Passaggio a SAP Ariba Cloud per la gestione centralizzata degli acquisti.

Il team di LeverX ha migrato il sistema legacy del cliente a SAP Ariba Cloud e ha contribuito a risolvere i problemi di gestione unificando i processi di gestione degli acquisti e della logistica.

Il cliente

Il cliente è uno dei maggiori produttori di prodotti forestali con una propria impresa di taglio, specializzata nella produzione di un'ampia gamma di prodotti ad alto margine.

La sfida

A causa della rapida crescita, la gestione dei processi aziendali è diventata sempre più impegnativa. Il cliente ha dovuto affrontare i seguenti problemi:

• Numerosi errori e problemi di approvvigionamento dovuti a processi frammentati.
• Mancanza di standard unificati nella gestione della logistica, con conseguente riduzione della produttività e problemi di comunicazione.

Il nostro cliente aveva anche i seguenti obiettivi:

• Migliorare la produttività aziendale, con conseguenti nuove offerte commerciali.
• Ridurre i fattori di rischio umano.
• Ridurre il costo del lavoro e migliorare l'efficienza del processo di approvvigionamento.
• Aumentare il numero di fornitori per migliorare l'ambiente competitivo.
• Testare il mercato per raggiungere i clienti internazionali.

La soluzione

Con il supporto degli esperti di LeverX, il cliente ha affrontato le sfide gestionali unificando i processi di approvvigionamento e logistica e standardizzando i flussi di lavoro in tutta l'azienda. I processi di approvvigionamento di 15 filiali sono stati migrati da un panorama legacy a un ambiente centralizzato basato su cloud.

Il progetto ha previsto la raccolta dei requisiti in stretta collaborazione con gli utenti chiave e il team IT del cliente, la configurazione della soluzione in base alle esigenze aziendali e l'impostazione delle integrazioni con i sistemi aziendali esistenti per garantire uno scambio di dati e una reportistica coerenti. Abbiamo inoltre effettuato test di sistema, risoluzione dei problemi e attività di abilitazione degli utenti per supportare una transizione senza problemi al nuovo modello operativo.

Pietre miliari

Il nostro team ha realizzato il progetto attraverso un approccio di implementazione strutturato in 12 fasi, che copre l'intero ciclo di vita della soluzione, dall'ideazione al supporto post-go-live.

Fase 1 - Concetto e valutazione

LeverX ha analizzato i processi di approvvigionamento e logistica esistenti, ha definito l'architettura di alto livello, ha identificato i punti di integrazione con i sistemi correlati e ha delineato l'ambito del progetto. Il team ha inoltre preparato i materiali iniziali, compresi quelli per SAP Shared Services, ed esplorato gli scenari di coinvolgimento dei fornitori.

Fase 2 - Progettazione

Durante la fase di progettazione sono stati raccolti requisiti tecnici e di business dettagliati. I nostri specialisti hanno sviluppato i disegni dei processi target nel formato SAP Ariba, hanno definito l'architettura di integrazione, hanno stabilito i requisiti dei dati master, hanno progettato il modello di ruolo e di coinvolgimento dei fornitori e hanno identificato le lacune normative che richiedono miglioramenti.

Fase 3 - Realizzazione

La soluzione è stata configurata sulla base del progetto approvato. Sono stati impostati i modelli di approvvigionamento e di qualificazione dei fornitori, sono stati implementati i flussi di integrazione, sono stati preparati gli scenari di migrazione dei dati e sono state eseguite le attività di test iniziali.

Fase 4 - Collaudo

Sono stati condotti test completi, tra cui test di SAP Ariba standalone e test di integrazione con SAP S/4HANA. I problemi identificati sono stati analizzati e risolti e gli scenari di impegno dei fornitori sono stati convalidati.

Fase 5 - Formazione e preparazione al go-live

Abbiamo finalizzato le impostazioni del sistema, migrato le configurazioni all'ambiente di produzione, caricato i dati di produzione, preparato la documentazione operativa e organizzato la formazione degli utenti finali per garantire la preparazione al lancio.

