Integración de SAP con KSeF en Wegmann Automotive Poland

Descubre cómo LeverX implementó una solución propia basada en SAP KSeF para Wegmann Automotive Poland con el fin de automatizar la facturación electrónica y facilitar el cumplimiento normativo.

Cliente

Wegmann Automotive Polska Sp. z o.o. es la filial polaca de Wegmann Automotive, fabricante global de componentes de automoción y proveedor de primer nivel de los principales fabricantes de vehículos. Con sede en Nekla (Polonia), la empresa desempeña un papel estratégico en las operaciones europeas de fabricación y cadena de suministro del grupo y está especializada en piezas C: componentes pequeños, pero esenciales, utilizados en las ruedas y los sistemas de propulsión de los vehículos. Los productos de Wegmann Automotive están presentes en dos de cada tres vehículos nuevos en todo el mundo, lo que refleja la sólida posición de la compañía en el mercado y su alcance internacional.

Reto

Con la implantación en Polonia de la facturación electrónica obligatoria a través de KSeF, Wegmann Automotive Poland necesitaba una solución que automatizara tanto el envío de facturas de venta al Sistema Nacional de Facturación Electrónica como la recepción de facturas de compra de sus proveedores. La solución también debía integrarse con SAP, generar las facturas en el formato XML requerido e intercambiarlas con KSeF de conformidad con la nueva normativa.

El proyecto planteaba varios retos clave:

• Cumplimiento de los requisitos obligatorios de KSeF. La empresa necesitaba una solución adaptada a la normativa polaca de facturación electrónica obligatoria.
• Automatización del intercambio de facturas con KSeF. El cliente necesitaba automatizar el envío diario de facturas de venta a KSeF y la recepción de facturas de compra de proveedores a través del mismo sistema.
• Integración con SAP. La solución debía extraer los datos de las facturas directamente de SAP, transformarlos al formato XML requerido e intercambiarlos con la plataforma KSeF.
• Adaptación a los cambios en las especificaciones de KSeF durante el desarrollo. Mientras se desarrollaba la solución, el Ministerio de Hacienda de Polonia continuó actualizando las especificaciones de KSeF. Durante esta fase, LeverX realizó un seguimiento de los cambios e incorporó los ajustes necesarios a la solución como parte del proceso de implementación, antes de la entrega al cliente.
• Establecimiento de una colaboración a largo plazo. Además de la implementación, el cliente buscaba un partner de SAP de confianza que pudiera ofrecer soporte a largo plazo y responder a la evolución de sus necesidades de negocio.

El cliente eligió a LeverX por su experiencia en SAP, su solución propia para la integración de SAP con KSeF y la disponibilidad de consultores con experiencia que hablaban polaco, lo que facilitaba una comunicación eficaz y una adecuada comprensión de los requisitos normativos locales. Otro factor relevante fue la capacidad de LeverX para proporcionar soporte a largo plazo tras la implementación.

LeverX implementó su solución propia para KSeF con el objetivo de automatizar el intercambio de facturas electrónicas con la plataforma. El desarrollo se llevó a cabo siguiendo la metodología Scrum y un enfoque de integración continua (CI), lo que permitió al equipo incorporar de forma eficiente los cambios en las especificaciones de KSeF durante la implementación. Desarrollada como una aplicación nativa de SAP, la solución permite al cliente enviar y recibir facturas electrónicas directamente desde SAP y cumplir los requisitos establecidos por el Ministerio de Hacienda de Polonia.

Extracción de datos de facturas y generación de XML

Cuando se crea un documento de facturación o una factura en los módulos SAP SD o SAP FI, la solución extrae los datos necesarios de la operación, los materiales y los impuestos. A continuación, transforma esta información al formato XML exigido por la plataforma KSeF.

