SAP S/4HANA Procurement vs. SAP Ariba vs. SAP Fieldglass – Welche Beschaffungslösung führt zum Erfolg? Lesen Sie unseren Artikel, um es herauszufinden.
Es gibt kein einzelnes SAP-Beschaffungstool, das alle Anforderungen abdeckt. Die Nutzung des falschen Tools kann jedoch Zeit kosten, die Transparenz gegenüber Lieferanten beeinträchtigen oder sogar zu Compliance-Problemen führen. SAP S/4HANA Procurement, Ariba und Fieldglass arbeiten zwar alle mit Lieferanten, jedoch auf unterschiedliche Weise und für verschiedene Ausgabenkategorien.
Wenn Sie unsicher sind, welches dieser Tools Ihr Unternehmen tatsächlich benötigt, hilft Ihnen dieser Leitfaden weiter. Er zeigt, für welchen Einsatzbereich jede Lösung geeignet ist, welche Prozesse sie abdeckt und welche Aufgaben sich damit automatisieren lassen.
SAP S/4HANA Procurement bildet die Grundlage für die Verwaltung des internen Einkaufs im SAP-Ökosystem. Es richtet sich an Unternehmen, die Kontrolle über die operative Beschaffung — Materialien, Waren und Dienstleistungen für den täglichen Geschäftsbetrieb — benötigen.
Diese Lösung ist kein eigenständiges System, sondern ein integrierter Bestandteil von SAP S/4HANA. Das bedeutet, dass Daten mit den Bereichen Finanzen, Logistik, Lagerhaltung und Lieferkettenprozesse geteilt werden. Diese enge Verbindung macht es zuverlässig für routinemäßige Einkaufsprozesse.
Das Hauptziel ist es, zu organisieren, wie ein Unternehmen plant, anfragt, bestellt, erhält und bezahlt — und dabei sicherzustellen, dass jeder Schritt nachverfolgt und miteinander verknüpft wird.
Werfen wir einen genaueren Blick darauf, was all das möglich macht.
Diese Komponente stellt sicher, dass Materialien, Ersatzteile und andere wichtige Artikel zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind. Sie überwacht die Lagerbestände und vergleicht diese mit definierten Mindestwerten.
Fällt der Bestand zu stark ab, kann das System automatisch den bisherigen Verbrauch analysieren, offene Bestellungen berücksichtigen, den zukünftigen Bedarf prognostizieren und Planungsvorschläge erstellen. Diese Vorschläge können dann geprüft oder genutzt werden, um einkaufsbezogene Maßnahmen auszulösen. Dadurch wird das Risiko von Engpässen und kurzfristigen Eilbestellungen reduziert.
Hier können Unternehmen Bestellanforderungen entweder manuell oder automatisch entsprechend ihrem internen Bedarf erstellen und verwalten. Das System unterstützt Genehmigungsworkflows, die helfen, den Einkauf unter Kontrolle zu halten und mit den Budgets abzustimmen.
Zudem stehen Analysetools zur Verfügung, mit denen sich Lieferanten, Preise und Zeitpunkte für jede Anforderung prüfen lassen. Dadurch entsteht Transparenz über den gesamten Lebenszyklus der Anforderung, und der Prozess wird leichter überwachbar – insbesondere in größeren Organisationen mit mehreren Einkäufern.
Diese Funktion unterstützt die Verwaltung von Beschaffungsverträgen über verschiedene Kategorien und Vertragstypen hinweg. Ob volumen- oder wertbasierte Verträge – das System ermöglicht die Nachverfolgung von Bedingungen, Laufzeiten und Nutzung.
Zudem hilft es dabei, Kontrollmechanismen wie Mengenkontrollen oder Ausgabenlimits zu definieren, um Überausgaben oder unbeabsichtigte Verstöße zu vermeiden. Diese strukturierte Herangehensweise macht das Vertragsmanagement weniger manuell und deutlich konsistenter.
Das Bestellsystem ermöglicht die Erstellung und Nachverfolgung von Bestellungen. Einkäufer können Bestellungen manuell anlegen oder automatisch auf Basis von Planungsdaten oder bestehenden Anforderungen generieren lassen. Das System unterstützt zudem bei der Auswahl des passenden Lieferanten und der richtigen Menge – so wird sichergestellt, dass die Bestellung mit bestehenden Vereinbarungen und Lageranforderungen übereinstimmt.
