Transformacja procesów wewnętrznych dużego banku w Europie Wschodniej

Automatyzacja ponad 90% procesów biznesowych i integracja kluczowych obszarów działalności banku w ramach zintegrowanego środowiska SAP.

Klient

Klientem projektu był jeden z największych banków w Europie Wschodniej, założony na początku lat 90. Bank jest liderem na regionalnym rynku finansowym i posiada sieć oddziałów w kilku krajach.

Instytucja oferuje szeroki zakres usług finansowych, obejmujących m.in. kredyty, rozwiązania inwestycyjne, bankowość korporacyjną i detaliczną. Bank zatrudnia około 15 000 pracowników i obsługuje miliony klientów.

Dynamiczna skala działalności oraz rozbudowana struktura organizacyjna wymagały sprawnego zarządzania procesami finansowymi, zakupowymi, kadrowymi i operacyjnymi. Bank zdecydował się na modernizację środowiska IT, aby zwiększyć automatyzację, poprawić dostęp do danych i usprawnić zarządzanie procesami w całej organizacji.

Wyzwania

Wraz z rozwojem organizacji dotychczasowe procesy wewnętrzne przestały odpowiadać skali i wymaganiom działalności banku. Znaczna część zadań była wykonywana ręcznie, a informacje były powielane w różnych systemach. Prowadziło to do zwiększonego ryzyka błędów, większego nakładu pracy oraz ograniczonej efektywności operacyjnej.

Kolejnym wyzwaniem było rozproszenie danych i systemów. Brak jednego, spójnego środowiska informacyjnego utrudniał monitorowanie procesów i szybki dostęp do danych potrzebnych do podejmowania decyzji.

Bank potrzebował również lepszej kontroli nad budżetami, zakupami i gospodarką materiałową. Istotnym elementem projektu było więc stworzenie skalowalnego rozwiązania, które można byłoby dostosować do potrzeb różnych jednostek i oddziałów organizacji.

Główne cele projektu

• ograniczenie liczby procesów wykonywanych ręcznie,
• automatyzacja kluczowych operacji biznesowych,
• zwiększenie możliwości raportowania i analizy danych,
• poprawa skalowalności procesów i systemów,
• zwiększenie kontroli nad budżetami i gospodarką materiałową,
• integracja rozproszonych systemów i danych.

Kluczowym zadaniem było stworzenie spójnego środowiska IT, które zapewniłoby bankowi większą przejrzystość procesów i umożliwiło efektywne zarządzanie danymi w skali całej organizacji.

Zintegrowane środowisko SAP

Po analizie procesów biznesowych i istniejącego środowiska IT LeverX zaproponował stworzenie zintegrowanego ekosystemu opartego na platformie SAP.

Zakres wdrożenia obejmował moduły:

• SAP FI – finanse i księgowość,
• SAP MM – gospodarka materiałowa i zakupy,
• SAP FM – zarządzanie funduszami i budżetami,
• SAP PS – zarządzanie projektami,
• SAP RE-FX – zarządzanie nieruchomościami,
• SAP HR – zarządzanie zasobami ludzkimi,
• SAP CO – controlling,
• SAP FI-AA – rachunkowość środków trwałych,
• SAP BW – raportowanie i analiza danych.

Celem integracji było ograniczenie fragmentacji systemowej i stworzenie wspólnego środowiska danych dla różnych obszarów działalności banku.

Istotnym elementem rozwiązania była również integracja elektronicznego zarządzania dokumentami oraz mechanizmów kontroli budżetowej. Dzięki temu bank uzyskał lepszy dostęp do aktualnych informacji i większą przejrzystość procesów finansowych oraz operacyjnych.

Wdrożenie i transformacja procesów

Za realizację projektu odpowiadał zespół dziewięciu doświadczonych specjalistów LeverX, którzy przeanalizowali procesy i procedury funkcjonujące w organizacji. Na tej podstawie zidentyfikowali obszary wymagające optymalizacji oraz zaprojektowali sposób ich automatyzacji.

Jednym z istotnych aspektów projektu było dostosowanie rozwiązania do potrzeb różnych grup użytkowników — od działów zakupów i finansów po księgowość, kadry i kadrę zarządzającą.

Projekt trwał dwa lata i obejmował zarówno wdrożenie rozwiązania, jak i transformację istniejących sposobów pracy.

Od początku prac szczególną uwagę poświęcono zachowaniu kontroli nad procesami — od etapu planowania i projektowania rozwiązania po jego wdrożenie. Zautomatyzowane procesy księgowe i raportowe zostały przygotowane z uwzględnieniem wymagań Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) oraz wysokich wymagań dotyczących bezpieczeństwa informacji.

Dopasowanie SAP do potrzeb użytkowników

Eksperci LeverX zintegrowali rozwiązanie i skonfigurowali poszczególne funkcje oraz moduły zgodnie ze specyfiką działalności banku.

Szczególnym wyzwaniem była transformacja wieloletnich procedur i sposobów pracy. Automatyzacja wymagała nie tylko zmian technologicznych, ale również ponownego zdefiniowania części procesów i zakresów odpowiedzialności.

Dlatego ważnym elementem wdrożenia było przygotowanie pracowników do pracy w nowym środowisku. Po uruchomieniu rozwiązania przeprowadzono kompleksowe szkolenia dla użytkowników. Eksperci LeverX przedstawili nowe procedury, wyjaśnili zmiany w codziennej pracy oraz wsparli pracowników w przejściu na nowe sposoby realizacji procesów.

Rezultaty

W wyniku projektu ponad 90% procesów biznesowych banku zostało zautomatyzowanych.

Zintegrowane środowisko SAP pozwoliło bankowi:

• ograniczyć liczbę operacji wykonywanych ręcznie,
• zwiększyć przejrzystość procesów,
• poprawić dostęp do aktualnych danych,
• usprawnić raportowanie,
• zwiększyć kontrolę nad procesami finansowymi i operacyjnymi,
• ograniczyć koszty operacyjne,
• poprawić efektywność pracy poszczególnych działów.

Dostęp do aktualnych informacji umożliwił kadrze zarządzającej sprawniejsze monitorowanie działalności i podejmowanie decyzji na podstawie bardziej spójnych danych.

Z wdrożonego systemu korzysta obecnie ponad 1000 pracowników z różnych obszarów organizacji, w tym zarządzania budżetem, zakupów, HR, księgowości, finansów i gospodarki magazynowej. Projekt został zrealizowany w terminie i zgodnie z założonym budżetem.

Chcesz usprawnić procesy biznesowe dzięki SAP?
Porozmawiaj z ekspertami LeverX o możliwościach automatyzacji, integracji systemów i transformacji procesów w Twojej organizacji. Umów konsultację z ekspertem LeverX