Integración con la plataforma KSeF

La solución establece una sesión autenticada con la plataforma KSeF mediante firmas electrónicas, transmite las facturas electrónicas y recibe la correspondiente confirmación del sistema. Asimismo, recupera periódicamente de KSeF las facturas de proveedores y las almacena en SAP.

Arquitectura nativa de SAP

La solución se desarrolló como una aplicación nativa de SAP basada en ABAP y una arquitectura modular. Todo el procesamiento de las facturas, de principio a fin, se realiza directamente en el entorno SAP. De este modo, no es necesario recurrir a middleware de terceros y el cliente puede evitar costes adicionales asociados a licencias de otras soluciones, como SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC).

Adaptación a los requisitos de KSeF

Durante el desarrollo, las especificaciones de KSeF continuaron evolucionando. LeverX realizó un seguimiento de las actualizaciones publicadas por el Ministerio de Hacienda de Polonia y adaptó la solución durante la implementación para mantenerla alineada con los requisitos aplicables de KSeF.

Pila tecnológica

La solución está desarrollada íntegramente en el entorno SAP, lo que permite gestionar de forma segura y eficiente el intercambio electrónico de facturas con KSeF.

Plataforma de aplicación: SAP ABAP 7.50+
La solución se ha desarrollado como una aplicación nativa de SAP sobre ABAP 7.50+, que soporta toda la lógica de negocio y el procesamiento integral de las facturas.

Interfaz de usuario: SAP ABAP List Viewer (SAP ALV)
Las cuadrículas de SAP ALV proporcionan interfaces específicas tipo cockpit para las facturas entrantes y salientes, lo que permite gestionar las facturas electrónicas directamente desde SAP.

Registro y auditoría: SAP Business Application Log (SAP BAL)
SAP BAL proporciona un registro persistente de las operaciones y trazabilidad de auditoría para las actividades relacionadas con el procesamiento de facturas.

Intercambio de datos: XML, XSD y API HTTPS/REST
La solución genera las facturas en el formato XML exigido por el Ministerio de Hacienda de Polonia, las valida conforme a los esquemas XSD correspondientes e intercambia los datos con la plataforma KSeF a través de API HTTPS/REST.

Seguridad: OpenSSL y firmas digitales
OpenSSL permite realizar las operaciones criptográficas necesarias, incluido el cifrado AES y RSA, para proteger las comunicaciones. Las firmas digitales XAdES se utilizan para la autenticación de acuerdo con los requisitos del Ministerio de Hacienda de Polonia.

Base de datos: base de datos de SAP
Los datos de las facturas y los registros de procesamiento se almacenan en la base de datos SAP existente del cliente mediante tablas SAP personalizadas.

Resultados

La implementación permitió a Wegmann Automotive Poland automatizar el intercambio de facturas electrónicas con KSeF y cumplir los requisitos obligatorios de facturación electrónica establecidos en Polonia.

Entre los principales resultados para el negocio destacan:

• Cumplimiento de los requisitos obligatorios de KSeF. El cliente puede enviar y recibir facturas electrónicas a través de KSeF de acuerdo con los requisitos del Ministerio de Hacienda de Polonia.

• Intercambio automatizado de facturas. La solución automatiza el envío y la recepción diarios de facturas electrónicas directamente desde SAP.

• Mayor transparencia de los procesos. La solución proporciona una mayor visibilidad sobre el procesamiento de las facturas y facilita una resolución más rápida de las incidencias mediante mejores capacidades de supervisión y gestión de errores.

• Soporte continuo ante cambios normativos. Dado que los requisitos de KSeF continúan evolucionando, determinadas actualizaciones pueden requerir análisis y desarrollos adicionales. LeverX proporciona soporte tras la implementación para incorporar los cambios necesarios cuando corresponda.

• Colaboración a largo plazo con LeverX. El proyecto ha sentado las bases para una colaboración continuada y facilita al cliente el acceso a la experiencia de LeverX en SAP y a otras soluciones SAP propias de la compañía.