Diese Funktion unterstützt alle Phasen des Wareneingangs von Waren oder Dienstleistungen durch Lieferanten. Sie hilft bei der Planung von Lieferterminen, der Überwachung erwarteter Eingänge und der Erfassung der gelieferten Waren bei Ankunft. Das System verknüpft die Lieferung direkt mit bestehenden Bestellungen, was die Nachverfolgung erleichtert und das Risiko von Abweichungen oder fehlenden Positionen verringert.
Diese Komponente unterstützt die Bearbeitung eingehender Lieferantenrechnungen. Egal, ob die Rechnungen manuell, per EDI oder sogar automatisiert aus PDFs erfasst werden – sie werden mit den Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen.
Das System hilft dabei, Fehler frühzeitig zu erkennen – etwa falsche Preise oder fehlende Lieferungen – und markiert Abweichungen, bevor die Zahlung freigegeben wird. Dadurch werden Verzögerungen reduziert und Überzahlungen vermieden.
Die Lagerverwaltung unterstützt die Nachverfolgung jeder Warenbewegung innerhalb des Unternehmens. Sie umfasst Wareneingänge und -ausgänge, Umlagerungen zwischen Standorten sowie Bestandsanpassungen wie Verluste oder Überschüsse.
Das System unterstützt regelmäßige Inventuren und ermöglicht Berichte über aktuelle Bestände, Verbrauchstrends und Abweichungen. Diese Transparenz hilft, die Lagerbestände im Blick zu behalten und unbemerkte Verluste zu verhindern.
Dieses Modul unterstützt die Vorbereitung und Überwachung von Zollanmeldungen sowie der dazugehörigen Zahlungen. Es hilft dabei, Im- und Exportvorgänge zu dokumentieren, Fristen zu überwachen und den Status der Zollverfahren nachzuverfolgen.
SAP S/4HANA Procurement ist Teil der umfassenden SAP S/4HANA Suite. Es ist sowohl in On-Premise- als auch in Private-Cloud-Umgebungen verfügbar – je nachdem, wie Sie das Gesamtsystem bereitstellen möchten.
Da das Procurement-Modul auf derselben Datenbank wie andere Module wie Finanzen, Logistik und Lieferkette läuft, ist keine zusätzliche Integration erforderlich. Alle Module teilen Echtzeitdaten, sodass Einkaufsinformationen konsistent und abteilungsübergreifend zugänglich bleiben.
Diese integrierte Architektur reduziert die Komplexität und stellt sicher, dass der Einkauf nicht isoliert arbeitet, sondern eng mit dem restlichen Unternehmen verbunden ist.
SAP Ariba ist eine cloudbasierte Plattform zur Verwaltung des gesamten Beschaffungszyklus – von der Beschaffung bis zur Bezahlung. Sie unterstützt sowohl Procure-to-Order- als auch Procure-to-Pay-Prozesse und hilft Unternehmen dabei, die Einkaufsgenauigkeit zu verbessern, Kosten zu senken und effektiver mit Lieferanten zusammenzuarbeiten.
Ariba verbindet Einkäufer und Lieferanten über das Ariba Network, das weltweit größte B2B-Handelsnetzwerk. Dieses Netzwerk ermöglicht nahtlose Zusammenarbeit, den Austausch von Dokumenten und eine schnellere Einbindung von Lieferanten.
Als Cloud-SaaS-Lösung benötigt Ariba keine lokale Installation oder Infrastruktur. Alles läuft sicher in der Cloud, was eine schnelle Einführung und einfache Skalierbarkeit ermöglicht. Es integriert sich zudem in SAP ERP und SAP S/4HANA, um Stammdaten und Transaktionsdaten zu synchronisieren, und nutzt das Ariba Network für eine starke Lieferantenverbindung.
