SAP integrācija ar KSeF uzņēmumā Wegmann Automotive Poland

Uzziniet, kā uzņēmums „LeverX“ ieviesa īpaši izstrādātu SAP KSeF risinājumu uzņēmumam „Wegmann Automotive Poland“, lai automatizētu elektronisko rēķinu izrakstīšanu un nodrošinātu atbilstību normatīvajām prasībām.

Klients

Wegmann Automotive Polska Sp. z o.o. ir Wegmann Automotive meitasuzņēmums Polijā. Wegmann Automotive ir starptautisks automobiļu komponentu ražotājs un 1. līmeņa (Tier 1) piegādātājs vadošajiem automobiļu ražotājiem. Uzņēmums atrodas Neklā, Polijā, un tam ir stratēģiska nozīme grupas ražošanas un piegādes ķēdes procesos Eiropā. Tas specializējas C kategorijas detaļu — nelielu, taču būtisku komponentu — ražošanā automobiļu riteņiem un enerģijas sistēmām. Wegmann Automotive produkti tiek izmantoti divos no trim jaunajiem automobiļiem visā pasaulē, apliecinot uzņēmuma plašo starptautisko klātbūtni automobiļu rūpniecībā.

Izaicinājums

Saistībā ar obligātās elektronisko rēķinu aprites ieviešanu Polijā, izmantojot KSeF sistēmu, uzņēmumam Wegmann Automotive Poland bija nepieciešams risinājums, kas automatizētu pārdošanas rēķinu nosūtīšanu uz Polijas Nacionālo e-rēķinu sistēmu un pirkuma rēķinu saņemšanu no piegādātājiem. Risinājumam bija jābūt integrētam ar SAP, jāģenerē rēķini KSeF noteiktajā XML formātā un jānodrošina to apmaiņa ar KSeF atbilstoši spēkā esošajām prasībām.

Projektā bija jārisina vairāki būtiski uzdevumi:

• KSeF obligāto prasību ievērošana. Uzņēmumam bija nepieciešams risinājums, kas nodrošinātu elektronisko rēķinu apriti atbilstoši Polijā noteiktajām KSeF prasībām.

• Rēķinu apmaiņas ar KSeF automatizācija. Risinājumam bija jānodrošina pārdošanas rēķinu regulāra nosūtīšana uz KSeF un piegādātāju pirkuma rēķinu saņemšana no KSeF sistēmas.

• Integrācija ar SAP. Risinājumam bija jāiegūst rēķinu dati tieši no SAP, jāpārveido tie nepieciešamajā XML formātā un jānodrošina datu apmaiņa ar KSeF platformu.

• Pielāgošanās KSeF specifikāciju izmaiņām izstrādes laikā. Risinājuma izstrādes laikā Polijas Finanšu ministrija turpināja aktualizēt KSeF specifikācijas. LeverX sekoja šīm izmaiņām un ieviešanas gaitā veica nepieciešamos risinājuma pielāgojumus pirms tā nodošanas klientam.

• Ilgtermiņa sadarbības izveide. Papildus risinājuma ieviešanai klients meklēja uzticamu SAP partneri, kas pēc projekta pabeigšanas spētu nodrošināt ilgtermiņa atbalstu un palīdzētu pielāgot risinājumu mainīgajām biznesa un normatīvajām prasībām.

Klients izvēlējās LeverX, ņemot vērā uzņēmuma kompetenci SAP jomā, paša izstrādāto SAP KSeF risinājumu, pieredzējušu poļu valodā runājošu konsultantu pieejamību, kas nodrošināja efektīvu saziņu un vietējo normatīvo prasību izpratni, kā arī iespēju saņemt ilgtermiņa atbalstu pēc ieviešanas.

LeverX ieviesa paša izstrādāto KSeF risinājumu, lai automatizētu elektronisko rēķinu apmaiņu ar KSeF. Izstrāde tika organizēta atbilstoši Scrum metodoloģijai un izmantojot nepārtrauktās integrācijas (CI) pieeju, kas ļāva komandai ieviešanas gaitā operatīvi pielāgot risinājumu KSeF specifikāciju izmaiņām. Kā SAP vidē integrēts risinājums tas ļauj klientam nosūtīt un saņemt elektroniskos rēķinus tieši SAP sistēmā, ievērojot Polijas Finanšu ministrijas prasības.

Rēķinu datu ieguve un XML ģenerēšana

Kad SAP SD vai FI modulī tiek izveidots rēķins vai norēķinu dokuments, risinājums iegūst nepieciešamos darījumu, materiālu un nodokļu datus. Pēc tam šie dati tiek pārveidoti KSeF platformas prasībām atbilstošā XML formātā.

