Что такое ERP? Какая от нее польза? Во сколько обойдется ее внедрение компании? В этой статье мы отвечаем на самые популярные вопросы об этом ПО.

Что такое ERP-система? Отвечаем на ТОП-9 вопросов об этом ПО

Любая растущая и развивающаяся компания рано или поздно достигает той точки, когда электронные таблицы больше не справляются с задачами планирования, контроля, отчетности и анализа. С этого момента без ERP-системы предприятию уже никак не обойтись.

Системы ERP собирают и организуют ключевую бизнес-информацию и помогают организациям поддерживать эффективность процессов даже в период расширения. Мы уверены, абсолютное большинство (если не все) представители бизнеса слышали термин «ERP», но не все точно знают, какую пользу системы планирования ресурсов предприятия могут принести их компаниям. Давайте разберемся с этим!

Вопрос №1: Что такое ERP-система?

ERP (Enterprise Resource Planning) — это категория программного обеспечения, которое автоматизирует бизнес-процессы, а также обеспечивает их аналитику и постоянный контроль. В своей работе система опирается на центральную базу данных, в которой собирается информация из всех отделов, включая бухгалтерию, производство, логистику, продажи, маркетинг и отдел кадров.

Департаменты компании — это заинтересованные стороны, которые должны постоянно сотрудничать друг с другом, чтобы предприятие работало как часы. Однако на практике это достаточно сложно организовать, если критически важная информация разбросана по различным системам. Например, бухгалтерия и отдел финансового планирования могут фиксировать свои данные в разном ПО.

Системы ERP централизуют данные каждого отдела, обеспечивая тем самым межведомственную прозрачность и позволяя эффективно анализировать собранную информацию и поддерживать ее актуальность, что критически важно при принятии управленческих решений. 

Вопрос №2: Почему ERP-системы важны для бизнеса?

Сегодня ERP стали обязательным компонентом в работе предприятий, которые стремятся разумно использовать свои ресурсы. Это ПО помогает перераспределить человеческий и финансовый капитал и выстраивать эффективные бизнес-процессы, экономя при этом деньги, но не жертвуя качеством и производительностью.

ERP — незаменимый инструмент, когда дело касается планирования и координации. Например, благодаря этой системе сотрудники отдела закупок имеют доступ к детальной информации по текущим запасам, а также могут сравнивать заказы на закупку с предложением поставщиков, прогнозировать будущий спрос и вносить необходимые корректировки. 

Системы планирования ресурсов также улучшают коммуникацию и сотрудничество, поскольку сотрудники имеют постоянный доступ к актуальным данным и статусам других отделов.

Как единый источник информации система ERP также предоставляет функции отчетности и аналитики, превращая огромное количество неструктурированной информации в диаграммы и графики, которые иллюстрируют тенденции и помогают моделировать возможные результаты.

Вопрос №3: Какие основные функции и задачи ERP?

ERP предлагает множество инструментов и функций, которые помогают автоматизировать процессы, повышать производительность, оптимизировать использование ресурсов и поддерживать эффективность управления бизнесом. 

Мониторинг

ERP помогает отслеживать работу всех ключевых департаментов компании, включая финансы, логистику, отдел кадров и другие. 

Интеграция

Система помогает устранить разрозненность внутри компании, объединив различные компоненты IT-инфраструктуры в унифицированную экосистему и позволяя создать единый источник информации.

Автоматизация

Системы планирования ресурсов предприятия позволяют автоматизировать бизнес-процессы компании и выполнение множества операций. Это помогает избавить сотрудников от рутинных задач, переключив их внимание на стратегически важные. 

Планирование

Одна из основных функций любой ERP — планирование ресурсов предприятия, а также систематизация и оптимизация связанных с этим процессов. Причем неважно, что именно вы хотите спланировать — система справится со всем, включая прогнозирование, планирование производства, продаж, бюджета, а также аналитику и отчетность.

Управление данными

ERP помогают собирать, хранить, обрабатывать и анализировать данные, собранные в рамках всего предприятия, предоставляя доступ к актуальным показателям всем заинтересованным сторонам.  

Вопрос №4: Какие преимущества от внедрения ERP?

Каждая ERP предлагает разный набор функций, и причины, по которым компании внедряют данное ПО, тоже разные. Однако эти шесть бенефитов применимы ко всем современным системам планирования ресурсов:

Повышение производительности

ERP помогают оптимизировать и автоматизировать основные бизнес-процессы, позволяя сотрудникам делать больше, затрачивая меньше ресурсов.

