Wdrożenie KSeF i integracja z SAP w Wegmann Automotive Polska

Dowiedz się, w jaki sposób firma LeverX wdrożyła autorskie rozwiązanie do intehracji SAP z KSeF dla Wegmann Automotive Polska w celu zautomatyzowania fakturowania elektronicznego i zapewnienia zgodności z przepisami.

Klient

Wegmann Automotive Polska Sp. z o.o. jest polską spółką należącą do grupy Wegmann Automotive — globalnego producenta komponentów motoryzacyjnych i dostawcy Tier 1 dla wiodących producentów pojazdów. Zakład z siedzibą w Nekli odgrywa strategiczną rolę w europejskich operacjach produkcyjnych i łańcuchu dostaw grupy, specjalizując się w częściach klasy C (C-parts) — niewielkich, lecz niezbędnych komponentach stosowanych w obszarze kół i układów napędowych pojazdów. Produkty Wegmann Automotive trafiają do dwóch na trzy nowe pojazdy na świecie, co potwierdza silną pozycję rynkową i globalny zasięg firmy.

Wyzwanie

Wraz z wprowadzeniem w Polsce obowiązku e-fakturowania za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), Wegmann Automotive Polska potrzebowała rozwiązania automatyzującego wysyłanie faktur sprzedaży do KSeF oraz odbieranie faktur zakupu od dostawców. Rozwiązanie musiało zintegrować się z systemem SAP, generować faktury w wymaganym formacie XML zgodnym ze strukturą logiczną KSeF i wymieniać je z KSeF zgodnie z nowymi przepisami.

Projekt obejmował kilka kluczowych wyzwań:

• Zapewnienie zgodności z wymaganiami KSeF. Firma potrzebowała rozwiązania w pełni zgodnego z polskimi przepisami o obowiązkowym e-fakturowaniu.

• Automatyzacja wymiany e-faktur z KSeF. Klient oczekiwał codziennego, automatycznego wysyłania faktur sprzedaży do KSeF oraz odbierania faktur zakupu od dostawców bezpośrednio w systemie SAP.

• Integracja z systemem SAP. Rozwiązanie musiało pobierać dane faktur bezpośrednio z SAP, przekształcać je do wymaganego formatu XML i wymieniać z platformą KSeF.

• Reagowanie na zmieniające się specyfikacje KSeF w trakcie prac. W czasie realizacji projektu polskie Ministerstwo Finansów na bieżąco aktualizowało specyfikacje KSeF. Przez cały okres wdrożenia LeverX monitorował te zmiany i wprowadzał niezbędne dostosowania jeszcze przed przekazaniem projektu klientowi.

• Zapewnienie długoterminowego wsparcia. Poza samym wdrożeniem klient poszukiwał zaufanego partnera SAP, zdolnego zapewnić długoterminowe wsparcie powdrożeniowe i reagować na zmieniające się potrzeby biznesowe.

Klient wybrał LeverX ze względu na doświadczenie w obszarze SAP, autorskie rozwiązanie LeverX do integracji KSeF z SAP, dostępność doświadczonych, polskojęzycznych konsultantów zapewniających skuteczną komunikację i znajomość lokalnych wymogów regulacyjnych, a także zdolność do zapewnienia długoterminowego wsparcia powdrożeniowego.

Rozwiązanie

LeverX wdrożył autorskie rozwiązanie LeverX do integracji KSeF z SAP, które automatyzuje elektroniczną wymianę faktur z KSeF. Projekt realizowano zgodnie z metodyką Scrum, wykorzystując praktyki ciągłej integracji (CI), co umożliwiło zespołowi sprawne uwzględnianie kolejnych zmian w specyfikacjach KSeF w trakcie wdrożenia. Zbudowane jako natywna aplikacja SAP rozwiązanie pozwala klientowi wysyłać i odbierać faktury elektroniczne bezpośrednio w systemie SAP, przy zachowaniu zgodności z wymaganiami Ministerstwa Finansów.

Pobieranie danych faktur i generowanie plików XML

Gdy w SAP SD lub SAP FI tworzony jest dokument faktury, rozwiązanie pobiera wymagane dane transakcyjne, materiałowe i podatkowe. Wyodrębnione informacje są następnie konwertowane do formatu XML wymaganego przez platformę KSeF.

Integracja z platformą KSeF

Rozwiązanie nawiązuje autoryzowaną sesję z portalem KSeF przy użyciu podpisów elektronicznych, przesyła faktury elektroniczne i oczekuje na potwierdzenie ich przetworzenia przez KSeF. Cyklicznie pobiera również faktury zakupowe od dostawców z KSeF i zapisuje je w systemie SAP.

