Factura → Pago.
• Flujos de trabajo de aprobación integrados alineados con las políticas organizativas y la DOA (delegación de autoridad).
• Funciones y responsabilidades de aprovisionamiento estandarizadas

Gestión de proveedores

Utilizando SAP Ariba Supplier Lifecycle & Performance (SLP), implementamos un proceso estructurado de gestión de proveedores para garantizar una incorporación, cualificación y gobernanza coherentes de los proveedores en todas las ubicaciones.

• Habilitamos la incorporación estandarizada de proveedores, incluido el registro y la recopilación de datos.
• Implantación de flujos de trabajo de cualificación de proveedores para validar y aprobar a los proveedores.
• Estableció la gestión de proveedores preferentes para impulsar las compras conformes y reducir el gasto fuera de contrato.
• Mejora de la calidad y coherencia de los datos de los proveedores en toda la organización

Habilitación de catálogos y compra guiada

Se implementó la funcionalidad de compra guiada de SAP Ariba para simplificar la experiencia del usuario al tiempo que se garantizaba un comportamiento de compra conforme. Se permitió a los empleados comprar a través de canales aprobados utilizando catálogos preconfigurados.

• Se habilitaron más de 8 catálogos de punchout (por ejemplo, Amazon, Grainger)
• Reducción de las compras de texto libre y fuera de contrato
• Mejora de la adopción por parte de los usuarios mediante interfaces de compra intuitivas

Aplicación de políticas y control del cumplimiento

Las políticas de compras se integraron directamente en el sistema mediante controles automatizados y lógica de aprobación, garantizando un cumplimiento coherente sin supervisión manual.

• Incorporación y cualificación estandarizadas de los proveedores a través de SLP
• Uso recomendado de proveedores preferentes
• Aplicación de reglas de validación durante la solicitud y el pedido

Colaboración con proveedores a través de SAP Business Network

La solución amplió los procesos de aprovisionamiento a los proveedores a través de SAP Business Network, permitiendo la interacción en tiempo real y la visibilidad de las transacciones.

• Permitió la transmisión y confirmación electrónicas de los pedidos
• Proporcionó actualizaciones en tiempo real sobre fechas de entrega y cantidades.
• Facilitó la incorporación de diversos proveedores, incluidos los más pequeños.

Automatización de cuentas por pagar

El procesamiento de facturas se digitalizó y se integró estrechamente con los flujos de trabajo de aprovisionamiento, reduciendo significativamente el esfuerzo manual y los errores.

• Implementación de la validación y correspondencia automatizadas de facturas (correspondencia de 3 vías).
• Habilitación de la facturación electrónica a través de SAP Business Network
• Reducción de la gestión de excepciones y la conciliación manual

Integración ERP y arquitectura escalable

La solución SAP Ariba se integró completamente con SAP ECC, garantizando un flujo de datos sin fisuras entre compras y finanzas al tiempo que se mantenía un entorno de sistema estandarizado y escalable.

• Integración mediante SAP Integration Suite y Managed Gateway (CIG)
• Contabilizaciones financieras automatizadas con asignaciones precisas de CG y centros de coste.
• Establecimiento de una arquitectura estable y preparada para el futuro

Gestión del cambio organizativo

El equipo de Sky Chefs dirigió la gestión del cambio organizativo para garantizar la adopción sin problemas de los nuevos procesos y herramientas de aprovisionamiento en todas las ubicaciones.

• Se organizaron talleres y debates in situ para alinear a las partes interesadas y comunicar los cambios en los procesos.
• Organización de sesiones de formación e incorporación de usuarios para respaldar la adopción de las soluciones SAP Ariba.
• Estableció una red de usuarios clave para impulsar la adopción local y proporcionar soporte continuo
• Garantizó el despliegue coherente de nuevos procesos y políticas en todas las ubicaciones

Pila tecnológica

Núcleo de aprovisionamiento: SAP Ariba Buying & Invoicing (B&I) con Guided Buying

SAP Ariba B&I actúa como solución central de aprovisionamiento, permitiendo procesos de compra integrales desde la solicitud hasta la factura. Guided Buying proporciona una interfaz fácil de usar, similar a la de Fiori, que estandariza el comportamiento de compra, impone el cumplimiento y simplifica el aprovisionamiento tanto para los usuarios profesionales como para los ocasionales.

