Kuinka LeverX auttoi Sky Chefsiä saamaan täyden näkyvyyden ja hallinnan hankintakuluihin

LeverX auttoi Sky Chefsia keskittämään ja standardoimaan hankinnat, saamaan täydellisen näkyvyyden menoihin, vahvistamaan toimittajien valvontaa ja tehostamaan ja standardoimaan hankintoja kaikissa toimipisteissä.

Asiakas

LSG Sky Chefs, maailman johtava lentoyhtiöiden ateriapalvelujen tarjoaja, käyttää erittäin monimutkaista "tilauksesta lentokoneeseen" -toimitusketjua. Yrityksellä on yli 46 toimipistettä Yhdysvalloissa, ja yli 1 800 yrityskäyttäjää osallistuu hankintatoimiin osana päivittäistä toimintaansa.

Haaste

Koska Sky Chefs toimii yhdessä kaikkein aikakriittisimmistä ja monimutkaisimmista toimitusketjuista, se hallinnoi helposti pilaantuvia tavaroita koko tuotantosyklin ajan: valmistuksen, pakkaamisen ja lopulta toimituksen lentokoneeseen - ilman viiveitä.

COVID-19:n seurauksena yritys hajautti hankintatoimintansa ~37 keittiöön - hajauttamissiirto, jonka taustalla oli välttämättömyys. Tämä muutos johti seuraaviin ongelmiin:

• Menojen näkyvyyden puute: Ei ollut konsolidoitua, reaaliaikaista näkymää hankinnoista hajautetuissa toimipisteissä, mikä rajoitti kustannusanalyysiä ja vähensi kykyä hyödyntää koko yrityksen ostovoimaa.
• Pirstaleiset prosessit: Kukin toimipiste suoritti hankinnat itsenäisesti, mikä johti epäjohdonmukaisiin työnkulkuihin, heikentyneeseen valvontaan ja toiminnan tehottomuuteen.
• Vaatimustenmukaisuuden monimutkaisuus: Hallitsematon ostokäyttäytyminen ja suosittujen toimittajien heikko noudattaminen johtivat sopimuksen ulkopuolisiin menoihin ja heikensivät kustannusoptimointia.
• Puutteellinen masterdatan laatu: Asiakkaalla oli tuhansia päällekkäisiä SKU-yksikköjä identtisille tuotteille, mikä teki menoanalyysistä, kysynnän yhdistämisestä ja hankintatoimista tehottomampia.
• Manuaaliset ostoreskontraprosessit: Laskujen käsittely perustui yhdistelmään PDF-pohjaisesta laskujen käsittelystä (Calpionin kautta) ja manuaalisesta käsittelystä SAP ECC:ssä, mikä johti usein ostotilausten, kuittien ja laskujen välisiin epäsuhtiin, lisääntyneeseen työkuormitukseen ja hitaisiin laskujen käsittelyjaksoihin.
• Toimittajayhteistyön ja läpinäkyvyyden rajallisuus: Reaaliaikaisen viestinnän puute toimittajien kanssa vähensi näkyvyyttä tilausten tilasta ja rajoitti kykyä reagoida nopeasti toimitusketjun häiriöihin.

Samaan aikaan ulkoiset häiriöt (kuten lentojen myöhästymiset, peruutukset tai sääolosuhteet) edellyttivät nopeita ja reaaliaikaisia vastauksia, joita vanhat prosessit eivät pystyneet tarjoamaan.

Ratkaisu

LeverX toteutti yrityksen hankintatoimen kattavan muutoksen ottamalla käyttöön SAP Ariba -järjestelmän. Asiakkaan vaatimusten perusteella tavoitteinamme oli keskittää toimintoja, standardoida prosesseja ja mahdollistaa menojen täydellinen läpinäkyvyys kaikissa toimipisteissä.

Ratkaisussa keskityttiin hallitun, skaalautuvan hankintakehyksen luomiseen.

Kulujen näkyvyyden mahdollistaminen

Tiimimme otti käyttöön keskitetyn hankintaympäristön konsolidoimalla tiedot kaikissa toimipisteissä. Yhdistäminen mahdollisti reaaliaikaisen raportoinnin ja analytiikan toimittaja-, kategoria- ja kustannuspaikkakohtaisesti, mikä antoi Sky Chefs -yhtiön johdolle täyden läpinäkyvyyden ja kontrollin koko yrityksen laajuisista menoista.

Prosessien standardointi

Suunniteltiin ja otettiin käyttöön kaikissa toimipisteissä yhtenäinen, kokonaisvaltainen hankintaprosessi. Prosessi kattoi hankintapyynnöt, hyväksynnät, ostotilausten luomisen, tavaroiden vastaanoton, laskutuksen ja maksamisen.

Vakioidut työnkulut poistivat prosessin vaihtelevuuden ja varmistivat johdonmukaisen toteutuksen kaikissa toimipisteissä.

