Övergång till SAP Ariba Cloud för centraliserad inköpshantering

LeverX-teamet migrerade kundens äldre system till SAP Ariba Cloud och hjälpte till att lösa ledningsproblem genom att förena inköpshantering och logistikprocesser

Kunden

Kunden är en av de största tillverkarna av skogsprodukter med eget avverkningsföretag som specialiserar sig på produktion av ett brett utbud av produkter med höga marginaler.

Utmaning

På grund av den snabba tillväxten blev det alltmer utmanande att hantera företagets affärsprocesser. Kunden stod inför följande problem:

• Många fel och problem i inköpsarbetet på grund av stuprörsprocesser.
• Brist på enhetliga standarder för logistikhanteringen, vilket ledde till lägre produktivitet och kommunikationsproblem.

Vår kund hade också följande mål:

• Förbättra produktiviteten i verksamheten, vilket skulle leda till nya kommersiella erbjudanden.
• Minska de mänskliga riskfaktorerna.
• Minska arbetskostnaderna och förbättra effektiviteten i upphandlingsprocessen.
• Öka antalet leverantörer för att förbättra konkurrensmiljön.
• Testa marknaden för att nå ut till internationella kunder.

Lösningen

Med stöd av LeverX experter tog kunden itu med ledningsutmaningar genom att förena inköps- och logistikprocesser och standardisera arbetsflöden över hela företaget. Upphandlingsprocesser i 15 dotterbolag migrerades från ett äldre landskap till en centraliserad, molnbaserad miljö.

Projektet omfattade kravinsamling i nära samarbete med kundens nyckelanvändare och IT-team, lösningskonfiguration baserat på affärsbehov samt uppsättning av integrationer med befintliga företagssystem för att säkerställa konsekvent datautbyte och rapportering. Vi genomförde också systemtester, felsökning och användarstödjande aktiviteter för att stödja en smidig övergång till den nya verksamhetsmodellen.

Milstolpar

Vårt team levererade projektet genom en strukturerad implementeringsmetod i 12 steg, som omfattade hela lösningens livscykel från koncept till support efter driftsättning.

Steg 1 - Koncept och bedömning

LeverX analyserade befintliga inköps- och logistikprocesser, definierade arkitektur på hög nivå, identifierade integrationspunkter med relaterade system och beskrev projektets omfattning. Teamet tog också fram inledande material, bland annat för SAP Shared Services, och undersökte olika scenarier för leverantörsengagemang.

Steg 2 - Design

Under designfasen samlades detaljerade affärsmässiga och tekniska krav in. Våra specialister utvecklade målprocesser i SAP Ariba-format, definierade integrationsarkitektur, fastställde krav på masterdata, utformade leverantörsengagemang och rollmodell samt identifierade luckor i regelverket som krävde förbättringar.

Steg 3 - Realisering

Lösningen konfigurerades baserat på den godkända designen. Upphandlings- och leverantörskvalificeringsmallar skapades, integrationsflöden implementerades, datamigreringsscenarier förbereddes och inledande testaktiviteter genomfördes.

Steg 4 - Testning

Omfattande testning genomfördes, inklusive fristående SAP Ariba-testning och integrationstestning med SAP S/4HANA. Identifierade problem analyserades och löstes, och scenarier för leverantörsengagemang validerades.

Steg 5 - Utbildning och förberedelser för driftsättning

Vi slutförde systeminställningar, migrerade konfigurationer till produktionsmiljön, laddade produktionsdata, förberedde driftdokumentation och levererade utbildning för slutanvändare för att säkerställa beredskap för go-live.

Steg 6 - Go-live och inledande support

Efter go-live tillhandahöll LeverX initialt driftstöd, hjälpte användare under övergångsperioden och säkerställde stabil drift av SAP Ariba Shared Services innan lösningen överfördes till standardsupport.

Steg 7 - Löpande användarstöd

Ytterligare användarutbildningar genomfördes efter behov för att stödja införandet och hantera förändrade affärskrav.

Steg 8 - Stabilisering och optimering

Under stabiliseringsfasen gav vi stöd till affärsanvändare, finjusterade upphandlingsmallar och kvalificeringsprocesser, introducerade leverantörer och genomförde stegvisa förbättringar för att förbättra systemets prestanda och användbarhet.

Steg 9 - Integration

Lösningen integrerades helt med SAP S/4HANA, inklusive SSO-konfiguration (single sign-on) och synkronisering av deltamasterdata för att säkerställa konsekventa data i alla system.

Steg 10 - Avancerad utbildning

Riktade utbildningssessioner genomfördes för att stödja användare som arbetar med integrerade SAP S/4HANA- och SAP Ariba-processer.

Steg 11 - Operativt stöd

LeverX tillhandahöll löpande systemsupport, löste incidenter och överförde gradvis kunskap och ansvar till kundens interna supportteam.

Steg 12 - Riktat expertstöd

I det sista steget stöttade vårt expertteam kundens specialister med att lösa komplexa incidenter på begäran.

Teknisk stack

Lösningen bygger på SAP:s integrerade upphandlings- och ERP-landskap, vilket säkerställer processstandardisering, transparens och skalbarhet över hela företaget.

• Upphandlings- och sourcingplattform: SAP Ariba Sourcing
  SAP Ariba Sourcing används för att hantera inköpshändelser, leverantörsval och förhandlingar i en centraliserad miljö, vilket möjliggör standardiserade och transparenta upphandlingsprocesser i alla dotterbolag.
• Plattform för leverantörshantering: SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance
  SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance stödjer leverantörers onboarding, kvalificering och prestationshantering, vilket ger centraliserad kontroll över leverantörsdata, utvärdering och pågående samarbete.
• Centralt ERP-system: SAP S/4HANA
  SAP S/4HANA fungerade som det centrala transaktionssystemet och integrerades med upphandlingsplattformen för att säkerställa konsekventa stam- och transaktionsdata samt sömlös processhantering från början till slut.
• Datalagring och rapportering: SAP BW/4HANA
  SAP BW/4HANA användes för att stödja rapporterings- och analyskrav genom att konsolidera inköps- och verksamhetsdata, vilket möjliggjorde förbättrad synlighet och datadrivet beslutsfattande.

Resultat

Som ett resultat av övergången till SAP Ariba och dess integration med det befintliga ERP-landskapet uppnådde kunden en enhetlig upphandlingsmiljö i alla dotterbolag.

Det implementerade tillvägagångssättet gav följande affärsresultat:

• Centraliserade och standardiserade upphandlingsprocesser i hela koncernen.
• Förbättrad transparens i upphandlingsaktiviteter och leverantörsinteraktioner.
• Minskade fel orsakade av fragmenterade processer och manuella operationer.
• Ökad effektivitet i inköpsverksamheten och bättre utnyttjande av medarbetarnas tid.
• Förbättrad kontroll över leverantörsdata och prestanda.
• Utökad tillgång till en bredare och mer konkurrenskraftig leverantörsbas, vilket stödjer ytterligare tillväxt i verksamheten.