Как LeverX сократила время подготовки финансовой отчетности на 90% с помощью SAP Joule

Компания LeverX отвечала за реализацию данного сценария использования — начиная с проектирования архитектуры, заканчивая внедрением и, в конечном итоге, запуском в эксплуатацию. Это обеспечило руководству финансового подразделения одной из ведущих американских корпораций мгновенный доступ к ключевым показателям, сократив время подготовки важнейших отчетов на 90 %.

Клиент

Клиент — крупная североамериканская корпорация из сферы розничной торговли и дистрибуции, чья разветвленная сеть дочерних компаний и подразделений ежедневно формирует значительные объемы финансовых данных. Для принятия стратегических решений руководству требовалась актуальная и согласованная информация о результатах бизнеса, однако масштаб компании и распределенная структура усложняли ее подготовку и анализ.

Задача

Финансовому отделу заказчика не хватало оперативного доступа к полной и актуальной информации о результатах бизнеса. Основные сложности были связаны с подготовкой отчетности и анализом данных:

• Длительная подготовка отчетов:
  Получение данных о прибыли, выручке, расходах и денежных потоках занимало от нескольких часов до нескольких дней. Несмотря на наличие ERP-системы, отчеты собирали вручную или по устаревшим шаблонам, что задерживало принятие решений.
• Зависимость от IT-специалистов и аналитиков:
  Нестандартные запросы и детализированные отчеты требовали участия профильных специалистов. Финансовому отделу приходилось ждать, пока они обработают запрос, а нагрузка на ИТ-команду и аналитиков продолжала расти.
• Сложная консолидация данных:
  Региональные подразделения использовали разные источники данных и структуры отчетности. Сведение показателей требовало дополнительных проверок и ручной обработки, повышая риск ошибок.
• Ограниченные возможности анализа:
  Сотрудникам не хватало удобного инструмента для изучения динамики показателей, сравнения плана с фактом и перехода к деталям. Это затрудняло выявление отклонений и своевременную корректировку финансовых планов.
• Недостаточная актуальность данных для стратегических решений:
  При оценке инвестиций, сокращении затрат и планировании реструктуризации руководство нередко опиралось на устаревшую информацию. Это увеличивало неопределенность и снижало надежность прогнозов.

Решение

LeverX внедрила и настроила SAP Joule, чтобы руководители и аналитики финансового подразделения могли получать данные и анализировать показатели с помощью запросов на естественном языке. Команда интегрировала решение с SAP S/4HANA клиента через SAP Business Technology Platform (SAP BTP), обеспечив доступ к данным финансового учета (FI), контроллинга (CO) и анализа прибыльности (CO-PA).

Ранее для выяснения причин отклонений от плана сотрудникам приходилось вручную формировать несколько отчетов и сопоставлять данные. В реализованном сценарии Joule позволяет запрашивать ключевые показатели, сравнивать фактические результаты с плановыми и переходить к анализу отклонений по подразделениям и статьям расходов.

Интеграция с SAP Analytics Cloud дополняет ответы аналитикой и визуализациями. Пользователь может начать с общего показателя, а затем уточняющими вопросами определить, какие подразделения или категории затрат требуют внимания. Ниже приведены примеры такого взаимодействия.

• Вопрос 1: «Покажи текущую прибыль за квартал».
  Ответ Joule: «Текущая прибыль за квартал составляет 12,5 млн долларов — на 8% выше целевого показателя. При этом темп роста прибыли снизился по сравнению с предыдущим кварталом».
  
  
• Вопрос 2: «В каких филиалах снижается операционная прибыль за последние два квартала?»
  Ответ Joule: «За I–II кварталы 2025 года операционная прибыль снизилась в Нью-Йорке на 3%, а в Лос-Анджелесе — на 2,5%. В Нью-Йорке основные причины связаны с ростом расходов на аренду и снижением средней суммы сделки, в Лос-Анджелесе — с увеличением логистических расходов. Рекомендуется подробнее изучить структуру затрат этих филиалов».

• Вопрос 3: «Какие статьи расходов отделов продаж чаще всего превышают бюджет?»
  Ответ Joule: «Наиболее частые превышения бюджета приходятся на командировки — на 18% — и рекламные материалы — на 15%. Такая тенденция наблюдается в 7 из 10 регионов. Возможно, потребуется пересмотреть правила расходования средств или усилить контроль».

Решение сократило объем ручной работы при подготовке аналитики и упростило поиск причин отклонений. Финансовая команда получила возможность быстрее выявлять проблемные области и принимать меры до того, как отклонения существенно повлияют на результаты бизнеса.

Технологический стек

• Диалоговый интерфейс: SAP Joule
  Позволяет руководителям и финансовым аналитикам запрашивать показатели на естественном языке, уточнять результаты и переходить к детализации. В рамках настроенных сценариев пользователи могут получать финансовую информацию без самостоятельного формирования отдельных отчетов.
• Основной источник данных: SAP S/4HANA (базовая ERP-система)
  Предоставляет финансовые и операционные данные для отчетности и анализа. Актуальность ответов зависит от своевременного отражения операций, настроенного обмена данными и прав доступа пользователя.
• Платформа интеграции и расширения: SAP Business Technology Platform (SAP BTP)
  Обеспечивает инструменты для связи компонентов решения, управления API и разработки расширений. Через настроенные интеграции приложения получают данные, необходимые для выполнения пользовательских запросов.
• Подготовка и моделирование данных: SAP Datasphere
  Объединяет и согласует финансовые данные из SAP S/4HANA и других подключенных источников. На их основе формируются аналитические модели с едиными определениями показателей для дальнейшего использования в SAP Analytics Cloud.
• Аналитика и визуализация: SAP Analytics Cloud (SAC)
  Использует подготовленные модели для расчета показателей, сравнения плана с фактом и анализа отклонений. В реализованных сценариях аналитические результаты и визуализации доступны через взаимодействие с Joule. Подключение к SAP Datasphere или непосредственно к SAP S/4HANA определяется архитектурой конкретного сценария.
• База данных: SAP HANA (встроенная в SAP S/4HANA)
  Обрабатывает транзакционные и аналитические данные в оперативной памяти. Ее производительность поддерживает быстрый доступ к данным S/4HANA, а итоговое время ответа зависит также от сложности запроса, интеграций и аналитических моделей.

Результаты

Внедрение SAP Joule ускорило подготовку финансовой отчетности и упростило анализ показателей:

• Время подготовки отчетов сократилось на 90%: руководители и аналитики получили возможность запрашивать финансовые показатели через диалоговый интерфейс, сократив ожидание и объем ручной работы.
• Повысилась актуальность информации для принятия решений: доступ к данным подключенных систем снизил зависимость от ранее подготовленных отчетов, информация в которых могла устареть.
• Расширились возможности финансового планирования: руководители могут быстрее оценивать результаты подразделений, анализировать отклонения от плана и учитывать их при принятии инвестиционных и бюджетных решений.
• Снизилась нагрузка на IT-команду и аналитиков: пользователи самостоятельно получают ответы на часть финансовых запросов, реже обращаясь к специалистам за подготовкой отчетов.
• Ускорилось закрытие финансового периода: более оперативное получение информации помогло сократить время выполнения связанных с отчетностью задач.
• Улучшился контроль расходов: сравнение фактических затрат с бюджетом позволяет быстрее выявлять перерасход и определять статьи, требующие пересмотра.