Целостность и актуальность данных

С помощью этого ПО вы устраняете разрозненность данных по всему предприятию и принимаете обоснованные управленческие решения благодаря единому источнику информации, которым становится ERP. 

Ускоренная отчетность

Благодаря автоматизации сбора и обработки данных ERP позволяет получать актуальную информацию в реальном времени, что значительно сокращает время на составление отчетов.

Снижение рисков

Повышение прозрачности и постоянный контроль за бизнес-процессами обеспечивают соответствия нормативным требованиям и своевременное обнаружение и устранение рисков для компании. 

Гибкость

ERP помогает бизнесу стать гибче и быстрее адаптироваться к меняющимся потребностям и условиям рынка. ПО позволяет компаниям легко настраивать и изменять процессы, добавлять новые функции или модифицировать существующие, чтобы соответствовать специфике своей деятельности.

Немного реальных примеров того, как ERP помогает современному бизнесу

Миграция на SAP S/4HANA для Eurasia Group

Клиент:

Eurasia Group Kazakhstan — национальный дилер John Deere в Казахстане и Кыргызстане на протяжении более 20 лет. 

Сложности:

• Работа с устаревшей ERP-системой;
• Отсутствие современных функций и инструментов;
• Необходимость адаптации к новым условиям;
• Увеличивающаяся сложность бизнес-процессов;
• Отсутствие гибкости и масштабируемости;
• Разрозненность систем.
  
  

Как помогло внедрение SAP/S4HANA:

• Затраты на обслуживание системы снизились на 10%;
• Обработка данных ускорилась, что привело к улучшению их согласованности на 15%;
• Обеспечена 100%-ная прозрачность бизнес-процессов;
• Увеличена скорость работы системы благодаря технологии in-memory.

Узнать больше

Внедрение SAP S/4HANA для крупного производителя автомобилей

Клиент:

Крупная компания по производству и дистрибуции запасных частей для автомобилей. 

Задачи:

• Повысить эффективность управления большими объемами производства;
• Оптимизировать сложные бизнес-процессы;
• Интегрировать IT-инфраструктуру;
• Модернизировать процессы ручного планирования, основанные на использовании электронных таблиц Excel.
  
  

Как помогло внедрение SAP/S4HANA:

• Снижение количества дней хранения запасов на 3%;
• Уменьшение времени производственного цикла на 4%;
• Снижение потерь прибыли на 10% благодаря обеспечению достаточного уровня запасов;
• Уменьшение себестоимости продукции на 0,1-0,5%;
• Эффективность своевременных поставок увеличилась на 5% благодаря доступу к информации о запасах и производственных потребностях в реальном времени.

Узнать больше

Вопрос №5: Какие компоненты включает ERP-система?

ERP состоит из нескольких модулей — наборов функций, адаптированных для различных аспектов бизнеса, таких как финансы, закупки, производство, управление кадрами и другие. 

Финансы

Финансовый модуль — основа любой системы ERP. Он помогает управлять главной книгой и всеми финансовыми данными, а также отслеживать каждую транзакцию и обрабатывать сверки и финансовую отчетность.

Закупки

Модуль помогает управлять закупками сырья или готовой продукции, а также автоматизировать запросы на котировки и заказы на закупку и снизить риски закупки лишнего или недостаточных объемов необходимых ресурсов или товаров. 

Производство

Этот компонент помогает компаниям координировать все этапы производства продукции и обеспечивает соответствие объемов производимых товаров спросу. 

Управление запасами

Модуль управления запасами отображает их текущий уровень, обновляя эти цифры в режиме реального времени, а также измеряет ключевые показатели, связанные с запасами. 

Управление заказами

Это приложение расставляет приоритеты для заказов клиентов со всех каналов по мере их поступления и отслеживает прогресс их выполнения. Модуль управления заказами помогает ускорить время выполнения и доставки и улучшить качество обслуживания клиентов.

Управление складом

Модуль управления складом помогает управлять такими действиями, как прием, сбор, упаковка и отправка продукции. Он экономит время и затраты на складе, определяя более эффективные способы выполнения складских задач.

Управление цепочками поставок

Этот модуль позволяет компаниям контролировать поток товаров и поддерживать бесперебойную работу производства благодаря наличию всех материалов в правильных местах.