Natywna integracja KSeF z SAP

Rozwiązanie powstało jako natywna aplikacja SAP w języku ABAP, o architekturze modułowej. Realizuje kompleksowe przetwarzanie faktur end-to-end bezpośrednio w środowisku SAP, eliminując potrzebę stosowania zewnętrznego oprogramowania pośredniczącego i pozwalając klientowi uniknąć konieczności korzystania z dodatkowego rozwiązania, takiego jak SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC).

Zgodność z wymaganiami KSeF

W trakcie prac specyfikacje KSeF regularnie aktualizowane. LeverX monitorował aktualizacje publikowane przez Ministerstwo Finansów i na bieżąco dostosowywał rozwiązanie w trakcie wdrożenia, aby zapewnić zgodność z obowiązującymi wymaganiami KSeF.

Architektura i technologie rozwiązania 

Rozwiązanie zostało w całości zbudowane w środowisku SAP, zapewniając bezpieczną i wydajną elektroniczną wymianę faktur z KSeF.

• Platforma aplikacyjna: SAP ABAP 7.50+

  Natywna aplikacja SAP oparta na ABAP 7.50+, obsługująca logikę biznesową i kompleksowe przetwarzanie faktur.

• Interfejs użytkownika: SAP ABAP List Viewer (SAP ALV)

  Interfejs oparty na SAP ALV umożliwia użytkownikom monitorowanie i obsługę faktur przychodzących i wychodzących bezpośrednio w systemie SAP.

• Rejestrowanie i audyt: SAP Business Application Log (SAP BAL)

  Struktura SAP BAL zapewnia trwałe rejestrowanie zdarzeń oraz ścieżki audytu dla procesów przetwarzania faktur.

• Wymiana danych: XML, XSD oraz interfejsy API HTTPS/REST

  Rozwiązanie generuje faktury w formacie XML wymaganym przez Ministerstwo Finansów, weryfikuje je pod kątem zgodności ze schematami XSD i wymienia dane z platformą KSeF za pośrednictwem interfejsów API HTTPS/REST.

• Bezpieczeństwo: OpenSSL i podpisy cyfrowe

  OpenSSL obsługuje operacje kryptograficzne, w tym mechanizmy oparte na AES i RSA, zapewniając bezpieczną komunikację. Podpisy cyfrowe XAdES służą do uwierzytelniania zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów.

• Przechowywanie danych: istniejąca baza danych SAP

  Dane faktur i informacje procesowe są przechowywane w istniejącej bazie danych środowiska SAP klienta, z wykorzystaniem dedykowanych tabel niestandardowych.

Rezultaty wdrożenia

Wdrożenie umożliwiło firmie Wegmann Automotive Polska zautomatyzowanie elektronicznej wymiany faktur z KSeF przy zachowaniu zgodności z obowiązkowymi wymogami e-fakturowania w Polsce.

Kluczowe korzyści biznesowe:

• Zgodność z obowiązkowymi przepisami KSeF. Klient może wysyłać i odbierać faktury elektroniczne za pośrednictwem KSeF zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów.

• Zautomatyzowana wymiana faktur. Rozwiązanie automatyzuje codzienne wysyłanie i odbieranie e-faktur bezpośrednio z systemu SAP.

• Większa przejrzystość procesów. Rozwiązanie zwiększa przejrzystość i umożliwia szybsze rozwiązywanie problemów dzięki rozbudowanemu monitorowaniu oraz obsłudze błędów.

• Wsparcie w dostosowaniu do zmian regulacyjnych. LeverX zapewnia wsparcie powdrożeniowe i pomaga dostosowywać rozwiązanie do zmian wymagań technicznych i regulacyjnych KSeF.

• Długoterminowa współpraca z LeverX. Projekt stworzył podstawy do dalszego wsparcia i daje klientowi dostęp do eksperckiej wiedzy SAP oraz kolejnych autorskich rozwiązań LeverX.

Dlaczego LeverX

LeverX to globalny partner wdrożeniowy SAP i SAP Global Strategic Supplier, wspierający przedsiębiorstwa w cyfrowej transformacji z wykorzystaniem technologii SAP.

• Status SAP Gold Partner oraz SAP Global Strategic Supplier

• Ponad 20 lat doświadczenia w projektach SAP

• Ponad 1500 zrealizowanych projektów

• Ponad 2200 specjalistów

• Autorskie rozwiązania SAP, w tym rozwiązanie SAP KSeF

• Polskojęzyczni konsultanci ze znajomością lokalnych wymogów regulacyjnych

Potrzebujesz zintegrować KSeF z SAP? 
Skontaktuj się z ekspertami LeverX i dowiedz się, jak wdrożyć automatyczną wymianę e-faktur bez oprogramowania pośredniczącego i dodatkowych licencji. Umów konsultację!