Integrācija ar KSeF platformu

Izmantojot elektroniskos parakstus, risinājums izveido autorizētu sesiju ar KSeF sistēmu, nosūta elektroniskos rēķinus un saņem apstiprinājumu no valsts platformas. Risinājums arī periodiski saņem no KSeF ienākošos piegādātāju rēķinus un saglabā tos SAP sistēmā.

SAP vidē integrēta arhitektūra

Risinājums ir izstrādāts SAP vidē, izmantojot ABAP un modulāru arhitektūru. Tas nodrošina pilnu rēķinu apstrādes procesu tieši SAP sistēmā, tādējādi novēršot nepieciešamību pēc trešo pušu starpprogrammatūras un ļaujot izvairīties no papildu trešo pušu risinājumu licencēšanas izmaksām, piemēram, SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC).

KSeF prasību ievērošana

Izstrādes laikā KSeF specifikācijas turpināja mainīties. LeverX sekoja Polijas Finanšu ministrijas publicētajiem atjauninājumiem un visā ieviešanas procesā attiecīgi pielāgoja risinājumu, lai tas atbilstu aktuālajām KSeF prasībām.

Tehnoloģiju kopums

Risinājums ir pilnībā izstrādāts SAP vidē, nodrošinot drošu un efektīvu elektronisko rēķinu apmaiņu ar KSeF.

Lietojumprogrammu platforma: SAP ABAP 7.50+
Risinājums ir izstrādāts kā SAP vidē integrēts lietojumprogrammas modulis, izmantojot ABAP 7.50+, kas nodrošina nepieciešamo biznesa loģiku un pilnu rēķinu apstrādes procesu.

Lietotāja saskarne: SAP ABAP List Viewer (SAP ALV)
SAP ALV tabulas nodrošina specializētas saskarnes ienākošo un izejošo elektronisko rēķinu pārvaldībai tieši SAP vidē.

Žurnalēšana un audits: SAP Business Application Log (SAP BAL)
SAP BAL nodrošina rēķinu apstrādes darbību sistemātisku reģistrēšanu un auditācijas izsekojamību.

Datu apmaiņa: XML, XSD un HTTPS/REST API
Risinājums ģenerē rēķinus Polijas Finanšu ministrijas noteiktajā XML formātā, validē tos atbilstoši XSD shēmām un nodrošina datu apmaiņu ar KSeF platformu, izmantojot HTTPS/REST API.

Drošība: OpenSSL un digitālie paraksti
OpenSSL tiek izmantots kriptogrāfiskajām operācijām, tostarp AES un RSA šifrēšanai, lai nodrošinātu drošu datu apmaiņu. Savukārt XAdES digitālie paraksti tiek izmantoti autentifikācijai atbilstoši Polijas Finanšu ministrijas prasībām.

Datu bāze: SAP datu bāze
Rēķinu dati un to apstrādes ieraksti tiek glabāti klienta esošajā SAP datu bāzē, izmantojot pielāgotas SAP tabulas.

Rezultāti

Ieviešanas rezultātā Wegmann Automotive Poland automatizēja elektronisko rēķinu apmaiņu ar KSeF un ieguva risinājumu Polijas obligāto e-rēķinu prasību izpildei.

Galvenie biznesa rezultāti:

• KSeF obligāto prasību ievērošana. Klients var nosūtīt un saņemt elektroniskos rēķinus, izmantojot KSeF sistēmu un ievērojot Polijas Finanšu ministrijas prasības.

• Automatizēta rēķinu apmaiņa. Ieviestais risinājums automatizē elektronisko rēķinu nosūtīšanu un saņemšanu tieši SAP vidē, samazinot manuālo darbību apjomu.

• Lielāka procesu pārredzamība. Uzlabotas uzraudzības un kļūdu apstrādes iespējas nodrošina labāku rēķinu aprites pārskatāmību un palīdz ātrāk identificēt un novērst problēmas.

• Atbalsts normatīvo prasību izmaiņu gadījumā. KSeF prasībām turpinot attīstīties, atsevišķu izmaiņu ieviešanai var būt nepieciešama papildu analīze un izstrāde. LeverX nodrošina atbalstu pēc ieviešanas, lai nepieciešamības gadījumā veiktu atbilstošus risinājuma pielāgojumus.

• Ilgtermiņa sadarbība ar LeverX. Projekts radīja pamatu turpmākai sadarbībai, nodrošinot klientam piekļuvi LeverX SAP ekspertu kompetencei un citiem uzņēmuma izstrādātajiem SAP risinājumiem.