Wdrożenie rozwiązania PLM w produkcji urządzeń do dozowania napojów

Producent urządzeń do podawania napojów potrzebował uporządkować zarządzanie dokumentacją, zmianami technologicznymi i projektami produktowymi. LeverX wsparł stopniowe wdrażanie SAP PLM, pomagając skrócić czas rozwoju nowych produktów o 35% i zmniejszyć kolejkę zmian technologicznych o 50%.

Klient

Klient to globalny producent urządzeń do dozowania i podawania napojów, dostarczający rozwiązania dla sektora gastronomicznego, handlu detalicznego i HoReCa.

Ze względu na obowiązującą umowę NDA nazwa firmy nie jest ujawniana.

Firma projektuje i produkuje szeroki portfel wysoko konfigurowalnych urządzeń. Duża liczba wariantów konstrukcyjnych oznacza częste zmiany inżynieryjne, wynikające zarówno z rozwoju produktów, jak i indywidualnych wymagań klientów.

Skala działalności przekładała się również na dużą ilość dokumentacji technicznej i danych CAD, które przed rozpoczęciem projektu były rozproszone pomiędzy różnymi systemami i lokalizacjami.

Wyzwanie biznesowe

Przed rozpoczęciem współpracy dane produktowe klienta były przechowywane w kilkunastu niezależnych systemach i na dyskach sieciowych. Brakowało jednego, wiarygodnego źródła informacji o produkcie.

W praktyce oznaczało to, że zespoły inżynieryjne musiały:

• szukać dokumentacji w różnych lokalizacjach,
• ręcznie obsługiwać część zmian inżynieryjnych,
• pracować z wieloma systemami jednocześnie,
• kontrolować różne wersje dokumentacji,
• poświęcać czas na zadania administracyjne zamiast na rozwój produktów.

Problem stawał się coraz bardziej widoczny wraz ze wzrostem liczby wariantów produktowych i zmian zgłaszanych przez klientów.

Największe wyzwania obejmowały:

• brak jednego źródła prawdy dla danych CAD i dokumentacji technicznej,
• czasochłonny, ręczny obieg zmian inżynieryjnych,
• ograniczoną widoczność portfela projektów rozwojowych,
• trudności w monitorowaniu obciążenia zespołów inżynieryjnych,
• wydłużony czas reakcji na zgłoszenia klientów,
• ryzyko wykorzystania nieaktualnej dokumentacji konstrukcyjnej.

Potrzebne było rozwiązanie, które nie tylko uporządkuje dane, ale przede wszystkim połączy je z procesami biznesowymi.

Rozwiązanie

Klient zdecydował się wykorzystać środowisko SAP jako podstawę do zarządzania cyklem życia produktu. LeverX zaprojektował i przeprowadził wdrożenie w modelu etapowym, dzięki czemu kolejne obszary były uruchamiane wraz z rozwojem potrzeb organizacji.

Projekt obejmował rozwiązania z obszaru PLM, w tym:

• SAP IPD – rozwiązanie SAP wspierające procesy związane z rozwojem i wprowadzaniem produktów,
• SAP DMS – centralne zarządzanie dokumentacją techniczną i jej wersjami,
• integrację CAD z SAP przy wykorzystaniu SAP Engineering Control Center,
• SAP Visual Enterprise – wizualizację modeli 3D,
• SAP PPM – zarządzanie portfelem i projektami rozwojowymi,
• Engineering Change Management – uporządkowanie procesu zmian inżynieryjnych,
• SAP Business Workflow,
• Integrated Process Solution (IPS) – autorskie rozszerzenie LeverX.

Przed rozpoczęciem prac LeverX przeprowadził analizę przedwdrożeniową. Zidentyfikowano 12 głównych silosów danych wymagających konsolidacji. W toku projektu zakres został rozszerzony do 14 źródeł, które można było zintegrować lub objąć procesem konsolidacji.

Istotnym elementem podejścia było stopniowe przechodzenie od rozproszonych narzędzi do wspólnego środowiska SAP – bez konieczności jednorazowej przebudowy wszystkich procesów.

Projekt rozpoczął się w środowisku SAP ERP (SAP ECC). Doświadczenia z tego wdrożenia pokazują jednak podejście do PLM, które można wykorzystać również w środowiskach SAP S/4HANA.

Istotnym elementem podejścia było stopniowe przechodzenie od rozproszonych narzędzi do wspólnego środowiska SAP – bez konieczności jednorazowej przebudowy wszystkich procesów.

Projekt rozpoczął się w środowisku SAP ERP (SAP ECC). Doświadczenia z tego wdrożenia pokazują jednak podejście do PLM, które można wykorzystać również w środowiskach SAP S/4HANA.