• Määriteltiin jäsennelty toimittajan käyttöönotto → PR → PR → PO → GR → lasku → maksu.
• Sisällytettiin hyväksyntätyönkulut, jotka olivat linjassa organisaation käytäntöjen ja DOA:n (valtuuksien delegointi) kanssa.
• Vakioidut hankintaroolit ja -vastuut

Toimittajien hallinta

SAP Ariba Supplier Lifecycle & Performance (SLP) -palvelun avulla otimme käyttöön jäsennellyn toimittajahallintaprosessin, jolla varmistettiin toimittajien yhdenmukainen käyttöönotto, kelpuuttaminen ja hallinta kaikissa toimipisteissä.

• Mahdollistettiin vakioitu toimittajien käyttöönotto, mukaan lukien rekisteröinti ja tietojen keruu.
• Toteutimme toimittajien kelpuutuksen työnkulut toimittajien validointia ja hyväksymistä varten.
• Otettiin käyttöön suosittujen toimittajien hallinta, jolla edistetään sääntöjenmukaista hankintaa ja vähennetään sopimuksen ulkopuolisia menoja.
• Parannettiin toimittajia koskevien tietojen laatua ja johdonmukaisuutta koko organisaation tasolla.

Luetteloiden käyttöönotto ja ohjattu ostaminen

SAP Ariban Guided Buying -toiminnallisuus otettiin käyttöön käyttäjäkokemuksen yksinkertaistamiseksi ja samalla sääntöjenmukaisen ostokäyttäytymisen varmistamiseksi. Työntekijät saivat ostaa hyväksyttyjen kanavien kautta käyttämällä valmiiksi määritettyjä luetteloita.

• Otettiin käyttöön 8+ punchout-katalogia (esim. Amazon, Grainger).
• Vähennettiin vapaamuotoista ja sopimuksen ulkopuolista ostamista.
• Parannettiin käyttäjien hyväksyntää intuitiivisten ostorajapintojen avulla.

Toimintatapojen täytäntöönpano ja vaatimustenmukaisuuden valvonta

Hankintakäytännöt upotettiin suoraan järjestelmään automaattisen valvonnan ja hyväksymislogiikan avulla, mikä varmisti johdonmukaisen noudattamisen ilman manuaalista valvontaa.

• SLP:n kautta tapahtuva toimittajien vakioitu käyttöönotto ja kelpuuttaminen.
• Suositeltavien toimittajien suositeltu käyttö
• Sovellettiin validointisääntöjä hankintapyyntöjen ja tilausten aikana.

Toimittajayhteistyö SAP Business Networkin kautta

Ratkaisu laajensi hankintaprosessit toimittajiin SAP Business Networkin kautta, mikä mahdollistaa reaaliaikaisen vuorovaikutuksen ja tapahtumanäkyvyyden.

• Mahdollisti sähköisen tilauksen lähettämisen ja vahvistamisen
• Tarjosi reaaliaikaisia päivityksiä toimituspäivistä ja -määristä.
• Tuki erilaisten toimittajien, myös pienempien toimittajien, käyttöönottoa.

Maksettavien tilien automatisointi

Laskujen käsittely digitalisoitiin ja integroitiin tiiviisti hankinnan työnkulkuihin, mikä vähensi merkittävästi manuaalista työtä ja virheitä.

• Otettiin käyttöön automaattinen laskujen validointi ja täsmäytys (3-suuntainen täsmäytys).
• Otettiin käyttöön sähköinen laskutus SAP Business Networkin kautta.
• Vähennettiin poikkeusten käsittelyä ja manuaalista täsmäytystä

ERP-integraatio ja skaalautuva arkkitehtuuri

SAP Ariba -ratkaisu integroitiin täysin SAP ECC:hen, mikä varmisti saumattoman tiedonkulun hankinnan ja taloushallinnon välillä ja säilytti samalla standardoidun ja skaalautuvan järjestelmäympäristön.

• Integroitu SAP Integration Suiten ja Managed Gatewayn (CIG) kautta.
• Automatisoidut rahoituskirjaukset, joissa on tarkat GL- ja kustannuspaikkamääritykset.
• vakaa, tulevaisuuteen soveltuva arkkitehtuuri

Organisaatiomuutosten hallinta

Sky Chefs -tiimi johti organisaatiomuutosten hallintaa, jotta varmistettiin uusien hankintaprosessien ja -työkalujen sujuva käyttöönotto kaikissa toimipisteissä.

• Järjestettiin paikan päällä työpajoja ja keskusteluja sidosryhmien yhdenmukaistamiseksi ja prosessimuutoksista tiedottamiseksi.
• Järjestettiin käyttäjien perehdytys- ja koulutustilaisuuksia SAP Ariba -ratkaisujen käyttöönoton tukemiseksi.
• Luonut avainkäyttäjien verkoston, jonka avulla edistetään paikallista käyttöönottoa ja tarjotaan jatkuvaa tukea.
• Varmisti uusien prosessien ja käytäntöjen johdonmukaisen käyttöönoton kaikissa toimipisteissä.

Teknologia

Hankintojen ydin: SAP Ariba Buying & Invoicing (B&I) ja Guided Buying.

