Transition vers SAP Ariba Cloud pour la gestion centralisée des achats

L'équipe LeverX a migré le système existant du client vers SAP Ariba Cloud et a contribué à résoudre les problèmes de gestion en unifiant les processus de gestion des achats et de logistique.

Le client

Le client est l'un des plus grands fabricants de produits forestiers avec sa propre entreprise d'exploitation forestière, spécialisée dans la production d'une large gamme de produits à forte marge.

Défi

En raison d'une croissance rapide, la gestion des processus de l'entreprise est devenue de plus en plus difficile. Le client était confronté aux problèmes suivants

• Nombreuses erreurs et problèmes dans l'approvisionnement en raison de processus cloisonnés.
• Absence de normes unifiées en matière de gestion logistique, entraînant une baisse de la productivité et des problèmes de communication.

Notre client avait également les objectifs suivants

• Améliorer la productivité de son entreprise, ce qui lui permettrait d'obtenir de nouvelles offres commerciales.
• Réduire les facteurs de risque humains.
• Réduire les coûts de main-d'œuvre et améliorer l'efficacité du processus d'approvisionnement.
• Augmenter le nombre de fournisseurs pour améliorer l'environnement concurrentiel.
• Tester le marché pour atteindre des clients internationaux.

La solution

Avec le soutien des experts de LeverX, le client a relevé les défis de gestion en unifiant les processus d'approvisionnement et de logistique et en normalisant les flux de travail dans l'ensemble de la holding. Les processus d'approvisionnement de 15 filiales ont été migrés d'un système existant vers un environnement centralisé basé sur le cloud.

Le projet comprenait la collecte des besoins en étroite collaboration avec les utilisateurs clés du client et l'équipe informatique, la configuration de la solution basée sur les besoins de l'entreprise, et la mise en place d'intégrations avec les systèmes d'entreprise existants pour assurer un échange de données et un reporting cohérents. Nous avons également réalisé des tests de système, des dépannages et des activités d'habilitation des utilisateurs afin d'assurer une transition en douceur vers le nouveau modèle opérationnel.

Les étapes clés

Notre équipe a mené à bien le projet grâce à une approche structurée de mise en œuvre en 12 étapes, couvrant le cycle de vie complet de la solution, de la conception à l'assistance après la mise en service.

Étape 1 - Concept et évaluation

LeverX a analysé les processus d'approvisionnement et de logistique existants, défini l'architecture de haut niveau, identifié les points d'intégration avec les systèmes connexes et défini la portée du projet. L'équipe a également préparé les documents initiaux, y compris ceux destinés à SAP Shared Services, et a étudié les scénarios d'engagement des fournisseurs.

Étape 2 - Conception

Au cours de la phase de conception, des exigences commerciales et techniques détaillées ont été recueillies. Nos spécialistes ont élaboré des conceptions de processus cibles au format SAP Ariba, défini l'architecture d'intégration, établi les exigences en matière de données de base, conçu le modèle d'engagement et de rôle des fournisseurs et identifié les lacunes réglementaires nécessitant une amélioration.

Étape 3 - Réalisation

La solution a été configurée sur la base de la conception approuvée. Les modèles d'approvisionnement et de qualification des fournisseurs ont été mis en place, les flux d'intégration ont été implémentés, les scénarios de migration des données ont été préparés et les activités de test initiales ont été réalisées.

Étape 4 - Essais

Des tests complets ont été effectués, notamment des tests de SAP Ariba en mode autonome et des tests d'intégration avec SAP S/4HANA. Les problèmes identifiés ont été analysés et résolus, et les scénarios d'engagement des fournisseurs ont été validés.

Étape 5 - Formation et préparation à la mise en service

Nous avons finalisé les paramètres du système, migré les configurations vers l'environnement de production, chargé les données de production, préparé la documentation opérationnelle et dispensé une formation aux utilisateurs finaux afin de garantir la préparation à la mise en service.

Étape 6 - Mise en service et support initial

Après la mise en service, LeverX a fourni un support opérationnel initial, aidé les utilisateurs pendant la période de transition et assuré un fonctionnement stable de SAP Ariba Shared Services avant de transférer la solution au support standard.

Étape 7 - Formation continue des utilisateurs

Des sessions de formation supplémentaires pour les utilisateurs ont été organisées en fonction des besoins pour soutenir l'adoption de la solution et répondre à l'évolution des besoins de l'entreprise.

Étape 8 - Stabilisation et optimisation

Au cours de la phase de stabilisation, nous avons soutenu les utilisateurs, affiné les modèles d'approvisionnement et les processus de qualification, intégré les fournisseurs et mis en œuvre des améliorations progressives afin d'accroître les performances et la convivialité du système.

Étape 9 - Intégration

La solution a été entièrement intégrée à SAP S/4HANA, y compris la configuration de l'authentification unique (SSO) et la synchronisation des données de base delta pour assurer la cohérence des données entre les systèmes.

Étape 10 - Formation avancée

Des sessions de formation ciblées ont été organisées pour soutenir les utilisateurs travaillant avec les processus SAP S/4HANA et SAP Ariba intégrés.

Étape 11 - Support opérationnel

LeverX a fourni un support système continu, a résolu les incidents et a progressivement transféré les connaissances et les responsabilités à l'équipe de support interne du client.

Étape 12 - Support expert ciblé

Lors de la dernière étape, notre équipe d'experts a soutenu les spécialistes du client dans la résolution d'incidents complexes sur demande.

Pile technologique

La solution s'appuie sur le système intégré d'approvisionnement et d'ERP de SAP, garantissant la normalisation des processus, la transparence et l'évolutivité au sein de l'entreprise.

• Plateforme d'approvisionnement et de sourcing : SAP Ariba Sourcing
  SAP Ariba Sourcing est utilisé pour gérer les événements d'approvisionnement, la sélection des fournisseurs et les négociations dans un environnement centralisé, permettant ainsi des processus d'approvisionnement standardisés et transparents dans toutes les filiales.
• Plate-forme de gestion des fournisseurs : SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance
  SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance prend en charge l'intégration, la qualification et la gestion des performances des fournisseurs, en offrant un contrôle centralisé des données, de l'évaluation et de la collaboration continue avec les fournisseurs.
• Système ERP central : SAP S/4HANA
  SAP S/4HANA a servi de système transactionnel de base, intégré à la plateforme d'approvisionnement pour assurer la cohérence des données de base et des données transactionnelles, ainsi que l'exécution transparente des processus de bout en bout.
• Entrepôt de données et reporting : SAP BW/4HANA
  SAP BW/4HANA a été utilisé pour répondre aux besoins de reporting et d'analyse en consolidant les données d'approvisionnement et les données opérationnelles, ce qui a permis d'améliorer la visibilité et de prendre des décisions fondées sur des données.

Résultats

Grâce à la transition vers SAP Ariba et à son intégration dans l'environnement ERP existant, le client a mis en place un environnement d'approvisionnement unifié dans toutes les filiales de la holding.

L'approche mise en œuvre a permis d'obtenir les résultats suivants

• Des processus d'approvisionnement centralisés et normalisés dans l'ensemble de la holding.
• Amélioration de la transparence des activités d'approvisionnement et des interactions avec les fournisseurs.
• Réduction des erreurs causées par des processus fragmentés et des opérations manuelles.
• Augmentation de l'efficacité des opérations d'approvisionnement et meilleure utilisation du temps des employés.
• Amélioration du contrôle des données et des performances des fournisseurs.
• Accès élargi à une base de fournisseurs plus large et plus compétitive, favorisant la croissance de l'entreprise.