Integrazione SAP con KSeF per Wegmann Automotive Poland

Scopri come LeverX ha implementato una soluzione SAP KSeF proprietaria per Wegmann Automotive Poland al fine di automatizzare la fatturazione elettronica e garantire la conformità normativa.

Cliente

Wegmann Automotive Polska Sp. z o.o. è la filiale polacca di Wegmann Automotive, produttore globale di componenti per il settore automotive e fornitore Tier 1 delle principali case automobilistiche. Con sede a Nekla, in Polonia, l’azienda svolge un ruolo strategico nelle attività produttive e nella supply chain europea del Gruppo, con una specializzazione nei componenti di classe C: parti di piccole dimensioni ma essenziali utilizzate nelle ruote dei veicoli e nei sistemi di alimentazione. I prodotti Wegmann Automotive sono installati in due veicoli nuovi su tre a livello mondiale, a conferma della presenza internazionale e del solido posizionamento dell’azienda sul mercato.

Sfida

Con l’introduzione in Polonia dell’obbligo di fatturazione elettronica tramite KSeF, Wegmann Automotive Poland aveva l’esigenza di automatizzare l’invio delle fatture di vendita al Sistema nazionale polacco di fatturazione elettronica e la ricezione delle fatture di acquisto dei fornitori. La soluzione doveva inoltre integrarsi con SAP, generare le fatture nel formato XML previsto e gestirne lo scambio con KSeF nel rispetto dei nuovi requisiti normativi.

Il progetto ha affrontato diverse sfide principali:

• Garantire la conformità ai requisiti obbligatori KSeF. L’azienda necessitava di una soluzione conforme alla normativa polacca sulla fatturazione elettronica obbligatoria.

• Automatizzare lo scambio delle fatture con KSeF. Il cliente aveva bisogno di una soluzione in grado di inviare quotidianamente le fatture di vendita a KSeF e acquisire tramite la stessa piattaforma le fatture di acquisto emesse dai fornitori.

• Integrare la soluzione con SAP. Era necessario acquisire i dati delle fatture direttamente da SAP, convertirli nel formato XML previsto e gestirne lo scambio con la piattaforma KSeF.

• Adeguarsi all’evoluzione delle specifiche KSeF durante lo sviluppo. Nel corso del progetto, il Ministero delle Finanze polacco ha continuato ad aggiornare le specifiche KSeF. LeverX ha monitorato tali modifiche durante l’intera fase di sviluppo e integrato nella soluzione gli adeguamenti necessari prima della consegna al cliente.

• Costruire una partnership di lungo periodo. Oltre all’implementazione, il cliente cercava un partner SAP affidabile in grado di garantire un supporto post-implementazione continuativo e accompagnare l’evoluzione delle esigenze aziendali.

Il cliente ha scelto LeverX per le competenze in ambito SAP, la disponibilità di una soluzione proprietaria per l’integrazione SAP con KSeF e la presenza di consulenti esperti di lingua polacca, in grado di facilitare la comunicazione e la corretta interpretazione dei requisiti normativi locali. Un ulteriore elemento rilevante è stata la capacità di LeverX di fornire supporto post-implementazione nel lungo periodo.

LeverX ha implementato la propria soluzione proprietaria per KSeF, automatizzando lo scambio delle fatture elettroniche tramite la piattaforma nazionale polacca. Lo sviluppo è stato gestito secondo la metodologia Scrum e con un approccio di Continuous Integration (CI), consentendo al team di recepire in modo efficiente le modifiche alle specifiche KSeF intervenute durante l’implementazione. Realizzata come applicazione nativa SAP, la soluzione consente al cliente di inviare e ricevere fatture elettroniche direttamente dall’ambiente SAP, nel rispetto dei requisiti del Ministero delle Finanze polacco.

Estrazione dei dati delle fatture e generazione dei file XML

Quando viene creato un documento di fatturazione in SAP SD o una fattura in SAP FI, la soluzione acquisisce i dati necessari relativi alla transazione, ai materiali e agli aspetti fiscali. Le informazioni vengono quindi convertite nel formato XML previsto dalla piattaforma KSeF.

