SAP-integraatio KSeF-järjestelmään Wegmann Automotive Polandissa

Tutustu siihen, kuinka LeverX otti Wegmann Automotive Polandille käyttöön oman SAP KSeF -ratkaisunsa sähköisen laskutuksen automatisoimiseksi ja säännösten noudattamisen tukemiseksi.

Asiakas

Wegmann Automotive Polska Sp. z o.o. on maailmanlaajuisesti toimivan autoteollisuuden komponenttivalmistajan Wegmann Automotiven puolalainen tytäryhtiö. Wegmann Automotive toimii Tier 1 -toimittajana johtaville ajoneuvovalmistajille. Puolan Neklassa sijaitseva yhtiö on tärkeä osa konsernin eurooppalaista tuotanto- ja toimitusketjua. Se on erikoistunut C-osiin eli pieniin mutta välttämättömiin komponentteihin, joita käytetään muun muassa ajoneuvojen pyörissä ja voimansiirtojärjestelmissä. Wegmann Automotiven tuotteita käytetään kahdessa kolmesta maailmanlaajuisesti valmistettavasta uudesta ajoneuvosta, mikä kertoo yhtiön vahvasta asemasta kansainvälisessä autoteollisuudessa.

Haaste

Puolan siirtyessä pakolliseen sähköiseen laskutukseen kansallisen KSeF-järjestelmän kautta Wegmann Automotive Poland tarvitsi ratkaisun, jolla myyntilaskujen lähettäminen KSeF:ään ja toimittajien ostolaskujen vastaanottaminen voitaisiin automatisoida. Ratkaisun oli integroiduttava SAP-järjestelmään, muodostettava laskut KSeF edellyttämässä XML-muodossa ja huolehdittava tiedonsiirrosta kansallisen järjestelmän kanssa voimassa olevien vaatimusten mukaisesti.

Projektissa ratkaistiin useita keskeisiä haasteita:

• Pakollisten KSeF-vaatimusten täyttäminen. Yritys tarvitsi ratkaisun, joka tukee Puolan lakisääteisten sähköisen laskutuksen vaatimusten noudattamista.

• Laskuliikenteen automatisointi KSeF kanssa. Ratkaisun oli mahdollistettava myyntilaskujen lähettäminen KSeF:ään ja toimittajien ostolaskujen vastaanottaminen KSeF kautta osana päivittäisiä prosesseja.

• Integrointi SAP-järjestelmään. Laskutiedot oli haettava suoraan SAP-järjestelmästä, muunnettava vaadittuun XML-muotoon ja välitettävä KSeF-alustalle.

• KSeF-määritysten muutosten hallinta kehitysvaiheessa. Puolan valtiovarainministeriö päivitti KSeF-määrityksiä ratkaisun kehityksen aikana. LeverX seurasi muutoksia koko projektin ajan ja toteutti tarvittavat päivitykset ratkaisuun ennen sen luovuttamista asiakkaalle.

• Pitkäjänteisen kumppanuuden rakentaminen. Käyttöönoton lisäksi asiakas etsi luotettavaa SAP-kumppania, joka pystyisi tarjoamaan jatkuvaa tukea ja vastaamaan muuttuviin liiketoiminta- ja sääntelytarpeisiin myös projektin jälkeen.

Asiakas valitsi LeverX kumppanikseen SAP-osaamisen, LeverX oman SAP KSeF -ratkaisun sekä kokeneiden puolankielisten konsulttien saatavuuden perusteella. Paikallinen kieli- ja sääntelyosaaminen tuki sujuvaa yhteistyötä ja Puolan vaatimusten huomioimista. Valintaan vaikutti myös LeverX kyky tarjota jatkuvaa tukea käyttöönoton jälkeen.

LeverX otti käyttöön oman KSeF-ratkaisunsa sähköisen laskuliikenteen automatisoimiseksi SAP-järjestelmän ja KSeF välillä. Kehityksessä hyödynnettiin Scrum-menetelmää ja jatkuvaa integraatiota (CI), minkä ansiosta KSeF-määrityksiin tehdyt muutokset voitiin huomioida tehokkaasti jo käyttöönottoprojektin aikana. Natiivina SAP-sovelluksena toteutettu ratkaisu mahdollistaa sähköisten laskujen lähettämisen ja vastaanottamisen suoraan SAP-ympäristössä Puolan valtiovarainministeriön vaatimusten mukaisesti.

Laskutietojen poiminta ja XML-tiedostojen muodostaminen

Kun laskutusasiakirja tai lasku muodostetaan SAP SD- tai FI-moduulissa, ratkaisu poimii tarvittavat tapahtuma-, materiaali- ja verotiedot. Tiedot muunnetaan tämän jälkeen KSeF edellyttämään XML-muotoon.