Unternehmen können mit SAP Ariba starten, indem sie die für ihre Bedürfnisse passenden Module abonnieren. Werfen wir einen Blick auf diese Module:
Ariba ist eine reine Cloud-SaaS-Lösung, daher gibt es keine On-Premise-Installation. Unternehmen abonnieren die Module, die sie benötigen. Die Einrichtung von SAP Ariba umfasst:
Im Gegensatz zu S/4HANA Procurement (das die Einführung eines ERP-Systems erfordert) kann Ariba als eigenständige Lösung eingesetzt werden. Sein Nutzen steigt jedoch, wenn es in Finanzsysteme integriert wird, um durchgängige Procure-to-Pay-Prozesse zu ermöglichen.
SAP Fieldglass ist ein cloudbasiertes Vendor Management System (VMS), das Unternehmen dabei unterstützt, externe Arbeitskräfte und Dienstleister zu planen, zu beschaffen und zu verwalten. Es bietet eine strukturierte Möglichkeit, mit Drittanbietern zusammenzuarbeiten und nicht lohnabrechnungspflichtige Arbeitsverhältnisse zu managen.
Zu den wichtigsten Funktionen gehören Services Procurement, Contingent Workforce Management, Worker Profile Management und Assignment Management. Während sich die letzten beiden hauptsächlich auf HR-bezogene Aktivitäten konzentrieren – wie die Verwaltung von Freiberuflern oder Zeitarbeitskräften sowie die Nachverfolgung standortgebundener Einsätze – liegt unser Fokus hier auf SAP Fieldglass Services Procurement, da dieses Modul für den Einkaufsbereich besonders relevant ist.
Im Gegensatz zu SAP S/4HANA, das eine durchgängige, ERP-basierte Beschaffung abbildet, und SAP Ariba, das sich auf Sourcing und indirekte Einkäufe spezialisiert, konzentriert sich SAP Fieldglass Services Procurement auf die Beschaffung externer Arbeitskräfte und dienstleistungsbasierter Projekte. Es eignet sich besonders für die Verwaltung von Leistungen auf Basis von Leistungsbeschreibungen (Statements of Work, SOW), wie etwa Beratungs-, Marketing-, Wartungs- oder Reparaturservices.
Diese Lösung wurde entwickelt, um projektbasierte oder ergebnisorientierte Dienstleistungen in verschiedenen Kategorien zu verwalten. Sie unterstützt Einkaufsteams dabei, die von externen Anbietern erbrachten Leistungen zu organisieren und zu überwachen – einschließlich wer was, wann, wo und zu welchen Bedingungen ausführt.
Mit diesem Tool können Unternehmen Dienstleistungsaufträge effektiver steuern, indem sie Verträge strukturieren, den Projektfortschritt verfolgen, Ressourcen zuweisen sowie Kosten und Compliance im Blick behalten.
Darüber hinaus bietet die Lösung ein Dashboard für Project Management Offices zur Verwaltung von SOWs (Statements of Work), Funktionen zur Ressourcenallokation sowie Automatisierungsmöglichkeiten wie Zeiterfassung, Leistungsnachweise (Service Entry Sheets) und sogar KI-generierte SOW-Entwürfe und Chat-basierte Unterstützung.
SAP Fieldglass wird als cloudbasierte SaaS-Lösung angeboten – eine On-Premise-Version ist nicht verfügbar.
Es kann als eigenständiges Tool eingesetzt werden, insbesondere wenn ein Unternehmen ausschließlich das Modul Services Procurement zur Verwaltung von SOW-basierten Dienstleistungen nutzen möchte, ohne dabei Module für externe Arbeitskräfte zu aktivieren.
Häufig wird Fieldglass jedoch integriert mit:
Auf den ersten Blick scheint SAP mehrere Werkzeuge für die Beschaffung anzubieten – aber wie findet man das passende? Der Schlüssel liegt darin zu verstehen, dass diese Lösungen keine direkten Alternativen sind. Sie konzentrieren sich jeweils auf unterschiedliche Bereiche der Beschaffung und sind darauf ausgelegt, miteinander zu arbeiten, nicht sich gegenseitig zu ersetzen.
Schauen wir uns die Unterschiede genauer an.
