Integrierte Produktentwicklungs- und Projektprozesse mit SAP

Der Kunde & das Projekt auf einen Blick

Ein führender Hersteller von Getränkeschankanlagen wollte Produktentwicklung, Engineering und Projektmanagement stärker integrieren. Gemeinsam mit LeverX entstand schrittweise eine zentrale SAP-basierte Prozess- und Datenlandschaft – von technischen Dokumenten und CAD-Daten bis zu Projekten, Ressourcen und Engineering Changes.

• 500.000+ CAD-Dateien analysiert und in SAP DMS überführt

• 120 Projekte in SAP PPM eingerichtet

• 14 Datensilos konsolidiert

• 17 Dokumenttypen zentral in SAP DMS abgebildet

Die Herausforderung

Der Kunde stand vor mehreren internen Herausforderungen, die insbesondere durch Produktdesignänderungen, kundenspezifische Verbesserungswünsche und einen aufwendigen Prozess zur Entwicklung neuer Produkte entstanden.

Produkt- und Engineering-Informationen waren über verschiedene Systeme und Datenquellen verteilt. Gleichzeitig fehlte eine durchgängige Verbindung zwischen technischen Dokumenten, SAP-Stammdaten, Projektinformationen und Änderungsprozessen.

Zu den wichtigsten Herausforderungen gehörten:

• verteilte Produkt-, Projekt- und Engineering-Daten,
• mehrere voneinander getrennte Datensilos,
• eine bestehende Projektmanagement-Lösung mit begrenzter Integration,
• hoher manueller Aufwand bei Entwicklungs- und Änderungsprozessen,
• eingeschränkte Transparenz über Projekte und Ressourcen,
• aufwendige Genehmigungsprozesse,
• fehlende durchgängige Verbindung zwischen Dokumenten und SAP-Stammdaten,
• hoher Aufwand für Management-Reporting und Statusinformationen.

Der Kunde benötigte daher keine isolierte Einzellösung, sondern eine integrierte Plattform für Produktentwicklung, Engineering, Dokumentenmanagement und Projektsteuerung.

Eingesetzte Lösungen und Technologien

Im Rahmen der Transformation kamen unter anderem folgende Lösungen zum Einsatz:

• SAP Portfolio and Project Management (SAP PPM)
• SAP Document Management System (SAP DMS)
• SAP CAD Integration
• SAP Visual Enterprise
• Engineering Change Management
• LeverX Integrated Process Solution (IPS)
• SAP ERP als zentrale Plattform

Projektumfang

Phase 1: Zentrale Dokumentenbasis und CAD-Integration

In der ersten Phase lag der Fokus auf dem Aufbau einer zentralen Datenbasis für technische Dokumente und Engineering-Informationen.

LeverX implementierte SAP CAD Integration und SAP Visual Enterprise in Verbindung mit SAP DMS.

Dadurch konnten technische Dokumente, Versionen, Revisionen und Änderungshistorien zentral verwaltet und mit den entsprechenden SAP-Stammdaten verknüpft werden.

Im Rahmen der Migration wurden:

• mehr als 500.000 CAD-Dateien analysiert,
• Daten aus PDMWorks und verschiedenen Netzwerklaufwerken übernommen,
• 17 unterschiedliche Dokumenttypen in SAP DMS abgebildet,
• einheitliche Sicherheits- und Änderungskontrollen für technische Dokumente geschaffen.

Damit entstand die Grundlage für eine zentrale und konsistente Verwaltung von Produkt- und Engineering-Dokumenten.

Phase 2: Ablösung der bestehenden Projektmanagement-Lösung durch SAP PPM

In der zweiten Phase stand die Projektsteuerung im Mittelpunkt.

Die bisherige Projektmanagement-Software wurde durch SAP Portfolio and Project Management (SAP PPM) ersetzt.

Ziel war es, mehr Transparenz über laufende Projekte und die eingesetzten Ressourcen zu schaffen.