Integrointi KSeF-alustaan

Ratkaisu muodostaa valtuutetun yhteyden KSeF-järjestelmään digitaalisten allekirjoitusten avulla, lähettää sähköiset laskut ja vastaanottaa järjestelmän vahvistukset. Lisäksi ratkaisu hakee KSeFä säännöllisesti saapuvat toimittajalaskut ja tallentaa ne SAP-järjestelmään.

SAP-natiiviarkkitehtuuri

Ratkaisu on toteutettu natiivina SAP-sovelluksena ABAP-ohjelmointikielellä ja modulaarisella arkkitehtuurilla. Laskujen käsittely tapahtuu kokonaisuudessaan SAP-ympäristössä, joten erillistä kolmannen osapuolen väliohjelmistoa ei tarvita. Näin asiakas voi välttää myös erillisiin kolmannen osapuolen ratkaisuihin liittyviä lisenssikustannuksia, kuten SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) -lisenssin kustannuksia.

KSeF-vaatimusten noudattaminen

KSeF-määrityksiä päivitettiin ratkaisun kehityksen aikana. LeverX seurasi Puolan valtiovarainministeriön julkaisemia muutoksia ja päivitti ratkaisua koko käyttöönottoprojektin ajan, jotta se vastaisi sovellettavia KSeF-vaatimuksia.

Teknologiapino

Ratkaisu on toteutettu kokonaisuudessaan SAP-ympäristössä, mikä mahdollistaa turvallisen ja tehokkaan sähköisen laskuliikenteen KSeF kanssa.

• Sovellusalusta: SAP ABAP 7.50+
  Ratkaisu on kehitetty natiivina SAP-sovelluksena ABAP 7.50+ -teknologiapinolla. Se kattaa ratkaisun liiketoimintalogiikan ja laskujen käsittelyn kokonaisuudessaan.
• Käyttöliittymä: SAP ABAP List Viewer (SAP ALV)
  SAP ALV tarjoaa erilliset hallintanäkymät saapuville ja lähteville laskuille, joten sähköisiä laskuja voidaan käsitellä ja seurata suoraan SAP-järjestelmässä.
• Lokitus ja auditointi: SAP Business Application Log (SAP BAL)
  SAP BAL mahdollistaa laskujen käsittelytapahtumien pysyvän lokituksen ja jäljitettävän auditointiketjun.
• Tiedonvaihto: XML, XSD ja HTTPS/REST-rajapinnat
  Ratkaisu muodostaa laskut Puolan valtiovarainministeriön edellyttämässä XML-muodossa, validoi ne XSD-skeemojen perusteella ja välittää tiedot KSeF-järjestelmään HTTPS/REST-rajapintojen kautta.
• Tietoturva: OpenSSL ja digitaaliset allekirjoitukset
  OpenSSL tukee turvallisen tiedonsiirron edellyttämiä kryptografisia toimintoja, kuten AES- ja RSA-salausta. XAdES-digitaalisia allekirjoituksia käytetään tunnistautumiseen Puolan valtiovarainministeriön vaatimusten mukaisesti.
• Tietokanta: SAP-tietokanta
  Lasku- ja käsittelytiedot tallennetaan asiakkaan olemassa olevaan SAP-tietokantaan tätä tarkoitusta varten toteutettuihin SAP-tauluihin.

Tulokset

Käyttöönoton myötä Wegmann Automotive Poland pystyi automatisoimaan sähköisen laskuliikenteen SAP-järjestelmän ja KSeF välillä sekä tukemaan Puolan pakollisten sähköisen laskutuksen vaatimusten noudattamista.

Keskeisiä liiketoiminnallisia tuloksia ovat:

• KSeF-vaatimusten noudattaminen. Asiakas voi lähettää ja vastaanottaa sähköisiä laskuja KSeF-järjestelmän kautta Puolan valtiovarainministeriön vaatimusten mukaisesti.

• Automatisoitu laskuliikenne. Ratkaisu automatisoi sähköisten laskujen päivittäisen lähettämisen ja vastaanottamisen suoraan SAP-järjestelmästä.

• Parempi prosessien läpinäkyvyys. Tehostettu seuranta ja virheenkäsittely parantavat laskuprosessien läpinäkyvyyttä ja helpottavat poikkeamien tunnistamista ja ratkaisemista.

• Jatkuva tuki sääntelymuutoksiin. KSeF-vaatimusten kehittyessä osa muutoksista voi edellyttää lisäanalyysiä ja kehitystyötä. LeverX tarjoaa käyttöönoton jälkeistä tukea tarvittavien muutosten toteuttamiseen.

• Pitkäjänteinen yhteistyö LeverX kanssa. Projekti loi perustan jatkuvalle yhteistyölle ja tarjoaa asiakkaalle pääsyn LeverX SAP-osaamiseen sekä muihin yhtiön omiin SAP-ratkaisuihin.