Etap 2. Zarządzanie portfelem projektów w SAP PPM

Kolejnym obszarem była organizacja projektów rozwojowych.

SAP PPM zastąpił wcześniejsze, odrębne narzędzie do zarządzania projektami. Wdrożenie objęło:

• tworzenie i prowadzenie projektów,
• przydział zasobów,
• rejestrację czasu pracy,
• zarządzanie nieobecnościami zespołów projektowych,
• uporządkowanie 120 projektów rozwojowych,
• pięć poziomów akceptacji,
• pulpit KPI oparty na ponad 200 kolumnach danych projektowych.

Kierownictwo zyskało jeden widok na portfel projektów oraz większą przejrzystość wykorzystania zasobów.

Etap 3. Zarządzanie zmianą inżynieryjną

Następny etap koncentrował się na procesie Engineering Change Management.

W ramach prac:

• rozbudowano SAP DMS,
• zaktualizowano platformę SAP,
• wdrożono proces zarządzania zmianą inżynieryjną wraz z obiegiem akceptacji,
• wdrożono IPS (Integrated Process Solution) – autorskie rozszerzenie LeverX,
• zaprojektowano proces akceptacji zmian dostępny bez konieczności logowania użytkownika bezpośrednio do SAP.

Ostatni element był szczególnie istotny z perspektywy użytkowników. Akceptacja zmian mogła odbywać się bezpośrednio z poziomu poczty elektronicznej, przy zachowaniu kontroli procesu i uprawnień po stronie SAP.

Etap 4. Rozszerzenie zarządzania portfelem i projektami

Czwarty etap projektu obejmuje dalszy rozwój SAP PPM.

Zakres rozszerzenia obejmuje m.in.:

• zarządzanie zasobami projektowymi,
• zarządzanie kosztami projektów,
• bardziej rozbudowane raportowanie,
• workflow PPM,
• uproszczone zarządzanie dokumentacją projektową (Easy Document Management).

Celem jest dalsze integrowanie danych projektowych i dokumentacji w ramach wspólnego środowiska.

Architektura rozwiązania

Centralnym elementem architektury jest SAP DMS, który pełni funkcję repozytorium dokumentacji technicznej.

Rozwiązanie zostało zintegrowane z:

• narzędziami CAD poprzez SAP Engineering Control Center,
• SAP Visual Enterprise do wizualizacji modeli 3D,
• SAP PPM i dokumentacją projektową,
• SAP Business Workflow,
• IPS – rozszerzeniem LeverX wspierającym proces akceptacji zmian,
• witryną internetową klienta.

Integracja z CAD pozwoliła powiązać dane konstrukcyjne z danymi podstawowymi w SAP. Z kolei automatyczne zasilanie witryny internetowej danymi z Material Master ograniczyło konieczność ręcznego przepisywania informacji produktowych przez zespół graficzny.

Tak zaprojektowane środowisko ograniczyło liczbę miejsc, w których przechowywane są dane produktu, a jednocześnie zmniejszyło potrzebę bezpośredniego dostępu części użytkowników do SAP.

Najważniejsze wyzwania techniczne

Skala projektu sprawiła, że sama konfiguracja systemu była tylko częścią zadania. Kluczowe było uporządkowanie istniejących danych i procesów bez zakłócania pracy zespołów.

Najważniejsze wyzwania obejmowały:

Migrację ponad 500 000 plików CAD

Dane pochodziły z PDMWorks oraz dysków sieciowych. Migracja wymagała zachowania historii wersji i odpowiednich powiązań pomiędzy dokumentacją a danymi produktu.

Integrację procesu zmian z codzienną pracą użytkowników

Zamiast wymagać od wszystkich osób zaangażowanych w proces pracy bezpośrednio w SAP, LeverX zaprojektował obieg akceptacji dostępny z poziomu poczty elektronicznej.

Konsolidację danych z 14 źródeł

Początkowa analiza wskazała 12 silosów danych. W trakcie projektu zidentyfikowano kolejne dwa źródła, które zostały objęte zakresem konsolidacji.

Pracę z rozbudowanym zestawem danych projektowych

Pulpit KPI dla SAP PPM został zbudowany na podstawie ponad 200 kolumn danych pochodzących z wcześniejszego narzędzia do zarządzania projektami.

Modernizację środowiska SAP bez zatrzymania kluczowych procesów

Aktualizacja platformy była realizowana równolegle z dalszym rozwojem procesów zarządzania zmianą.

Automatyzację publikacji danych produktowych

Integracja z witryną klienta pozwoliła ograniczyć ręczne przepisywanie informacji z SAP i skrócić czas aktualizacji danych przez zespół graficzny.

