Migrazione Legacy da SAP ECC a SAP S/4HANA: modernizzazione digitale per un fornitore baltico di energia termica

Scoprite come LeverX ha aiutato un fornitore di energia termica del Baltico a modernizzare il proprio panorama aziendale con SAP S/4HANA. Il progetto ha consentito una migrazione senza soluzione di continuità da SAP ECC, operazioni semplificate, analisi migliorate con SAP BW/4HANA e una migliore esperienza utente grazie a SAP Fiori.

Cliente

AS "RĪGAS SILTUMS" è un fornitore leader di energia termica del Baltico che fornisce oltre il 70% dell'energia termica in Lettonia. L'azienda trasferisce e distribuisce il 76% dell'energia termica consumata in città, gestendo una rete di riscaldamento estesa con una lunghezza totale di 689 chilometri.

L'azienda genera oltre il 30% dell'energia termica totale utilizzando i propri impianti, basandosi su un portafoglio energetico combinato che comprende gas naturale, cippato e altre risorse rinnovabili. È proprio questa dipendenza dai combustibili fossili che ha spinto il cliente ad attuare la strategia a lungo termine "Green Course", finalizzata a una profonda trasformazione. Nell'ambito di questa strategia, l'azienda mira a produrre il 90% dell'energia termica da fonti rinnovabili entro il 2030.

Per eseguire con successo questa massiccia transizione e gestire la complessità normativa, AS "RĪGAS SILTUMS" ha avviato un progetto di trasformazione digitale su larga scala volto a modernizzare il suo ERP di base esistente con una piattaforma moderna per il processo decisionale guidato dai dati e la crescita sostenibile.

La sfida

Per molti anni il cliente si è affidato a un sistema SAP ECC profondamente integrato, che è diventato il fulcro della sua attività operativa. Tuttavia, con l'evolversi dei requisiti operativi e normativi, diverse sfide hanno iniziato a ostacolare l'efficienza aziendale e la realizzazione delle iniziative di sostenibilità.

Limiti del sistema legacy

• La profonda integrazione del sistema SAP ECC legacy nelle funzioni aziendali principali limitava le moderne capacità di automazione.
• Il sistema SAP ECC esistente e la dipendenza da flussi di lavoro manuali hanno creato una significativa inefficienza nelle operazioni quotidiane e limitato l'agilità aziendale complessiva.
• L'affidamento a processi manuali e cartacei ha causato ritardi e ridotto l'accuratezza e l'affidabilità dei dati.

Mancanza di visibilità in tempo reale

• I manager hanno avuto difficoltà ad accedere a informazioni aggiornate in tutti i reparti.
• L'assenza di analisi in tempo reale e di reportistica unificata sui dati ha rallentato il processo decisionale e ridotto la fiducia nelle informazioni generate dal sistema.

Problemi di esperienza utente

• Le interfacce di sistema obsolete limitavano l'adozione e la produttività degli utenti.
• I dipendenti non disponevano di strumenti intuitivi in grado di supportare un'esecuzione efficiente e conforme delle attività.

Requisiti normativi e di sostenibilità

• Nell'ambito della sua strategia "Green Course", AS "RĪGAS SILTUMS" aveva bisogno di una piattaforma ERP robusta e moderna, in grado di supportare la conformità alle normative ambientali ed energetiche in continua evoluzione, consentendo al contempo una crescita sostenibile e una pianificazione degli investimenti.

Il passaggio a SAP S/4HANA è diventato essenziale per superare queste limitazioni, pur mantenendo le strutture di processo esistenti. Per modernizzare senza interruzioni operative, AS "RĪGAS SILTUMS" ha collaborato con LeverX per eseguire una migrazione Brownfield a SAP S/4HANA, garantendo la continuità e consentendo al contempo la modernizzazione.

La soluzione

LeverX ha gestito la migrazione utilizzando lo scenario Brownfield da SAP ECC a SAP S/4HANA. Lo scenario Brownfield è stato scelto come ottimale dal punto di vista strategico perché permetteva di modernizzare il sistema preservando i dati storici, le configurazioni e i processi aziendali consolidati. Questo approccio ha minimizzato i tempi di inattività, ridotto i costi e garantito la continuità operativa di un fornitore di servizi di importanza critica.

Gli aspetti chiave della migrazione sono stati:

1. Decisioni architettoniche e giustificazione

La soluzione si è basata su moduli e strumenti specificamente selezionati per affrontare le sfide principali, allineando il panorama IT agli obiettivi strategici del settore delle utility:

• SAP S/4HANA e SAP IS-U (soluzione industriale per le utility): Nell'ambito della migrazione Brownfield, i processi e le configurazioni esistenti relativi a IS-U sono stati aggiornati all'ambiente SAP S/4HANA, garantendone la compatibilità con il nuovo modello di dati e l'architettura del sistema.
• SAP S/4HANA Manutenzione impianti (EAM): La configurazione esistente di Plant Maintenance del cliente è stata migrata a SAP S/4HANA, consentendo al sistema di sfruttare le funzionalità EAM aggiornate disponibili nella nuova piattaforma, pur mantenendo i processi di manutenzione consolidati.
• SAP BW/4HANA per l'analisi in tempo reale: Il livello analitico è stato preparato e allineato per il funzionamento all'interno dell'ecosistema S/4HANA, garantendo che le strutture di reporting e di dati funzionassero correttamente dopo la migrazione senza introdurre nuove implementazioni analitiche.