Управление проектами

Инструменты, которые предлагают современные ERP, помогают планировать и отслеживать проекты, включая время и ресурсы, затраченные на их реализацию. Это упрощает выставление счетов клиентам и обеспечивает продуктивное сотрудничество между сотрудниками, работающими над проектом.

Управление кадрами

Этот компонент хранит детальные записи о сотрудниках, например, доступные дни отпуска и показатели производительности, и помогает выявить тенденции рабочей силы в различных отделах или демографических группах.

Автоматизация маркетинга

Этот модуль помогает управлять маркетинговыми усилиями по всем цифровым каналам и позволяет организациям оптимизировать и персонализировать свои сообщения. Инструменты автоматизации маркетинга позволяют увеличить количество лидов, объемы продаж и лояльность клиентов.

Вопрос №6: Какие виды ERP-систем существуют?

Система ERP имеет четыре распространенных типа развертывания:

Локальная ERP (On-premise)

Это традиционная модель развертывания ERP, она обеспечивает самый высокий уровень контроля. Программное обеспечение обычно устанавливается локально в центре обработки данных компании. Хотя полный контроль, безусловно, является преимуществом этого типа развертывания, вместе с ним на компанию ложатся обязанности по установке и самостоятельному обслуживанию системы.

Облачная ERP (Cloud)

В этом случае программное обеспечение размещается на удаленном стороннем сервере, доступ к которому осуществляется через интернет по принципу SaaS (Software as a Service). Ответственным за обслуживание системы является поставщик ПО и он же обеспечивает его безопасность. Сегодня облачная ERP является самым популярным методом развертывания из-за более низких первоначальных затрат, масштабируемости, быстрого внедрения инноваций и простой интеграции.

Двухуровневая ERP (Two-tier)

Эту модель ERP чаще всего выбирают компании, которые проходят через крупные операционные изменения, такие как слияние, расширение или поглощение. При таком подходе ERP первого уровня может быть развернуто на локальном сервере в штаб-квартире головной организации, а ERP второго может быть облачной дочерней системой, обрабатывающей локальные или специализированные функции. Двухуровневая стратегия позволяет компаниям начать контролируемый переход в облако и перенести определенные процессы или бизнес-подразделения без сбоев в их работы.

Гибридная ERP (Hybrid)

Гибридная модель — это тип двухуровневой ERP-системы, которая сочетает локальное и облачное развертывание. В этом случае компания может выбрать, в каком окружении — облачном или локальном — развертывать то или иное приложение. 

Вопрос №7: Кто является лидером на рынке ERP?

Современный рынок предлагает широкий выбор ERP-систем — как универсальных коробочных с набором функций, который подойдет любой отрасли, так и разработанных специально для конкретных индустрий с учетом их особенностей. Среди лидеров рынка сегодня выделяются следующие вендоры:

SAP S/4HANA

Среди множества доступных решений на рынке SAP является признанным лидером благодаря обширной структуре модулей для решения различных задач. Среди них:

• FI (Financial Accounting) для управления финансовыми процессами;
• CO (Controlling) для контроля затрат и управления рентабельностью;
• SD (Sales and Distribution) для управления продажами и дистрибуцией;
• MM (Materials Management) для управления материальными потоками;
• PP (Production Planning) для планирования и управления производственными процессами;
• HR (Human Resources) для управления персоналом.

Эти модули SAP легко интегрируются между собой, что позволяет обеспечить комплексный подход к управлению всеми аспектами бизнеса. Это делает SAP одной из самых востребованных ERP-систем для организаций различных отраслей, которая гарантирует гибкость, масштабируемость и поддержку инноваций.

Oracle ERP Cloud

Oracle предлагает гибкую ERP-платформу с широким набором функций для управления финансами, цепочками поставок, производством и проектами. Особенностью Oracle является интеграция с аналитическими и облачными сервисами, что делает их ПО одним из предпочтительных решений для крупных корпораций.

Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 предлагает ERP-решения, которые тесно интегрированы с другими продуктами Microsoft, такими как Office 365 и Azure. Эта система удобна для малого и среднего бизнеса, благодаря облачным возможностям и гибкости настройки для управления финансами, производством и другими процессами.

Infor CloudSuite

Infor CloudSuite ориентирована на облачные решения и специализируется на вертикальных рынках, таких как производство, дистрибуция, здравоохранение и общественные услуги. Платформа предлагает модульный подход с современным пользовательским интерфейсом и возможностями интеграции аналитики.