Integrazione con la piattaforma KSeF

La soluzione stabilisce una sessione autorizzata con la piattaforma KSeF mediante firma elettronica, trasmette le fatture elettroniche e ne acquisisce la conferma da parte del sistema governativo. Inoltre, recupera periodicamente da KSeF le fatture in entrata emesse dai fornitori e le archivia in SAP.

Architettura nativa SAP

La soluzione è stata sviluppata come applicazione nativa SAP in ABAP, adottando un’architettura modulare. L’intero processo di elaborazione delle fatture viene gestito direttamente nell’ambiente SAP, senza richiedere middleware di terze parti. Questo approccio consente inoltre al cliente di evitare i costi associati a licenze aggiuntive per soluzioni di terze parti o complementari, come SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC).

Allineamento ai requisiti KSeF

Durante lo sviluppo, le specifiche KSeF hanno continuato a evolversi. LeverX ha monitorato gli aggiornamenti pubblicati dal Ministero delle Finanze polacco e adeguato la soluzione nel corso dell’implementazione, assicurandone l’allineamento ai requisiti KSeF applicabili.

Stack tecnologico

La soluzione è realizzata interamente nell’ambiente SAP e consente uno scambio sicuro ed efficiente delle fatture elettroniche con KSeF.

Piattaforma applicativa: SAP ABAP 7.50+
La soluzione è stata sviluppata come applicazione nativa SAP utilizzando lo stack ABAP 7.50+, che gestisce la logica applicativa e l’elaborazione end-to-end delle fatture.

Interfaccia utente: SAP ABAP List Viewer (SAP ALV)
Le griglie SAP ALV mettono a disposizione cockpit dedicati per i flussi in entrata e in uscita, consentendo di gestire le fatture elettroniche direttamente nell’ambiente SAP.

Logging e audit: SAP Business Application Log (SAP BAL)
Il framework SAP BAL garantisce la registrazione persistente delle attività di elaborazione delle fatture e la relativa tracciabilità ai fini di audit.

Scambio dei dati: XML, XSD e API HTTPS/REST
La soluzione genera le fatture nel formato XML previsto dal Ministero delle Finanze polacco, le valida rispetto agli schemi XSD e scambia i dati con la piattaforma KSeF tramite API HTTPS/REST.

Sicurezza: OpenSSL e firme digitali
OpenSSL supporta le operazioni crittografiche, incluse la crittografia AES e RSA, per proteggere le comunicazioni. Le firme digitali XAdES vengono utilizzate per l’autenticazione in conformità ai requisiti del Ministero delle Finanze polacco.

Database: database SAP
I dati delle fatture e i log di elaborazione vengono archiviati nel database SAP esistente del cliente mediante tabelle SAP personalizzate.

Risultati

L’implementazione ha consentito a Wegmann Automotive Poland di automatizzare lo scambio delle fatture elettroniche con KSeF e di supportare la conformità ai requisiti obbligatori previsti dalla normativa polacca sulla fatturazione elettronica.

I principali risultati per il business includono:

Conformità ai requisiti obbligatori KSeF. Il cliente può inviare e ricevere fatture elettroniche tramite KSeF nel rispetto dei requisiti del Ministero delle Finanze polacco.

Scambio automatizzato delle fatture. La soluzione automatizza l’invio e la ricezione quotidiani delle fatture elettroniche direttamente dall’ambiente SAP.

Maggiore trasparenza dei processi. Funzionalità avanzate di monitoraggio e gestione degli errori aumentano la visibilità sui processi e consentono di individuare e risolvere più rapidamente eventuali anomalie.

Supporto continuativo per l’evoluzione normativa. Poiché i requisiti KSeF continuano a evolversi, alcuni aggiornamenti possono richiedere ulteriori attività di analisi e sviluppo. LeverX fornisce supporto post-implementazione per apportare gli adeguamenti necessari quando richiesto.

Partnership di lungo periodo con LeverX. Il progetto ha posto le basi per una collaborazione continuativa, offrendo al cliente accesso alle competenze SAP di LeverX e ad altre soluzioni SAP proprietarie.