Wyniki

Projekt przyniósł mierzalne efekty zarówno w obszarze inżynierii, jak i zarządzania produktem.

• 35% krótszy czas realizacji projektów rozwojowych

Czas realizacji nowych projektów rozwojowych i istotnych zgłoszeń klientów w dziale inżynierii został skrócony o 35%. W praktyce oznaczało to skrócenie przygotowania zlecenia do produkcji nawet o 29–32 dni.

• 71% krótszy czas obsługi drobnych zgłoszeń

Automatyzacja i uporządkowanie procesu pozwoliły skrócić czas obsługi mniej złożonych zgłoszeń klientów o 71%.

• 71% krótszy czas od konfiguracji do pierwszej sprzedaży

Czas od konfiguracji urządzenia w SAP do pierwszej sprzedaży skrócił się z 8,3 do 2,4 miesiąca. To jeden z najważniejszych efektów projektu z perspektywy biznesowej – szybsze przejście od przygotowania produktu do jego komercjalizacji.

• 50% mniej zaległych zmian inżynieryjnych

Kolejka oczekujących zmian została zmniejszona z 500 do 250 zgłoszeń.

• 8% mniej poprawek

Liczba poprawek wynikających z błędów w zmianach inżynieryjnych została ograniczona o 8%.

• Do 50% czasu odzyskanego przez zespoły

U 20 pracowników uwolniono do 50% czasu, który wcześniej był przeznaczany na czynności administracyjne i obsługę procesów. Zespoły mogły przeznaczyć go na zadania o większej wartości biznesowej, m.in. rozwój produktów, jakość i obsługę zgłoszeń klientów.

• Niższe koszty licencyjne

Automatyzacja generowania plików PDF pozwoliła uniknąć zakupu 100 dodatkowych licencji SAP dla użytkowników w obszarze produkcji.

Dodatkowe oszczędności wynikały z możliwości wycofania odrębnych narzędzi wykorzystywanych wcześniej do zarządzania projektami i danymi produktowymi.

• 90% mniej pracy przy aktualizacji danych na stronie

Automatyczne zasilanie witryny danymi z SAP Material Master ograniczyło czas pracy zespołu graficznego związany z aktualizacją informacji produktowych o 90%.

Co zmieniło się w organizacji?

Najważniejszym efektem projektu nie było samo wdrożenie kolejnych komponentów SAP. Zmienił się sposób pracy z informacją o produkcie.

Dane CAD, dokumentacja techniczna, dane podstawowe, projekty rozwojowe i zmiany inżynieryjne zostały połączone w jednym środowisku. Dzięki temu zespoły nie muszą już w takim stopniu szukać informacji pomiędzy niezależnymi systemami.

Dla organizacji oznacza to przede wszystkim:

• szybsze wprowadzanie produktów i zmian na rynek,
• lepszą kontrolę nad dokumentacją techniczną,
• mniejsze ryzyko pracy na nieaktualnych danych,
• większą przejrzystość projektów rozwojowych,
• sprawniejsze zarządzanie zmianami inżynieryjnymi,
• niższe koszty licencyjne i utrzymaniowe,
• mniej pracy administracyjnej po stronie zespołów inżynieryjnych.
  

   

Technologie wykorzystane w projekcie

• SAP IPD – rozwiązanie SAP w obszarze Product Lifecycle Management
• SAP DMS (SAP Document Management System)
• SAP PPM (SAP Portfolio and Project Management)
• SAP Engineering Control Center (SAP ECTR)
• SAP Visual Enterprise
• SAP Business Workflow
• Engineering Change Management
• Integrated Process Solution (IPS) – autorskie rozszerzenie LeverX
• SAP Material Master
• integracja CAD z SAP

Dlaczego LeverX?

Projekty PLM wymagają połączenia dwóch perspektyw: znajomości technologii SAP oraz zrozumienia tego, jak w rzeczywistości pracują zespoły inżynieryjne, R&D i produkcja.

LeverX od ponad 20 lat realizuje projekty SAP dla organizacji produkcyjnych i przemysłowych. Firma ma na koncie ponad 1500 projektów SAP oraz ponad 900 klientów na całym świecie.

W obszarze PLM LeverX realizuje projekty obejmujące m.in. zarządzanie danymi produktu, dokumentacją techniczną, integrację CAD, Engineering Change Management oraz integrację procesów PLM z pozostałymi obszarami SAP.

Doświadczenie obejmuje zarówno wdrożenia, jak i modernizację istniejących środowisk SAP oraz integrację rozwiązań PLM z systemami wykorzystywanymi przez zespoły inżynieryjne.

Sprawdź, jak PLM z SAP może usprawnić zarządzanie produktami w Twojej firmie.
Umów konsultację z ekspertem LeverX