SAP Ariba B&I toimii keskitettynä hankintaratkaisuna, joka mahdollistaa ostoprosessien läpiviennin tilauksesta laskuun. Guided Buying tarjoaa käyttäjäystävällisen, Fiorin kaltaisen käyttöliittymän, joka standardoi ostokäyttäytymistä, valvoo vaatimustenmukaisuutta ja yksinkertaistaa hankintoja sekä ammattilaisille että satunnaisille käyttäjille.

Toimittajien hallinta: SAP Ariba Supplier Lifecycle & Performance (SLP).

SAP Ariba SLP mahdollistaa toimittajien jäsennellyn käyttöönoton, kelpuuttamisen ja elinkaaren hallinnan. Se varmistaa johdonmukaiset toimittajatiedot, tukee vaatimustenmukaisuutta validointityönkulkujen avulla ja tarjoaa perustan toimittajien suorituskyvyn ja riskien hallinnalle.

Toimittajien yhteistyöverkosto: SAP Business Network

SAP Business Network helpottaa reaaliaikaista yhteistyötä toimittajien kanssa digitalisoimalla tapahtumia, kuten ostotilauksia, vahvistuksia ja laskutusta. Se parantaa läpinäkyvyyttä, nopeuttaa viestintää ja mahdollistaa nopeamman reagoinnin toimitusketjun muutoksiin.

ERP-selkäranka: SAP ECC

SAP ECC toimii keskeisenä taustajärjestelmänä, joka hallitsee kirjanpito-, valvonta- ja logistiikkaprosesseja. Se varmistaa, että hankintatapahtumat kirjataan tarkasti ja sovitetaan yhteen taloustietojen kanssa, tukee automatisoituja kirjauksia ja prosessin kokonaisvaltaista eheyttä.

Integrointikerros: SAP Integration Suite with Managed Gateway (CIG).

SAP Integration Suite, mukaan lukien Managed Gateway for Spend Management ja SAP Business Network (CIG), mahdollistaa turvallisen ja standardoidun integraation SAP Ariban, SAP Business Networkin ja SAP ECC:n välillä. Se varmistaa luotettavan, reaaliaikaisen tietojen synkronoinnin hankinta-, toimittaja- ja talousprosesseissa.

Luettelon mahdollistaminen: Punchout-katalogit

Punchout-katalogit integroivat ulkoisten toimittajien katalogit suoraan hankintaprosessiin, jolloin käyttäjät voivat valita ennalta hyväksyttyjä tavaroita toimittajien alustoilta, kuten Amazonilta ja Graingerilta. Näin varmistetaan sääntöjenmukainen hankinta, parannetaan käyttäjäkokemusta ja parannetaan tietojen tarkkuutta vähentämällä vapaatekstimerkintöjä.

Tulokset

• Yrityksen laajuinen kulutuksen läpinäkyvyys mittakaavassa: Saavutettiin keskitetty näkyvyys ~46 toimipisteeseen ja yli 1800 käyttäjään, mikä mahdollistaa konsolidoidun raportoinnin ja yksityiskohtaisen menoanalyysin, joka kattaa toimittajat, luokat ja kustannuspaikat.
• Hankintojen johdonmukaisuus hajautetuissa toiminnoissa: Hankintojen toteutuksen yhdenmukaistaminen kaikissa toimipisteissä, mikä johti yhtenäisiin prosesseihin ja parempaan ostojen valvontaan.
• Strukturoitu hankinta luetteloiden avulla: Kahdeksan reikäluettelon avulla lisäsimme sääntöjenmukaisten ostojen osuutta ja vähensimme riippuvuutta manuaalisista, strukturoimattomista tilausmenetelmistä.
• Suurempi sopimustarkkuus ja hallittu ostokäyttäytyminen: Vahvistettiin ensisijaisten toimittajien käytön valvontaa ja vähennettiin sopimuksen ulkopuolisia ostotapahtumia sulautettujen järjestelmäkontrollien ja ohjattujen työnkulkujen avulla.
• Nopeampi ja läpinäkyvämpi toimittajavuorovaikutus: Hankinta-asiakirjojen reaaliaikainen vaihto toimittajien kanssa, mikä paransi tilaustilanteen näkyvyyttä ja reagointia toiminnallisiin muutoksiin.
• Virtaviivaistettu laskujen käsittely ja vähennetty manuaalista työmäärää: Otettiin käyttöön automaattinen laskujen validointi, mikä nopeutti poikkeusten käsittelyä ja laskujen käsittelyjaksoja.
• Vankka perusta skaalausta ja lisäoptimointia varten: Luodaan puhdas, integroitu hankintaympäristö, joka pystyy tukemaan kasvavia tapahtumamääriä, toimittajien käyttöönottoa ja kehittyneitä toimitusketjuominaisuuksia.

Lopuksi Sky Chefs muutti hankinnan hajanaisesta, hajautetusta toiminnosta läpinäkyväksi, standardoiduksi ja automatisoiduksi järjestelmäksi. Näin saatiin aikaan kustannussäästöjä, operatiivista tehokkuutta ja yrityksen menojen täysi hallinta.