Jedes Produkt deckt einen bestimmten Bereich der Beschaffung ab:
Die drei Lösungen unterscheiden sich auch in ihrer Herangehensweise:
Zentrale Unterschiede zwischen SAP S/4HANA Procurement, SAP Ariba und SAP Fieldglass
| SAP S/4HANA Procurement | SAP Ariba | SAP Fieldglass | |
| Hauptfokus | Operativer Einkauf von Waren & Dienstleistungen (meist interne Bedarfe) | Indirekter Einkauf, strategische Beschaffung, Zusammenarbeit mit Lieferanten | Einkauf von Dienstleistungen und externem Personal (z. B. Berater, Zeitarbeiter) |
| Bereitstellung | On-Premise oder Cloud (als Teil von SAP S/4HANA) | Nur Cloud (SaaS) | Nur Cloud (SaaS) |
| Integrationsfähigkeit | In SAP S/4HANA ERP integriert | Integration mit mehreren ERP-Systemen | Integration mit ERP-, HR- und Finanztools |
| Stärken | Nahtlos in ERP-Prozesse eingebunden; Echtzeit-Daten | Breites Lieferantennetzwerk; starke Tools für Beschaffung und Compliance | Optimal für projektbasierte oder zeitlich begrenzte externe Dienstleistungen |
| Preisgestaltung und Lizenzierung | In S/4HANA-Lizenz enthalten | Abonnementbasiert pro Modul, meist pro Nutzer oder Transaktionsvolumen | Abonnementbasiert, oft abhängig von Nutzeranzahl oder Ausgabenvolumen |
Jede Lösung bringt ihren eigenen Mehrwert – doch der wahre Nutzen entsteht durch die Verknüpfung der Systeme. Ein Beispiel: Ein Unternehmen bestellt Fertigungsteile über S/4HANA, verwaltet die Lieferantenauswahl und das Onboarding über Ariba und setzt spezialisierte Techniker auf Zeitbasis über Fieldglass ein. Die Systeme tauschen Informationen aus und stimmen Prozesse aufeinander ab – so entsteht ein einheitliches Beschaffungserlebnis ohne doppelte Arbeit.
Es geht also nicht darum, eine Lösung der anderen vorzuziehen, sondern darum, die eigene Beschaffungslandschaft zu verstehen – und eine flexible, intelligente Struktur zu schaffen, die wirklich passt.
Der beste Weg, den Nutzen von SAP-Beschaffungslösungen zu verstehen, ist ein Blick auf ihre Anwendung in der realen Geschäftswelt. Die folgenden Fallstudien zeigen, wie Unternehmen von den einzelnen Tools profitieren – und wie die Kombination mehrerer Lösungen noch mehr Effizienz und Transparenz in den Beschaffungsprozessen schafft.
Beginnen wir mit Projekten, die von unserem Team bei LeverX umgesetzt wurden.
Safia Cafe & Bakery ist eine schnell wachsende Marke in Usbekistan mit einem weit verzweigten Filialnetz und Logistiksystem. Mit dem Wachstum des Unternehmens entstand der Bedarf nach besserer Transparenz und Kontrolle im Einkauf und Lieferantenmanagement. Die Wahl fiel auf SAP S/4HANA Cloud Private Edition, um dieses Wachstum zu unterstützen und Konsistenz über die expandierenden Geschäftsbereiche hinweg sicherzustellen.
Das SAP S/4HANA-Einkaufsmodul wurde zusammen mit weiteren zentralen Modulen implementiert. Dadurch konnte das Unternehmen:
Mehr über das Projekt erfahren.
Einer der größten Hersteller von Forstprodukten in der Region sah sich mit wachsenden Herausforderungen im Einkaufs- und Logistikmanagement konfrontiert – bedingt durch schnelles Wachstum. Das bestehende System war fragmentiert, was zu Ineffizienzen und Kommunikationsproblemen zwischen Abteilungen führte. Zur Schaffung von Struktur und Transparenz wurde SAP Ariba Cloud eingeführt.
Unser Team implementierte SAP Ariba Sourcing sowie SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance und integrierte beide Lösungen in SAP S/4HANA und SAP BW. Diese Umstellung ermöglichte es dem Kunden:
Weitere Einzelheiten zum Projekt.