2. Aspetti chiave del lavoro svolto

• Quadro metodologico SAP Activate: Abbiamo seguito la metodologia SAP Activate, gestendo tutte le fasi - da Discover e Prepare a Explore, Realize, Deploy e Run - garantendo una transizione strutturata ed efficiente.
• Struttura di integrazione cliente-venditore (CVI): Per garantire la compatibilità con il modello di dati di S/4HANA, LeverX ha implementato il framework di migrazione CVI, assicurando una perfetta integrazione dei dati anagrafici di clienti e fornitori.
• Interfaccia utente coerente e approfondimenti in tempo reale: I nostri specialisti hanno unificato l'interazione con l'utente e le capacità analitiche nel nuovo ambiente. Interfacce moderne e facili da usare e analisi in tempo reale hanno supportato il miglioramento delle prestazioni e la gestione proattiva.
• Conformità e integrazione: Il team di progetto ha anche assicurato la conformità del sistema alle normative locali in evoluzione durante la migrazione, garantendo operazioni ininterrotte e l'allineamento con la legislazione energetica nazionale.

Tecnologia

La migrazione ha portato a un moderno stack tecnologico basato su SAP, progettato per garantire scalabilità, efficienza operativa e un'integrazione fluida tra i processi aziendali del cliente.

• Piattaforma ERP principale: SAP S/4HANA (aggiornato da SAP ECC)
  SAP S/4HANA è un moderno sistema ERP SAP, che sostituisce in modo sostanziale il precedente SAP ECC.
• Moduli SAP implementati: SAP Finance (FI), SAP Controlling (CO), SAP Material Management (MM), SAP Sales and Distribution (SD), SAP S/4HANA Plant Maintenance (all'interno di SAP EAM).
  I moduli SAP principali sono stati aggiornati per supportare le aree operative chiave all'interno dei processi esistenti nei principali dipartimenti, tra cui Finanza e Controlling, Vendite, Approvvigionamenti e Manutenzione degli impianti.
• Soluzioni SAP aggiornate: SAP S/4HANA HCM, compreso Payroll basato su SAP S/4HANA HCM.
• Lesoluzioni complementari estendono le funzionalità ERP di base, migliorando le operazioni HR e gestendo la fatturazione nel settore delle utilities.
• UX: SAP Fiori
  L'attivazione di un'interfaccia basata sui ruoli contribuisce a semplificare l'adozione da parte degli utenti e le operazioni quotidiane.
• Analisi: SAP BW/4HANA
  Un livello di data warehousing e analytics si integra perfettamente con SAP S/4HANA per rafforzare le capacità di business intelligence e fornire ai responsabili delle decisioni approfondimenti tempestivi e preziosi.

Risultati

La migrazione da SAP ECC a SAP S/4HANA ha trasformato i processi dell'azienda, creando una piattaforma fondamentale in grado di eliminare le sfide sistemiche e di consentire il raggiungimento degli obiettivi strategici.

SAP S/4HANA fornisce un ambiente integrato che supporta e automatizza un'ampia gamma di processi aziendali critici, dalle operazioni di back-office aziendale alla gestione della rete di calore, fino all'analisi integrata e al monitoraggio delle prestazioni.

La piattaforma modernizzata serve ora circa 100 dipendenti in tutti i principali dipartimenti.

Vantaggi strategici e normativi

• L'ambiente ERP modernizzato supporta la strategia di sostenibilità "Green Course" dell'azienda, fornendo una base scalabile e pronta per il futuro.
• Il sistema consente una conformità proattiva alle normative ambientali ed energetiche in evoluzione, grazie a una maggiore trasparenza e a processi standardizzati.

Efficienza operativa e riduzione dei rischi

• L'automazione fornita da S/4HANA nei processi MM, SD e FI/CO migrati riduce il carico di lavoro manuale e minimizza i colli di bottiglia operativi.
• La perfetta integrazione delle funzioni finanziarie e di manutenzione, preservata dalla migrazione Brownfield, migliora l'accuratezza della pianificazione e aiuta a prevenire i tempi di inattività non pianificati.
• La migliore accuratezza dei dati rafforza la fiducia nelle metriche operative e supporta operazioni quotidiane più affidabili.

Miglioramento del processo decisionale

• Gli approfondimenti in tempo reale forniti da BW/4HANA accelerano il processo decisionale strategico e operativo.
• I dati unificati e convalidati aumentano la visibilità interdipartimentale e consentono di prendere decisioni basate su un'unica fonte di informazioni coerenti.

Esperienza utente moderna

• SAP Fiori offre un'interfaccia intuitiva e basata sui ruoli che semplifica l'adozione da parte degli utenti e aumenta la produttività quotidiana.

Durata del progetto:

• Migrazione: 11 mesi
• Ottimizzazione e supporto post-go-live: 4 mesi