Siirtyminen SAP Ariba Cloudiin keskitettyä hankintojen hallintaa varten

LeverX-tiimi siirsi asiakkaan vanhan järjestelmän SAP Ariba Cloudiin ja auttoi ratkaisemaan hallintakysymykset yhtenäistämällä hankintojen hallinnan ja logistiikan prosessit.

Asiakas

Asiakas on yksi suurimmista metsäteollisuustuotteiden valmistajista, jolla on oma puunkorjuuyritys ja joka on erikoistunut monenlaisten korkean katteen tuotteiden tuotantoon.

Haaste

Nopean kasvun vuoksi yrityksen liiketoimintaprosessien hallinnasta tuli yhä haastavampaa. Asiakas kohtasi seuraavat ongelmat:

• Lukuisat virheet ja ongelmat hankinnoissa siiloutuneiden prosessien vuoksi.
• Yhtenäisten standardien puute logistiikan hallinnassa, mikä johti tuottavuuden laskuun ja viestintäongelmiin.

Asiakkaallamme oli myös seuraavat tavoitteet:

• Parantaa liiketoiminnan tuottavuutta, mikä johti uusiin kaupallisiin tarjouksiin.
• Vähentää inhimillisiä riskitekijöitä.
• Vähentää työvoimakustannuksia ja parantaa hankintaprosessien tehokkuutta.
• Lisätä toimittajien määrää kilpailuympäristön parantamiseksi.
• Testata markkinoita kansainvälisten asiakkaiden tavoittamiseksi.

Ratkaisu

LeverXin asiantuntijoiden tuella asiakas ratkaisi johtamishaasteet yhtenäistämällä hankinta- ja logistiikkaprosesseja ja standardoimalla työnkulkuja koko tilalla. Hankintaprosessit 15 tytäryhtiössä siirrettiin vanhasta maisemasta keskitettyyn, pilvipohjaiseen ympäristöön.

Projekti kattoi vaatimusten keräämisen tiiviissä yhteistyössä asiakkaan avainkäyttäjien ja IT-tiimin kanssa, ratkaisun konfiguroinnin liiketoiminnan tarpeiden perusteella sekä integraatioiden asentamisen olemassa oleviin yritysjärjestelmiin johdonmukaisen tiedonvaihdon ja raportoinnin varmistamiseksi. Toteutimme myös järjestelmätestausta, vianmääritystä ja käyttäjien käyttöönoton mahdollistavia toimia tukeaksemme sujuvaa siirtymistä uuteen toimintamalliin.

Välitavoitteet

Tiimimme toteutti hankkeen strukturoidun 12-vaiheisen toteutustavan avulla, joka kattaa koko ratkaisun elinkaaren konseptista käyttöönoton jälkeiseen tukeen.

Vaihe 1 - Konsepti ja arviointi

LeverX analysoi nykyiset hankinta- ja logistiikkaprosessit, määritteli korkean tason arkkitehtuurin, yksilöi integraatiopisteet niihin liittyvien järjestelmien kanssa ja hahmotteli hankkeen laajuuden. Tiimi valmisteli myös alustavia materiaaleja, myös SAP Shared Services -palveluita varten, ja tutki toimittajien sitouttamisskenaarioita.

Vaihe 2 - Suunnittelu

Suunnitteluvaiheessa kerättiin yksityiskohtaiset liiketoiminnalliset ja tekniset vaatimukset. Asiantuntijamme kehittivät SAP Ariba -muodossa olevia tavoiteprosessisuunnitelmia, määrittelivät integraatioarkkitehtuurin, määrittelivät päätietovaatimukset, suunnittelivat toimittajien sitouttamis- ja roolimallin ja tunnistivat parannuksia vaativat sääntelyn puutteet.

Vaihe 3 - Toteutus

Ratkaisu konfiguroitiin hyväksytyn suunnittelun pohjalta. Hankinta- ja toimittajien kelpoisuusmallit luotiin, integraatiovirrat toteutettiin, tiedonsiirtoskenaariot valmisteltiin ja alustavat testaustoimet suoritettiin.

Vaihe 4 - Testaus

Toteutettiin kattava testaus, johon sisältyi itsenäinen SAP Ariba -testaus ja integraatiotestaus SAP S/4HANA:n kanssa. Havaitut ongelmat analysoitiin ja ratkaistiin, ja toimittajien sitoutumisskenaariot validoitiin.

Vaihe 5 - Koulutus ja käyttöönoton valmistelu

Viimeistelimme järjestelmäasetukset, siirsimme kokoonpanot tuotantoympäristöön, latasimme tuotantotiedot, laadimme operatiivisen dokumentaation ja annoimme loppukäyttäjäkoulutusta, jotta varmistettiin valmius käyttöönottoon.

