Как Wegmann Automotive Poland автоматизировала обмен электронными счетами-фактурами через KSeF

LeverX внедрила в Wegmann Automotive Poland собственное решение для интеграции SAP с Национальной системой электронных счетов-фактур (KSeF).

Клиент

В Польше международную группу Wegmann Automotive представляет ее дочерняя компания Wegmann Automotive Polska Sp. z o.o. Сама группа выпускает автомобильные компоненты и считается надежным поставщиком первого уровня (Tier 1) для ведущих автопроизводителей.

Польское отделение находится в Некле и имеет стратегическое значение для производства и поставок группы в Европе. Она специализируется на компонентах категории C — небольших, но необходимых деталях, которые используются в колесных узлах и силовых установках автомобилей.

Продукцию Wegmann Automotive устанавливают в двух из трех новых автомобилей по всему миру. Уже один этот показатель говорит о прочных позициях компании на международном рынке.

Задача

После введения в Польше обязательного электронного выставления счетов-фактур Wegmann Automotive Poland понадобилась система для автоматической отправки исходящих счетов-фактур в национальную систему KSeF. Через нее компания также должна была получать входящие счета-фактуры от поставщиков. Кроме того, требовалось наладить работу с SAP, подготовку документов в формате XML и их передачу в KSeF по новым правилам.

В рамках проекта нужно было решить несколько задач:

• Соблюдение требований KSeF. Все операции с электронными счетами-фактурами должны были проходить по обязательным правилам, действующим в Польше;
• Ежедневный обмен с KSeF. Исходящие счета-фактуры нужно было автоматически отправлять в KSeF. Документы от поставщиков компания должна была получать через ту же систему;
• Интеграция с SAP. Данные для счетов-фактур хранились в SAP. Системе предстояло собрать их, привести к нужному формату XML и передать в KSeF.
• Регулярные изменения спецификаций. Пока шла разработка, Министерство финансов Польши продолжало обновлять требования к KSeF. LeverX необходимо было следить за новыми версиями и дорабатывать систему до ее передачи заказчику;
• Поддержка после запуска. Заказчик искал партнера по SAP для длительного сотрудничества. Ему требовалась помощь после внедрения и в дальнейшем, когда у компании появлялись новые задачи.

Заказчик выбрал LeverX благодаря нашему опыту работы с SAP и наличию собственного решения для KSeF. Также в компании работают опытные польскоязычные консультанты, которые знали требования польского законодательства и могли обсуждать проект с заказчиком на его языке. Помимо этого, в пакет услуг LeverX также входит поддержка системы после запуска.

Решение

LeverX внедрила собственное решение для KSeF и автоматизировала обмен электронными счетами-фактурами. Команда работала по методологии Scrum и использовала непрерывную интеграцию (CI), что помогало быстро учитывать изменения спецификаций во время внедрения. Система работает непосредственно внутри SAP. Заказчик может отправлять и получать электронные счета-фактуры в SAP с соблюдением требований Министерства финансов Польши.

Выгрузка данных из SAP и формирование XML

После создания платежного документа или счета-фактуры в SAP SD либо SAP FI система выгружает данные об операции, материалах и налогах, после чего преобразует их в XML-файл, соответствующий формату KSeF.

Интеграция с KSeF

Перед обменом документами система авторизуется на портале KSeF с помощью электронной подписи и ожидает подтверждения от государственной платформы после отправки счета-фактуры. Входящие счета-фактуры поставщиков система периодически загружает из KSeF и сохраняет в SAP.

Решение, полностью встроенное в SAP

Решение разработано на ABAP и построено по модульному принципу. Все этапы обработки счетов-фактур выполняются непосредственно в SAP, поэтому внешнее промежуточное ПО не требуется. Это позволяет заказчику не покупать дополнительные лицензии на сторонние продукты, например, SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC).

Соответствие требованиям KSeF

Пока шла разработка, Министерство финансов Польши продолжало обновлять спецификации KSeF. LeverX отслеживала публикации ведомства и корректировала систему на протяжении всего внедрения с учетом требований, действовавших в тот момент.

Технологический стек

Решение работает в среде SAP и напрямую обменивается электронными счетами-фактурами с KSeF по защищенному соединению.

• Платформа приложений: SAP ABAP 7.50+
  Решение разработано на ABAP 7.50+ и работает как встроенное приложение SAP. Вся логика и полный цикл обработки счетов-фактур реализованы внутри этой среды.
• Пользовательский интерфейс: SAP ABAP List Viewer (SAP ALV)
  Интерфейс построен на таблицах SAP ALV. Для входящих и исходящих счетов-фактур предусмотрены отдельные рабочие панели, доступные непосредственно в SAP.
• Журналирование и аудит: SAP Business Application Log (SAP BAL)
  Журналы обработки и история операций хранятся в SAP BAL. Эти записи доступны для последующего аудита.
• Обмен данными: XML, XSD и API HTTPS/REST
  Система формирует счета-фактуры в формате XML по требованиям Министерства финансов Польши и проверяет их по схемам XSD. Обмен данными с KSeF проходит через API HTTPS/REST.
• Безопасность: OpenSSL и цифровые подписи
  OpenSSL выполняет криптографические операции, включая шифрование по алгоритмам AES и RSA, и защищает передачу данных. Цифровые подписи XAdES используются для авторизации в соответствии с требованиями Министерства финансов Польши.
• База данных: база данных SAP
  Данные счетов-фактур и записи об их обработке хранятся в специальных таблицах, созданных в существующей базе данных SAP заказчика.

Результаты

После внедрения решения Wegmann Automotive Poland перешла на автоматический обмен электронными счетами-фактурами с KSeF в соответствии с обязательными правилами, действующими в Польше.

Основные результаты проекта:

• Соблюдение обязательных требований KSeF. Компания отправляет и получает электронные счета-фактуры через KSeF в соответствии с требованиями Министерства финансов Польши;
• Ежедневный автоматический обмен. Система каждый день отправляет и получает электронные счета-фактуры непосредственно через SAP;
• Контроль обработки документов. Система показывает статус счетов-фактур и фиксирует ошибки. Это помогает быстрее находить причины сбоев и устранять их;
• Поддержка при изменении требований. Правила KSeF продолжают меняться, и некоторые обновления требуют дополнительного анализа и доработки системы. В таких случаях LeverX вносит необходимые изменения в рамках поддержки после внедрения;
• Долгосрочное сотрудничество с LeverX. После завершения проекта заказчик продолжает получать поддержку специалистов по SAP. Ему также доступны другие решения, разработанные LeverX для SAP-систем.