Epicor ERP

Epicor предлагает гибкие решения, разработанные для компаний среднего и крупного бизнеса, особенно в производственных и дистрибьюторских отраслях. Она известна своей глубокой специализацией в этих секторах, что позволяет компаниям более эффективно управлять производственными и логистическими процессами.

Sage X3

Sage X3 ориентирована на предприятия среднего размера и предлагает интуитивные инструменты для управления финансами, производством, запасами и продажами. Эта ERP-система выделяется простотой настройки и возможностями облачных решений для международных компаний.

Вопрос №8: Сколько стоит внедрение ERP?

Стоимость внедрения ERP-системы сильно варьируется в зависимости от таких факторов, как размер компании, выбранное решение (например, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics и т.д.), объем настроек, количество пользователей и модулей, а также затраты на поддержку и обучение персонала. Вот основные аспекты, влияющие на цену внедрения ERP:

Лицензирование и программное обеспечение

Облачные ERP обычно работают по модели подписки (SaaS). Их стоимость, как правило, ниже, так как вы платите только за те функции и решения, которые используете. Помимо этого, вам не надо тратиться на специальное оборудование для развертывания системы.

Локальные ERP требуют единовременной покупки лицензии, что, например, для крупных организаций может обойтись в большую сумму — все зависит от количества пользователей и модулей.

Настройка и интеграция

Также стоит учитывать стоимость настройки системы под уникальные бизнес-процессы компании. Чем ювелирнее работа, тем выше цена данной услуги. 

Обучение сотрудников

Внедрение ERP требует обучения сотрудников работе с системой, что может потребовать дополнительного бюджета.

Поддержка и обслуживание

Поддержка ERP-системы включает регулярные обновления, техподдержку и обслуживание. Годовая стоимость поддержки может составлять 15-20% от стоимости лицензии или подписки.

Скрытые затраты

К ним можно отнести миграцию данных и простои. Перенос данных из старых систем в новую ERP может потребовать дополнительных вложений. При этом внедрение системы может стать причиной перебоев в работе и простоев, что также необходимо учитывать.

Вопрос №9: Из каких этапов состоит процесс внедрения ERP?

Процесс внедрения ERP начинается с анализа требований и планирования. На этом этапе изучаются и анализируются текущие бизнес-процессы компании, чтобы определить, какие функции ERP-системы необходимы для их улучшения. После анализа разрабатывается подробный план проекта с указанием целей, сроков, бюджета и ответственных лиц.

Следующий этап — проектирование и настройка системы. ERP настраивается в соответствии с потребностями компании, а также интегрируется с уже существующими системами. Особое внимание уделяется миграции данных из старых систем в новую, с очисткой и проверкой корректности.

Тестирование является ключевым шагом. В рамках него проверяется функциональность ПО, чтобы убедиться, что оно выполняет все бизнес-задачи. Также проводится нагрузочное тестирование для оценки производительности системы в рабочих условиях.

После тестирования следует обучение пользователей работе с новой системой. Также на этом этапе разрабатываются учебные материалы и документация для поддержания эффективной работы.

Когда система готова к использованию, происходит ее запуск. Этот процесс может быть поэтапным или полным — все зависит от выбранной стратегии внедрения. После запуска ведется мониторинг работы для устранения возможных проблем и предоставления оперативной поддержки.

Завершающий этап — это оптимизация системы после внедрения, когда анализируются результаты и при необходимости вносятся улучшения. 

Заключение

Внедрение ERP-системы — это серьезный, но неизбежный шаг для любой компании, которая стремится оптимизировать свои процессы, повысить эффективность и быстро адаптироваться к изменяющимся условиям рынка.

Правильно выбранное и внедренное решение позволяет не только автоматизировать ключевые бизнес-функции, но и обеспечивает доступ к актуальным данным, что важно при принятии управленческих решений.
Если вы находитесь на этапе выбора ERP-системы, важно учитывать специфику своего бизнеса и планировать процесс внедрения с учетом долгосрочных целей и требований.

Команда LeverX будет рада помочь вам с этим. Мы не только проанализируем ваши текущие бизнес-процессы и дадим ценные советы по их улучшению с помощью ERP, но и поможем внедрить, настроить и поддерживать бесперебойную работу ПО.