Ein weltweit tätiger Hersteller wollte seine Einkaufsprozesse vereinfachen und Ausschreibungen effizienter gestalten. Zwar waren bereits SAP Ariba Sourcing und Buying im Einsatz, doch viele Abläufe waren zu komplex oder unzureichend auf die Geschäftsbedürfnisse abgestimmt. Unsere SAP-Ariba-Experten wurden hinzugezogen, um Prozesse zu verschlanken und neue Werkzeuge und Vorlagen einzuführen.
Wir verbesserten den Einsatz von SAP Ariba Sourcing, Buying & Invoicing und Guided Buying. Das Unternehmen führt nun transparente, zentralisierte Ausschreibungen und Auktionen durch, was die Lieferantenauswahl beschleunigt und Genehmigungsprozesse im Einkauf verkürzt. Mit besserer Prozesskontrolle und der Integration in SAP ERP wurde der Einkauf schneller, klarer und zuverlässiger.
Sehen Sie, wie es funktioniert.
Werfen wir einen Blick auf weitere Beispiele, wie SAP-Technologien Unternehmen weltweit unterstützen. Nachfolgend finden Sie einige Erfolgsgeschichten, die zeigen, wie wirkungsvoll die richtigen Beschaffungstools in verschiedenen Branchen sein können.
Was SAP getan hat: Manuelle Prozesse in der Personalbeschaffung wurden durch einen automatisierten Ablauf mit SAP Fieldglass Services Procurement und SAP S/4HANA ersetzt.
Um die Beschaffung und Verwaltung von Auftragnehmern zu verbessern, implementierte Energy Queensland SAP Fieldglass Services Procurement und SOW Worker Tracking, die vollständig in SAP S/4HANA integriert sind. Dies half, den Rekrutierungsprozess zu automatisieren und den manuellen Aufwand deutlich zu reduzieren.
Der neue Prozess verringerte die Bearbeitungszeit in der Kreditorenbuchhaltung um 95 % und sparte mehr als 60 % der Zeit, die für die Beschaffung von Zeitarbeitnehmern aufgewendet wurde. Berichte, die früher 15 Minuten benötigten, laden jetzt in Sekundenschnelle, während Vertragsänderungen, die früher 10 Minuten dauerten, in weniger als 30 Sekunden erledigt werden.
Was SAP getan hat: Verbesserung der Abläufe bei der Verwaltung von Dienstleistern durch Integration von SAP Fieldglass und SAP ECC.
Yamaha führte SAP Fieldglass ein, um externe Dienstleister effizienter zu verwalten. Das implementierte System erleichterte das Veröffentlichen von Stellen, Genehmigungen und die Kommunikation durch E-Mail-Integration und eine benutzerfreundliche Oberfläche.
Durch die Anbindung von SAP Fieldglass an SAP ECC ermöglichte Yamaha eine automatisierte Rechnungsstellung („Touchless Invoicing“) und einen reibungsloseren Ablauf bei der Verarbeitung von Bestellungen. Mit Unterstützung von SAP-Experten verlief das Projekt reibungslos und verschaffte dem Unternehmen mehr Kontrolle über seine externen Personaleinsätze.
SAP S/4HANA Procurement, Ariba und Fieldglass unterstützen alle Einkaufs- und Lieferantenprozesse, verfolgen dabei aber unterschiedliche Ansätze. Und genau das ist der springende Punkt.
Es gibt kein einziges Tool, das alles abdeckt, denn Beschaffung ist nicht „one-size-fits-all“.
Manchmal braucht man strenge Kontrolle über interne Bestände und Lieferzeiten. Ein anderes Mal ist eine bessere Zusammenarbeit mit Hunderten von externen Lieferanten gefragt. Oder vielleicht ist die größte Herausforderung das Management einer flexiblen Belegschaft, die sich über Länder und Verträge erstreckt. Diese Tools decken verschiedene Aspekte des Beschaffungspuzzles ab. Bei LeverX haben wir mit allen Lösungen gearbeitet. Wir bevorzugen keine einzelne Lösung, sondern betrachten Ihre tatsächlichen Einkaufsprozesse, Ihr Budget und Ihre Systemlandschaft, um das Tool zu empfehlen, das Ihre Prioritäten am besten unterstützt. Anschließend helfen wir Ihnen bei der Implementierung.
Wir haben weltweit mehr als 950 SAP-Projekte realisiert. Vielleicht ist Ihres das nächste? Sprechen wir darüber.