Die neue Lösung ermöglichte unter anderem:

• Projekte zentral anzulegen und zu verwalten,
• Ressourcen Projekten zuzuordnen,
• projektbezogene Arbeitszeiten zu erfassen,
• Verfügbarkeiten und Abwesenheiten von Ressourcen zu berücksichtigen,
• Projektstatus und Meilensteine auszuwerten,
• Projektinformationen für das Management bereitzustellen.

Insgesamt wurden 120 Projekte in SAP PPM eingerichtet.

Darüber hinaus wurden:

• fünf Ebenen für die Genehmigung von Ausgaben konfiguriert,
• ein Statusnetzwerk für die Projektsteuerung aufgebaut,
• ein KPI-Dashboard auf Grundlage von rund 200 Spalten mit Projektdaten erstellt,
• Reports zu Projektstatus, wichtigen Meilensteinen und zugewiesenen Arbeitsstunden entwickelt.

Dadurch erhielt das Management einen deutlich besseren Überblick über Projekte, Ressourcen und laufende Initiativen.

Phase 3: Engineering Change Management und Workflow-Automatisierung

In der dritten Phase wurde die Lösung um Engineering-Change-Prozesse und Workflow-Automatisierung erweitert.

Gleichzeitig erfolgte ein Upgrade der zugrunde liegenden SAP-Plattform.

Mit der Integrated Process Solution (IPS) von LeverX erhielt der Kunde die Möglichkeit, wichtige Produktentwicklungs- und Änderungsprozesse flexibler abzubilden.

Die Engineering-Teams konnten neue Workflows unter anderem für folgende Prozesse erstellen:

• Engineering Changes,
• Änderungsmitteilungen,
• Stammdatenmanagement,
• Freigaben und Genehmigungen.

Zusätzlich entwickelte LeverX einen E-Mail-basierten Genehmigungsworkflow.

Dadurch können Benutzer bestimmte Änderungen direkt über den Workflow genehmigen, ohne sich dafür separat im SAP-System anmelden zu müssen.

Das reduzierte manuelle Arbeitsschritte und vereinfachte die Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Teams.

Phase 4: Erweiterung von Portfolio- und Projektmanagement

In einer weiteren Phase wurden die bestehenden SAP-PPM-Funktionen ausgebaut.

Der Schwerpunkt lag auf:

• Projektressourcenmanagement,
• Projektkostenmanagement,
• erweitertem Projekt-Reporting,
• PPM-Workflows,
• Management-Dashboards,
• Dokumentenmanagement für Projektdokumente,
• Freigabe von Projektphasen.

Die in der vorherigen Phase aufgebauten Management-Dashboards wurden auf Grundlage der wachsenden Datenbasis weiterentwickelt.

Eine erweiterte Dashboard-Version nutzte rund 250 Spalten mit Projektdaten.

Zusätzlich wurde ein einfaches Dokumentenmanagement für Projektdokumente eingerichtet, um auch im Projektmanagement eine zentrale Informationsquelle innerhalb der SAP-Landschaft zu schaffen.

LeverX IPS wurde außerdem eingesetzt, um den Workflow für die Freigabe von Projektphasen zu automatisieren.

Der Mehrwert

Der Kunde entschied sich für LeverX aufgrund der Kombination aus SAP-Expertise, Projektmanagement-Know-how, Erfahrung mit Engineering-Change-Prozessen und fundiertem Verständnis der diskreten Fertigung.

Ein wesentlicher Bestandteil des Vorgehens war eine initiale Bewertung der bestehenden Prozesse und Systeme.

Auf dieser Grundlage entstand eine Roadmap für eine gemeinsame, zentrale Datenbasis und klar definierte Zielprozesse.

Ursprünglich wurden zwölf Datensilos für die Konsolidierung identifiziert. Im Verlauf des Projekts konnten insgesamt 14 Datensilos zusammengeführt werden.

