Pāreja uz SAP Ariba Cloud centralizētai iepirkumu pārvaldībai

LeverX komanda migrēja klienta mantoto sistēmu uz SAP Ariba Cloud un palīdzēja atrisināt vadības problēmas, apvienojot iepirkumu pārvaldības un loģistikas procesus.

Klients

Klients ir viens no lielākajiem meža produktu ražotājiem ar savu mežizstrādes uzņēmumu, kas specializējas dažādu augstas maržas produktu ražošanā.

Izaicinājums

Straujās izaugsmes dēļ uzņēmuma biznesa procesu pārvaldība kļuva arvien sarežģītāka. Klients saskārās ar šādām problēmām:

• Daudzas kļūdas un problēmas iepirkumu jomā, ko izraisīja sadrumstaloti procesi.
• Vienotu standartu trūkums loģistikas pārvaldībā, kā rezultātā samazinājās produktivitāte un radās komunikācijas problēmas.

Mūsu klientam bija arī šādi mērķi:

• Uzlabot uzņēmējdarbības produktivitāti, tādējādi radot jaunus komercpiedāvājumus.
• Samazināt cilvēkfaktoru risku.
• Samazināt darbaspēka izmaksas un uzlabot iepirkuma procesa efektivitāti.
• Palielināt piegādātāju skaitu, lai uzlabotu konkurences vidi.
• Pārbaudīt tirgu, lai sasniegtu starptautiskos klientus.

Risinājums

Ar LeverX ekspertu atbalstu klients risināja vadības problēmas, vienādojot iepirkuma un loģistikas procesus un standartizējot darba plūsmas visā saimniecībā. Iepirkuma procesi 15 meitasuzņēmumos tika pārcelti no mantotās vides uz centralizētu mākoņdatošanas vidi.

Projekts ietvēra prasību apkopošanu ciešā sadarbībā ar klienta galvenajiem lietotājiem un IT komandu, risinājuma konfigurēšanu, pamatojoties uz uzņēmējdarbības vajadzībām, un integrāciju ar esošajām uzņēmuma sistēmām, lai nodrošinātu konsekventu datu apmaiņu un pārskatu sniegšanu. Mēs veicām arī sistēmas testēšanu, problēmu novēršanu un lietotāju nodrošināšanu, lai atbalstītu vienmērīgu pāreju uz jauno darbības modeli.

Starpposma mērķi

Mūsu komanda īstenoja projektu, izmantojot strukturētu 12 posmu ieviešanas pieeju, kas aptvēra pilnu risinājuma dzīves ciklu no koncepcijas līdz atbalstam pēc darbības uzsākšanas.

1. posms - koncepcija un novērtējums

LeverX analizēja esošos iepirkuma un loģistikas procesus, definēja augsta līmeņa arhitektūru, noteica integrācijas punktus ar saistītajām sistēmām un ieskicēja projekta darbības jomu. Komanda arī sagatavoja sākotnējos materiālus, tostarp materiālus SAP kopīgajiem pakalpojumiem, un izpētīja piegādātāju iesaistīšanas scenārijus.

2. posms - projektēšana

Projektēšanas posmā tika apkopotas detalizētas biznesa un tehniskās prasības. Mūsu speciālisti izstrādāja mērķa procesu dizainu SAP Ariba formātā, definēja integrācijas arhitektūru, noteica pamatdatu prasības, izstrādāja piegādātāju iesaistes un lomu modeli un identificēja regulējuma nepilnības, kas prasa uzlabojumus.

3. posms - realizācija

Risinājums tika konfigurēts, pamatojoties uz apstiprināto dizainu. Tika izveidotas iepirkuma un piegādātāju kvalifikācijas veidnes, ieviestas integrācijas plūsmas, sagatavoti datu migrācijas scenāriji un veiktas sākotnējās testēšanas darbības.

posms - testēšana

Tika veikta visaptveroša testēšana, tostarp patstāvīga SAP Ariba testēšana un integrācijas testēšana ar SAP S/4HANA. Tika analizētas un atrisinātas identificētās problēmas, kā arī apstiprināti piegādātāju iesaistīšanas scenāriji.

posms - Apmācības un sagatavošanās darbības uzsākšanai

Mēs pabeidzām sistēmas iestatījumus, migrējām konfigurācijas uz ražošanas vidi, ielādējām ražošanas datus, sagatavojām darbības dokumentāciju un veicām galalietotāju apmācību, lai nodrošinātu gatavību darbības uzsākšanai.