Fase 6 - Avvio e assistenza iniziale

Dopo il go-live, LeverX ha fornito il supporto operativo iniziale, ha assistito gli utenti durante il periodo di transizione e ha assicurato un funzionamento stabile di SAP Ariba Shared Services prima di trasferire la soluzione al supporto standard.

Fase 7 - Abilitazione continua degli utenti

Sono state organizzate ulteriori sessioni di formazione per gli utenti, in base alle necessità, per supportare l'adozione e rispondere all'evoluzione dei requisiti aziendali.

Fase 8 - Stabilizzazione e ottimizzazione

Durante la fase di stabilizzazione, abbiamo supportato gli utenti aziendali, messo a punto i modelli di approvvigionamento e i processi di qualificazione, abbiamo avviato i fornitori e implementato miglioramenti incrementali per migliorare le prestazioni e l'usabilità del sistema.

Fase 9 - Integrazione

La soluzione è stata completamente integrata con SAP S/4HANA, compresa la configurazione del single sign-on (SSO) e la sincronizzazione dei dati master delta per garantire la coerenza dei dati tra i sistemi.

Fase 10 - Formazione avanzata

Sono state condotte sessioni di formazione mirate per supportare gli utenti che lavorano con i processi integrati di SAP S/4HANA e SAP Ariba.

Fase 11 - Supporto operativo

LeverX ha fornito un supporto continuo al sistema, ha risolto gli incidenti e ha trasferito gradualmente le conoscenze e le responsabilità al team di supporto interno del cliente.

Fase 12 - Supporto specialistico mirato

Nella fase finale, il nostro team di esperti ha supportato gli specialisti del cliente nella risoluzione di incidenti complessi su richiesta.

Tecnologia

La soluzione si basa sul panorama integrato di SAP per gli acquisti e l'ERP, garantendo la standardizzazione dei processi, la trasparenza e la scalabilità in tutta l'azienda.

• Piattaforma di approvvigionamento e sourcing: SAP Ariba Sourcing
  SAP Ariba Sourcing viene utilizzato per gestire gli eventi di sourcing, la selezione dei fornitori e le trattative in un ambiente centralizzato, consentendo processi di approvvigionamento standardizzati e trasparenti in tutte le filiali.
• Piattaforma di gestione dei fornitori: SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance
  SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance supporta l'onboarding, la qualificazione e la gestione delle prestazioni dei fornitori, fornendo un controllo centralizzato sui dati dei fornitori, sulla valutazione e sulla collaborazione continua.
• Sistema ERP principale: SAP S/4HANA
  SAP S/4HANA è servito come sistema transazionale di base, integrato con la piattaforma di approvvigionamento per garantire dati anagrafici e transazionali coerenti e un'esecuzione dei processi end-to-end senza soluzione di continuità.
• Data warehousing e reporting: SAP BW/4HANA
  SAP BW/4HANA è stato utilizzato per supportare i requisiti di reporting e analisi consolidando i dati operativi e di approvvigionamento, consentendo una migliore visibilità e un processo decisionale basato sui dati.

I risultati

Grazie al passaggio a SAP Ariba e alla sua integrazione con il panorama ERP esistente, il cliente ha ottenuto un ambiente di approvvigionamento unificato in tutte le filiali della holding.

L'approccio implementato ha prodotto i seguenti risultati di business:

• Processi di approvvigionamento centralizzati e standardizzati in tutta la holding.
• Maggiore trasparenza delle attività di approvvigionamento e delle interazioni con i fornitori.
• Riduzione degli errori causati da processi frammentati e operazioni manuali.
• Aumento dell'efficienza delle operazioni di approvvigionamento e migliore utilizzo del tempo dei dipendenti.
• Miglioramento del controllo sui dati e sulle prestazioni dei fornitori.
• Maggiore accesso a una base di fornitori più ampia e competitiva, a sostegno di un'ulteriore crescita aziendale.