Migracja do SAP Ariba Cloud w celu centralizacji zakupów i zarządzania procesami biznesowymi

Zespół LeverX przeprowadził migrację dotychczasowego systemu klienta do platformy SAP Ariba Cloud i pomógł rozwiązać problemy związane z zarządzaniem poprzez ujednolicenie procesów zarządzania zamówieniami i logistyki

Klient

Klient jest jednym z największych producentów wyrobów leśnych. Firma posiada własne przedsiębiorstwo zajmujące się pozyskiwaniem drewna i specjalizuje się w produkcji szerokiej gamy produktów o wysokiej wartości dodanej.

W związku z dynamicznym rozwojem organizacja potrzebowała bardziej spójnego modelu zarządzania procesami zaopatrzenia i współpracy z dostawcami. Kluczowym celem projektu było stworzenie ustandaryzowanego środowiska zakupowego dla całej grupy kapitałowej.

Wyzwanie

Rosnąca skala działalności sprawiała, że zarządzanie procesami biznesowymi stawało się coraz bardziej złożone. Rozproszone procesy zaopatrzenia i brak jednolitych standardów w obszarze logistyki ograniczały efektywność operacyjną i utrudniały sprawną współpracę między poszczególnymi spółkami.

Do głównych wyzwań należały:

• liczne błędy w procesach zaopatrzenia wynikające z ich fragmentacji i braku spójnych standardów,
• brak ujednoliconych procesów zarządzania logistyką, wpływający na efektywność operacyjną i komunikację,
• rozproszone środowisko systemowe utrudniające centralne zarządzanie procesami i danymi,
• ograniczona efektywność procesów zaopatrzeniowych i nadmierny udział pracy manualnej.

Cele projektu

Klient dążył do:

• zwiększenia efektywności operacyjnej i stworzenia podstaw do dalszego rozwoju działalności,
• ograniczenia ryzyka operacyjnego związanego z zależnością od pracy manualnej,
• obniżenia kosztów pracy i zwiększenia efektywności procesów zaopatrzeniowych,
• poszerzenia i dywersyfikacji bazy dostawców w celu zwiększenia konkurencyjności,
• stworzenia skalowalnego modelu operacyjnego wspierającego rozwój działalności na rynkach międzynarodowych.

Rozwiązanie

Eksperci LeverX wsparli klienta w ujednoliceniu procesów zaopatrzenia i logistyki oraz standaryzacji przepływów pracy w całej grupie kapitałowej. Procesy zaopatrzeniowe w 15 spółkach zależnych zostały przeniesione ze starszego, rozproszonego środowiska do scentralizowanej platformy opartej na rozwiązaniach SAP Ariba.

Projekt obejmował zebranie i analizę wymagań we współpracy z kluczowymi użytkownikami biznesowymi oraz zespołem IT klienta. Na tej podstawie LeverX skonfigurował rozwiązanie zgodnie z potrzebami organizacji i zaprojektował integrację z istniejącymi systemami przedsiębiorstwa, zapewniając spójny przepływ danych i możliwość centralnego raportowania.

Zespół LeverX przeprowadził również kompleksowe testy rozwiązania, usunął zidentyfikowane błędy oraz przygotował użytkowników do pracy w nowym środowisku poprzez szkolenia i wsparcie podczas przejścia na nowy model operacyjny.

Etapy realizacji projektu

Projekt został zrealizowany w ramach ustrukturyzowanego, 12-etapowego podejścia obejmującego pełny cykl życia rozwiązania — od analizy i projektowania po uruchomienie, stabilizację oraz wsparcie operacyjne.

Etap 1 — Koncepcja i ocena

LeverX przeanalizował istniejące procesy zaopatrzenia i logistyki, zdefiniował docelową architekturę rozwiązania oraz zidentyfikował punkty integracji z powiązanymi systemami. Zespół określił również zakres projektu, przygotował materiały koncepcyjne dotyczące SAP Shared Services oraz przeanalizował scenariusze współpracy z dostawcami.

Etap 2 — Projektowanie

W fazie projektowania zebrano szczegółowe wymagania biznesowe i techniczne. Eksperci LeverX opracowali docelowe procesy w SAP Ariba, zdefiniowali architekturę integracji i wymagania dotyczące danych podstawowych, a także zaprojektowali model współpracy z dostawcami oraz strukturę ról i uprawnień. Zidentyfikowano również obszary wymagające dostosowania do wymagań regulacyjnych.

Etap 3 — Realizacja

Rozwiązanie zostało skonfigurowane zgodnie z zatwierdzonym projektem. Utworzono szablony zamówień i procesów kwalifikacji dostawców, wdrożono przepływy integracyjne, przygotowano scenariusze migracji danych oraz przeprowadzono wstępne testy rozwiązania.

Etap 4 — Testowanie

Przeprowadzono kompleksowe testy funkcjonalne SAP Ariba oraz testy integracji z SAP S/4HANA. Zidentyfikowane problemy zostały przeanalizowane i rozwiązane, a scenariusze współpracy z dostawcami zweryfikowano pod kątem poprawności działania.

Etap 5 — Szkolenia i przygotowanie do uruchomienia

Zespół sfinalizował konfigurację rozwiązania, przeniósł ustawienia do środowiska produkcyjnego i załadował dane produkcyjne. Przygotowano również dokumentację operacyjną oraz przeprowadzono szkolenia dla użytkowników końcowych, aby zapewnić organizacji gotowość do uruchomienia systemu.