Vaihe 6 - Käyttöönotto ja alustava tuki

Käyttöönoton jälkeen LeverX tarjosi alustavaa operatiivista tukea, avusti käyttäjiä siirtymäkauden aikana ja varmisti SAP Ariba Shared Services -järjestelmän vakaan toiminnan ennen kuin ratkaisu siirrettiin vakiotukeen.

Vaihe 7 - Käyttäjien jatkuva käyttöönotto

Käyttäjille järjestettiin lisäkoulutusta tarpeen mukaan käyttöönoton tukemiseksi ja kehittyvien liiketoimintavaatimusten huomioon ottamiseksi.

Vaihe 8 - Vakauttaminen ja optimointi

Vakauttamisvaiheessa tuimme liiketoimintakäyttäjiä, hienosäädimme hankintamalleja ja kelpoisuusprosesseja, otimme toimittajat käyttöön ja toteutimme lisäparannuksia järjestelmän suorituskyvyn ja käytettävyyden parantamiseksi.

Vaihe 9 - Integrointi

Ratkaisu integroitiin täysin SAP S/4HANA -järjestelmään, mukaan lukien SSO-konfigurointi (single sign-on) ja delta master datan synkronointi, jotta varmistetaan yhdenmukaiset tiedot eri järjestelmissä.

Vaihe 10 - Jatkokoulutus

Integroitujen SAP S/4HANA- ja SAP Ariba -prosessien kanssa työskentelevien käyttäjien tukemiseksi järjestettiin kohdennettuja koulutustilaisuuksia.

Vaihe 11 - Operatiivinen tuki

LeverX tarjosi jatkuvaa järjestelmätukea, ratkaisi häiriötilanteita ja siirsi vähitellen tietämystä ja vastuita asiakkaan sisäiselle tukitiimille.

Vaihe 12 - Kohdennettu asiantuntijatuki

Viimeisessä vaiheessa asiantuntijatiimimme tuki asiakkaan asiantuntijoita monimutkaisten häiriötilanteiden ratkaisemisessa tarpeen mukaan.

Teknologiapino

Ratkaisu perustuu SAP:n integroituun hankinta- ja ERP-maisemaan, mikä takaa prosessien standardoinnin, läpinäkyvyyden ja skaalautuvuuden koko tilalla.

• Hankinta- ja hankinta-alusta: SAP Ariba Sourcing
  SAP Ariba Sourcingia käytetään hankintatapahtumien, toimittajien valinnan ja neuvottelujen hallintaan keskitetyssä ympäristössä, mikä mahdollistaa standardoidut ja läpinäkyvät hankintaprosessit kaikissa tytäryhtiöissä.
• Toimittajahallinta-alusta: SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance
  SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance tukee toimittajien sisäänottoa, kelpuuttamista ja suorituskyvyn hallintaa ja tarjoaa keskitetyn hallinnan toimittajatietoihin, arviointiin ja jatkuvaan yhteistyöhön.
• Ydin-toiminnanohjausjärjestelmä: SAP S/4HANA
  SAP S/4HANA toimi keskeisenä transaktiojärjestelmänä, joka on integroitu hankinta-alustaan, jotta voidaan varmistaa johdonmukaiset pää- ja transaktiotiedot sekä saumaton päästä päähän -prosessin toteutus.
• Tietovarastointi ja raportointi: SAP BW/4HANA
  SAP BW/4HANA:a käytettiin tukemaan raportointi- ja analytiikkavaatimuksia konsolidoimalla hankinta- ja operatiiviset tiedot, mikä mahdollistaa paremman näkyvyyden ja tietoon perustuvan päätöksenteon.

Tulokset

SAP Aribaan siirtymisen ja sen integroinnin nykyiseen ERP-maisemaan ansiosta asiakas sai aikaan yhtenäisen hankintaympäristön kaikissa holding-tytäryhtiöissä.

Toteutettu lähestymistapa tuotti seuraavat liiketoimintatulokset:

• Keskitetyt ja standardoidut hankintaprosessit koko holdingyhtiössä.
• Hankintatoimien ja toimittajavuorovaikutuksen parempi läpinäkyvyys.
• Pirstaleisten prosessien ja manuaalisten toimintojen aiheuttamien virheiden väheneminen.
• Hankintatoimien tehokkuuden parantaminen ja työntekijöiden ajankäytön tehostaminen.
• Toimittajatietojen ja suorituskyvyn parempi valvonta.
• Laajentunut pääsy laajempaan ja kilpailukykyisempään toimittajakantaan, mikä tukee liiketoiminnan kasvua.