Die wichtigsten qualitativen Verbesserungen waren:

• strukturiertere Produktentwicklungs- und Supportprozesse,
• höhere Transparenz über Projekte und Ressourcen,
• Automatisierung manueller Arbeitsschritte,
• Reduzierung redundanter Datenbestände,
• weniger nicht wertschöpfende Tätigkeiten,
• bessere Entscheidungsgrundlagen für das Management,
• konsistentere Engineering- und Änderungsprozesse,
• eine zentrale Datenbasis für Dokumente, Projekte und Stammdaten.

Die Ergebnisse

Die Transformation führte zu messbaren Verbesserungen in Produktentwicklung, Engineering und Projektmanagement.

35 % kürzere Bearbeitungszeit bei größeren Anfragen

Die Bearbeitungszeit für neue Produktentwicklungen und größere Kundenanfragen im Engineering Services Bereich wurde um 35 % reduziert.

Dadurch konnten die benötigten Informationen pro Kundenauftrag deutlich schneller für die Produktion bereitgestellt werden.

71 % schnellere Bearbeitung kleiner Kundenanfragen

Die Bearbeitungszeit für kleinere Kundenanfragen im Engineering Services Bereich wurde um 71 % reduziert.

Von 8,3 auf 2,4 Monate bis zum ersten Verkauf

Die durchschnittliche Zeit zwischen der Einrichtung eines Produkts in SAP und dem ersten Verkauf wurde um 71 % reduziert – von 8,3 auf 2,4 Monate.

8 % weniger Nacharbeit bei Engineering Changes

Die Nacharbeit bei technischen Änderungsanfragen konnte um 8 % reduziert werden.

50 % weniger offene Engineering-Change-Anfragen

Die Zahl der technischen Änderungsanfragen in der Warteschlange sank von 500 auf 250.

Schnellere Produktionsbereitschaft

Durch die optimierten Prozesse konnten relevante Informationen pro Kundenauftrag deutlich früher für die Produktion bereitgestellt werden.

50 % mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben

Bei 20 Mitarbeitenden führten die Verbesserungen zu 50 % mehr verfügbarer Zeit für prioritäre Aufgaben.

Dazu gehörten insbesondere:

• Qualitätssicherung,
• neue Produktentwicklung,
• Bearbeitung von Kundenanfragen.

Kosteneinsparungen durch Automatisierung und Systemkonsolidierung

Durch die automatisierte PDF-Erstellung mit einer Conversion Engine konnte der Bedarf an 100 zusätzlichen SAP-Lizenzen in der Fertigung vermieden werden.

Weitere Einsparungen entstanden durch die Ablösung bestehender PM- und PDM-Software.

Automatisierte elektronische Bestellanforderungen

Durch die Kombination von SAP DMS und SAP PPM konnten elektronische Bestellanforderungen mit Workflow-Unterstützung automatisiert werden.

90 % weniger manueller Aufwand für Website-Inhalte

Durch die Nutzung von SAP-Materialstammdaten zur Versorgung der Kundenwebsite wurde der entsprechende manuelle Aufwand für Grafikdesigner um 90 % reduziert.

Eine integrierte Grundlage für Produktentwicklung und Projektsteuerung

Der zentrale Mehrwert des Projekts lag nicht in einer einzelnen Technologie.

Durch die Verbindung von Dokumentenmanagement, CAD-Daten, Projektmanagement, Engineering Change Management, SAP-Stammdaten und automatisierten Workflows entstand eine integrierte Prozess- und Datenlandschaft.

Damit konnte das Unternehmen:

• Produkt- und Engineering-Dokumente zentral verwalten,
• technische Daten mit SAP-Stammdaten verbinden,
• Projekte und Ressourcen zentral steuern,
• Projektstatus und Meilensteine transparenter verfolgen,
• Engineering-Change-Prozesse standardisieren,
• Genehmigungsworkflows automatisieren,
• Datensilos reduzieren,
• manuelle Tätigkeiten verringern,
• Managemententscheidungen auf einer konsistenteren Datenbasis treffen.

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