Интеграция BMAX и IPS для JBS

Наша команда успешно внедрила IPS и BMAX в систему производителя продуктов питания и помогла трансформировать процессы создания основных данных.

Клиент

JBS — международная компания в сфере пищевой переработки и один из крупнейших в мире производителей белковой продукции. В компании работает более 200 000 сотрудников, она управляет более чем 300 производственными площадками и поставляет продукцию клиентам из более чем в 150 стран. 

По мере роста бизнеса JBS понадобился более надежный и эффективный подход к управлению данными о материалах в разных бизнес-подразделениях и регионах.

Задача

Запросы на создание новых материалов в SAP обрабатывались вне системы и в основном вручную. Это создавало высокую нагрузку на команду управления мастер-данными и постоянно создавало риски для качества данных.

Основные проблемы:

• Разрозненные данные: заявки на материалы приходили через разные сайты SharePoint и почтовые шаблоны по всему миру. Каждое бизнес-подразделение использовало свой формат, из-за чего информацию приходилось постоянно приводить к общему виду;
• Ручной ввод: специалисты по мастер-данным переносили сведения из SharePoint и писем в системы SAP вручную. Из-за этого ошибки были почти неизбежны, а часть заявок в итоге так и не доходила до карточек материалов;
• Низкое качество данных и постоянные переделки: поля заполнялись неверно, в результате чего данные оказывались неполными или в неправильном формате, и команды теряли время на уточнения, исправления и бесконечные возвраты заявок;
• Устаревшая платформа SharePoint: ключевое решение работало на старой версии, которую нельзя было обновить. Это увеличивало операционные риски и фактически лишало заказчика возможности дальнейших улучшений
• Медленное появление новых материалов: материалы требовались как можно быстрее, чтобы можно было размещать заказы, но ручные шаги и разрозненные процессы постоянно тормозили их создание и расширение.

JBS требовалось единое решение внутри SAP, которое бы упорядочило запросы на материалы, закрепило единые правила работы с данными и заметно сократило объем ручной работы как для бизнес-пользователей, так и для команды, отвечающей за мастер-данные.

Решение

Команда LeverX спроектировала и внедрила решение на базе Integrated Process Solution (IPS) в связке со спецификациями и расширением Material Master Allocation Extension (BMAX). Это позволило автоматизировать и выстроить сквозные процессы работы с мастер-данными материалов прямо в SAP.

Решение было внедрено в рамках существующего ERP-ландшафта клиента и изначально спроектировано с учетом будущего перехода на SAP S/4HANA. Это обеспечило непрерывность процессов работы с мастер-данными материалов по мере развития и обновления основной платформы.

Автоматизация процессов с помощью IPS

IPS выступало в роли ядра для маршрутизации и согласования заявок. Оно обеспечило:

• Единый процесс создания тикетов, проверки и утверждения материалов;
• Адаптацию процессов под разные бизнес-подразделения, типы материалов и цепочки согласования;
• Уведомления в реальном времени;
• Возможность добавлять новых согласующих уже после того, как заявка была запущена в работу.

В результате разрозненный процесс передачи данных из электронной почты в SharePoint превратился в понятный, структурированный и полностью интегрированный в SAP рабочий поток.

Создание и расширение мастер-данных материалов на основе правил с помощью BMAX

Решение BMAX выполняло процессы создания и расширения карточек материалов в соответствии с требованиями Master Data Governance (MDG). Эти операции включали в себя:

• Использование правил, заданных в рамках MDG, что помогало определять, как именно создаются и расширяются материалы;
• Применение 125 бизнес-правил, охватывающих разные типы материалов, заводы, представления и бизнес-сценарии;
• Задействование трех групп правил мастер-данных для маршрутизации заявок по корректной логике обработки;
• Автоматическое заполнение или расширение данных для 18 основных представлений материалов, обеспечивающее их согласованность и полноту.

Создание материалов на основе правил помогло уйти от ручного ввода данных, подверженного ошибкам, и обеспечило соблюдение единых правил управления мастер-данными при формировании карточек материалов.

Управление и самообслуживание для бизнеса

Чтобы решение оставалось масштабируемым и управляемым в долгосрочной перспективе, команда LeverX:

• Предоставила простые инструменты настройки, которые позволили владельцам бизнес-процессов самостоятельно поддерживать и менять рабочие потоки после запуска. Это включало добавление новых подразделений, правил и цепочек согласования и помогло снизить совокупную стоимость владения;

• Дала специалистам по мастер-данным возможность сосредоточиться на управлении и качестве данных, а не на ручной обработке заявок и вводе информации;

• Сформировала в SAP единый источник истины, где все данные по заявкам, согласованиям и обновлениям мастер-данных материалов обрабатываются и хранятся внутри единого SAP-ландшафта.

Технологический стек

• Оркестрация процессов: LeverX IPS
  IPS предоставило настраиваемый механизм управления процессами создания материалов. Решение работает в формате тикетов, отправляет уведомления в реальном времени, поддерживает гибкие цепочки согласования и предоставляет доступ к информации о статусе каждой заявки.
• Автоматизация материалов на основе правил: спецификации и BMAX
  BMAX помогает создавать и расширять карточки материалов по правилам Master Data Governance. В решении используется 125 бизнес-правил, объединенных в три группы, которые обеспечивают заполнение и расширение 18 основных представлений материалов, что гарантирует единый подход к созданию материалов и соблюдение требований по управлению данными. Спецификации работают в связке с BMAX, дополняя его в рамках слоя автоматизации, основанного на правилах.
• Слой данных и управления: SAP Material Master
  SAP Material Master стало центральным хранилищем всех данных по материалам. Именно здесь IPS и BMAX создают и расширяют записи. В этом же слое применяются правила управления и представления, которые обеспечивают стабильное качество данных и их единообразие во всех подразделениях и регионах.

Результаты

За счет интеграции IPS и BMAX и переноса всего процесса внутрь SAP заказчик смог добиться следующих результатов:

• Сокращение времени обработки: сквозной процесс запроса и создания материала, который раньше мог занимать до двух дней, сократился до менее чем 30 минут от начала до конца;
• Экономия времени до 90%: автоматическое заполнение данных, создание материалов по правилам и упрощенные согласования дали кратный выигрыш по времени по сравнению с прежним ручным процессом;
• Единый источник истины в SAP: все данные и рабочие процессы были перенесены из SharePoint и цепочек писем в SAP. В результате мастер-данные материалов стали храниться и обрабатываться в одном согласованном контуре;
• Улучшение качества данных и повышение управляемости: команда по мастер-данным сместила фокус с ручного ввода на управление и контроль качества данных. Это снизило количество ошибок и переделок и повысило общую целостность информации;
• Более высокая вовлеченность и прозрачность для бизнеса: пользователи получили доступ к статусу заявок, согласованиям и ходу создания материалов в реальном времени, а также возможность гибко добавлять согласующих. Это усилило ответственность и сократило число потерянных или зависших заявок;
• Масштабируемость под рост бизнеса: решение уже поддерживает создание порядка 62 000 новых материалов в год для одного подразделения и может масштабироваться дальше как по объему, так и за счет тиражирования на другие дивизионы без серьезного вовлечения IT-отдела или консультантов.