LeverX tuki merkittävää eurooppalaista valmistajaa siirtymisessä SAP Ariba Sourcingista SAP Ariba Guided Sourcingiin, mikä mahdollisti virtaviivaistetut prosessit, paremmat toiminnot, nopeammat tapahtumien asetukset ja paremman käyttäjäkokemuksen hankintatiimille.
Hankkeen tausta
Kemian- ja maatalousalalla toimiva valmistaja halusi nykyaikaistaa hankintaprosessejaan ja parantaa hankintojen tehokkuutta. Tämän saavuttamiseksi yritys valitsi LeverXin johtamaan siirtymistä SAP Ariba Sourcingista kehittyneempään SAP Ariba Guided Sourcing -alustaan.
Haasteet
Yrityksellä oli useita haasteita, jotka rajoittivat toiminnan tehokkuutta ja kilpailukykyä, kuten
- Hankintatapahtumien hitaat asetukset, jotka viivästyttivät hankintojen aikatauluja.
- hankala käyttöliittymä, joka vaikutti helppokäyttöisyyteen ja työsuoritukseen.
- Monimutkainen navigointi, joka vaikeutti tiimin tehokasta toimintaa.
- Rajallinen näkyvyys käynnissä olevien hankintatapahtumien reaaliaikaisiin oivalluksiin.
SAP Ariba Guided Sourcing -ratkaisun perustelut
LeverX ehdotti SAP Ariba Guided Sourcingia optimaaliseksi ratkaisuksi vastaamaan yrityksen tarpeita ketterämmän ja käyttäjäystävällisemmän hankinta-alustan suhteen. Keskeisiä parannuksia olivat mm:
- Nopeutetut hankintasyklit: Tapahtuman perustamiseen kuluva aika puolittui, mikä paransi reagointikykyä.
- Yksinkertaistettu navigointi: Intuitiiviset, yhden sivun työnkulut poistavat hankalan välilehtien navigoinnin.
- Sovelluksen sisäinen opastus: Oppaat ja sisäänrakennetut tukityökalut tehostavat tapahtuman luomista ja hallintaa.
- Kehittynyt haku ja analytiikka: Parannetut suodatus- ja hakutoiminnot varmistavat tietoon perustuvan päätöksenteon.
- Integroidut viestintätyökalut: Saumaton yhteistyö toimittajien ja sidosryhmien kanssa alustan sisällä.
- Nopeutetut hankintasyklit: Hankintatapahtumien määrittäminen on kaksi kertaa nopeampaa, minkä ansiosta yritys voi reagoida nopeasti hankintatarpeisiin.
- Yksinkertaistettu navigointi: Käyttäjät voivat työskennellä yhdellä intuitiivisella sivulla, mikä vähentää oppimiskäyrää ja poistaa välilehtipohjaisen navigoinnin tarpeen.
- Parannettu tuki ja opastus: Alusta tarjoaa sovelluksen sisäistä opastusta ja kierroksia tapahtumien luomisen ja hallinnan helpottamiseksi.
- Tehokas haku ja analytiikka: Parannettujen haku- ja suodatusominaisuuksien avulla käyttäjät voivat nopeasti etsiä toimittajia, arvioida tarjouksia ja tehdä tietoon perustuvia päätöksiä.
- Yhteistyöhön perustuvat viestintätyökalut: Viestintätoiminnot mahdollistavat saumattoman vuorovaikutuksen sidosryhmien ja toimittajien kanssa suoraan alustan sisällä.
Hankkeen toteutus
Hankkeen käyttöönotto koostui viidestä vaiheesta:
- Tiimin kokoaminen ja suunnittelu
LeverX kokosi yhteen kokeneet SAP Ariba -konsultit, -arkkitehdit ja -projektipäälliköt luodakseen räätälöidyn projektin etenemissuunnitelman, jolla varmistettiin tehokas käyttöönotto ja tiedonsiirto. - Prototyypin kehittäminen
Ketterän lähestymistavan ansiosta tiimi pystyi kehittämään ja hiomaan prototyyppiä ja sisällyttämään siihen varhaista palautetta yrityksen erityistarpeiden mukaiseksi. - Sidosryhmien testaus ja iterointi
Prototyyppi käytiin läpi useita testausjaksoja, ja iteratiivisten parannusten avulla varmistettiin käytettävyys ja käyttöönottovalmius. - Lopullinen käyttöönotto
Täydellinen ratkaisu toteutettiin kolmessa kuukaudessa aikataulu- ja budjettitavoitteiden mukaisesti. - Projektin yhteenveto ja palaute
Kattava koulutus ja tiedonsiirto antoivat asiakkaan hankintatiimille valmiudet käyttää uutta ratkaisua luottavaisesti. Positiivinen palaute korosti tyytyväisyyttä alustan helppokäyttöisyyteen ja suorituskykyyn.
Ratkaisun tärkeimmät kohokohdat
- 360° toimittajanäkymä
Käyttäjät saavat kattavan tilannekuvan toimittajista, mikä tukee tietoon perustuvia hankintapäätöksiä.
- Joukkomuokkausominaisuudet
Mahdollistaa toimittajatietojen ja tapahtumatietojen tehokkaan hallinnan, mikä lisää prosessin tehokkuutta.
- Reaaliaikainen tapahtumien seuranta
Hankintatapahtumien luomisen jälkeen käyttäjät voivat helposti seurata tilaa, tarkastella tarjouksia ja analysoida toimittajien sopimusskenaarioita.
Tekninen arkkitehtuuri
- SAP Ariba Guided Sourcing
- SAP S/4HANA
- SAP Cloud Integration Gateway (CIG)
Yhteistyön tulokset
Siirtyminen SAP Ariba Guided Sourcingiin toi merkittäviä parannuksia yrityksen hankintaprosesseihin. Parannuksia olivat muun muassa nopeammat tapahtuma-asetukset, virtaviivaistetut työnkulut ja parannetut viestintäominaisuudet. Kun käytössä on nykyaikainen, käyttäjäystävällinen alusta, hankintatiimillä on hyvät edellytykset tukea tulevia innovaatioita ja liiketoiminnan kasvua.