Gestión de proveedores: SAP Ariba Supplier Lifecycle & Performance (SLP)

SAP Ariba SLP permite una gestión estructurada de la incorporación, la cualificación y el ciclo de vida de los proveedores. Garantiza la coherencia de los datos de los proveedores, da soporte al cumplimiento mediante flujos de trabajo de validación y proporciona una base para gestionar el rendimiento y el riesgo de los proveedores.

Red de colaboración de proveedores: SAP Business Network

SAP Business Network facilita la colaboración en tiempo real con los proveedores mediante la digitalización de transacciones, como pedidos de compra, confirmaciones y facturación. Mejora la transparencia, acelera la comunicación y permite una respuesta más rápida a los cambios en la cadena de suministro.

Red troncal de ERP: SAP ECC

SAP ECC actúa como sistema backend central que gestiona los procesos de contabilidad, control y logística. Garantiza que las transacciones de aprovisionamiento se registren con precisión y se alineen con los datos financieros, dando soporte a las contabilizaciones automatizadas y a la integridad del proceso de principio a fin.

Capa de integración: SAP Integration Suite con Managed Gateway (CIG)

SAP Integration Suite, incluido Managed Gateway for Spend Management y SAP Business Network (CIG), permite una integración segura y estandarizada entre SAP Ariba, SAP Business Network y SAP ECC. Garantiza una sincronización de datos fiable y en tiempo real entre los procesos de aprovisionamiento, de proveedores y financieros.

Habilitación de catálogos: Catálogos punchout

Los catálogos punchout integran catálogos de proveedores externos directamente en el proceso de adquisición, lo que permite a los usuarios seleccionar productos preaprobados de plataformas de proveedores como Amazon y Grainger. De este modo, se garantiza el cumplimiento de las normas de compra, se mejora la experiencia del usuario y se aumenta la precisión de los datos al reducir las entradas de texto libre.

Resultados

• Transparencia del gasto a escala empresarial: Se consiguió una visibilidad centralizada en ~46 ubicaciones y más de 1.800 usuarios, lo que permitió la elaboración de informes consolidados y un análisis detallado de los gastos que abarcaba proveedores, categorías y centros de costes.
• Coherencia de las adquisiciones en todas las operaciones distribuidas: Alineación de la ejecución de las compras en todas las ubicaciones, unificando los procesos y mejorando el control de las compras.
• Compras estructuradas mediante catálogos: Con 8 catálogos perforados, aumentamos el porcentaje de compras conformes y redujimos la dependencia de métodos de pedido manuales y no estructurados.
• Mayor cumplimiento de los contratos y control del comportamiento de compra: Reforzamos el cumplimiento del uso de proveedores preferentes y redujimos las transacciones fuera de contrato con controles del sistema integrados y flujos de trabajo guiados.
• Interacciones más rápidas y transparentes con los proveedores: Permitió el intercambio en tiempo real de documentos de compra con los proveedores, mejorando la visibilidad del estado de los pedidos y la reacción a los cambios operativos.
• Agilización del procesamiento de facturas y reducción de la carga de trabajo manual: Introducción de la validación automatizada de facturas, lo que agiliza la gestión de excepciones y los ciclos de procesamiento de facturas.
• Base sólida para la ampliación y optimización: Estableció un entorno de compras limpio e integrado capaz de soportar mayores volúmenes de transacciones, incorporación de proveedores y capacidades avanzadas de la cadena de suministro.

Por último, Sky Chefs transformó el aprovisionamiento de una función fragmentada y descentralizada en un sistema transparente, estandarizado y automatizado. Esto permitió ahorrar costes, aumentar la eficacia operativa y controlar totalmente el gasto de la empresa.