6. posms - Darbības uzsākšana un sākotnējais atbalsts

Pēc darbības uzsākšanas LeverX sniedza sākotnējo darbības atbalstu, palīdzēja lietotājiem pārejas periodā un nodrošināja stabilu SAP Ariba Shared Services darbību pirms risinājuma nodošanas standarta atbalstam.

7. posms - pastāvīga lietotāju nodrošināšana

Pēc nepieciešamības tika nodrošinātas papildu lietotāju apmācības sesijas, lai atbalstītu ieviešanu un risinātu mainīgās biznesa prasības.

8. posms - Stabilizācija un optimizācija

Stabilizācijas posmā mēs atbalstījām biznesa lietotājus, precizējām iepirkumu veidnes un kvalifikācijas procesus, veicām piegādātāju uzņemšanu un ieviesām pakāpeniskus uzlabojumus, lai uzlabotu sistēmas veiktspēju un lietojamību.

9. posms - integrācija

Risinājums tika pilnībā integrēts ar SAP S/4HANA, ieskaitot vienotās pieteikšanās (SSO) konfigurāciju un delta pamatdatu sinhronizāciju, lai nodrošinātu konsekventus datus visās sistēmās.

10. posms - Padziļināta apmācība

Tika veiktas mērķtiecīgas apmācības, lai atbalstītu lietotājus, kas strādā ar integrētajiem SAP S/4HANA un SAP Ariba procesiem.

11. posms - Operatīvais atbalsts

LeverX nodrošināja nepārtrauktu sistēmas atbalstu, risināja incidentus un pakāpeniski nodeva zināšanas un pienākumus klienta iekšējai atbalsta komandai.

12. posms - mērķtiecīgs ekspertu atbalsts

Pēdējā posmā mūsu ekspertu komanda atbalstīja klienta speciālistus sarežģītu incidentu risināšanā pēc pieprasījuma.

Tehnoloģiju kopums

Risinājums ir balstīts uz SAP integrēto iepirkumu un ERP vidi, nodrošinot procesu standartizāciju, pārredzamību un mērogojamību visā saimniecībā.

• Iepirkumu un iepirkumu platforma: SAP Ariba Sourcing
  SAP Ariba Sourcing tiek izmantots, lai centralizētā vidē pārvaldītu iepirkuma notikumus, piegādātāju atlasi un sarunas, nodrošinot standartizētus un pārredzamus iepirkuma procesus visās filiālēs.
• Piegādātāju pārvaldības platforma: SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance
  SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance atbalsta piegādātāju uzņemšanu, kvalifikāciju un darbības pārvaldību, nodrošinot centralizētu piegādātāju datu kontroli, novērtēšanu un pastāvīgu sadarbību.
• ERP pamatsistēma: SAP S/4HANA
  SAP S/4HANA kalpoja kā galvenā transakciju sistēma, kas integrēta ar iepirkumu platformu, lai nodrošinātu konsekventus pamatdatus un transakciju datus, kā arī nepārtrauktu procesu izpildi no gala līdz gala procesam.
• Datu uzglabāšana un pārskatu sniegšana: SAP BW/4HANA
  SAP BW/4HANA tika izmantota, lai atbalstītu pārskatu un analītikas prasības, konsolidējot iepirkuma un operatīvos datus, nodrošinot labāku pārredzamību un uz datiem balstītu lēmumu pieņemšanu.

Rezultāti

Pārejas uz SAP Ariba un tās integrācijas ar esošo ERP vidi rezultātā klients panāca vienotu iepirkumu vidi visās holdinga filiālēs.

Īstenotā pieeja nodrošināja šādus uzņēmējdarbības rezultātus:

• Centralizēti un standartizēti iepirkuma procesi visā holdingā.
• Uzlabota iepirkuma darbību un piegādātāju mijiedarbības pārredzamība.
• Samazināts kļūdu skaits, ko izraisa sadrumstaloti procesi un manuālas darbības.
• Lielāka iepirkuma darbību efektivitāte un labāka darbinieku laika izmantošana.
• Uzlabota piegādātāju datu un darbības rezultātu kontrole.
• Paplašināta piekļuve plašākai un konkurētspējīgākai piegādātāju bāzei, atbalstot turpmāku uzņēmējdarbības izaugsmi.