SAP-integration med KSeF hos Wegmann Automotive Poland

Upptäck hur LeverX implementerade en egenutvecklad SAP KSeF-lösning åt Wegmann Automotive Poland för att automatisera e-fakturering och säkerställa efterlevnad av lagstiftningen.

Kund

Wegmann Automotive Polska Sp. z o.o. är det polska dotterbolaget till Wegmann Automotive, en global tillverkare av fordonskomponenter och Tier 1-leverantör till ledande fordonstillverkare. Företaget har sitt säte i Nekla i Polen och spelar en strategisk roll i koncernens europeiska tillverknings- och leveranskedja. Verksamheten är specialiserad på C-komponenter – små men viktiga komponenter som används i fordons hjul- och drivsystem. Wegmann Automotives produkter finns i två av tre nytillverkade fordon världen över, vilket återspeglar företagets globala närvaro inom fordonsindustrin.

Utmaning

I samband med införandet av obligatorisk e-fakturering via KSeF i Polen behövde Wegmann Automotive Poland en lösning för att automatisera överföringen av försäljningsfakturor till det nationella e-faktureringssystemet och mottagandet av leverantörsfakturor. Lösningen behövde dessutom integreras med SAP, generera fakturor i det XML-format som krävs och hantera datautbytet med KSeF i enlighet med gällande regelverk.

Projektet omfattade flera centrala utmaningar:

• Uppfylla de obligatoriska KSeF-kraven. Företaget behövde en lösning som uppfyllde Polens krav på obligatorisk e-fakturering.

• Automatisera fakturautbytet med KSeF. Kunden behövde automatisera den dagliga överföringen av försäljningsfakturor till KSeF och mottagandet av leverantörsfakturor via systemet.

• Integrera lösningen med SAP. Lösningen behövde hämta fakturauppgifter direkt från SAP, konvertera dem till det XML-format som krävs och hantera datautbytet med KSeF-plattformen.

• Hantera förändrade KSeF-specifikationer under utvecklingen. Under projektets gång fortsatte det polska finansministeriet att uppdatera KSeF-specifikationerna. LeverX följde förändringarna löpande och anpassade lösningen inom ramen för implementeringen innan den levererades till kunden.

• Etablera ett långsiktigt partnerskap. Utöver själva implementeringen sökte kunden en SAP-partner som kunde erbjuda långsiktig support efter driftsättningen och stödja verksamheten i takt med att affärsbehoven utvecklades.

Kunden valde LeverX utifrån företagets SAP-kompetens, den egenutvecklade SAP-lösningen för KSeF samt tillgången till erfarna polsktalande konsulter. Det bidrog till effektiv kommunikation och god förståelse för lokala regelkrav. Möjligheten till långsiktig support efter implementeringen var också en viktig faktor.

LeverX implementerade sin egenutvecklade KSeF-lösning för att automatisera utbytet av e-fakturor med KSeF. Utvecklingen genomfördes enligt Scrum med kontinuerlig integration (CI), vilket gjorde det möjligt för teamet att hantera förändringar i KSeF-specifikationerna under implementeringen. Lösningen är utvecklad som en SAP-native applikation och gör det möjligt för kunden att skicka och ta emot e-fakturor direkt i SAP samtidigt som kraven från det polska finansministeriet uppfylls.

Extrahering av fakturadata och generering av XML

När ett fakturadokument skapas i SAP SD eller SAP FI extraherar lösningen relevanta transaktions-, material- och skatteuppgifter. Informationen konverteras därefter till det XML-format som krävs av KSeF-plattformen.

Integration med KSeF-plattformen

Lösningen upprättar en autentiserad session med KSeF med hjälp av elektroniska signaturer, överför e-fakturor och inväntar bekräftelse från den statliga plattformen. Den hämtar även regelbundet inkommande leverantörsfakturor från KSeF och lagrar dem i SAP.

SAP-native arkitektur

Lösningen har utvecklats som en SAP-native applikation i ABAP med en modulär arkitektur. Hela fakturaprocessen hanteras direkt i SAP-miljön. Det eliminerar behovet av middleware från tredje part och hjälper kunden att undvika kostnader för ytterligare tredjepartslicenser, exempelvis SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC).

Anpassning till KSeF-kraven

Under utvecklingen fortsatte KSeF-specifikationerna att förändras. LeverX följde de uppdateringar som publicerades av det polska finansministeriet och anpassade lösningen löpande under implementeringen för att säkerställa att den uppfyllde gällande KSeF-krav.

Teknikstack

Lösningen är helt utvecklad i SAP-miljön och stödjer ett säkert och effektivt elektroniskt fakturautbyte med KSeF.

Applikationsplattform: SAP ABAP 7.50+
Lösningen är utvecklad som en SAP-native applikation baserad på ABAP 7.50+ och hanterar affärslogiken samt hela fakturaprocessen.

Användargränssnitt: SAP ABAP List Viewer (SAP ALV)
SAP ALV erbjuder separata vyer för inkommande och utgående fakturor, vilket gör det möjligt att hantera e-fakturor direkt i SAP.

Loggning och revisionsspår: SAP Business Application Log (SAP BAL)
SAP BAL används för kontinuerlig loggning och ger ett revisionsspår för aktiviteter i fakturaprocessen.

Datautbyte: XML, XSD och HTTPS/REST-API
Lösningen genererar fakturor i det XML-format som krävs av det polska finansministeriet, validerar dem mot XSD-scheman och utbyter data med KSeF via HTTPS/REST-API.

Säkerhet: OpenSSL och digitala signaturer
OpenSSL används för kryptografiska funktioner, inklusive AES- och RSA-kryptering, för säker kommunikation. Digitala XAdES-signaturer används för autentisering i enlighet med det polska finansministeriets krav.

Databas: SAP-databas
Fakturadata och bearbetningsinformation lagras i kundens befintliga SAP-databas med hjälp av kundspecifika SAP-tabeller.

Resultat

Implementeringen gjorde det möjligt för Wegmann Automotive Poland att automatisera utbytet av e-fakturor med KSeF och samtidigt uppfylla Polens obligatoriska krav på e-fakturering.

De viktigaste affärsresultaten är:

• Efterlevnad av obligatoriska KSeF-krav. Kunden kan skicka och ta emot e-fakturor via KSeF i enlighet med det polska finansministeriets krav.

• Automatiserat fakturautbyte. Lösningen automatiserar den dagliga överföringen och mottagandet av e-fakturor direkt i SAP.

• Ökad processtransparens. Förbättrad övervakning och felhantering ger större insyn i fakturaprocessen och underlättar snabbare hantering av eventuella problem.

• Löpande stöd vid regeländringar. Eftersom KSeF-regelverket fortsätter att utvecklas kan vissa förändringar kräva ytterligare analys och utveckling. LeverX erbjuder support efter implementeringen för att genomföra nödvändiga anpassningar.

• Långsiktigt partnerskap med LeverX. Projektet har lagt grunden för fortsatt support och ger kunden tillgång till LeverX SAP-kompetens och ytterligare egenutvecklade SAP-lösningar.