Etap 6 — Uruchomienie i wsparcie po starcie

Po uruchomieniu rozwiązania LeverX zapewnił wsparcie operacyjne w początkowym okresie użytkowania. Zespół pomagał użytkownikom w okresie przejściowym i wspierał stabilizację środowiska SAP Ariba Shared Services przed przekazaniem rozwiązania do standardowego modelu wsparcia.

Etap 7 — Bieżące wsparcie użytkowników

W razie potrzeby przeprowadzono dodatkowe sesje szkoleniowe dla użytkowników, wspierając ich w korzystaniu z rozwiązania i dostosowywaniu procesów do zmieniających się potrzeb biznesowych.

Etap 8 — Stabilizacja i optymalizacja

W fazie stabilizacji LeverX wspierał użytkowników biznesowych, optymalizował szablony zamówień i procesy kwalifikacji dostawców oraz wspierał wdrażanie kolejnych dostawców. Wprowadzano również stopniowe usprawnienia zwiększające wydajność i użyteczność rozwiązania.

Etap 9 — Integracja

Rozwiązanie zostało w pełni zintegrowane z SAP S/4HANA. Zakres prac obejmował między innymi konfigurację funkcji pojedynczego logowania (SSO) oraz synchronizację danych podstawowych w trybie delta, co pozwoliło zachować spójność informacji między systemami.

Etap 10 — Szkolenia zaawansowane

Przeprowadzono dodatkowe, ukierunkowane szkolenia dla użytkowników pracujących z procesami zintegrowanymi między SAP S/4HANA i SAP Ariba.

Etap 11 — Wsparcie operacyjne

LeverX zapewniał bieżące wsparcie systemowe, obsługiwał zgłoszenia użytkowników oraz stopniowo przekazywał wiedzę i odpowiedzialność za rozwiązanie wewnętrznemu zespołowi wsparcia klienta.

Etap 12 — Ukierunkowane wsparcie eksperckie

Na ostatnim etapie eksperci LeverX wspierali specjalistów klienta w rozwiązywaniu złożonych incydentów i problemów wymagających specjalistycznej wiedzy, zapewniając wsparcie na żądanie.

Architektura i technologie rozwiązania

Rozwiązanie oparto na zintegrowanym środowisku SAP obejmującym procesy zaopatrzenia, system ERP oraz analitykę danych. Integracja poszczególnych komponentów zapewniła większą standaryzację procesów, przejrzystość danych i skalowalność środowiska w całej grupie kapitałowej.

SAP Ariba Sourcing — platforma zaopatrzeniowa i sourcingowa

SAP Ariba Sourcing wspiera procesy pozyskiwania dostaw, wyboru dostawców i negocjacji w scentralizowanym środowisku. Rozwiązanie pozwala standaryzować procesy zaopatrzenia i zwiększać ich przejrzystość w poszczególnych spółkach zależnych.

SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance — zarządzanie cyklem życia i wynikami dostawców

SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance wspiera procesy wdrażania i kwalifikacji dostawców oraz zarządzania ich wynikami. Centralizacja danych i informacji o dostawcach ułatwia ich ocenę, monitorowanie współpracy i zarządzanie relacjami biznesowymi.

SAP S/4HANA — podstawowy system ERP

SAP S/4HANA pełni rolę podstawowego systemu transakcyjnego zintegrowanego z rozwiązaniami SAP Ariba. Integracja zapewnia spójność danych podstawowych i transakcyjnych oraz wspiera płynny przepływ informacji między procesami zaopatrzenia a pozostałymi procesami biznesowymi przedsiębiorstwa.

SAP BW/4HANA — analityka i raportowanie

SAP BW/4HANA wspiera raportowanie i analitykę poprzez konsolidację danych dotyczących zaopatrzenia i operacji biznesowych. Umożliwia to uzyskanie szerszego wglądu w dane i wspiera podejmowanie decyzji na podstawie aktualnych informacji.

Wyniki

Migracja procesów zaopatrzenia do środowiska SAP Ariba oraz integracja z istniejącym ekosystemem ERP pozwoliły klientowi stworzyć ujednolicone środowisko zakupowe dla 15 spółek zależnych.

Wdrożone rozwiązanie przyniosło następujące korzyści biznesowe:

• centralizacja i standaryzacja procesów zaopatrzenia w całej grupie kapitałowej,
• większa przejrzystość procesów zakupowych oraz współpracy z dostawcami,
• ograniczenie liczby błędów wynikających z fragmentacji procesów i pracy manualnej,
• większa efektywność operacji zakupowych i lepsze wykorzystanie czasu pracowników,
• lepsza kontrola nad danymi dostawców oraz ich wynikami,
• szerszy dostęp do zdywersyfikowanej i konkurencyjnej bazy dostawców, wspierający dalszy rozwój działalności.

Projekt stworzył również podstawy do dalszego skalowania i rozwoju procesów zaopatrzeniowych w całej grupie kapitałowej, zapewniając bardziej spójne środowisko do zarządzania dostawcami i operacjami zakupowymi.

Chcesz usprawnić i scentralizować procesy zaopatrzenia w swojej organizacji?
Porozmawiaj z ekspertami LeverX o wdrożeniu SAP Ariba, integracji z SAP S/4HANA oraz optymalizacji procesów zakupowych i zarządzania dostawcami. Porozmawiaj z ekspertem LeverX